12 LEGJOBB dokumentumkezelő szoftver 2025-ben

A dokumentumkezelő rendszer felhő alapú automatizált megoldás üzleti dokumentumok és fájlok létrehozására, rendszerezésére, megosztására és biztosítására. Lehetővé teszi a dokumentum verziójának problémamentes nyomon követését. Ez a felhőalapú tárolási rendszer gyorsabb felülvizsgálati és jóváhagyási munkafolyamatot biztosít a különböző földrajzi helyeken található különböző érdekelt felek számára. Ez lehetővé teszi, hogy könnyen hozzáférjen a üzleti dokumentumok táblagépekről és okostelefonokról.

Miután több mint 110 órát töltöttem kutatással, áttekintettem a 39+-ot dokumentumkezelő rendszerek és gondosan kiválasztotta a legjobbakat, beleértve az ingyenes és fizetős opciókat is. Ez az átfogó és alaposan átkutatott útmutató alapos áttekintést nyújt az egyes rendszerek jellemzőiről, előnyeiről és hátrányairól, valamint az árakról. Ha megbízható betekintésre vágyik, cikkem minden részletet megad, amelyre szüksége van a megalapozott döntés meghozatalához. Ne hagyja ki a tökéletes eszközök felfedezését, amelyek átalakíthatják a dokumentumok kezelését. Olvass tovább…

BEST Digital Dokumentumkezelő (vezérlő) rendszerek

Név	Zoho WorkDrive	Smartsheet	OnlyOffice	Icedrive
Nyilvános megosztás	Igen	Igen	Igen	Igen
Ingyenes próbaverzió	15 napos ingyenes próbaverzió	30 napos ingyenes próbaverzió	30 napos ingyenes próbaverzió	14 napos pénzvisszafizetés
mobil alkalmazások	Igen	Igen	Igen	Igen
Helyi fájlrendszer Sync	Igen	Igen	Igen	Igen
Csoportengedélyek	Igen	Igen	Igen	Igen
Fájlkonfliktus-kezelés	Igen	Nem	Igen	Igen
Digital Jogkezelés	Nem	Igen	Igen	Nem
Felhőalapú tárolás helyi fájlrendszer nélkül Sync	Igen	Igen	Igen	Igen
Platformok	Windows, Mac és Linux	Windows, Mac és Linux	Windows, Mac, Linux, Android, és iOS	Windows, Mac, Linux, Android, és iOS
Link	Bővebben	Bővebben	Bővebben	Bővebben

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive kiváló online fájltároló és együttműködési platform csapatok és vállalkozások számára. Különösen nagyra értékelem, hogy támogatja mind az irodai, mind a távoli munkavégzés forgatókönyveit, így nagyszerű lehetőség a hibrid csapatok számára. Az eszköz egyszerűvé teszi a létrehozást, a megosztást és az együttműködést egy központi konzol segítségével. Ez nem csak egy tárolási platform. Valójában fájlverziót, speciális keresést és csapatszervezést kínál, amelyek elengedhetetlenek feladatok irányítása hatékonyan. Értékelésem során azt tapasztaltam, hogy az információkhoz való gyors hozzáférést biztosító képessége segít abban, hogy naprakészen maradjon a munkája során, és gyorsabban hozzon megalapozott döntéseket.

Zoho WorkDrive lehetővé teszi a fájlok hatékony megosztását, kezelését és biztonságossá tételét. Intelligens keresést kínál az azonnali fájllekéréshez és korlátlan verzióelőzmény dokumentumok visszaállításához. Vel WorkDrive Az azonnali, aszinkron együttműködés leegyszerűsödik. Az eszköz kiválóan alkalmas a felhőfájlok közvetlen asztali szinkronizálására, és több mint 5000 alkalmazással integrálható. Az egyéni márkaépítés és az MFA gondoskodik az adatok biztonságáról és professzionalizmusáról.

