Projektintegráció és hatókör-kezelés: mi az, definíció

Mi az a projektintegrációs menedzsment?

A projektintegrációs menedzsment főként azokkal a folyamatokkal foglalkozik, amelyek biztosítják a projekt különböző tevékenységeinek megfelelő koordinációját.

Más szavakkal, a projektintegrációs menedzsment folyamat olyan tevékenységekből áll, mint a projekthez kapcsolódó különféle folyamatok azonosítása, meghatározása, kombinálása és koordinálása.

A projektintegrációs menedzsment a következő tevékenységeket foglalja magában.

folyamat	Projekt Stage	Kulcsszolgáltatások
Projekt charta kidolgozása	kezdeményezése	Projekt Charta
Projektmenedzsment terv kidolgozása	Tervezés	Projektmenedzsment-terv
Projektmunka irányítása és irányítása	Végrehajtás	teljesítések
Projektmunka figyelése és ellenőrzése	Monitoring és ellenőrzés	Változási kérelmek
Hajtsa végre az integrált változásvezérlést	Monitoring és ellenőrzés	Kérelem állapotfrissítéseinek módosítása
Zárja be a projektet vagy fázist	Projekt lezárása	Végtermék

Az alábbiakban lépésről lépésre látni fogjuk ezt az egész folyamatot: -

Projekt Charta

A projekt charta a Project Integration Management szerves része, projekt charta nélkül nem indulhat el a projekt. Formálisan engedélyezi és meghatározza a projekt céljait. Tartalmazza a projekt nevét, leírását és szállítmányait, amelyeket általában egy projektmenedzsernél magasabb hatóság írt.

Bemenetek	Eszközök és technikák	Kimenetek
A projekt munkanyilatkozata	Szakértői ítélet	Projekt Charta
Üzleti ügy
Szerződés
Vállalati környezeti tényezők
Szervezeti folyamat eszközei

Projektmenedzsment-terv

A projektterv-készítés a többi tervezési folyamat kimeneteit felhasználva konzisztens, logikus dokumentumot állít elő, amely mind a projektirányítás, mind a projektvégrehajtás irányítására használható. A projektmenedzsment tervet a projekt végrehajtásának irányítására, a projekttervezési feltételezések dokumentálására, az érintettek közötti kommunikációra, a jobb projektellenőrzés érdekében stb.

Bemenetek	Eszközök és technikák	Kimenetek
Projekt charta	Szakértői ítélet	Projektmenedzsment-terv
Kimenet a tervezési folyamatokból
Vállalati környezeti tényezők
Szervezeti folyamat eszközei

Projektmunka irányítása és irányítása

Ez egy olyan folyamat, ahol a munka a projektmenedzsment tervben meghatározottak szerint és a projektkövetelményekhez kapcsolódó változtatások végrehajtásával történik.

Bemenetek	Eszközök és technikák	Kimenetek
Projektmenedzsment terv	Szakértői ítélet	teljesítések
Jóváhagyott változtatási kérelmek	Projektmenedzsment információs rendszer	Munkateljesítményre vonatkozó információk
Vállalati környezeti tényezők		Változási kérelmek
Szervezeti folyamat eszközei		A projektmenedzsment tervek frissítése
		Projektdokumentum frissítések

Projektmunka figyelése és ellenőrzése

Ez a szakasz magában foglalja a projekt előrehaladásának nyomon követését, áttekintését és jelentését a projektmenedzsment tervben meghatározott teljesítménycélok teljesítése érdekében.

Bemenetek	Eszközök és technikák	Kimenetek
Projektmenedzsment terv	Szakértői ítélet	Változási kérelmek
Teljesítményjelentések		A projektmenedzsment tervek frissítése
Vállalati környezeti tényezők		Projektdokumentum frissítések
Szervezeti folyamat eszközei

Hajtsa végre az integrált változásvezérlést

Ez az a fázis, ahol minden változás hatását a projekthez viszonyítva értékelik. Ezt a projekt egészére kiterjedően értékelni kell. Ebben a folyamatban a tényleges munkát a tervezett tervhez képest elemezzük, és ha azok nincsenek beépítve vagy szinkronban, módosításokat hajtanak végre.

