Projektmenedzsment életciklus fázisai: Melyek a szakaszok?
Jonathan Reed
Mi az a projektmenedzsment életciklus?
Projektmenedzsment életciklus a projekt céljainak vagy célkitűzéseinek megvalósításához szükséges alapvető tevékenységek sorozata. Ez egy olyan keret, amely magában foglalja az ötlet valósággá alakításának szakaszait. A projektek különböző dimenziókkal és nehézségi szintekkel rendelkezhetnek, de hozzárendelhetők a Projektmenedzsment életciklus-struktúrához, függetlenül a projekt méretétől.
Projektmenedzsment életciklus fázisai
A projektmenedzsment életciklus folyamata négy fő részre oszlik: Kezdeményezési szakasz, Tervezési szakasz, Végrehajtási szakasz és Monitoring, Ellenőrzési és Zárási szakasz, az alábbi diagram szerint.
A projekt életciklusának minden fázisát megvizsgáljuk:
Projektkezdeményezési szakasz
Az iniciációs szakasz meghatározza azokat a folyamatokat, amelyek egy új projekt elindításához szükségesek. A projektindítási szakasz célja annak meghatározása, hogy a projektnek mit kell elérnie.
Ez a szakasz főleg két fő tevékenységből állt
- Projekt Charta kidolgozása és
- Az érdekelt felek azonosítása
A projekttel kapcsolatos minden információ bekerül a Projekt Chartába és az érintettek nyilvántartásába. A projekt alapszabályának jóváhagyásával a projekt hivatalosan engedélyezetté válik.
Projekt Charta
A Projekt Charta meghatározza a projekt fő elemeit
- A projekt céljai
- Projekt megszorítások és problémanyilatkozatok
- Projektmenedzser kijelölése
- Az érintettek listája
- Magas szintű ütemterv és költségvetés
- mérföldkövek
- Jóváhagyások
Ez a dokumentum lehetővé teszi a projektvezető számára, hogy a szervezeti erőforrásokat a projekt érdekében felhasználja. A projekt chartájának létrehozásához a szükséges bemenetek a következők: vállalati környezeti tényező, üzleti eset, megállapodások, projektmunka-nyilatkozat és szervezeti folyamatok eszközei.
Az érintettek azonosítása
A érdekeltek befolyásolhatja a projekt sikerét és kudarcát. Az érdekelt felekkel kapcsolatos információk feljegyzéséhez az érintettek nyilvántartását használjuk.
Az érintettek nyilvántartása olyan információkat tartalmaz majd, mint
- Az érdekelt fél típusa
- Az érintettel szembeni elvárás
- Szerep a projektben (üzleti elemző, műszaki építész, ügyfél-PM)
- Kinevezés (igazgató, üzletvezető stb.)
- Típusú kommunikáció (heti/havi)
- Befolyás a projektre (részleges/támogató/befolyásoló)
A folyamatindítási csoport további tevékenységei a következők:
- Projektmenedzser kijelölése
- Az érintettek igényeinek, elvárásainak és magas szintű követelményeinek meghatározása
- Határozza meg a projekt siker kritériumait
- Határozzon meg egy adott szakasz költségvetését
- Győződjön meg arról, hogy a projekt összhangban van a szervezet stratégiai céljával
Az érintettek nyilvántartása és a projekt charta bemenetként szolgál a többi fejlesztési csoporthoz, például a tervezési folyamatcsoporthoz.
Projekt tervezési szakasz
A projekttervezési szakasz a teljes folyamat körülbelül 50%-át fedi le. A tervezési szakasz meghatározza a projekt hatókörét, valamint a projekt célját. A kezdeményezési szakasz kimeneteivel kezdődik (charter, előzetes hatályos nyilatkozat és projektmenedzser). A tervezési fázis kimenete a végrehajtási szakasz bemeneteként szolgál.
A tervezési folyamat fontos szempontjai az
- A tervezési fázist nem szabad a kezdeti tervezés befejezése előtt végrehajtani
- Amíg a végrehajtási folyamat el nem indul, ne hagyja abba a tervek felülvizsgálatát
Munkalebontási struktúra (WBS) létrehozása
Minden sikeres projekthez fontos a WBS (Work Breakdown Structure). A következő lépések a WBS létrehozásához.
