Bagaimana Mengatur Persyaratan sebagai Analis Bisnis
Charles Moore
⚡ Ringkasan Cerdas
Mengorganisasi persyaratan bisnis sebagai seorang Analis Bisnis mengubah masukan mentah dari pemangku kepentingan menjadi sesuatu yang terstruktur, diprioritaskan, dan tracDokumen yang mudah diakses sehingga pengembang, penguji, dan eksekutif dapat menggunakannya dalam format pilihan mereka sendiri tanpa kehilangan maksud dan tujuan.
Persyaratan bisnis adalah dokumen formal yang mencakup kebutuhan para pemangku kepentingan untuk suatu proyek atau produk. Tidak ada format standar tunggal untuk menyajikan persyaratan bisnis, tetapi setiap versi harus mencakup produk atau proyek secara cukup detail untuk didiskusikan, dianalisis, didokumentasikan, dan divalidasi.
Persyaratan bisnis dapat disajikan dengan salah satu cara berikut:
- Tabel atau spreadsheet
- Diagram (alur kerja)
- Sebuah grafik
- Sebuah model (diagram hubungan entitas)
- Prototipe atau simulasi
- Kalimat terstruktur atau templat teks
Bagaimana Mengatur dan Menyajikan Kebutuhan Bisnis
Berikut adalah langkah-langkah untuk menulis dan menyusun persyaratan sebagai sebuah Analis Bisnis.
Langkah 1) Kategorikan persyaratannya.
- Tempatkan setiap persyaratan ke dalam kategori yang sesuai.
- Pihak-pihak yang berkepentingan teknis harus melihat kategori persyaratan teknis, dan pihak-pihak yang berkepentingan non-teknis harus melihat kategori persyaratan bisnis atau umum.
- Setiap organisasi harus memutuskan kategori mana yang sesuai dengan standar mereka sendiri.
- Pengkategorian juga dapat didasarkan pada jenis kebutuhan — fungsional versus bisnis — meskipun pembagian ini tidak cocok untuk setiap proyek.
Langkah 2) Atur persyaratan.
Kumpulkan dan susun persyaratan dalam urutan yang logis sehingga para pemangku kepentingan dapat menavigasi dokumen dengan mudah dan menemukan item yang hilang.
Langkah 3) Siapkan daftar.
Siapkan daftar tinjauan persyaratan yang dikelompokkan berdasarkan pemangku kepentingan yang perlu menyetujuinya.
Sebagai contoh, pemangku kepentingan dari latar belakang teknis hanya akan peduli pada aspek teknis produk tersebut.
Langkah 4) Gunakan pengidentifikasi unik.
If tracMenyelaraskan persyaratan satu sama lain itu sulit, gunakan pengidentifikasi unik untuk membuatnya trackemudahan akses.
Langkah 5) Sampaikan persyaratan dengan metode yang disukai pemangku kepentingan.
Anda mungkin perlu menyajikan persyaratan yang sama dalam format yang berbeda untuk pemangku kepentingan yang berbeda — satu lebih menyukai tampilan grafis, sementara yang lain lebih menyukai kalimat yang terstruktur.
Langkah 6) Siapkan daftar isi.
Buat daftar isi untuk semua persyaratan. Ini akan membantu para pemangku kepentingan. track dan temukan mereka dengan cepat.
Langkah 7) Gunakan alat Analisis Bisnis.
penggunaan Alat Analisis Bisnis yang membantu menyajikan dan mengkategorikan persyaratan secara konsisten di seluruh rilis.
Langkah 8) Atur dokumen persyaratan berdasarkan aliran proses.
Hapus persyaratan yang tidak perlu dari dokumen dan susun persyaratan yang tersisa berdasarkan alur proses yang didukungnya.
Langkah 9) Petakan persyaratannya.
Petakan setiap persyaratan yang Anda kumpulkan ke langkah spesifik dalam alur proses sehingga peninjau dapat menghubungkan persyaratan tersebut dengan alur kerja yang didukungnya.
