Manajemen Masalah di Proyek Pengujian Anda

Apa itu Manajemen Masalah?

Manajemen Masalah adalah proses untuk membuat orang lain menyadari masalah dan kemudian menyelesaikannya secepat mungkin

Untuk memahami hal ini, ikuti latihan berikut –

Ada beberapa masalah yang khas dalam proyek

Penyelarasan

• Proyek ini adalah dari anggaran belanja
• Kekurangan dukungan manajemen yang terlihat untuk proyek tersebut
• Komunikasi proyek telah dilakukan tidak efektif
• Proses manajemen proyek tidak mengikuti standar

Definisi

• Salah sasaran proyek
• Ruang lingkup proyek tidak didefinisikan dengan benar
• Tidak jelas persyaratan proyek

Sumber Daya Manusia

• Tim proyek tidak memiliki keterampilan untuk menyelesaikan proyek
• Tim proyek juga besar atau juga kecil & karenanya sulit untuk dikelola
• Tim proyek adalah terorganisir dengan buruk. Mereka tidak ingin bekerja sebagai sebuah Tim
• Kurangnya keterampilan anggota karena cuti atau pengunduran diri.

Jadwal

• Jadwal proyek adalah terlalu ketat. Anda tidak memiliki cukup tenaga kerja untuk memenuhi tenggat waktu.
• Proyek ini memerlukan beberapa masukan seperti materi uji, perangkat lunak, dll. …tetapi ada menunda dalam pengiriman.

Mengapa Masalah bisa terjadi?

Ada banyak sekali alasan yang menyebabkan masalah. Sebagian besar alasannya disebabkan oleh kesalahan manusia. Manajer Penguji, yang memimpin proyek harus bertanggung jawab penuh atas kegagalan proyek tersebut.

Berikut beberapa umum kesalahan yang menyebabkan masalah

Mencocokkan sumber daya dengan proyek yang salah

Bank Guru99 adalah proyek yang kompleks dan besar. Anda membutuhkan banyak personel dengan pengujian keterampilan. Namun Anda memilih sumber daya dengan keterampilan pengembangan. Apa masalahnya?

Masalah berikut mungkin terjadi

• Banyak waktu yang terbuang karena pengembang bukanlah penguji yang terlatih & perlu mempelajari pengujian. Batas waktu mungkin terlewat.
• Kualitas dari pengujian mungkin menderita.

Pencocokan sumber daya dengan proyek adalah yang paling banyak faktor penting dalam manajemen proyek dan dipandang sebagai a tahap kritis untuk kesuksesan proyek. Mencocokkan sumber daya dengan proyek harus memastikan sumber daya tersebut keterampilan bisa mencapai harapan proyek.

Kurangnya keterampilan manajemen Manajer Proyek

Anda ditugaskan sebagai Manajer Tes proyek Guru99 Bank. Ini adalah kabar baik, tetapi Anda belum pernah mengelola proyek sebelumnya. Kamu tidak punya pengalaman dalam mengelola suatu proyek, hal itu dapat menimbulkan masalah besar.

Mengontrol suatu proyek itu sulit dan lebih sulit lagi jika manajer proyek tidak memiliki pengalaman untuk mengelola proyek dengan baik. Pengalaman dalam menjalankan rapat status proyek, mengelola risiko dan berurusan dengan pemangku kepentingan proyek sangat penting untuk keberhasilan pengembangan dan pelaksanaan suatu proyek.

Jadwal proyek

Jadwal yang terlalu padat atau longgar menjadi salah satu penyebab kemajuan proyek tertunda atau melebihi batas. Situasi ini bisa muncul jika manajer proyek menetapkan tidak realistis jadwal waktu terhadap tugas-tugas proyek.

Meremehkan

Ketahui siapa saja dan apa yang dapat Anda lakukan. Kesalahan besar yang dilakukan Manajer Penguji adalah menurutnya menyelesaikan proyek apa pun itu mudah. Anda harus realistis dalam berpikir dan memastikan Anda tidak meremehkan kebutuhan Anda sejak awal.

Mengabaikan masalah kecil

Beberapa masalah kecil saat ini dapat menjadi lebih buruk di masa mendatang. Lihat contoh berikut:

Mengabaikan masalah hanya akan memperburuk masalah, jadi disarankan untuk memberikan ruang bagi masalah tersebut dan mengembangkan solusi praktis, meskipun masalah tersebut kecil.

Tidak mengikuti proses

Manajemen Pengujian adalah proses besar yang harus diikuti secara ketat oleh Manajer. Tidak mengikuti proses berarti Anda melanggar aturan.

Memiliki proses akan memberi Anda struktur dan organisasi serta mengurangi kemungkinan proyek mengalami risiko

Tidak Mendengarkan orang lain

Anda adalah Manajer Uji proyek; Anda memiliki posisi tertinggi di Tim proyek. Namun Anda tidak dapat melakukan apa pun sendirian; Anda memerlukan Tim proyek Anda.

Anggota tim mungkin adalah orang yang paling sadar akan tantangan atau masalah yang akan terjadi pada suatu proyek melalui pekerjaan sehari-hari mereka. Jika Manajer Penguji tidak mendengarkan saran anggota dan menghalangi tim proyeknya untuk memberikan saran, dia pada akhirnya dapat mengakibatkan proyek gagal.