- Végezzen ötletrohamot az összes feladat felsorolásához
- Vonja be az egész csapatát az ötletelésbe
- Írja le a feladat struktúrafáját, más néven WBS-t (munkabontási struktúra)
- A legfontosabb WBS további bontása tevékenységek hierarchikus halmazára, például kategóriákra, alkategóriákra stb. Például hardver, szoftver, gyakornok, vezetői csapatok stb.
- Határozza meg, hogyan rögzítse az elemeket a WBS-be
- Kérdezzen meg másokat – lehet szakértő, tapasztalt személyzet stb.
- Részletesség – mennyire részletesen kell elvégeznie a feladatát? Nagyobb részletesség esetén nehéz megbecsülni a költségeket és az időt, míg az alacsonyabb részletességnél a túl részletes információk elakadnak.
- A szemcsézettségnek megfelelő szintűnek kell lennie, nem túl magasnak vagy túl alacsonynak
Tervezési ütemezés kezelése
A tervütemezés a projekt ütemtervének tervezésére, kezelésére, végrehajtására és ellenőrzésére vonatkozó eljárás, irányelvek és dokumentáció létrehozásának folyamata. E tevékenységek inputjai közé tartozik
- Projektmenedzsment terv
- Projekt Charta
- Vállalati környezeti tényezők
- Szervezeti folyamat eszközei
A Tervezési ütemterv kezelése kimenete tartalmazza
- Menetrend kezelési terv
Tevékenységek meghatározása
A tevékenységek meghatározása az az eljárás, amellyel dokumentálják és azonosítják a projekteredmények elkészítéséhez végrehajtandó konkrét tevékenységeket.
A tevékenységek meghatározása során az egyes munkacsomagok egyedi munkarendi tevékenységekre vannak lebontva. A meghatározó tevékenységek bemenetei közé tartozik
- Menetrend kezelési terv
- Hatókör alapvonal
- Vállalati környezeti tényezők
- Szervezeti folyamat eszközei
Míg e tevékenységek kimenetei az
- Tevékenységek listája
- Tevékenység attribútumok
- Mérföldkövek listája
Sorozati tevékenységek
A szekvenciális tevékenységek nem más, mint a „tevékenységek meghatározása” kimenetének logikus megszervezése. Meghatározza a tevékenységek végrehajtásának sorrendjét.
A sorozataktivitási folyamat fő kimenete a „hálózati diagram”.
Hálózati diagram nem más, mint a feladat logikus sorrendben történő feladása egy táblán.
Például, ha külföldön szeretne vállalkozást indítani, mi lesz a tevékenységi listája, és milyen sorrendben kell azt elvégezni?
A tevékenységeket ebben a sorrendben fogja végrehajtani
- Válassz egy országot
- Vállalkozási engedély megszerzése
- Menedzser felvétele
- Ingatlan vásárlás
- Bútor vásárlás stb.
- Az üzlet megnyitása
Tevékenységi erőforrások becslése
Ez a szakasz elmagyarázza a feladat elvégzéséhez szükséges munkaerő és erőforrások becslésének folyamatát. A másik tényező, amelyet ebben a szakaszban figyelembe kell venni, az erőforrások rendelkezésre állása.
Az erőforrások becslése során a terv leghosszabb útjára kell összpontosítani (Critical Path), amely több időt és pénzt emészt fel.
Két feladathoz kell erőforrásokat megbecsülnie
- Kritikus feladatok
- Lebegő feladatok
Győződjön meg arról, hogy kritikus feladatait pontosan becsülte meg (befejezési idő).
A tevékenységi erőforrások becsléséhez öt bemenetet használnak
- Menetrend kezelési terv
- Tevékenységek listája
- Erőforrás naptár
- Vállalati környezeti tényezők
- Szervezeti folyamat eszközei
Ennek a szakasznak a kimenete az
- A tevékenység erőforrásigénye
- Az erőforrások lebontásának szerkezete
- A projektdokumentumok frissítései
JEGYZET: Az összes eddig elvégzett tevékenység (tevékenységek meghatározása + tevékenységek sorrendjének becslése + tevékenységi erőforrások becslése) segíteni fog az „Ütemterv kidolgozásában”.
