Pengantar Pembelian & Daftar Permintaan Pembelian di SAP

Pembelian adalah salah satu komponennya SAP Modul MM dan prosesnya secara kasar dapat digambarkan pada diagram di bawah ini.

MRP (material resource planning) membuat proposal pengadaan dan kemudian diubah menjadi Purchase Requisition. Langkah berikutnya adalah menetapkan sumber ke Purchase Requisition, dan merilis Purchase Requisition. PR diubah menjadi Purchase Order dan setelah barang diterima, faktur dapat diterima untuk menyelesaikan proses pembelian. Selain itu, pembayaran diproses (dalam modul FI).

Pengadaan tidak harus dimulai oleh MRP, bisa dimulai dengan perencanaan berbasis konsumsi atau dengan pembentukan PR atau PO secara langsung.

MRP merupakan fungsi sistem untuk menentukan kebutuhan material baik pada level material maupun BoM. Sebuah BoM (Bill dari Bahan) adalah daftar komponen dan subkomponen yang terdiri dari satu bahan.

Salah satu dokumen dasar belaka dalam Pembelian di SAP adalah daftar permintaan pembelian.

Permintaan pembelian

Daftar permintaan pembelian dapat dibuat secara otomatis oleh sistem atau secara manual. Mereka dapat dikonversi dalam pesanan pembelian tetapi hanya setelah dirilis (persetujuan daftar permintaan pembelian).

Kami akan membahas beberapa topik dalam pelajaran ini yang dapat membantu memahami dan membuat daftar permintaan pembelian.

Kisaran nomor dalam daftar permintaan pembelian diperlukan seperti halnya dalam dokumen lain, untuk tujuan menetapkan nomor dokumen ke dokumen yang baru dibuat.

Later, rentang nomor ini ditetapkan ke jenis dokumen berbeda yang dapat kami tentukan untuk digunakan dalam pemrosesan daftar permintaan pembelian.

Kami juga akan membahas nomor pelacakan persyaratan yang pada dasarnya merupakan kombinasi angka/huruf yang dapat ditetapkan secara unik ke beberapa dokumen untuk melacak persyaratan penting tertentu.

Anda akan melihat cara kerja penentuan sumber dan mengapa hal ini berguna, serta bagaimana sumber ini dapat ditetapkan ke dokumen pembelian kami.

Terakhir, Anda akan mengetahui cara memproses daftar permintaan pembelian, mulai dari pembuatannya hingga mengubahnya menjadi pesanan pembelian.

Kisaran nomor untuk Daftar Permintaan Pembelian

Penetapan rentang nomor untuk daftar permintaan pembelian bekerja pada jenis dokumen. Beberapa rentang nomor berbeda dapat dibuat dan kemudian ditetapkan ke jenis daftar permintaan pembelian tertentu.

Hal ini dilakukan dalam penyesuaian. Tipe dokumen daftar permintaan dapat memiliki dua rentang nomor yang ditetapkan. Satu rentang internal dan satu rentang eksternal ditetapkan untuk setiap jenis dokumen. Rentang angka internal bertambah secara otomatis oleh sistem, dan rentang angka eksternal ditetapkan secara manual.

Layar di bawah ini menunjukkan daftar rentang nomor untuk daftar permintaan pembelian.

Dari nomor adalah nomor pertama dalam rentang tersebut, Nomor Ke adalah nomor terakhir yang tersedia dan nomor saat ini adalah nomor terakhir yang ditetapkan ke dokumen.

Selain itu, ada kotak centang yang menunjukkan apakah ini adalah rentang nomor eksternal.

Misalnya, rentang nomor internal dapat didefinisikan sebagai rentang dari 20000000 hingga 30000000, dalam hal ini dokumen dengan jenis dokumen yang ditetapkan interval ini akan diberi nomor mulai dari 20000001 dan akan bertambah 1 untuk setiap dokumen baru yang dibuat. Nomor terakhir yang tersedia untuk interval ini adalah 30000000, dan jika dokumen Anda memenuhi seluruh rentang nomor, maka nomor tersebut harus diperpanjang. Hal ini jarang terjadi karena berarti Anda memiliki 10 juta dokumen permintaan pembelian.

Definisi jenis dokumen

Definisi tipe dokumen adalah tindakan menentukan tipe dokumen berbeda untuk daftar permintaan pembelian. Hal ini berguna dalam mengelompokkan daftar permintaan pembelian dan menentukan penggunaannya secara lebih rinci. Misalnya, kita dapat memiliki PR standar, subkontrak, dan transfer saham. Setiap jenis dokumen sesuai dengan kebutuhan khusus dan dikonfigurasi untuk digunakan dengan cara tersebut.

