Projektintegráció és hatókör-kezelés: mi az, definíció
Jonathan Reed
⚡ Okos összefoglaló
A Projektintegráció-menedzsment koordinálja a projekt minden tevékenységét, tervét és változását, míg a Projekt Terjedelem-menedzsment meghatározza és ellenőrzi a szükséges pontos munkát, hogy a csapatok időben és a költségvetésen belül a megfelelő terméket szállítsák.
Mi az a projektintegrációs menedzsment?
A projektintegrációs menedzsment főként azokkal a folyamatokkal foglalkozik, amelyek biztosítják a projekt különböző tevékenységeinek megfelelő koordinációját.
Más szóval, a Projektintegráció-menedzsment folyamat olyan tevékenységeket foglal magában, mint a projekthez kapcsolódó különféle folyamatok azonosítása, meghatározása, kombinálása és koordinálása.
A projektintegrációs menedzsment a következő tevékenységeket foglalja magában.
| folyamat | Projekt Stage | Kulcsszolgáltatások |
|---|---|---|
| Projekt charta kidolgozása | kezdeményezése | Projekt Charta |
| Projektmenedzsment terv kidolgozása | Tervezés | Projektmenedzsment-terv |
| Projektmunka irányítása és irányítása | Végrehajtás | teljesítések |
| Projektmunka figyelése és ellenőrzése | Monitoring és ellenőrzés | Változási kérelmek |
| Hajtsa végre az integrált változásvezérlést | Monitoring és ellenőrzés | Kérelem állapotfrissítéseinek módosítása |
| Zárja be a projektet vagy fázist | Projekt lezárása | Végtermék |
Az alábbiakban lépésről lépésre megvizsgáljuk az egyes folyamatokat: -
Projekt Charta
A projekt charta a Project Integration Management szerves része, projekt charta nélkül nem indulhat el a projekt. Formálisan engedélyezi és meghatározza a projekt céljait. Tartalmazza a projekt nevét, leírását és szállítmányait, amelyeket általában egy projektmenedzsernél magasabb hatóság írt.
| Bemenetek | Eszközök és technikák | Kimenetek |
|---|---|---|
| A projekt munkanyilatkozata | Szakértői ítélet | Projekt Charta |
| Üzleti ügy | ||
| Contract | ||
| Vállalati környezeti tényezők | ||
| Szervezeti folyamat eszközei |
Projektmenedzsment-terv
A projektterv-készítés a többi tervezési folyamat kimeneteit felhasználva konzisztens, logikus dokumentumot állít elő, amely mind a projektirányítás, mind a projektvégrehajtás irányítására használható. A projektmenedzsment tervet a projekt végrehajtásának irányítására, a projekttervezési feltételezések dokumentálására, az érintettek közötti kommunikációra, a jobb projektellenőrzés érdekében stb.
| Bemenetek | Eszközök és technikák | Kimenetek |
|---|---|---|
| Projekt charta | Szakértői ítélet | Projektmenedzsment-terv |
| Kimenet a tervezési folyamatokból | ||
| Vállalati környezeti tényezők | ||
| Szervezeti folyamat eszközei |
Projektmunka irányítása és irányítása
Ez egy olyan folyamat, ahol a munka a projektmenedzsment tervben meghatározottak szerint és a projektkövetelményekhez kapcsolódó változtatások végrehajtásával történik.
| Bemenetek | Eszközök és technikák | Kimenetek |
|---|---|---|
| Projektmenedzsment terv | Szakértői ítélet | teljesítések |
| Jóváhagyott változtatási kérelmek | Projektmenedzsment információs rendszer | Munkateljesítményre vonatkozó információk |
| Vállalati környezeti tényezők | Változási kérelmek | |
| Szervezeti folyamat eszközei | A projektmenedzsment tervek frissítése | |
| Projektdokumentum frissítések |
Projektmunka figyelése és ellenőrzése
Ez a szakasz magában foglalja trackirály, a projekt előrehaladásának felülvizsgálata és jelentése a projektmenedzsment tervben meghatározott teljesítménycélok elérése érdekében.
| Bemenetek | Eszközök és technikák | Kimenetek |
|---|---|---|
| Projektmenedzsment terv | Szakértői ítélet | Változási kérelmek |
| Teljesítményjelentések | A projektmenedzsment tervek frissítése | |
| Vállalati környezeti tényezők | Projektdokumentum frissítések | |
| Szervezeti folyamat eszközei |
Hajtsa végre az integrált változásvezérlést
Ez az a fázis, ahol minden változás hatását a projekthez viszonyítva értékelik. Ezt a projekt egészére kiterjedően értékelni kell. Ebben a folyamatban a tényleges munkát a tervezett tervhez képest elemezzük, és ha azok nincsenek beépítve vagy szinkronban, módosításokat hajtanak végre.