A „Monitor & Control projektmunka” és az „integrált változásvezérlés” közötti különbség az, hogy az Integrated Change Control végrehajtása a projekt hatókörében bekövetkezett bármilyen változás kezelésére helyezi a hangsúlyt, míg az előbbi az ilyen hatókör végrehajtásának módjára összpontosít.

Bemenetek	Eszközök és technikák	Kimenetek
Projektmenedzsment terv	Szakértői ítélet	A kérések állapotfrissítéseinek módosítása
Munkateljesítményre vonatkozó információk	Változásvezérlő értekezletek	Projektmenedzsment terv frissítések
Változási kérelmek		Projektdokumentum frissítések
Vállalati környezeti tényezők
Szervezeti folyamat eszközei

Zárja be a projektet vagy fázist

Ez a projekttel kapcsolatos tevékenységek formális befejezésének fázisa.

Bemenetek	Eszközök és technikák	Kimenetek
Projektmenedzsment terv	Szakértői ítélet	Végtermék, szolgáltatás vagy eredmény átállás
Elfogadott szállítmányok		A szervezeti folyamatok eszközeinek frissítése
Szervezeti folyamat eszközei

Mi az a Project Scope Management?

A hatókör-kezelési folyamatok meghatározzák, hogy milyen munkát kell elvégezni, és biztosítják, hogy a projekt csak a projekt befejezéséhez szükséges munkát tartalmazza.

Miért van szükségük a vezetőknek Project Scope Managementre?

• A projekt hatókörének meghatározása nélkül nem becsülhető meg a projekt időtartama vagy költsége
• A hatókör-menedzsment vezérlőfolyamatokat épít fel, hogy kezelje azokat az elemeket, amelyek megváltoztathatják a projektet a projekt során projekt életciklusa
• Segít elkerülni azokat a kihívásokat, amelyekkel egy projekt minden növekvő terjedelmű és rakoncátlan követelménylista esetén szembesülhet.

Ez a szakasz magában foglalja mind a

• Projekt hatókörének kezelése
• Termékkör kezelése

A projekt hatókörének kezelési folyamata a következő tevékenységeket tartalmazza.

folyamat	Projektcsoport	Kulcsszolgáltatások
Terv hatókör kezelése	Tervezés
Követelmények gyűjtése	Tervezés	Szükséges dokumentum
Határozat meghatározása	Tervezés	Projekt hatóköri nyilatkozat
WBS létrehozása	Tervezés	WBS-könyvtár, WBS
Hatókör érvényesítése	Monitoring és kontrolling	Átvételi szállítmányok
Ellenőrzési hatókör	Monitoring és kontrolling	Változtatási kérelem

Az alábbiakban lépésről lépésre látni fogjuk ezt az egész folyamatot: -

Terv hatókör kezelése

A hatókör-kezelési terv határozza meg, hogyan kell meghatározni, érvényesíteni és ellenőrizni a hatókört.

Elsődleges bemenetek	Eszközök és technikák	Elsődleges kimenetek
Előzetes projekt hatóköri nyilatkozat
Projekt charta	találkozók	Követelménykezelési tervek
Projektmenedzsment-terv	Szakértői ítélet	Hatálykezelési tervek
Vállalati környezeti tényezők
Szervezeti folyamatok eszközei

Követelmények gyűjtése

A folyamat során a menedzserek különféle technikákat és eszközöket alkalmaznak a projektkövetelmények összegyűjtésére az érintettektől. Ez a szakasz nagyon fontos, és ha pontosan végzik el, minimális lesz a hiba valószínűsége a projekt során.

