Pembelian & Daftar Permintaan Pembelian di SAP MM
Olivia Turner
⚡ Ringkasan Cerdas
Pembelian dan Permintaan Pembelian di SAP MM memulai siklus pengadaan. Permintaan pengadaan mencatat kebutuhan internal, menerima sumber melalui penentuan, dan diubah menjadi pesanan pembelian setelah disetujui.
Apa itu Pembelian dalam SAP MM?
Pembelian adalah salah satu komponennya SAP Modul MM dan prosesnya secara kasar dapat digambarkan pada diagram di bawah ini.
MRP (material resource planning) membuat proposal pengadaan dan kemudian diubah menjadi Purchase Requisition. Langkah berikutnya adalah menetapkan sumber ke Purchase Requisition, dan merilis Purchase Requisition. PR diubah menjadi Purchase Order dan setelah barang diterima, faktur dapat diterima untuk menyelesaikan proses pembelian. Selain itu, pembayaran diproses (dalam modul FI).
Pengadaan tidak harus dimulai oleh MRP, bisa dimulai dengan perencanaan berbasis konsumsi atau dengan pembentukan PR atau PO secara langsung.
MRP merupakan fungsi sistem untuk menentukan kebutuhan material baik pada level material maupun BoM. Sebuah BoM (Bill dari Bahan) adalah daftar komponen dan subkomponen yang terdiri dari satu bahan.
Salah satu dokumen dasar belaka dalam Pembelian di SAP adalah daftar permintaan pembelian.
Permintaan pembelian
Daftar permintaan pembelian dapat dibuat secara otomatis oleh sistem atau secara manual. Mereka dapat dikonversi dalam pesanan pembelian tetapi hanya setelah dirilis (persetujuan daftar permintaan pembelian).
Dalam pelajaran ini, kita akan membahas beberapa topik yang dapat membantu memahami dan membuat permintaan pembelian.
Kisaran nomor dalam daftar permintaan pembelian diperlukan seperti halnya dalam dokumen lain, untuk tujuan menetapkan nomor dokumen ke dokumen yang baru dibuat.
Later, rentang nomor ini ditetapkan ke jenis dokumen berbeda yang dapat kami tentukan untuk digunakan dalam pemrosesan daftar permintaan pembelian.
Kami juga akan membahas persyaratannya. tracNomor raja, yang pada dasarnya adalah kombinasi angka/huruf yang dapat diberikan secara unik kepada beberapa dokumen untuk tracpersyaratan penting tertentu.
Anda akan melihat bagaimana penentuan sumber bekerja dan mengapa hal itu bermanfaat, serta bagaimana sumber ini dapat ditetapkan ke dokumen pembelian kita.
Terakhir, Anda akan mengetahui cara memproses daftar permintaan pembelian, mulai dari pembuatannya hingga mengubahnya menjadi pesanan pembelian.
Kisaran nomor untuk Daftar Permintaan Pembelian
Penetapan rentang nomor untuk daftar permintaan pembelian bekerja pada jenis dokumen. Beberapa rentang nomor berbeda dapat dibuat dan kemudian ditetapkan ke jenis daftar permintaan pembelian tertentu.
Hal ini dilakukan dalam penyesuaian. Tipe dokumen daftar permintaan dapat memiliki dua rentang nomor yang ditetapkan. Satu rentang internal dan satu rentang eksternal ditetapkan untuk setiap jenis dokumen. Rentang angka internal bertambah secara otomatis oleh sistem, dan rentang angka eksternal ditetapkan secara manual.
Layar di bawah ini menunjukkan daftar rentang nomor untuk daftar permintaan pembelian.
Nomor "Mulai" adalah nomor pertama dalam rentang, nomor "Sampai" adalah nomor terakhir yang tersedia, dan nomor saat ini adalah nomor terakhir yang diberikan kepada suatu dokumen.
Selain itu, ada kotak centang yang menunjukkan apakah ini adalah rentang nomor eksternal.
Misalnya, rentang nomor internal dapat didefinisikan sebagai rentang dari 20000000 hingga 30000000, dalam hal ini dokumen dengan jenis dokumen yang ditetapkan interval ini akan diberi nomor mulai dari 20000001 dan akan bertambah 1 untuk setiap dokumen baru yang dibuat. Nomor terakhir yang tersedia untuk interval ini adalah 30000000, dan jika dokumen Anda memenuhi seluruh rentang nomor, maka nomor tersebut harus diperpanjang. Hal ini jarang terjadi karena berarti Anda memiliki 10 juta dokumen permintaan pembelian.