Dalam definisi tipe dokumen, Anda dapat menentukan sejumlah opsi. Interval nomor (internal dan eksternal), interval item, kunci pemilihan bidang, indikator kontrol, indikator rilis keseluruhan (menentukan apakah semua item dalam PR dirilis secara bersamaan atau sendiri-sendiri).

Ketik dokumen Permintaan Pembelian Standar SAP didefinisikan di semua instalasi sebagai NB.

Nomor pelacakan kebutuhan

Nomor ini digunakan untuk melacak persyaratan tertentu. Ini dapat dimasukkan saat pembuatan daftar permintaan pembelian dan disalin ke dalam dokumen pesanan pembelian. Itu dipertahankan pada level item dan item dapat dipilih berdasarkan nomor ini di beberapa laporan seperti MELB.

• Eksekusi MELB transaksi.
• klik Pilih .

Ketika Anda mengklik Continue, Anda akan kembali ke layar pemilihan awal.. Anda juga memiliki beragam opsi pemilihan dan harus memilih opsi yang paling sesuai untuk mempersempit pencarian.

• Masukkan nomor pelacakan persyaratan.
• Menjalankan.

Anda akan disajikan daftar dokumen yang berisi nomor pelacakan.

Penentuan sumber

Penentuan sumber membantu dalam menemukan sumber yang paling sesuai untuk suatu kebutuhan, misalnya, dapat menyarankan garis besar perjanjian, sumber pengadaan internal (pabrik) atau vendor mana yang dapat digunakan untuk memesan bahan tertentu pada waktu tertentu.

Sumber penentuan mengambil berbagai data sebagai parameter untuk proses penentuan sebenarnya. Ini termasuk perjanjian Garis Besar, Catatan info pembelian, Pabrik di perusahaan kami, Pengaturan kuota, Daftar sumber.

Semua ini diperhitungkan saat menentukan sumber terbaik untuk suatu kebutuhan.

Pemeriksaan pertama dilakukan melalui Pengaturan Kuota di mana sistem menentukan apakah ada sumber yang sesuai dengan pengaturan kuota yang relevan untuk materi tersebut, dan jika sumber yang sesuai ditemukan maka sumber tersebut dipilih, dan pencarian tambahan untuk sumber tersebut dibatalkan.

Jika tidak, sistem mengambil daftar sumber memperhitungkannya dan mencari sumber valid di sana. Daftar sumber terdiri dari catatan tetap dan diblokir. Memperbaiki catatan diperuntukkan bagi vendor tetap untuk material tertentu yang berlaku untuk jangka waktu tertentu. Catatan yang diblokir tidak dapat digunakan sebagai sumber saat mereka berada dalam status ini.

Akhirnya sistem mencari perjanjian garis besar dan catatan informasi untuk sumber yang dapat dipercaya dan menugaskan mereka daftar permintaan. Anda telah melihat pada pelajaran sebelumnya apa itu catatan info pembelian, dan perjanjian garis besar adalah perjanjian atau kontrak penjadwalan yang juga digunakan dalam proses penentuan sumber sebagai masukan informasi.

Untuk menggunakan penentuan sumber, Anda perlu mencentang kotak centang Tentukan Sumber pada layar awal permintaan pembelian.

Penugasan sumber

Sistem dapat melakukan penetapan sumber latar belakang atau latar depan.

Jika pencarian dilakukan dalam mode latar depan, dan ditemukan lebih dari satu sumber valid, daftar pilihan akan muncul dari mana pengguna harus memilih sumber yang sesuai. Jika hanya satu sumber yang cocok ditemukan, maka sumber tersebut akan ditetapkan secara otomatis.

Jika pencarian dilakukan di latar belakang, satu sumber harus ditentukan dan untuk mencapai itu sistem akan menjalankan berbagai fungsi dalam pencarian.

Misalnya, perjanjian garis besar memiliki prioritas di atas sumber rekaman info pembelian dan jika terjadi konflik, sumber perjanjian garis besar akan dipilih.

Jika lebih dari satu sumber valid ditemukan dalam perjanjian garis besar, sumber valid unik akan menjadi sumber untuk vendor reguler, dan jika tidak ada catatan untuk vendor reguler, sumber harus ditentukan secara manual.

Anda dapat melihat bagaimana dua sumber ditawarkan oleh sistem, dari mana kita harus memilih yang lebih baik secara manual.