A „Monitor & Control projektmunka” és az „integrált változásvezérlés” közötti különbség az, hogy az Integrated Change Control végrehajtása a projekt hatókörében bekövetkezett bármilyen változás kezelésére helyezi a hangsúlyt, míg az előbbi az ilyen hatókör végrehajtásának módjára összpontosít.
| Bemenetek | Eszközök és technikák | Kimenetek |
|---|---|---|
| Projektmenedzsment terv | Szakértői ítélet | A kérések állapotfrissítéseinek módosítása |
| Munkateljesítményre vonatkozó információk | Változásvezérlő értekezletek | Projektmenedzsment terv frissítések |
| Változási kérelmek | Projektdokumentum frissítések | |
| Vállalati környezeti tényezők | ||
| Szervezeti folyamat eszközei |
Zárja be a projektet vagy fázist
Ez a projekttel kapcsolatos tevékenységek formális befejezésének fázisa.
| Bemenetek | Eszközök és technikák | Kimenetek |
|---|---|---|
| Projektmenedzsment terv | Szakértői ítélet | Végtermék, szolgáltatás vagy eredmény átállás |
| Elfogadott szállítmányok | A szervezeti folyamatok eszközeinek frissítése | |
| Szervezeti folyamat eszközei |
Mi az a Project Scope Management?
A hatókör-kezelési folyamatok meghatározzák, hogy milyen munkát kell elvégezni, és biztosítják, hogy a projekt csak a projekt befejezéséhez szükséges munkát tartalmazza.
Miért van szükségük a vezetőknek Project Scope Managementre?
- A projekt hatókörének meghatározása nélkül nem becsülhető meg a projekt időtartama vagy költsége
- A hatókör-menedzsment vezérlőfolyamatokat épít fel, hogy kezelje azokat az elemeket, amelyek megváltoztathatják a projektet a projekt során projekt életciklusa
- Segít elkerülni azokat a kihívásokat, amelyekkel egy projekt szembesülhet a folyamatosan növekvő hatókör és a szabálytalan követelménylista miatt.
Ez a szakasz magában foglalja mind a
- Projekt hatókörének kezelése
- Termékkör kezelése
A projekt hatókörének kezelési folyamata a következő tevékenységeket tartalmazza.
| folyamat | Projektcsoport | Kulcsszolgáltatások |
|---|---|---|
| Terv hatókör kezelése | Tervezés | |
| Követelmények gyűjtése | Tervezés | Szükséges dokumentum |
| Határozat meghatározása | Tervezés | Projekt hatóköri nyilatkozat |
| WBS létrehozása | Tervezés | WBS-könyvtár, WBS |
| Hatókör érvényesítése | Monitoring és kontrolling | Átvételi szállítmányok |
| Ellenőrzési hatókör | Monitoring és kontrolling | Változtatási kérelem |
Az alábbiakban lépésről lépésre megvizsgáljuk az egyes folyamatokat: -
Terv hatókör kezelése
A hatókör-kezelési terv határozza meg, hogyan kell meghatározni, érvényesíteni és ellenőrizni a hatókört.
| Elsődleges bemenetek | Eszközök és technikák | Elsődleges kimenetek |
|---|---|---|
| Előzetes projekt hatóköri nyilatkozat | ||
| Projekt charta | találkozók | Követelménykezelési tervek |
| Projektmenedzsment-terv | Szakértői ítélet | Hatálykezelési tervek |
| Vállalati környezeti tényezők | ||
| Szervezeti folyamatok eszközei |
Követelmények gyűjtése
A folyamat során a vezetők különféle technikákat és eszközöket használnak a projektkövetelmények összegyűjtésére az érdekelt felektől. Ez a szakasz nagyon fontos, és ha pontosan elvégzik, a projekt során előforduló hibák esélye minimális lesz.
