Korespondensi di SAP – Konfigurasi & Jenis
Mason Garcia
Ada berbagai jenis korespondensi standar yang tersedia seperti cetakan faktur, laporan rekening, dll. Jenis korespondensi khusus juga dapat dibuat.
Korespondensi dapat dibuat pada saat pemrosesan transaksi bisnis tertentu atau pada tahap selanjutnya untuk pencatatan transaksi yang telah dibuat.
Korespondensi dapat dikirim ke pelanggan/vendor dalam berbagai format seperti email, dan faks. Korespondensi pada dasarnya adalah surat dll. yang dikirim dari SAP kepada vendor/pelanggan dll.
Korespondensi dapat dibuat secara individu atau kolektif, ad-hoc atau melalui pekerjaan batch otomatis.
Jenis korespondensi
Berikut ini adalah contoh daftar berbagai jenis korespondensi standar, yang dapat disalin untuk membuat formulir khusus, program, dll.
| Jenis Korespondensi | Korespondensi Description | Program Cetak | Data yang diperlukan | Standar sampel SAP Bentuk Naskah |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Pemberitahuan pembayaran | RFKORD00 | Nomor dokumen | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Laporan akun | RFKORD10 | Nomor rekening dan tanggal | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Bill laporan biaya pertukaran | RFKORD20 | Nomor dokumen | F140_TAGIHAN_CHA_01 |
| SAP09 | Dokumen internal | RFKORD30 | Nomor dokumen | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Surat individu | RFKORD40 | Nomor rekening | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Ekstrak dokumen | RFKORD50 | Nomor dokumen | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Pernyataan pelanggan | RFKORD11 | Nomor dan tanggal pelanggan | F140_CUS_STAT_01 |
Bagaimana melakukan konfigurasi Korespondensi
Konfigurasi Korespondensi di SAP dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini
Langkah 1) Tentukan Jenis Korespondensi
Jalur: – SPRO > Akuntansi Keuangan (Baru) > Piutang dan Hutang > Rekening Pelanggan > Item Baris > Korespondensi > Buat dan Periksa Pengaturan Korespondensi > Tentukan Jenis Korespondensi
Kode transaksi:-OB77
Di sini beragam SAP jenis korespondensi standar tersedia. Anda juga dapat membuat jenis korespondensi khusus Anda. Anda dapat menentukan data apa yang diperlukan untuk menghasilkan korespondensi, misalnya untuk laporan rekening Anda dapat menentukan bahwa master pelanggan/vendor diperlukan untuk laporan tersebut. Selain itu, Anda juga dapat menentukan parameter tanggal dan teks yang akan muncul untuk pemilihan tanggal.
Langkah 2) Tetapkan Program ke Jenis Korespondensi
Jalur:-SPRO > Akuntansi Keuangan (Baru) > Piutang dan Hutang > Rekening Pelanggan > Item Baris > Korespondensi > Buat dan Periksa Pengaturan Korespondensi > Tetapkan Program untuk Jenis Korespondensi
Kode transaksi: -OB78
Di sini Anda perlu menautkan program generator korespondensi ke jenis korespondensi. Anda juga dapat menentukan program yang berbeda untuk kode perusahaan yang berbeda. (Anda juga dapat menentukan varian default di sini agar program dapat dijalankan. Anda dapat membuat varian tersebut dari transaksi) SE38/ SA38 untuk programnya.)
Anda juga dapat membuat program kustom Anda sendiri sebagai salinan dari program standar dan dapat membuat perubahan yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan spesifik klien Anda.
Langkah 3) Tentukan Fungsi Panggilan untuk Jenis Korespondensi
Jalur: -SPRO > Akuntansi Keuangan (Baru) > Piutang dan Hutang > Rekening Pelanggan > Item Baris > Korespondensi > Buat dan Periksa Pengaturan Korespondensi > Tentukan Fungsi Panggilan
Kode transaksi:-OB79
Di sini Anda perlu menentukan kapan Anda dapat menghasilkan jenis korespondensi tertentu. Anda juga dapat menentukan pengaturan berbeda untuk kode perusahaan berbeda. Berbagai pilihan yang tersedia adalah: -
- Pada saat pemasukan dokumen (misalnya FB50, FB60, dll)
- Pada saat posting pembayaran (misalnya F-28, F-26, dll)
- Pada saat tampilan atau perubahan dokumen (misalnya FB02, FB03, dll.)