Pendekatan Manajemen Masalah

Mari kita mulai topik dengan skenario berikut

Dalam proyek Guru99 Bank, untuk membuat Rencana Tes, Anda harus menganalisis dan memperjelas kebutuhan pelanggan. Ini sebuah skenario

Dalam hal ini, ada satu masalah yang terjadi. Itu berasal dari pelanggan. Dalam lima hari, dia mengubah persyaratan sebanyak 3 kali. Klien yang berubah-ubah bisa menjadi masalah besar karena dia tidak tahu apa keinginannya, sampai tahap tertentu selesai.

Topik ini akan menunjukkan kepada Anda panduan langkah demi langkah untuk mengatasi masalah tersebut.

Rekam

Pada titik tertentu selama proyek berlangsung, risiko yang Anda identifikasi di langkah perencanaan, akan menjadi kenyataan dan Anda mempunyai masalah. Anda harus mencatat peristiwa atau masalah apa pun yang terjadi dan mengancam keberhasilan proyek Anda

Di banyak proyek, permasalahan kemungkinan besar muncul di awal proyek. Jadi, merupakan ide cerdas untuk mendeteksi dan mendiskusikan masalah selama proses tersebut inisiasi proyek.

Bila suatu masalah teridentifikasi, Anda harus melakukan tindakan berikut:

Catat masalah proyek

Salah satu alat terbaik untuk mencatat masalah proyek adalah masalah log. Log masalah akan membantu Anda fokus mencari solusi suatu masalah.

Anda dapat membuat log masalah sendiri atau menggunakan log masalah Template dalam artikel ini sebagai referensi.

Tetapkan tingkat prioritas

Jangan lupakan prioritas masalah, Anda selalu menetapkan tingkat prioritas pada suatu masalah. Ada tiga prioritas isu yang umum digunakan

Prioritas apa yang akan Anda tetapkan untuk isu yang disebutkan dalam topik di atas?

Tetapkan pemilik untuk masalah tersebut

Tetapkan masalah proyek kepada orang yang paling cocok untuk menanganinya. Orang tersebut adalah seseorang di dalam atau di luar tim proyek. Namun, jika Anda menugaskannya, seseorang di luar tim akan memastikan mereka mengetahui apa yang mereka hadapi!

Untuk masalah persyaratan perubahan Pelanggan di atas, Anda dapat memilih orang yang memiliki keterampilan komunikasi terbaik untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dia akan bekerja sebagai insinyur jembatan untuk bernegosiasi dengan pelanggan, meminta mereka untuk memperbaiki persyaratan, untuk melanjutkan proyek.

Lacak status masalah

Setelah menetapkan pemilik masalah, Anda harus memeriksa log masalah dan memperbarui status masalah secara berkala. Gambar berikut menunjukkan jenis risiko

Laporan

Dokumentasikan permasalahan proyek yang signifikan dalam laporan kemajuan rutin Anda (sorotan) dan tingkatkan permasalahan dengan prioritas tinggi ke dewan proyek—komunikasi adalah kuncinya.

Manajer proyek yang ahli sangat bergantung pada laporan status masalah proyek, terutama jika proyek tersebut berukuran besar dan memiliki banyak pemangku kepentingan.

Untuk membantu Anda membuat laporan sendiri, Anda dapat menggunakan atau memanfaatkan Laporan Templat Masalah Proyek dalam artikel ini.

Kendalikan Masalah Proyek

Manajer Proyek bertanggung jawab atas pengendalian masalah proyek dan harus mempertimbangkan dengan cermat kegiatan-kegiatan berikut ini

1. Kenali orang-orang yang dapat memberikan dampak dalam penyelesaian masalah.
2. Hentikan segala aktivitas seputar permasalahan dan sebelum penyelesaian permasalahan terlebih dahulu. Anda adalah manajer proyek dan mengendalikan situasi, jangan terburu-buru mengerjakan proyek kecuali Anda menyelesaikan masalah.
3. Sekarang pikirkan baik-baik pertanyaan berikut untuk setiap masalah dalam log

4. Buatlah daftar kemungkinan tindakan atau opsi yang dapat menawarkan terobosan yang Anda cari. Kemudian persempit daftar Anda dan pilih opsi yang paling mungkin menyelesaikan masalah.

Dalam elemen interaktif di atas, Anda dapat menggunakan tindakan apa pun untuk menyelesaikan masalah seperti A, B, atau C. Namun dalam beberapa kasus, hanya menggunakan satu opsi mungkin tidak cukup untuk menyelesaikan masalah sepenuhnya. Cara terbaik adalah menggabungkan semua opsi.

Misalnya, jika Anda memilih opsi A “Adakan pertemuan dengan pelanggan untuk memperjelas dan menetapkan persyaratan sesegera mungkin”. Apa yang akan Anda lakukan jika Anda dan pelanggan Anda tidak dapat membuat persyaratan akhir setelah pertemuan tersebut? Anda perlu mendapatkan lebih banyak dukungan dari tingkat yang lebih tinggi untuk bernegosiasi dengan pelanggan (Opsi B). Jika pelanggan tidak profesional, mereka bahkan tidak tahu persis kebutuhannya. Dalam hal ini, Anda harus mengajukan ide-ide baru kepada pelanggan tentang kebutuhan produk.