A tevékenység időtartamának becslése
A tevékenység időtartamának becslése az a folyamat, amely során megbecsülik az egyes feladat becsült erőforrásokkal történő elvégzéséhez szükséges munkaidőszakok számát (hetek/hónapok). Ez a lépés határozza meg, hogy egy adott feladat elvégzése mennyi időt vesz igénybe.
Nem számíthatja ki a tevékenység időtartamát a feladat elvégzéséhez szükséges munkaerő és erőforrások kiszámítása nélkül. A becslési folyamatot ebben a sorrendben kell elvégezni
- Először becsülje meg a munkavégzést
- Ezt követi a források becslése
- Ezt követi a feladat időtartamának becslése
A tevékenységek időtartamának becsléséhez bevitelre van szükség
- Tevékenységek listája
- Tevékenység attribútumok
- Erőforrás naptárak
- Projekt hatóköri nyilatkozat
- Szervezeti folyamat eszközei
- Vállalati környezeti tényezők
Miközben két fő kimenet van
- Becsülje meg a tevékenység időtartamát
- A tevékenységek időtartamának becslése – a projektdokumentum frissítései
Ezt a technikát PERT-nek is nevezik (Project Evaluation and Review Techniques) becslései.
Ütemezés kidolgozása
A Develop Schedule a tevékenységsorozatok, az erőforrásigények, az időtartamok és az ütemezési korlátok elemzésének folyamata a projekt ütemezési modelljének létrehozásához. Az egyes feladatok ütemezésekor három fő tényezőt veszünk figyelembe
- Időtartam
- Feladatfüggőségek
- megszorítások
Ezeket a tényezőket felhasználva a projekt kiszámítja az egyes feladatok kezdési és befejezési dátumát.
Egy ütemező szoftver használható ütemezés létrehozásához. Ütemezési modellt hoz létre a projekttevékenységek befejezésének tervezett dátumaival.
Ennek az eszköznek a bemenete tartalmazza
- Menetrend kezelési terv
- Tevékenységek listája
- Tevékenység attribútumok
- Projekt ütemezése – hálózati diagramok
- A tevékenység erőforrásigénye
- Erőforrás naptárak
- A tevékenység időtartamának becslései
- Projekt hatóköri nyilatkozat
- Kockázati nyilvántartás
- Projekt személyzeti megbízások
- Az erőforrások lebontásának szerkezete
- Vállalati környezeti tényezők
- Szervezeti folyamat eszközei
A kimenet ebből az lenne
- Projekt ütemezése
- Projekt hálózati diagram
- Gantt-diagramok vagy oszlopdiagramok
- Mérföldkő diagram
- Ütemezési alapállapot
- Ütemezett adatok
- Projektdokumentum frissítések
Ellenőrzési ütemterv
A tervezési fázis utolsó szakasza az ellenőrzési ütemezés. Ez a projekttevékenységek állapotának nyomon követésének folyamata a projektfolyamat frissítése és az ütemterv alapállapotának változásainak kezelése érdekében.
Ha módosítani kell az ütemtervet, akkor át kell menniük a változásvezérlési folyamat. Az ütemtervet a menedzsernek proaktívan kell kezelnie vagy ellenőriznie.
A vezérlés ütemezési folyamatának négy fő kimenete van
- Projektmenedzsment terv
- Ütemezési alapállapot
- Menetrend kezelési terv
- Projekt ütemezése
- Munkateljesítményre vonatkozó információk
- Szervezeti folyamat eszközei
A vezérlési ütemezésnek öt kimenete van
- Munkateljesítmény menedzsment
- A szervezeti folyamatok eszközeinek frissítése
- Változtatási kérelem
- Projektmenedzsment terv frissítések
- Projektdokumentum frissítések
Projekt végrehajtási szakasz
A végrehajtási szakasz a projektmenedzsment tervben meghatározott tevékenységekből áll. Ez a folyamat magában foglalja az érdekelt felek elvárásainak kezelését, az emberekkel és erőforrásokkal való koordinációt, valamint a projektteljesítményekhez kapcsolódó egyéb tevékenységek elvégzését.
A végrehajtási szakaszban az eredmény új alapozást és a meglévő projektkövetelmények frissítését teheti szükségessé. A végrehajtási szakaszban végrehajtott intézkedések befolyásolhatják a projektmenedzsment tervet vagy dokumentumokat.