- Pada saat tampilan akun (misalnya FBL1N, FBL5N, dll.)
Langkah 4) Tetapkan Formulir Korespondensi ke Program Cetak Korespondensi
Jalur:-SPRO > Akuntansi Keuangan (Baru) > Piutang dan Hutang > Rekening Pelanggan > Korespondensi Item Baris > Buat dan Periksa Pengaturan Korespondensi > Tentukan Nama Formulir untuk Cetak Korespondensi
Kode transaksi: -OB96
Di sini Anda perlu menentukan definisi formulir mana yang akan digunakan oleh program pencetakan korespondensi. Anda juga dapat menentukan pengaturan berbeda untuk kode perusahaan berbeda. (Itu SAP Bentuk skrip ditentukan menggunakan transaksi SE71, dimana berbagai data disusun dalam format keluaran untuk diproses. Ini SAP Bentuk skrip menentukan tata letak keluaran.)
Anda juga dapat menggunakan ID formulir dua digit, yang dengannya Anda dapat memanggil formulir berbeda untuk ID formulir berbeda dalam kode perusahaan yang sama.
ID formulir ini dapat diberikan di layar pemilihan program pencetakan yang menghasilkan korespondensi. Anda hanya dapat memilih satu ID formulir pada satu waktu untuk jenis korespondensi. Anda dapat membuat beberapa jenis korespondensi, memicu id formulir yang berbeda.
Langkah 5) Tentukan Rincian Pengirim untuk Korespondensi
Jalur:-SPRO > Akuntansi Keuangan (Baru) > Piutang Usaha dan Hutang Usaha > Akun Pelanggan > Baris Item > Korespondensi > Buat dan Periksa Pengaturan untuk Korespondensi > Tentukan Rincian Pengirim untuk Formulir Korespondensi
Kode transaksi:-OBB1
Anda dapat menautkan detail untuk header, footer, tanda tangan, dan pengirim di sini. Teks ini didefinisikan menggunakan transaksi SO10 dengan ID teks seperti yang ditautkan di atas (misalnya ADRS). Anda juga dapat menentukan pengaturan yang berbeda untuk kode perusahaan yang berbeda. (Varian pengirim dua digit juga dapat didefinisikan, yang dapat Anda berikan ke parameter pemilihan program cetak. Ini akan memungkinkan detail pengirim yang berbeda dalam kode perusahaan yang sama.)
Langkah 6) Tentukan Varian Pengurutan untuk Korespondensi
Jalur:-SPRO > Akuntansi Keuangan (Baru) > Piutang dan Hutang > Rekening Pelanggan > Item Baris > Korespondensi > Buat dan Periksa Pengaturan Korespondensi > Tentukan Varian Pengurutan untuk Korespondensi
Kode transaksi: -O7S4
Di sini Anda dapat menentukan urutan surat korespondensi yang akan dibuat. Misalnya jika Anda membuat laporan akun untuk beberapa vendor, maka vendor akan diurutkan dalam urutan ini dan kemudian surat tersebut akan dibuat. Varian Pengurutan ini dapat diberikan di layar pemilihan program pencetakan yang menghasilkan korespondensi.
Langkah 7) Tentukan Varian Pengurutan untuk Item Baris dalam Korespondensi
Jalur:-SPRO > Akuntansi Keuangan (Baru) > Piutang dan Hutang > Rekening Pelanggan > Item Baris > Korespondensi > Buat dan Periksa Pengaturan Korespondensi > Tentukan Varian Pengurutan untuk Item Baris
Kode transaksi: -O7S6
Di sini Anda dapat menentukan urutan berbagai item baris yang akan muncul dalam surat korespondensi. Misalnya jika laporan akun vendor memiliki beberapa faktur, maka faktur akan diurutkan dalam urutan ini dan kemudian surat akan dibuat.
