Alur Proses Analisis Bisnis: Tutorial Langkah demi Langkah

Bagi Analis Bisnis mana pun, tantangan terbesar setelah mendapatkan sebuah proyek adalah, bagaimana memulai dan dari mana memulai proyek tersebut? Atau hasil apa yang mungkin dihasilkan dan bagaimana menyelesaikan proyek dengan sukses?

Untuk membantu Anda menjawab segala pertanyaan, kami telah mencantumkan beberapa teknik utama untuk analisis proses bisnis yang sukses.

Apa saja langkah-langkah yang harus diikuti dalam Proses Analisis Bisnis?

Berikut ini adalah langkah-langkah yang terlibat dalam proses analisis bisnis. Langkah ini akan memandu Anda dari proses analisis bisnis hari pertama hingga akhir tahap perencanaan.

Langkah 1) Kumpulkan semua informasi tentang proyek

Hal ini analis bisnis tanggung jawab untuk mengumpulkan semua rincian yang terkait dengan proyek. Dengan mengajukan pertanyaan kepada orang-orang yang terkait dengan proyek (manajer proyek, sponsor proyek, manajer atau pemilik bisnis).

Informasi yang dikumpulkan harus mencakup topik-topik ini

Ruang lingkup dan batasan proyek
Faktor saat ini yang mempengaruhi organisasi
Risiko dan kendala proyek
Konteks organisasi yang lebih luas

Stakeholder yang terlibat aktif di dalamnya. Ini saat yang tepat untuk bertindak Analisis Kebutuhan Pemangku Kepentingan

Setelah mengumpulkan semua informasi ini, analisis peran Anda dalam proyek dan buatlah daftar periksa yang dapat Anda sertakan sebagai analis Bisnis

Dari pengalaman Anda sebelumnya, apa yang dapat Anda terapkan dalam proyek Anda saat ini
Dokumentasi dan perencanaan diperlukan dalam proyek saat ini
Membahas kemungkinan hasil proyek dengan pemangku kepentingan
Pisahkan anggota yang terlibat dalam proyek
Carilah bantuan apa pun dari klien – mengatur pertemuan dengan para pemangku kepentingan
Apa hasil yang diharapkan dan dalam format apa hal itu diperlukan
Dokumentasi apa yang ada yang dapat Anda tinjau untuk ide proyek yang lebih baik
Cari tahu metodologi apa (Agile atau Air Terjun) akan sesuai untuk proyek Anda

Langkah 2) Identifikasi pemangku kepentingan & Siapkan pertemuan tinjauan

Pada langkah kedua, Siapkan a pertemuan peninjauan dengan Manajer Proyek/Pemangku Kepentingan/Anggota tim. Agenda yang tidak jelas dapat menyebabkan kegagalan proyek.

Bersikaplah spesifik tentang apa yang diharapkan dari proyek tersebut.
Libatkan Manajer Proyek/Pemangku Kepentingan/Anggota tim dalam pertemuan dan ajukan pertanyaan terkait proyek
Kemungkinan besar Anda sedang mengerjakan proyek yang benar-benar baru, dalam hal ini, tanyakan kepada manajer proyek atau penghubung yang pernah bekerja di domain tersebut sebelumnya.

Langkah 3) Analisis semua dokumen proyek yang relevan

Selanjutnya, Benar Menganalisa semua dokumen proyek yang relevan seperti:

Dokumentasi proses bisnis
Dokumen persyaratan bisnis dan sistem
Kasus bisnis
Bagan dan diagram alir
Rencana proyek
Bagan organisasi
Dokumen strategi dan rencana bisnis
Kebijakan dan peraturan perundang-undangan

Temukan informasi yang tersembunyi dalam dokumen kebutuhan bisnis dan telusuri kesenjangan apa pun dengan sistem, proses, prosedur, dan operasi saat ini. Ada kemungkinan dokumen yang diberikan kepada Anda sudah kedaluwarsa, jadi validasi informasi yang Anda temukan.

Langkah 4) Catat semua fakta dan informasi yang Anda temukan

Dari penelitian dan analisis Anda, Anda mungkin menemukan banyak informasi berguna yang relevan dengan proyek yang harus diubah atau diterapkan dalam proyek tersebut. Rekam mereka.

Persyaratan bisnis termasuk persyaratan pelaporan
Proses bisnis dan sistem pendukungnya
Persyaratan fungsional dan non-fungsional
Masalah dan risiko yang saat ini mempengaruhi proyek

Langkah 5) Memahami domain masalah

Sekarang Anda sudah memiliki pemahaman yang baik tentang proyek tersebut, sekarang Anda bisa mengidentifikasi domain masalah dalam proyek tersebut. Anda perlu mencari tahu

Fungsi bisnis mana yang akan terpengaruh
Risiko dan faktor yang mempengaruhi bisnis
Kebijakan dan kendala yang mempengaruhi proyek
Nilai-nilai yang menentukan tingkat kepentingan proyek
Sistem saat ini mendukung kegiatan bisnis
Dokumen yang memberikan ringkasan mengenai domain permasalahan, misalnya Laporan Tahunan
Masalah yang saat ini menghalangi bisnis untuk mencapai hasil yang diinginkan
Pada perubahan yang diusulkan apakah ada bedanya pada domain masalah

Langkah 6) Mempresentasikan Kebutuhan Bisnis Anda

Setelah Anda mengumpulkan semua kebutuhan bisnis Anda dan memahami domain masalahnya. Langkah selanjutnya adalah menyajikan Kebutuhan Bisnis Anda kepada Pemangku Kepentingan atau Manajer Proyek. Ada banyak teknik yang dapat digunakan untuk menyajikan kebutuhan seperti

Tabel atau spreadsheet
Diagram atau grafik
Prototipe atau simulasi
Templat teks terstruktur atau kalimat terstruktur

Daftar kata yang akan memberikan gambaran singkat tentang proses analis bisnis

Tujuan: Mendefinisikan tujuan kegiatan analisis bisnis yang diperlukan untuk inisiatif yang diusulkan
Cakupan: Mendefinisikan kiriman yang disertakan dan dikecualikan
Akar masalah: Tentukan akar penyebab masalah yang diidentifikasi
Kondisi sekarang: Mendefinisikan masalah yang menyebabkan perlunya perubahan
Kegiatan yang Direncanakan: Menentukan alasan aktivitas, kiriman, dan tanggal pengiriman
Rencana Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Laporan ini memberikan gambaran umum tentang proses keterlibatan pemangku kepentingan
Manajemen mutu: Ini menggambarkan kegiatan yang akan menjamin kualitas hasil proyek
Target Kondisi: Mendefinisikan bagaimana permasalahan kritis yang teridentifikasi akan ditangani

Kiat cepat untuk Analis Bisnis

Ajukan pertanyaan dalam rapat
Bersiaplah sebelum pertemuan atau peninjauan pemangku kepentingan
Mampu beradaptasi terhadap perubahan dan pengalaman baru
Kelola harapan
Menanggapi umpan balik