Irányítsa és irányítsa a projekt végrehajtását
Ez a szakasz felemészti a legtöbb projekt költsége, időt és erőforrásokat, mivel ez az a folyamat, amely a projekteredményeket hozza létre.
A projektvégrehajtás irányítása és kezelése négy bemenettel rendelkezik
- Projektmenedzsment-terv
- Jóváhagyott változtatási kérelem
- EEF-ek (Enterprise Environmental Factors)
- OPA-k (Organizational Process Assets)
Miközben öt kimenet van
- teljesítések
- Munkavégzési adatok
- Változtatási kérelem
- Projektmenedzsment terv frissítések
- A projektdokumentumok frissítései
Ebben a szakaszban a szakértői ítéletek, értekezletek és a KPI-k (Key Performance Indicators) jelentéstételi kulcsfontosságúak.
Minőségbiztosítás végrehajtása
<p></p> Minőségbiztosítás a minőségi követelmények és a minőségellenőrzési mérések eredményeinek auditálási folyamata. Ez a minőségügyi tevékenységek eredményeinek rögzítésének és nyomon követésének folyamata a teljesítmény értékelése érdekében. Ehhez a folyamathoz különféle eszközök, például vezérlőtáblák, költség-haszon elemzés, folyamatábrák, futtatási diagramok, szórási diagramok, ellenőrzések és áttekintések stb. használhatók.
Ennek fő inputja az
- Projektmenedzsment terv
- Minőségi mutatók
- Minőségellenőrző mérések
- Munkateljesítményre vonatkozó információk
Míg ennek kimenete az
- Változtatási kérelem
- Projektmenedzsment terv frissítések
- Projektdokumentum frissítések
- A szervezeti folyamatok eszközeinek frissítése
Projektcsapat megszerzése
A végrehajtási szakaszban a projekt csapatos akvizíciója zajlik, mivel nagyobb valószínűséggel lesz szükség a folyamat során különböző készségekkel rendelkező személyekre.
A projektcsapat megszerzéséhez három fő input szükséges
- Szerepek és felelősségek
- Projekt szervezeti diagram
- Személyzetgazdálkodási terv
Miközben három kimenet van
- Projekt személyzeti megbízások
- Erőforrás naptárak
- Projektmenedzsment terv frissítések
Projektcsapat kialakítása
A humán erőforrás folyamatok többsége a végrehajtásban zajlik, ennek része a projektcsapat kialakítása is. A projektcsapat fejlesztésének fő célja a csapattagok általános teljesítményének javítása. Ezt a szakaszt a projekt korai szakaszában el kell kezdeni.
A projektfejlesztő csapat bemenetei közé tartozik
- Humánerőforrás-gazdálkodási terv
- Projekt személyzeti megbízások
- Erőforrás naptárak
Ennek a folyamatnak a kimenete tartalmazza
- Csapat teljesítményértékelések
- EEF frissítések
Projektcsapat irányítása
A projektcsapat irányítása a projektmenedzsment egyik fontos része. Ez a projektmenedzsment legösszetettebb területe, mert sokszor a menedzserek nem kerülnének közvetlen kapcsolatba a csapattagokkal, ilyen helyzetben nehézkessé válik a teljesítményük elemzése és a díjazásuk meghatározása.
Öt bemenet áll rendelkezésre a projektcsapat folyamatának kezelésére
- Projekt személyzeti megbízások
- Csapat teljesítményértékelések
- Teljesítményjelentések
- Projektmenedzsment terv
- Szervezeti folyamat eszközei
Négy fő kimenet van
- A szervezeti folyamatok eszközeinek frissítése
- Vállalati környezeti tényezők frissítései
- Változtatási kérelem
- Projektmenedzsment terv frissítések
Kommunikáció kezelése
A három kommunikációs attribútum közül egy a végrehajtási folyamatba esik. A kommunikációmenedzsment programban három fő kommunikációs szempontot kell figyelni.