Jellemzők:

• Csapat mappák: Zökkenőmentesen tudok együttműködni a csapatommal a Team Folders használatával, amelyek tökéletesek a fájlok megosztására és a valós idejű frissítések biztosítására, segítik a munkafolyamatok egyszerűsítését és a dokumentumkezelés központosítását.
• Fájlgyűjtő sablonok: Ez segít egyéni sablonok létrehozásában az adatok rendszerezéséhez, a munkafolyamatok javításához és a dokumentumok strukturált összegyűjtéséhez, ami hasznos a nagy projekteket kezelő csapatok számára.
• Speciális adatbiztonság: Elengedhetetlennek tartom a GDPR és a HIPAA megfelelőségét az érzékeny adatok esetében. Ez a megoldás segít elkerülni a kockázatokat a biztonságos tárolás révén, amelyet a vállalati igényekre szabtak.
• Zoho WorkDrive Integráció az alkalmazásokkal: Zoho WorkDrive integrálható a Salesforce-szal, Slack, Jira és Gmail, lehetővé téve egyéni munkafolyamatok létrehozását. Kiválóan alkalmas olyan vállalkozások számára, amelyek az egyszerűsített, több platformon végzett műveleteket célozzák.
• Zoho WorkDrive Felügyeleti konzol: Zoho WorkDriveA Felügyeleti konzol lehetővé teszi a felhasználói tevékenységek nyomon követését, az adatokhoz való hozzáférés kezelését és a megfelelőség biztosítását. Ez az egyik legjobb eszköz a központosított vezérléshez.
• Méretezhető tárhely: Kiválóan alkalmas a rugalmas tárolást kereső vállalkozások számára. Az 1 TB-tól 5 TB-ig terjedő és több lépcsős csomagokkal a Zoho WorkDrive könnyedén skálázható a vállalati igények kielégítésére.

Pricing:

Zoho WorkDrive egy online fájltárolási, szinkronizálási és együttműködési platform. A csomagok 2.5 USD/felhasználó/hóártól kezdődnek, és 15 napos ingyenes próbaverzió áll rendelkezésre. Ideális a csapat termelékenységéhez.

Látogasson el a Zoho-ba WorkDrive

15 napos ingyenes próbaverzió

---

2) SmartSheet

Smartsheet egy olyan dokumentumkezelő rendszer Áttekintettem, és ideális eszköznek találtam a csapatmunkához. Ez egy olyan megoldás, automatizálja az ismétlődő feladatokat például riasztások küldése és frissítések kezelése. A kiértékelés során észrevettem, hogy a titkosítási módszerei (256-AES és TLS 1.2) megbízhatóak és biztonságosak. A Smartsheet zökkenőmentesen kapcsolódik olyan eszközökhöz, mint a Google, a Salesforce és Slack. A marketing és a több fájlformátum támogatására szolgáló sablonjai hasznosak a projektmenedzsmentben. Tapasztalataim szerint a Check-Out és Check-In funkciók kiválóan alkalmasak a feladatok rendszerezésére.

Jellemzők:

• Központi dokumentumtárolás: SmartSheet Egységes platformot biztosít a dokumentumok tárolására és rendszerezésére, biztosítva a fájlok biztonságát és a központi adattárból való visszakereshetőségét, ami segít a fájlkezelés egyszerűsítésében.
• Csapat mappák: Hatékonyan tudok együttműködni a csapatommal a Team Folders használatával, amelyek kiválóan alkalmasak megosztott dokumentumok rendszerezésére. Ez megkönnyítheti a kommunikációt, és biztosíthatja, hogy mindenki hozzáférjen a legújabb fájlokhoz.
• Verziókezelés: Célom a dokumentum-revíziók kezelése SmartSheetverzióvezérlője, amely segít elkerülni a félreértéseket azáltal, hogy hozzáférést biztosít a legfrissebb fájlokhoz, és megőrzi a teljes szerkesztési előzményt.
• Részletes engedély: Segít a fájlok hozzáférésének szabályozásában az alapvető engedélybeállításokkal, ami nagyszerű módja annak, hogy az érzékeny fájlokat csak az arra jogosult felhasználók tekinthessék meg.
• Felhőalapú hozzáférhetőség: Ez a megoldás lehetővé teszi a dokumentumok biztonságos elérését és szerkesztését bárhonnan, ami tökéletes lehetőség a csapatok közötti valós idejű együttműködés fokozására.
• Dokumentum munkafolyamatok: Automatizálja az ismétlődő feladatokat, például a jóváhagyási emlékeztetőket, ami az egyik legjobb módja a kézi erőfeszítés csökkentésének és a folyamatok felgyorsításának.
• Különféle fájltípusok támogatása: Ez a funkció kiválóan alkalmas különféle csapatok fogadására, mivel támogatja a hagyományos és a modern formátumokat, és segít bármilyen típusú dokumentum zökkenőmentes kezelésében.