Rentang angka hanya menjadi bermakna setelah dikaitkan dengan tipe dokumen, yang merupakan langkah konfigurasi selanjutnya.
Definisi jenis dokumen
Definisi tipe dokumen adalah tindakan mendefinisikan berbagai tipe dokumen untuk permintaan pembelian. Ini berguna dalam pengelompokanping Permintaan pembelian dan spesifikasi penggunaannya secara lebih rinci. Misalnya, kita dapat memiliki permintaan pembelian standar, subkontraktortracPengalihan barang dan jasa serta transfer stok. Setiap jenis dokumen sesuai dengan kebutuhan khusus dan dikonfigurasi untuk digunakan dengan cara tersebut.
Dalam definisi tipe dokumen, Anda dapat menentukan sejumlah opsi. Interval nomor (internal dan eksternal), interval item, kunci pemilihan bidang, indikator kontrol, indikator rilis keseluruhan (menentukan apakah semua item dalam PR dirilis secara bersamaan atau sendiri-sendiri).
Ketik dokumen Permintaan Pembelian Standar SAP didefinisikan di semua instalasi sebagai NB.
Kebutuhan tracnomor raja
Nomor ini digunakan untuk tracpersyaratan khusus raja. Ini dapat dimasukkan selama pembuatan permintaan pembelian dan disalin ke dalam dokumen pesanan pembelian. Ini dipelihara pada tingkat item dan item dapat dipilih berdasarkan nomor ini di beberapa laporan seperti MELB.
- Eksekusi MELB transaksi.
- klik Pilih .
Ketika Anda mengklik ContinueAnda akan kembali ke layar pemilihan awal. Anda juga memiliki berbagai pilihan dan harus memilih opsi yang paling sesuai untuk mempersempit pencarian.
- Masukkan persyaratan tracnomor raja.
- Menjalankan.
Anda akan diberikan daftar dokumen yang berisi tracnomor raja.
Penentuan sumber
Penentuan sumber membantu dalam menemukan sumber yang paling sesuai untuk suatu kebutuhan, misalnya, dapat menyarankan garis besar perjanjian, sumber pengadaan internal (pabrik) atau vendor mana yang dapat digunakan untuk memesan bahan tertentu pada waktu tertentu.
Penentuan sumber menggunakan berbagai data sebagai parameter untuk proses penentuan yang sebenarnya. Data tersebut meliputi perjanjian kerangka kerja, catatan informasi pembelian, pabrik di perusahaan kami, pengaturan kuota, dan daftar sumber.
Semua ini diperhitungkan saat menentukan sumber terbaik untuk suatu kebutuhan.
Pemeriksaan pertama dilakukan melalui Pengaturan Kuota di mana sistem menentukan apakah ada sumber yang sesuai dengan pengaturan kuota yang relevan untuk materi tersebut, dan jika sumber yang sesuai ditemukan maka sumber tersebut dipilih, dan pencarian tambahan untuk sumber tersebut dibatalkan.
Jika tidak, sistem mengambil daftar sumber mempertimbangkan hal tersebut dan mencari sumber yang valid di sana. Daftar sumber terdiri dari catatan tetap dan catatan yang diblokir. Memperbaiki catatan diperuntukkan bagi vendor tetap untuk material tertentu yang berlaku untuk jangka waktu tertentu. Catatan yang diblokir tidak dapat digunakan sebagai sumber saat mereka berada dalam status ini.
Akhirnya sistem mencari perjanjian garis besar ke catatan informasi untuk sumber yang kredibel dan menugaskan permintaan tersebut kepada mereka. Anda telah melihat di pelajaran sebelumnya apa itu catatan informasi pembelian, dan perjanjian garis besar adalah perjanjian penjadwalan atau kesepakatantracyang juga digunakan dalam proses penentuan sumber sebagai informasi masukan.
Untuk menggunakan penentuan sumber, Anda perlu mencentang kotak centang Tentukan Sumber pada layar awal permintaan pembelian.
Penugasan sumber
Sistem dapat melakukan penetapan sumber latar belakang atau latar depan.