Elsődleges bemenetek	Eszközök és technikák	Elsődleges kimenetek
Projekt Charta	interjúk	Követelmény dokumentáció
Érintettek nyilvántartása	Fókuszcsoportok	Követelménykezelési terv
	Csoportos kreativitás technikák	Követelmények nyomon követhetőségi mátrixa
	Facilitált workshopok
	felmérések és kérdőívek
	prototípusok
	Észrevételek
	Csoportos döntéshozatali technikák

Hatóköri folyamat meghatározása

Ez a folyamat egyértelműen jelzi, hogy a projektnek hogyan kell előrehaladnia, és mit nem tehet. A folyamat során az alátámasztó dokumentumok áttekintésével biztosítják, hogy a projekt sínen maradjon. A kapott hatókör ezután megemlíti az érdekelt felek követelményeit és elvárásait.

Elsődleges bemenetek	Eszközök és technikák	Elsődleges kimenetek
Projekt charta	Szakértői ítélet	Project Scope nyilatkozat
Követelmények dokumentációja	Termékelemzés	Projektdokumentum frissítések
Szervezeti folyamatok eszközei	Alternatív azonosítás
	Facilitált workshopok

WBS (Work Breakdown Structure) létrehozása

A WBS lehetővé teszi a projektmenedzser és csapata számára, hogy a magas szintű projekteredményeket kisebb, kezelhető munkaegységekre, úgynevezett munkacsomagokra bontsák.

Elsődleges bemenetek	Eszközök és technikák	Elsődleges kimenetek
Project Scope nyilatkozat	bomlás	WBS
Követelmények dokumentációja		WBS szótár
Szervezeti folyamatok eszközei		Hatókör alapvonal
		Projektdokumentum frissítések

Hatókör érvényesítése

A hatókör érvényesítési folyamata magában foglalja az ügyfelek elfogadását. Ez az, amikor az ügyfél formálisan elfogadja a projekt összes szállítmányát. Ez a folyamat minden fázis végén megtörténik. Ennek során az ügyfél visszajelzést ad az elvégzett munkáról.

Elsődleges bemenetek	Eszközök és technikák	Elsődleges kimenetek
A projekt hatókörére vonatkozó nyilatkozat	Szemle	Szállítandók átvétele
Projektmenedzsment-terv		Változtatási kérelem
Követelmény Nyomon követhetőségi mátrix		Projektdokumentum frissítések
Érvényesített szállítmányok

Hatáskör ellenőrzése

Ez a folyamat vagy szakasz magában foglalja a projekt állapotának nyomon követését és a hatókör változásainak kezelését. Ezen kívül magában foglalja a további követelmények ügyfél általi felmérését vagy a projekt hatókörének proaktív figyelmen kívül hagyását is.

Elsődleges bemenetek	Eszközök és technikák	Elsődleges kimenetek
Projektmenedzsment-terv	Eltérés elemzés	Munkateljesítmény mérések
Követelmények dokumentációja		Változási kérelmek
Követelmény nyomon követhetőségi mátrix
Szervezeti folyamat eszközei
Munkateljesítményre vonatkozó információk		Projektdokumentum frissítések

A hatókör-kezelés legfontosabb szempontjai

• A költségtúllépés és az ütemezési csúszások elkerülése érdekében a hatókörnek teljesnek és pontosnak kell lennie.
• A hatókört egyértelműen meg kell határozni, hogy elkerüljük a szükségtelen munkát és a zűrzavart
• A hatóköri dokumentumot meg kell osztani minden érdekelt féllel a tervezési és követelményi hibák elkerülése érdekében
• A Scope Management bevált gyakorlata az, hogy a hatókör-dokumentumnak változatlannak kell maradnia a projekt időtartama alatt

Összegzésként

A hatókör-kezelés annak meghatározására szolgál, hogy a többi hatókör-tervezési folyamat hogyan lesz kezelve.

Ennek a szakasznak a legfontosabb szempontja

• Projektigényelemzés
• Közölje a hatókör változását az összes érdekelt féllel
• A hatókörrel kapcsolatos szerepek és felelősségek