Varian Pengurutan ini dapat diberikan di layar pemilihan program pencetakan yang menghasilkan korespondensi.
Generasi Korespondensi
Seperti yang ditunjukkan sebelumnya juga saat mengonfigurasi titik panggilan, korespondensi dapat dihasilkan pada waktu di bawah ini: -
- Pada saat pemasukan dokumen (misalnya FB50, FB60, dll)
- Pada saat posting pembayaran (misalnya F-28, F-26, dll)
- Pada saat tampilan atau perubahan dokumen (misalnya FB02, FB03, dll.)
- Pada saat tampilan akun (misalnya FBL1N, FBL5N, dll.)
Korespondensi dapat dibuat untuk dokumen tertentu atau untuk akun vendor/pelanggan. Slide berikutnya akan menjelaskan pembuatan korespondensi melalui berbagai cara dan pencetakannya.
Pembuatan Korespondensi (Metode A):-
Korespondensi dapat dihasilkan saat Anda membuat, mengubah atau menampilkan dokumen.
Untuk melakukan ini, buka Lingkungan > Korespondensi dan pilih jenis korespondensi yang relevan, misalnya lihat layar di bawah ini FB70 pembuatan faktur pelanggan:-
Demikian pula, Anda dapat membuat korespondensi dari tampilan dokumen/perubahan dari transaksi, seperti di FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N, dll.
Pembuatan Korespondensi (Metode B)
Untuk yang ada akuntansi dokumen Anda dapat menggunakan kode transaksi FB12.
Selanjutnya memasukkan kode perusahaan akan menanyakan jenis korespondensi. Pilih Jenis Korespondensi dan Anda akan diminta memasukkan nomor dokumen/no rekening. dll. berdasarkan pengaturan jenis korespondensi. Setelah ini, korespondensi diminta.
Pembuatan Korespondensi (Metode C)
Dari transaksi F.27, Anda dapat menghasilkan korespondensi (Laporan Rekening) untuk vendor/pelanggan.
Di sini “Indikator dalam Master Record”, nilai yang diberikan harus sesuai dengan nilai yang diberikan dalam data master pelanggan/vendor > Kode Perusahaan > Korespondensi.
Jika Anda memilih kotak centang “Permintaan Individual”, maka jika vendor/pelanggan yang sama memiliki item baris di beberapa kode perusahaan, maka untuk setiap kode perusahaan, pernyataan terpisah akan dibuat.
Percetakan Korespondensi
Pencetakan Korespondensi (Metode A):-
Gunakan kode transaksi F.61 untuk mencetak jenis korespondensi yang relevan yang telah dibuat. Saat dijalankan, ia akan mencetak korespondensi tersebut (Jika Email/Faks, dll. dikonfigurasi, maka output akan dibuat dalam format tersebut)
Pencetakan Korespondensi (Metode B):-
Dari transaksi F.64, Anda dapat melihat surat korespondensi (Spool) yang dihasilkan dan dapat mencetaknya. (Perbedaannya dengan F.61 adalah, di F.64 Anda juga dapat melakukan operasi lain (seperti menghapus, mencetak pratinjau, dll.) untuk permintaan korespondensi yang sudah dibuat.)
Spool yang dihasilkan dapat dilihat dan dicetak dari transaksi SP02 atau Sistem > Permintaan Spool Sendiri.
Korespondensi Melalui Email
Pertahankan alamat email dalam pengaturan di pelanggan/ tuan penjual > Data Umum > Tab Alamat > Komunikasi dan pilih metode komunikasi sebagai email.
Simpan juga id email di master pelanggan/vendor > Data Kode Perusahaan > Tab Korespondensi.
Maka korespondensi untuk pelanggan/vendor ini akan dibuat dalam format email dan bukan dalam bentuk keluaran cetak (Dengan mempertimbangkan pengaturan keluar pengguna yang dibuat guna menentukan metode komunikasi pada keluar pengguna yang diberikan pada slide berikutnya.)
(Catatan: Demikian pula, Anda dapat membuat pengaturan untuk keluaran Faks dengan memilih komunikasi standar sebagai FAX dan mempertahankan nomor Faks.)