Langkah 10) Gunakan tabel & poin-poin.
Gunakan tabel untuk menyajikan persyaratan yang kompleks dan poin-poin untuk menyoroti aspek-aspek kunci dari masing-masing persyaratan.
Tips Berguna untuk Menulis dan Mempresentasikan Dokumen Persyaratan Bisnis
Untuk presentasi yang lebih baik dan tracSebagai ahli dalam hal persyaratan bisnis, tips berikut bermanfaat bagi setiap Analis Bisnis (BA).
- Mengkategorikan persyaratan memakan waktu, jadi tetapkan serangkaian kategori standar yang dapat digunakan kembali oleh analis bisnis, pemangku kepentingan, pakar bidang, dan tim teknis di berbagai proyek, alih-alih menciptakan kategori baru setiap kali.
- Siapkan setiap persyaratan dalam konteks audiensnya. Pahami para pemain kunci, pihak yang berpengaruh, dan pengambil keputusan (pemangku kepentingan, staf teknis, pengembang, dan sebagainya).
- Tetapkan satu persyaratan pada satu waktu. Setiap persyaratan harus bersifat atomik.
- Hindari ambiguitas — jangan gunakan kata-kata kualifikasi yang samar seperti “dll.” atau “kira-kira.” dalam pernyataan persyaratan.
- Jangan merujuk pada persyaratan yang belum didefinisikan.
- Hapus pernyataan yang duplikat dan saling bertentangan dari dokumen.
- Uraikan persyaratan yang kompleks menjadi poin-poin yang lebih kecil, mudah dikelola, dan dapat ditinjau.
- Menggambarkan apa sistem akan berfungsi, tidak bagaimana Ini akan berhasil — implementasi seharusnya dilakukan pada fase desain.
Teknik Populer untuk Memvisualisasikan Persyaratan Bisnis
Teks yang terlalu panjang adalah cara tercepat untuk kehilangan pemangku kepentingan. Analis Bisnis memasangkan setiap persyaratan berbasis teks dengan visual sehingga maksudnya jelas sekilas. Teknik-teknik berikut muncul dalam Panduan BABOK dan di sebagian besar praktik Analis Bisnis perusahaan.
- Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN): Diagram proses bisnis ujung-ke-ujung dengan kumpulan, jalur, gerbang, dan peristiwa. BPMN ideal untuk menunjukkan siapa melakukan apa dan kapan.
- Diagram Kasus Penggunaan dan Description: Catat interaksi aktor-sistem dan hasil yang diharapkan oleh setiap aktor. Cocok untuk backlog berbasis fitur.
- User Stories dengan Kriteria Penerimaan: Pernyataan singkat “Sebagai … Saya ingin … sehingga…” yang dipasangkan dengan kriteria Given-When-Then. Format standar dalam tim agile.
- Kerangka dan Maket: Layar dengan fidelitas rendah atau menengah yang diproduksi di Figma, Balsamiq, atau Axure yang membuat persyaratan UI menjadi mudah dipahami oleh pemangku kepentingan non-teknis.
- Diagram Hubungan Entitas (ERD): Tampilkan entitas data yang harus disimpan oleh solusi dan hubungan antar entitas tersebut — hal ini sangat penting untuk persyaratan pelaporan dan integrasi.
- Diagram Alur Data (DFD): Trace bagaimana data bergerak melalui proses, penyimpanan, dan pihak eksternal, terutama dalam proyek analitik atau integrasi.
Sesuaikan teknik dengan audiens: para eksekutif merespons peta proses dan diagram perjalanan pengguna, para pengembang merespons ERD dan cerita pengguna, dan pengguna akhir merespons wireframe dan prototipe.
Alat Umum untuk Mengorganisasi Dokumen Persyaratan Bisnis
Begitu jumlah persyaratan bertambah melebihi beberapa lusin, dokumen Word tidak lagi memadai. Analis Bisnis beralih ke alat yang dirancang khusus yang mendukung penetapan standar, peninjauan, tracKeterpastian, dan pengendalian perubahan. Berikut ini adalah yang paling banyak digunakan di berbagai industri.