Pricing:

A Smartsheet egy dinamikus munkaterület, amely lehetővé teszi a csapatok számára a projektek kezelését, a munkafolyamatok automatizálását és a célok gyors elérését. A tervek havi 9 dollártól kezdődnek. Élvezze a 30 napos ingyenes próbaverziót. Hitelkártya nem szükséges.

Látogat SmartSheet >>

30 napos ingyenes próbaverzió (nem szükséges hitelkártya)

---

3) OnlyOffice

OnlyOffice egy átfogó dokumentumkezelő és együttműködési platform, amely figyelemre méltó funkciókat kínál dokumentumok létrehozásához, szerkesztéséhez és megosztásához. Az értékelésem során az integrált irodai csomagját lenyűgözőnek találtam a zökkenőmentes dokumentum-munkafolyamatok biztosításában. Ideális megoldás azoknak a vállalkozásoknak, amelyek egy teljes dokumentumkezelő rendszert keresnek, amely az irodai termelékenységi eszközöket robusztus együttműködési funkciókkal ötvözi.

Az OnlyOffice egy hatékony dokumentumkezelő rendszert kínál, amely lehetővé teszi a csapatok számára, hogy hatékonyan dolgozzanak együtt szöveges dokumentumokon, táblázatokon és prezentációkon. A platform a következőket biztosítja: valós idejű együttműködési képességek verziókövetéssel, kommentálási és áttekintési funkciókkal. Több fájlformátumot támogat, és felhőalapú, valamint helyszíni telepítési lehetőségeket is kínál, így rugalmasan alkalmazkodik a különböző szervezeti igényekhez.

Jellemzők:

• Integrált irodai csomag: Az OnlyOffice egy teljes irodai csomagot kínál dokumentumszerkesztőkkel szöveges dokumentumokhoz, táblázatokhoz és prezentációkhoz, így nincs szükség több alkalmazásra, és zökkenőmentes dokumentumkészítést és -szerkesztést biztosít.
• Valós idejű együttműködés: A platform lehetővé teszi több felhasználó számára, hogy egyidejűleg dolgozzon dokumentumokon, valós idejű szerkesztéssel, megjegyzésekkel és javaslatokkal, ami elengedhetetlen a hatékony csapatmunkafolyamatok fenntartásához és a módosítási ciklusok csökkentéséhez.
• Verziókövetés és előzmények: Az OnlyOffice részletes verzióelőzményeket tárol az összes dokumentumról, lehetővé téve a felhasználók számára a változtatások nyomon követését, a verziók összehasonlítását és a korábbi iterációk visszaállítását, amikor szükséges, biztosítva a dokumentumok integritását és elszámoltathatóságát.
• Speciális biztonsági funkciók: A platform vállalati szintű biztonságot nyújt titkosítással, hozzáférés-vezérléssel és engedélykezeléssel, segítve a szervezeteket az érzékeny dokumentumok védelmében és az iparági szabványoknak való megfelelés fenntartásában.
• Több formátum támogatása: Az OnlyOffice számos fájlformátumot támogat, beleértve a DOCX, XLSX, PPTX, PDF és egyebeket, biztosítva a kompatibilitást a meglévő dokumentum-munkafolyamatokkal és harmadik féltől származó alkalmazásokkal.
• Felhőalapú és helyszíni telepítés: A platform rugalmas telepítési lehetőségeket kínál, lehetővé téve a szervezetek számára, hogy biztonsági és infrastrukturális igényeik alapján válasszanak a felhőalapú megoldások vagy a helyszíni telepítések között.
• Integrációs képességek: Az OnlyOffice integrálható népszerű felhőalapú tárolási szolgáltatásokkal, CRM-rendszerekkel és projektmenedzsment eszközökkel, egységes dokumentumkezelési élményt nyújtva a különböző platformokon.

Pricing:

Az OnlyOffice rugalmas árazást kínál felhőalapú csomagokkal, amelyek havi 20 dollártól kezdődnek rendszergazdánként. A helyszíni megoldások egyszeri licenccel érhetők el. 30 napos ingyenes próbaidőszak áll rendelkezésre.

Látogassa meg az OnlyOffice-t >>

30 napos ingyenes próbaverzió

---

4) Icedrive

Icedrive számára figyelemreméltó tulajdonságokat biztosít együttműködés és fájlok megosztása. Kiértékelésem során azt tapasztaltam, hogy az intelligens gyorsítótárazási rendszere lenyűgöző gyors és egyszerű fájlhozzáférést biztosít. Ez egy ideális alternatíva Google Drive, amely nulla tudású titkosítást kínál biztonságban tartja adatait és csak az Ön számára elérhető.