| Elsődleges bemenetek | Eszközök és technikák | Elsődleges kimenetek |
|---|---|---|
| Projekt Charta | interjúk | Követelmény dokumentáció |
| Érintettek nyilvántartása | Fókuszcsoportok | Követelménykezelési terv |
| Csoportos kreativitás technikák | követelmények tracteljesítőképességi mátrix | |
| Facilitált workshopok | ||
| Felmérések és kérdőívek | ||
| prototípusok | ||
| Észrevételek | ||
| Csoportos döntéshozatali technikák |
Hatóköri folyamat meghatározása
Ez a folyamat egyértelműen jelzi, hogy a projektnek hogyan kell haladnia, és mit nem. A folyamat során biztosítják, hogy a projekt a tervek szerint haladjon. track a támogató dokumentumok áttekintésével. Az így kapott hatókör ezután megemlíti az érdekelt felek követelményeit és elvárásait.
| Elsődleges bemenetek | Eszközök és technikák | Elsődleges kimenetek |
|---|---|---|
| Projekt charta | Szakértői ítélet | Project Scope nyilatkozat |
| Követelmények dokumentációja | Termékelemzés | Projektdokumentum frissítések |
| Szervezeti folyamatok eszközei | Alternatív azonosítás | |
| Facilitált workshopok |
WBS (Work Breakdown Structure) létrehozása
A WBS lehetővé teszi a projektmenedzser és csapata számára, hogy a magas szintű projekteredményeket kisebb, kezelhető munkaegységekre, úgynevezett munkacsomagokra bontsák.
| Elsődleges bemenetek | Eszközök és technikák | Elsődleges kimenetek |
|---|---|---|
| Project Scope nyilatkozat | bomlás | WBS |
| Követelmények dokumentációja | WBS szótár | |
| Szervezeti folyamatok eszközei | Hatókör alapvonal | |
| Projektdokumentum frissítések |
Hatókör érvényesítése
A hatókör-érvényesítési folyamat magában foglalja az ügyfél általi elfogadást. Ez az a folyamat, amikor az ügyfél hivatalosan elfogadja a projekt összes eredményét. Ez a folyamat minden fázis végén megtörténik. A folyamat során az ügyfél visszajelzést ad az elvégzett munkáról.
| Elsődleges bemenetek | Eszközök és technikák | Elsődleges kimenetek |
|---|---|---|
| A projekt hatókörére vonatkozó nyilatkozat | Szemle | Szállítandók átvétele |
| Projektmenedzsment-terv | Változtatási kérelem | |
| Követelmény Tracteljesítőképességi mátrix | Projektdokumentum frissítések | |
| Érvényesített szállítmányok |
Hatáskör ellenőrzése
Ez a folyamat vagy fázis a projekt állapotának monitorozását és a hatókör változásainak kezelését foglalja magában. Emellett magában foglalja az ügyfél további követelményeinek felmérését vagy a projekt hatókörének proaktív felülvizsgálatát is.
| Elsődleges bemenetek | Eszközök és technikák | Elsődleges kimenetek |
|---|---|---|
| Projektmenedzsment-terv | Eltérés elemzés | Munkateljesítmény mérések |
| Követelmények dokumentációja | Változási kérelmek | |
| Követelmény tracteljesítőképességi mátrix | ||
| Szervezeti folyamat eszközei | ||
| Munkateljesítményre vonatkozó információk | Projektdokumentum frissítések |
A hatókör-kezelés legfontosabb szempontjai
- A költségtúllépés és az ütemezési csúszások elkerülése érdekében a hatókörnek teljesnek és pontosnak kell lennie.
- A hatókört egyértelműen meg kell határozni, hogy elkerüljük a szükségtelen munkát és a zűrzavart
- A hatóköri dokumentumot meg kell osztani minden érdekelt féllel a tervezési és követelményi hibák elkerülése érdekében
- A Scope Management bevált gyakorlata az, hogy a hatókör-dokumentumnak változatlannak kell maradnia a projekt időtartama alatt
A projektintegráció és a projekt hatókör-kezelés közötti főbb különbségek
Bár mindkét tudásterület a PMBOK keretrendszerhez tartozik és számos közös bemenetet használnak, különböző kérdésekre adnak választ.
A Projektintegráció-menedzsment azt vizsgálja, hogy minden terv, teljesítendő eredmény és változás hogyan illeszkedik egymáshoz a teljes projekt életciklusa során. A Projekt Terjedelem-menedzsment azt vizsgálja, hogy milyen munkát fog és milyen munkát nem fog elvégezni a projekt.