- A projektcsapat tagjai a projektmenedzserhez
- Projektmenedzserek a programmenedzserhez
- Programmenedzser az érintetteknek vagy más szponzoroknak
A kommunikáció kezelésének bemenetei közé tartozik
- Kommunikációs menedzsment terv
- Munkavégzési jelentések
- EEF-ek
- OPA-k
Ennek a szakasznak az eredménye az lenne
- Projektkommunikáció
- Projektmenedzsment terv frissítések
- A projektdokumentumok frissítései
- OPA-frissítések
Beszerzések lebonyolítása
Ebben a szakaszban két fő szerepe van: a vevőnek és az eladónak. A beszerzési folyamat során az érintett tevékenységek
- Adja ki az ajánlati csomagot a potenciális eladóknak
- Ajánlattevői konferenciák tartása
- Értékelje a potenciális eladói javaslatokat
- Válassza ki a nyertes eladói ajánlatokat
A beszerzési folyamat kimenetei közé tartozik
- Projektmenedzsment terv
- Közbeszerzési dokumentumok lebonyolítása
- Forrás kiválasztási kritériumok
- Minősített eladók listája
- Eladói ajánlatok
- Projekt dokumentumok
- Hozz vagy vásárolj döntéseket
- Partnerségi megállapodás (teaming megállapodás)
- Szervezeti folyamat eszközei
Miközben hat kimenete lesz
- Válogatott eladók
- Közbeszerzési szerződés odaítélése
- Erőforrás naptárak
- Változási kérelmek
- Projektmenedzsment terv frissítések
Az érdekelt felek bevonásának kezelése
Ez a szakasz magában foglalja az érintettek aktív irányítását a projekt során. A projekt váratlan késedelme vagy a projekt felhagyásának elkerülése érdekében a rendszer azonosítja és gyorsan megoldja az érintettek elvárásait.
Öt bemenet áll rendelkezésre az érintettek folyamatának kezelésére
- Érintettek nyilvántartása
- Az érintettek menedzsment stratégiája
- Projektmenedzsment terv
- Problémanapló
- Change log
- Szervezeti folyamat eszközei
Ennek a folyamatnak a kimenete tartalmazza
- A szervezeti folyamatok eszközeinek frissítése
- Változtatási kérelem
- Projektmenedzsment terv frissítések
- Projektdokumentáció frissítései
Projekt fázis Review
A végrehajtási szakasz végén megtörténik a projekt fázis felülvizsgálata. Segít dokumentálni a következő tevékenységeket
- Dokumentálja a projektmenedzsment felülvizsgálatának eredményét
- Tájékoztassa a szponzort a projekt előrehaladásáról
- A projektet befolyásoló kockázatok vagy problémák azonosítása
- Megmutatja a projekt során elkészített leszállítandót az érdekelt feleknek
- Kérjen jóváhagyást, hogy továbbléphessen a következő szakaszba
Projekt Monitoring és Controlling & Closing Stage
A végrehajtási szakaszt követően annak ellenőrzésére, hogy a projekt jó úton halad-e, a monitoring és ellenőrzési szakasz aktívvá válik. Ebben a szakaszban különféle változtatásokat és felülvizsgálatokat végeznek a projekt teljesítményének javítása érdekében.
Projektmunka figyelése és ellenőrzése
Ez a szakasz magában foglalja a haladás nyomon követését, felülvizsgálatát és szabályozását a projekt céljának elérése érdekében. Azt is biztosítja, hogy az eredmények megfeleljenek a projektmenedzsment tervnek. Ennek a lépésnek a fő célja a projektmenedzsment-terv szempontjából végrehajtott változtatások azonosítása a megfelelő megelőző intézkedések meghatározása érdekében.
Ennek a szakasznak a bemenetei a következők:
- Projektmenedzsment terv
- Teljesítményjelentések
- Költség-előrejelzések
- Előrejelzések ütemezése
- Érvényesítse a változtatásokat
- Vállalati környezeti tényezők
- Szervezeti folyamat eszközei
Míg a kimenet tartalmazza
- Változási kérelmek
- Projektmenedzsment terv frissítések
- Projektdokumentum frissítések
Hajtsa végre az integrált változásvezérlést
Ez a projektmenedzsment egyik legfontosabb folyamata. Ebben a szakaszban értékelik a változtatások hatását a projekthez képest. Ha ebben a szakaszban változás történik a projekt bármely részében, akkor a teljes projektet értékelik. A változtatásokat célszerű a projekt korai szakaszában végrehajtani, mert a projekt előrehaladtával a változtatások végrehajtásának költsége is nő.