- Jira dengan Confluence: Kombinasi standar untuk tim agile. Persyaratan tersimpan sebagai epic dan story di Jira, didukung oleh halaman Confluence yang memuat narasi dan diagram BRD.
- Jama Connect: Platform perusahaan yang berfokus pada manajemen persyaratan, penetapan standar, dan implementasi langsung. traceabilitas untuk industri yang diatur seperti perangkat medis dan kedirgantaraan.
- IBM Engineering Requirements Pintu Manajemen: Alat yang sudah lama digunakan dalam sistem pertahanan, otomotif, dan sistem kritis keselamatan di mana setiap persyaratan harus dipenuhi. tracmampu.
- Modern Requirements untuk Azure DevOp: Meluas Azure DevOps dengan peninjauan, persetujuan, penetapan standar, dan ekspor BRD bergaya Word langsung dari item pekerjaan.
- Miro or Lucidchart: Papan tulis dan alat pembuatan diagram digunakan untuk membuat draf BPMN, ERD, alur pengguna, dan catatan lokakarya yang nantinya akan digunakan sebagai masukan untuk BRD formal.
- Balsamiq dan Figma: Alat pembuatan wireframe dan prototipe yang membuat persyaratan UI tetap visual, bukan tekstual.
Pilih perangkat lunak yang sesuai dengan skala proyek dan kebutuhan audit. Proyek yang lebih kecil dapat dimulai dengan Confluence dan Jira, sementara program yang diatur biasanya membutuhkan Jama atau DOORS untuk memenuhi kebutuhan audit. tracaudit kelayakan.
Kesalahan Umum Saat Menyajikan Persyaratan Bisnis
Bahkan persyaratan yang telah diteliti dengan baik pun dapat ditolak jika disajikan dengan buruk. Kesalahan-kesalahan berikut muncul di sebagian besar analisis bisnis pasca-mortem dan merupakan hal-hal yang perlu dihindari selama proses peninjauan.
- Mencampur apa dan bagaimana: Tergelincirping Menyertakan detail implementasi dalam pernyataan persyaratan akan mengunci tim desain pada suatu solusi sebelum analisis selesai.
- Kata-kata yang ambigu: Kata-kata seperti “cepat”, “ramah pengguna”, atau “fleksibel” tidak dapat diuji. Gantikan kata-kata tersebut dengan kriteria penerimaan yang terukur.
- Satu format untuk setiap pemangku kepentingan: Menyajikan pandangan yang sama kepada para eksekutif, pengembang, dan pengguna akhir biasanya tidak menyenangkan siapa pun. Sesuaikan formatnya dengan audiens.
- Hilang traceabilitas: Persyaratan yang tidak terkait dengan tujuan bisnis, elemen desain, dan kasus uji tidak dapat dipertahankan ketika permintaan perubahan diajukan.
- Tidak ada prioritas: Menyajikan ratusan persyaratan tanpa MoSCoW, penilaian berbobot, atau kerangka kerja serupa memaksa para pemangku kepentingan untuk berdebat tentang ruang lingkup alih-alih nilai.
- Dokumen yang terlalu banyak: Memasukkan setiap diagram, log, dan penjelasan ke dalam satu PDF setebal 200 halaman akan menyembunyikan persyaratan penting. Pisahkan BRD (Business Requirements Document) menjadi bagian-bagian logis dengan daftar isi yang jelas.
- Melewatkanping penutup: Menyajikan BRD tanpa langkah persetujuan formal membuka peluang terjadinya perluasan ruang lingkup dan saling menyalahkan di kemudian hari selama pelaksanaan.
RevMeninjau BRD (Business Requirements Document) terhadap daftar ini sebelum setiap sesi pemangku kepentingan dapat mendeteksi sebagian besar masalah yang menyebabkan pengerjaan ulang di fase selanjutnya.