A különbségek jól láthatók a következő táblázatban.
| Aspect | Projektintegrációs menedzsment | Projekt hatókör kezelése |
|---|---|---|
| Fő cél | Koordináljon minden tudásterületet egyetlen egységes tervbe. | Határozza meg, érvényesítse és ellenőrizze a termék leszállításához szükséges munkát. |
| Kulcsfontosságú eredmény | Projekt charta és projektmenedzsment terv. | Hatóköri nyilatkozat, munkafelosztási struktúra és hatókör-alapvonal. |
| Tipikus teljesítmény | Jóváhagyott változtatási kérelmek és frissített tervek. | Az elfogadott eredmények és a módosítási kérelmek csak a hatókörhöz kötöttek. |
| Tulajdonos | Projektmenedzser, aki a szponzorral dolgozik együtt. | Projektmenedzser, aki együttműködik az üzleti elemzővel és az érdekelt felekkel. |
Röviden, az integráció biztosítja, hogy a projekt egyes részei egyetlen rendszerként működjenek, míg a hatókör-kezelés egyértelművé és stabillá teszi a munkahatárokat.
Hogyan lehet megakadályozni a hatókör-csúszást egy projektben
A hatókör-kúszás a projektmunka ellenőrizetlen kiterjesztését jelenti a hatókör-alapterv jóváhagyása után. Felemészti a költségvetést, kitolja az ütemterveket és rontja a minőséget, ha nem azonosítják időben.
A következő gyakorlatok segítenek a projektmenedzsernek a hatókör változásának kontroll alatt tartásában a kezdetektől a lezárásig.
- Írj egy világos hatókör-meghatározást. Írjon le minden eredményt, kizárást, feltételezést és korlátozást a hatókör-meghatározásban, hogy az érdekelt felek egyféleképpen értelmezhessék a munkát.
- Készítsen részletes munkafelosztási struktúrát. Bontsd le a teljesítendő feladatokat olyan kicsi munkacsomagokra, amelyek mérete órákban vagy napokban becsülhető. Egy pontos munkamegosztás egyértelművé teszi az új kéréseket, mivel azok nem illeszkednek egyetlen meglévő munkacsomaghoz sem.
- Korán határozd meg a hatókör alapját. Rögzítse a hatókör-utasítást, a WBS-t és a WBS-szótárat hatókör-alapvonalként, és tárolja azokat a verziókövetésben, hogy az esetleges eltérés mérhető legyen.
- Minden kérést integrált változáskezelésen keresztül irányítson át. Amikor egy érdekelt fél új funkciót kér, naplózd a kérést, értékeld annak hatását a költségekre, az ütemezésre, a minőségre és a kockázatra, majd hagyd jóvá vagy utasítsd el a változáskezelő testületben.
- Track követelmények egy tracteljesítőképességi mátrix. Minden követelményt kapcsoljon egy üzleti igényhez, egy teljesítendő feladathoz és egy elfogadási teszthez. Azok a kérések, amelyek nem teljesíthetők tracAz üzleti igényre visszavezetett megoldások erősen elutasításra számíthatnak.
- A hatókörrel kapcsolatos döntések közlése. Ossz meg minden jóváhagyott és elutasított változtatást a tágabb csapattal, hogy senki ne kezdjen véletlenül nem tervezett munkába.
Ezek a lépések nem szüntetik meg a változást. Láthatóvá és finanszírozhatóvá teszik a változást, ami a különbség az egészséges evolúció és a destruktív hatókör-kúszás között.
Népszerű eszközök a projektintegrációhoz és a hatókör-kezeléshez
A modern projektmenedzserek ritkán track integráció és hatókör önmagában a táblázatokban. A következő eszközök lefedik a két tudásterület közös igényeit.
- Microsoft Project: Asztali és felhőalapú tervező erős Gantt-, erőforrás- és alapértékekkel trackirály közepes és nagy projektekhez.
- Jira és Jira Align: Széles körben használják agilis csapatokban epikus feladatok, történetek és csapatokon átívelő függőségek kezelésére, miközben fenntartják a hatókörbeli teendőlistát.
- Smartsheet: Egy rácsalapú eszköz, amely támogatja a munkalebontási struktúrákat, a változásnaplókat és az integrált irányítópultokat jelentős tanulási többletterhelés nélkül.
- Asana és a monday.com oldalon: Együttműködési platformok, amelyek egyetlen munkaterületen egyesítik a feladatlistákat, a portfóliónézeteket és a módosítási kérések munkafolyamatait.
- Confluence és SharePoint: Dokumentumplatformok, amelyek egy helyen kereshetővé teszik a projekt alapító okiratát, a hatókör-meghatározást és a változtatási döntéseket.
A helyes választás a csapat méretétől, a szállítási módtól és a szponzor által használt jelentéstételi szabványtól függ.