Ennek a szakasznak a bemenete tartalmazza
- Projektmenedzsment terv
- Munkavégzési jelentések
- Változási kérelmek
- EEF-ek
- OPA-k
Míg a kimenetek
- Jóváhagyott változtatási kérelmek
- Change log
- Projektmenedzsment terv frissítések
- Projektdokumentum frissítések
Hatókör érvényesítése
A hatókör ellenőrzése magában foglalja annak ellenőrzését, hogy a szállítmányok megfelelnek-e az ügyfél elfogadási kritériumainak. A vevővel vagy érdekelt felekkel végzett külső ellenőrzés a Validating Scope Management része.
A hatókör érvényesítéséhez szükséges bemenetek tartalmazzák
- Projektmenedzsment terv
- követelmények
- Dokumentáció
- Követelmények nyomon követhetőségi mátrixa
- Ellenőrzött szállítmányok
- Munkavégzési adatok
Míg a hatókör érvényesítésének kimenete tartalmazza
- Elfogadott szállítmányok
- Változási kérelmek
- Munkateljesítményre vonatkozó információk
- Projektdokumentum frissítések
Ellenőrzési hatókör
A vezérlési hatókör biztosítja, hogy ez az egyetlen olyan munka, amelyet a hatókörbe tartozóként azonosítottak. A tényleges eredményt a rendszer összehasonlítja a hatókör alapértékével, és biztosítja, hogy az összes jóváhagyott hatókör ténylegesen megtörténjen.
A hatókör-folyamat bemenetei a következőket tartalmazzák
- Projektmenedzsment terv
- Munkateljesítményre vonatkozó információk
- Követelmény dokumentáció
- Követelmények nyomon követhetőségi mátrixa
- Szervezeti folyamat eszközei
Míg a kimenet tartalmazza
- Munkateljesítmény mérések
- A szervezeti folyamatok eszközeinek frissítése
- Változási kérelmek
- Projektmenedzsment terv frissítések
- Projektdokumentum frissítések
Ellenőrzési ütemterv
A Control Schedule folyamat számos módon segít Önnek. Segít az aktuális ütemezési állapot rögzítésében, az ütemterv alapvonalától való eltérés meghatározásában, az eltérés természetének megértésében és a megfelelő intézkedések megtételében.
Ha az ütemezésben változtatásokra van szükség, akkor ezeknek át kell menniük a változás-ellenőrzési folyamaton, a változtatást újra kell értékelni, és csak ezt követően kell felhasználni az ütemterv alapállapotának frissítésére.
A vezérlési ütemezésnek négy fő bemenete van
- Projektmenedzsment terv
- Ütemezési alapállapot
- Menetrend kezelési terv
- Projekt ütemezése
- Munkateljesítményre vonatkozó információk
- Szervezeti folyamat eszközei
A kimenet tartalmazza
- Munkateljesítmény mérések
- A szervezeti folyamatok eszközeinek frissítése
- Változási kérelmek
- Projektmenedzsment terv frissítések
- Projektdokumentum frissítések
Ellenőrzési költség
Az ellenőrzési költség összehasonlítja az egyes szállítmányok alapköltségét a tényleges költséggel. A költségalapvonal csak az Integrated Change Control végrehajtása folyamaton átesett változtatási kérelemre reagálva változhat. A költségek ellenőrzése biztosítja, hogy projektje a finanszírozási korlátokon belül maradjon.