Jika pencarian dilakukan dalam mode latar depan, dan ditemukan lebih dari satu sumber valid, daftar pilihan akan muncul dari mana pengguna harus memilih sumber yang sesuai. Jika hanya satu sumber yang cocok ditemukan, maka sumber tersebut akan ditetapkan secara otomatis.
Jika pencarian dilakukan di latar belakang, satu sumber harus ditentukan dan untuk mencapai itu sistem akan menjalankan berbagai fungsi dalam pencarian.
Misalnya, perjanjian garis besar memiliki prioritas di atas sumber rekaman info pembelian dan jika terjadi konflik, sumber perjanjian garis besar akan dipilih.
Jika lebih dari satu sumber valid ditemukan dalam perjanjian garis besar, sumber valid unik akan menjadi sumber untuk vendor reguler, dan jika tidak ada catatan untuk vendor reguler, sumber harus ditentukan secara manual.
Anda dapat melihat bagaimana dua sumber ditawarkan oleh sistem, dari mana kita harus memilih yang lebih baik secara manual.
Cara Membuat dan Memproses Permintaan Pembelian
Konfigurasi kini telah selesai, sehingga permintaan pembelian dapat dibuat. Transaksi ME51N adalah titik masuk standar dan mengikuti urutan tetap yang terdiri dari lima tindakan.
- Buka ME51N dan pilih tipe dokumen. Tipe yang dipilih di bagian atas layar menentukan rentang nomor, pemilihan kolom, dan apakah pelepasan terjadi per item atau untuk seluruh dokumen. NB adalah permintaan standar default.
- Masukkan data item. Setiap baris memerlukan nomor material, kuantitas, tanggal pengiriman, dan pabrik. Untuk material tanpa catatan induk, gunakan kategori penugasan akun dengan teks singkat dan grup material sebagai gantinya.
- Lengkapi tab detail item. Tab Sumber Pasokan memuat vendor atau perjanjian kerangka kerja yang dihasilkan dari penentuan sumber. Tab Penilaian memuat harga yang digunakan untuk batasan persetujuan. Persyaratan tracNomor raja yang dijelaskan di atas juga dicantumkan pada detail barang.
- Periksa dan simpan. Tombol Periksa memvalidasi penugasan akun, tanggal pengiriman, dan sumber sebelum menyimpan. Saat menyimpan, SAP Menetapkan nomor dokumen dari rentang yang telah dikonfigurasi sebelumnya.
- Lepaskan permintaan tersebut. Persetujuan individual menggunakan ME54N dan persetujuan kolektif menggunakan ME55. Permintaan yang tunduk pada strategi persetujuan tidak dapat dikonversi sampai setiap kode persetujuan telah ditetapkan.
Setelah dirilis, konversinya mudah. ME57 menetapkan sumber dan membuat pesanan secara interaktif, ME58 memesan permintaan yang sudah memiliki sumber yang ditetapkan, dan ME59N menjalankan pembuatan pesanan otomatis sebagai pekerjaan latar belakang untuk permintaan yang memiliki sumber unik. Hasilnya dalam setiap kasus adalah dokumen yang berlanjut hingga pemrosesan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan verifikasi faktur.
Permintaan Pembelian vs Pesanan Pembelian
Kedua dokumen tersebut mencantumkan bahan, kuantitas, dan tanggal, itulah sebabnya pemula sering kali bingung membedakannya. Perbedaannya bersifat hukum dan petunjuk, bukan sekadar perbedaan tampilan.
| Parameter | Permintaan Pembelian | Purchase Order |
|---|---|---|
| Alam | Permintaan internal untuk pengadaan | Komitmen eksternal kepada vendor |
| Para penonton | Beredar di dalam perusahaan | Dikirim ke pemasok |
| Penjaja | Opsional, dapat ditemukan melalui penentuan sumber. | wajib |
| Harga | Perkiraan harga valuasi | Harga yang disepakati dari catatan informasi atau kontract |
| Buat transaksi | SAYA51N | SAYA21N |
| Tipe standar | NB | NB |
| Efek pelepasan | Memungkinkan konversi menjadi pesanan | Memungkinkan pengiriman ke vendor |
Sederhananya, permintaan pembelian meminta departemen pengadaan untuk membeli sesuatu, sedangkan pesanan memberi tahu vendor untuk memasoknya. Langkah-langkah selanjutnya dalam siklus ini akan dibahas di bagian selanjutnya. SAP Tutorial MM series.
