Bagaimana Mengatur Persyaratan sebagai Analis Bisnis

Persyaratan bisnis adalah dokumen formal yang memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan terhadap proyek atau produk. Tidak ada format atau templat standar untuk menyajikan kebutuhan bisnis. Namun, hal tersebut harus mencakup deskripsi produk atau proyek dengan cukup rinci untuk didiskusikan, dianalisis, didokumentasikan, dan divalidasi.

Persyaratan bisnis dapat disajikan dengan salah satu cara berikut:

• Tabel atau spreadsheet
• Diagram (alur kerja)
• Sebuah grafik
• Sebuah model (diagram hubungan entitas)
• Prototipe atau simulasi
• Kalimat terstruktur atau templat teks

Bagaimana Mengatur dan Menyajikan Kebutuhan Bisnis

Di bawah ini adalah langkah-langkah menulis dan mengatur persyaratan sebagai a Analis Bisnis.

Langkah 1) Kategorikan persyaratannya.

• Tempatkan persyaratan khusus pada kategori yang relevan.
• Untuk pemangku kepentingan teknis harus ada kategori persyaratan teknis, untuk pemangku kepentingan non-teknis harus ada kategori persyaratan umum.
• Setiap organisasi harus menentukan kategori mana yang sesuai dengan standarnya.
• Kategorisasi juga dapat dilakukan berdasarkan jenisnya (fungsional versus bisnis). Meskipun hal ini tidak berlaku untuk semua kasus.

Langkah 2) Atur persyaratan.
Kumpulkan dan susun persyaratan dalam urutan yang logis. Jadi ketika pemangku kepentingan meninjau persyaratannya, akan mudah untuk menavigasi dan juga mengidentifikasi item yang hilang.

Langkah 3) Siapkan daftar.
Siapkan daftar persyaratan yang dimaksudkan untuk ditinjau oleh pemangku kepentingan tertentu.

Misalnya, jika pemangku kepentingan memiliki latar belakang teknis maka dia hanya ingin mengetahui aspek teknis produk.

Langkah 4) Gunakan pengidentifikasi unik.
Jika persyaratan penelusuran satu sama lain sulit, maka gunakan pengidentifikasi unik, kemudahan dalam penelusuran.

Langkah 5) Persyaratan saat ini dalam metode pilihan pemangku kepentingan
Dalam skenario tertentu, Anda mungkin harus menyajikan persyaratan yang sama dengan cara yang berbeda untuk pemangku kepentingan yang berbeda. Misalnya, salah satu pemangku kepentingan lebih menyukai format grafis sedangkan pemangku kepentingan lainnya lebih menyukai format kalimat terstruktur.

Langkah 6) Siapkan daftar isi.
Buat daftar isi untuk semua persyaratan. Ini membantu pemangku kepentingan untuk dengan mudah melacak persyaratan.

Langkah 7) Gunakan alat Analisis Bisnis.
Alat Analisis Bisnis yang membantu dalam menyajikan dan mengkategorikan persyaratan

Langkah 8) Atur dokumen persyaratan berdasarkan aliran proses.
Dalam dokumen persyaratan Anda, hapus semua persyaratan yang tidak perlu, dan atur dokumen persyaratan berdasarkan alur proses.

Langkah 9) Petakan persyaratannya.
Petakan persyaratan yang telah Anda kumpulkan ke langkah tertentu dalam alur proses, dan ini akan membantu peninjau menghubungkan persyaratan dengan alur proses.

Langkah 10) Gunakan tabel & poin-poin.
Gunakan tabel untuk menyajikan persyaratan yang kompleks. Gunakan poin-poin untuk menyorot aspek utama persyaratan.

Tip berguna untuk menulis dan menyajikan dokumen kebutuhan bisnis

Untuk presentasi dan pelacakan kebutuhan bisnis yang lebih baik bagi pemangku kepentingan, berikut adalah beberapa tips yang mungkin berguna bagi BA (Analis Bisnis).

• Persyaratan pengkategorian memakan waktu dan mungkin tidak memungkinkan bagi setiap organisasi untuk membuat kategori baru setiap saat. Untuk praktik terbaik, disarankan agar ada serangkaian kategori standar yang dapat digunakan secara umum oleh BA, pemangku kepentingan, pakar di bidangnya, dan tim teknis.
• Persyaratan Anda harus disiapkan dalam konteks audiens Anda. Pahami siapa pemain kunci, pemberi pengaruh, dan pengambil keputusan. (Pemangku kepentingan, staf teknis, pengembang, dll.)
• Tetapkan satu persyaratan pada satu waktu. Setiap persyaratan harus bersifat atomik.
• Hindari ambiguitas dengan menghindari akronim seperti dll., kira-kira, dan seterusnya.
• Jangan mengacu pada persyaratan yang belum didefinisikan.
• Hindari pernyataan yang duplikat dan kontradiktif.
• Membagi persyaratan yang rumit menjadi poin-poin yang dapat dikelola dan ditinjau.
• Hindari mendeskripsikan bagaimana sistem akan melakukan sesuatu, hanya menyebutkan apa yang akan dilakukan sistem.