Az ellenőrzési költség bemenetei közé tartozik
- Projektmenedzsment terv
- Projektfinanszírozási követelmények
- Munkateljesítményre vonatkozó információk
- Költségszabályozás Szervezeti folyamateszközök
Ennek kimenete tartalmazza
- Keresett érték munkateljesítmény mérések
- Megkeresett érték költségvetési előrejelzések a költségek ellenőrzésében
- Változási kérelmek
- Projektmenedzsment terv frissítések
- Projektdokumentum frissítések
- A szervezeti folyamatok eszközeinek frissítése
Ellenőrzési minőség
Az ellenőrzési minőség biztosítja, hogy a projektet és a terméket a minőségirányítási tervvel együtt szállítják. Biztosítja, hogy a munka megfelelően történik-e. Az ellenőrzés minőségének fő eredménye az Minőségirányítási terv. Míg a többi hasznos információ az
- Meglévő folyamatábra
- A szabályozási táblázatokban található felső és alsó szabályozási és specifikációs határértékek
- Olyan információkra hivatkoznak, mint a mintavételi kritériumok, a mintavételi számok, a mérések és a változó mintavétel
- Minőségi mérőszámok – ez egy szabványos mérés a minőségi követelmények teljesítéséhez
- Biztosítja a megfelelő lépések követését annak érdekében, hogy megfeleljenek az olyan szempontoknak, mint a folyamat, az irányelvek vagy az előírások
A minőség-ellenőrzési folyamatnak négy fő kimenete van:
- Integrált változásvezérlés
- Jóváhagyott változtatási kérelmek
- Jóváhagyott változtatási kérelmek felülvizsgálata
- Érvényesített változtatások
Kommunikáció vezérlése
Az ellenőrzési kommunikáció biztosítja, hogy a megfelelő információk eljussanak az érintettekhez. A vezérlési kommunikációs információk magukban foglalják az ehhez a folyamathoz tartozó bemeneteket, eszközöket és technikákat, valamint kimeneteket.
A vezérlési kommunikáció bármilyen formátumú lehet, lehet
- Felkapott adatok
- Táblázatos információ
- S-görbe
- Irányítópult-formátumok
- Használjon hisztogramot
Az irányítási kommunikációs folyamatban a munkainformációkat különféle más folyamatokból veszik, és a teljesítményjelentést különféle megfigyelési és irányítási folyamatok bemeneteként használják. Az ellenőrzési kommunikációs folyamat fő eredménye a teljesítményrekord.
Ellenőrizze a kockázatokat
A projektciklus során a kockázatelemzés folyamatos folyamat. Fontos, hogy folyamatosan elemezze, azonosítsa és reagáljon a kockázatokra. A tevékenységek az ellenőrzési kockázatot tartalmazzák
- A meglévő kockázatok nyomon követése
- A fennmaradó kockázatok figyelése
- Új kockázatok felismerése
- Kockázatkezelési tervek végrehajtása
- A kockázati folyamat folyamatos értékelése
Az ellenőrzési kockázat bemenetei a következők
- Kockázati nyilvántartás
- Munkateljesítményre vonatkozó információk
- Teljesítményjelentések
- Tartalékelemzés
- Kockázati auditok
Az ellenőrzési kockázat kimenetei a következők
- Kockázati nyilvántartás frissítése
- Kockázatkezelési terv
Beszerzések ellenőrzése
A négy beszerzési terv közül a harmadik beszerzési folyamat a Monitoring & Executing folyamat csoportba tartozik. Ez a szakasz magában foglalja a szállító teljesítményének nyomon követését és annak biztosítását, hogy minden szerződéses követelmény teljesüljön.
Az ellenőrzési beszerzési folyamat magában foglalja az ellenőrzést
- Függetlenül attól, hogy árut vagy szolgáltatást szállítanak-e
- Függetlenül attól, hogy időben kézbesítik-e
- A felszámított számla a megfelelő mennyiségre vonatkozik-e
- A szerződés összes feltétele teljesül-e
- Megfelelően kezelik-e a vevő vagy eladó közötti kapcsolatot
A beszerzési folyamat fő inputja a
- Projektmenedzsment terv
- Beszerzési dokumentumok
- megállapodások
- Jóváhagyott változtatási kérelmek
- Munkavégzési jelentések
- Munkavégzési adatok
A beszerzések kimenete a
- Munkateljesítményre vonatkozó információk
- Változási kérelmek
- Projektmenedzsment terv frissítések
- Projektdokumentum frissítések
- OPA-frissítések
Az érdekelt felek irányítása
Sok projekt megbotlik az érdekelt felek nem megfelelő irányítása miatt. Ha az érintetteket megfelelően kezelik, nagyobb az esély a projekt sikerére. Ebben a folyamatban figyelemmel kísérjük az érintettek jelenlegi elkötelezettségi szintjét, és ennek megfelelően intézkedünk.
Az összes ilyen tevékenység bemeneti és kimeneti elemei közé tartozik
| Bemenet | teljesítmény |
|---|---|
| Tervezze meg az érintettek kezelését | Munkateljesítményre vonatkozó információk |
| Problémanapló | Változási kérelmek |
| Munkavégzési adatok | Projektmenedzsment terv frissítések |
| Projekt dokumentumok | A projektdokumentumok frissítései |
| OPA-frissítések |
Zárás- fázis
A záró szakasz az a folyamat, amely a projekt végén ellenőrzött leállítást hajt végre. Egy projektben három lezárási tevékenység folyik
- A termék lezárása – A vevő elfogadása a végső leszállítandó projektről, ha a projekt külső
- A projekt lezárása – Ez magában foglalja az adminisztratív eljárások hivatalos lezárását, a projektdokumentumok frissítését, valamint ezen adatbázisok és dokumentumok archiválását
- A projekt mögötti forrás lezárása- A projekt pénzügyi lezárása, a projekthez rendelt forrásokat vissza kell adni
A folyamat bemenetei közé tartozik
- Projektmenedzsment-terv
- Elfogadott leszállítandó termékek
- OPA-k
Ennek a folyamatnak a kimenete tartalmazza
- Végső kimenet, szolgáltatás vagy eredmény átmenet
- OPA-frissítések
Beszerzések lezárása
Minden projektfejlesztési életciklus fázisra – tervezésre, végrehajtásra, monitorozásra és ellenőrzésre és zárásra – egy beszerzési folyamat tartozik. A végső záró beszerzés az eladó és a vevő közötti szerződés szerint történik.
A záró tevékenységek és teljesítések a következők:
-
A projekt teljesítményének áttekintése, beleértve a kockázatok és problémák kezelését
-
Frissített projektmenedzsment terv, hogy tükrözze a tényleges eredményeket
-
A zárójelentések kiosztása a megfelelő érdekelt feleknek
A beszerzés lezárásához szükséges inputok közé tartozik
- Projektmenedzsment terv
- Beszerzési dokumentumok
Míg a kimenet tartalmazza
- Lezárt közbeszerzés
- OPA-frissítések
Projektmenedzsment A kódex és magatartás etika
A végén találkozni fog a kódex és magatartás projektmenedzsment etikájával, amely különféle emberi viselkedési szempontokkal foglalkozik, mint pl
- Felelősség
- tisztelet
- Méltányosság
- Becsületesség
- Kulturális kompetencia
Ezt a kódot azért alkalmazzák, hogy bizalmat keltsenek és közös viselkedési keretet hozzanak létre a projektmenedzserben.
Összegzésként
Az iniciációs szakasz meghatározza azokat a folyamatokat, amelyek egy új projekt elindításához szükségesek. Meghatározza, hogy a projektnek milyen időn belül kell megvalósulnia.
A kezdeti szakasz főleg két fő tevékenységből állt
- Projekt charta kidolgozása
- Az érdekelt felek azonosítása
Az érintettek nyilvántartása és a projekt charta a projektmenedzsment más folyamatcsoportjaiban is hasznos, mint például a tervezési folyamatban.
A tervezési szakasz határozza meg a projekt hatókörét és célját. Ez magában foglalja egy olyan tervkészlet létrehozását, amely végigvezeti Önt a projekt végrehajtási és lezárási szakaszain.
A végrehajtási szakasz a projektmenedzsment tervben meghatározott tevékenységekből áll. Ez a projekt életciklusának leghosszabb szakasza, és maximális energiát és erőforrásokat fogyaszt. A végrehajtási szakaszban végrehajtott intézkedések befolyásolhatják a projektmenedzsment tervet vagy dokumentumokat.
A végrehajtási projekt életciklus-fázisainak kulcsfontosságú feladatai a következők
- Projektmenedzsment tervek végrehajtása
- Irányítsa és irányítsa a projekt végrehajtását
- Feladat-hozzárendelések végrehajtása
- Előrehaladás állapotért járó értekezletek lebonyolítása stb.
A végrehajtási szakaszban az eredmény új alapozást és a meglévő projektkövetelmények frissítését teheti szükségessé.
A monitoring és kontrolling szakasz biztosítja, hogy a teljesítések megfeleljenek a projektmenedzsment tervnek a lezárási szakasz előtt.
Ennek a fázisnak a fő célja a projektmenedzsment-terv szempontjából végrehajtott változtatások azonosítása annak érdekében, hogy meghatározzuk a váratlan eredménnyel szembeni megelőző intézkedéseket.
A záró szakasz az a folyamat, amely a projekt végén ellenőrzött leállítást hajt végre.