Ez egy ingyenes felhőalapú tárolás eszköz, amely úgy érzi, mintha fizikai merevlemezt használna. A fájltárolási szolgáltatások összes funkcióját megkapja, például szerkesztés, törlés, feltöltés, megnyitás stb. Ez az egyik legjobb felhőalapú tárolási platformok amely egy intelligens gyorsítótár-vezérlési művelettel érkezik, amely segít a fájlok azonnali elérésében a telepítés után anélkül, hogy meg kellene várnia a szinkronizálást.

Jellemzők:

• Fájlverzió: Bízhatok a Fájlverziós szolgáltatásban a korábbi fájlverziók karbantartásában, amely segít visszatérni a korábbi iterációkhoz, amikor szükséges. Ez elengedhetetlen a változások hatékony nyomon követéséhez.
• Virtuális meghajtó integráció: Icedrive lehetővé teszi a felhőalapú tárolás virtuális meghajtóként való csatlakoztatását a számítógépére, így az egyik legegyszerűbb módja a fájlok zökkenőmentes elérésének, mintha helyben tárolnák őket, elkerülve a kézi szinkronizálást.
• Kliens oldali titkosítás: Icedrive a leghatékonyabb tudás nélküli titkosítást biztosítja. Biztosítja a fájlok titkosítását az eszközön a feltöltés előtt, ami elengedhetetlen a titoktartás és a biztonság megőrzéséhez.
• Dokumentumnézegető: Tartalmaz egy beépített dokumentumnézegetőt, amely lehetővé teszi a népszerű fájlformátumok előnézetének megtekintését letöltés nélkül. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy növelje a munkafolyamat hatékonyságát és időt takarítson meg.
• Speciális megosztás: Ez biztonságos fájlmegosztást tesz lehetővé jelszavas védelemmel és lejárati dátumokkal, ami a legjobb módja annak, hogy a dokumentumokhoz csak a címzettek férhessenek hozzá.
• Intelligens gyorsítótár: Intelligens gyorsítótárazási mechanizmust használ, amely segít a gyakran használt fájlok gyors elérésében, miközben minimalizálja a helyi tárhelyhasználatot, ami nagyszerű lehetőség a hatékony dokumentum-visszakeresés biztosítására.

Pricing:

Icedrive ajánlatok A csomagok havi 3.99 dollártól indulnak 150 GB tárhelyért. 20% kedvezmény az éves fizetésből.

Látogat Icedrive >>

Életre szóló ingyenes alapcsomag 10 GB ingyenes tárhellyel

---

5) DocHub

DocHub egy átfogó dokumentumkezelő és PDF-szerkesztő platform. Az értékelésem során kiválónak találtam a dokumentum-munkafolyamatok egyszerűsítésére és a termelékenység növelésére. Ez az alkalmazás lehetővé teszi a dokumentumok zökkenőmentes szerkesztését, aláírását és megosztását anélkül, hogy több eszköz között kellene váltani. Fejlett biztonsági intézkedéseket használ, ami az egyik legjobb módja a biztonságos dokumentumkezelés és az iparági szabványoknak való megfelelés biztosításának.

Lehetővé teszi a PDF dokumentumok hatékony kezelését olyan eszközökkel, mint az elektronikus aláírások, az űrlapkitöltés és a valós idejű együttműködés. A DocHub ügyfélszolgálata több csatornán keresztül is elérhető, így biztosítva, hogy a segítség szükség esetén rendelkezésre álljon.

Jellemzők:

• PDF szerkesztés és jegyzetek készítése: Azt mondhatom, hogy a DocHub PDF-szerkesztési képességei az egyik legjobb módja a dokumentumok hatékony módosításának. Lehetővé teszik szöveg, képek és megjegyzések közvetlen hozzáadását a PDF-ekhez, így nincs szükség további szoftverekre.
• Elektronikus aláírások: A DocHub segítségével jogilag kötelező érvényű elektronikus aláírások segítségével célul tűzhetem ki a dokumentumfeldolgozás fejlesztését. A nyomtatás és a fizikai aláírások szükségességének kiküszöbölésével segít csökkenteni a feldolgozási időt, ami nagyszerű módja az üzleti folyamatok felgyorsításának.
• Űrlap létrehozása és kitöltése: Az adatgyűjtés egyszerűsítése elengedhetetlen. A DocHub űrlapkészítési és -kitöltési funkciói testreszabható sablonokkal és automatizált mezőfelismeréssel kínálnak megoldást, amely tökéletes a hatékony dokumentumfeldolgozáshoz.
• Felhőintegráció: Ez segíthet a munkafolyamatok egységesítésében. A DocHub lehetővé teszi a zökkenőmentes integrációt a következőkkel: Google Drive, Dropbox, OneDriveés Box, egy nagyszerű lehetőség a platformok közötti zökkenőmentes dokumentumszinkronizálásra.
• Valós idejű együttműködés: Hasznos lehet a csapatmunka fejlesztésében. A DocHub valós idejű együttműködési funkciói lehetővé teszik, hogy több felhasználó egyszerre dolgozzon dokumentumokon, biztosítva a strukturált és hatékony munkafolyamatokat.
• Dokumentum sablonok: A dokumentumok létrehozásának felgyorsításának egyik legegyszerűbb módja a DocHub kiterjedt sablonkönyvtárának használata. Ez lehetővé teszi a sablonok testreszabását a lehető leghatékonyabb dokumentumszabványosítás érdekében.
• Kiterjedtebb keresés: Az információk gyors megtalálásához érdemes a DocHub speciális keresési funkcióját használni. Ez segít a dokumentumokon belüli konkrét tartalmak megtalálásában kulcsszavak és metaadatok segítségével a dokumentumok leghatékonyabb visszakeresése érdekében.

Pricing:

A DocHub ingyenes csomagot kínál alapfunkciókkal. A Pro csomagok felhasználónként havi 8 dollártól kezdődnek, fejlett funkciókkal és korlátlan számú dokumentummal.

Látogassa meg a DocHubot >>

Életre szóló ingyenes alapcsomag

---

6) bit.ai

A Bit.ai a intelligens dokumentumkezelő rendszer amely segíti a cégeket a projektek, csapatok és osztályok közötti információk kezelésében. Kutatásom során azt tapasztaltam, hogy ez az eszköz lehetővé teszi az alkotást korlátlan munkaterület könnyedén. Fontos, hogy rendezze dokumentumait mappákba és almappákba, a Bit.ai pedig egy egyszerű módot kínál erre. A program által biztosított témák kiválóan alkalmasak arra, hogy dokumentumai új és modern megjelenést kapjanak.

A 2016-ban alapított Bit.ai egy sokoldalú eszköz, amely kiválóan alkalmas a tartalom kezelésére és létrehozására. Több mint 100 fájlformátumot támogat, és 1 GB ingyenes tárhelyet kínál. A felhasználók élvezik a zökkenőmentességet integráció a Tableau-val, Box, légterelő, Figmaés Dropbox. Ezenkívül a Bit.ai sablonokat biztosít különféle szektorok számára, beleértve a marketinget és az oktatást, és 256-AES és TLS titkosítással biztosítja az adatok biztonságát, amely megfelel a GDPR és PCI szabványoknak.

Jellemzők:

• Méretezhető munkaterületek: A legjobb, ha a Bit.ai méretezhető munkaterületeit használja a projektek csoportok közötti szervezéséhez. Ez lehetővé teszi a hatékonyság fenntartását, akár egy kis csoportot, akár egy nagy szervezetet irányít.
• Univerzális keresés: A Bit.ai univerzális keresési funkciója tökéletes a beágyazott tartalom és dokumentumok gyors megtalálásához. Segít időt takarítani azáltal, hogy mindent egy helyen biztosít, amire szüksége van.
• Speciális megosztás: A Bit.ai olyan fejlett megosztási lehetőségeket tesz lehetővé, mint például a nyomon követhető hivatkozások és a jelszóval védett dokumentumok, amelyek nagyszerűek a biztonságos megosztáshoz és az érzékeny információk feletti ellenőrzés megőrzéséhez.
• Interaktív intelligens dokumentumok: A Bit.ai segítségével zökkenőmentesen tudok interaktív „élő” dokumentumokat létrehozni, amelyek tökéletesek videók, képek és egyéb multimédiás tartalom integrálására. Ez elősegítheti a csapat együttműködését.
• AI Genius író: A Bit.ai AI Genius Writer programja nagyszerű megoldás a tartalomkészítéshez. Segít sablonok generálásában, ötletgyűjtésben és a kutatás egyszerűsítésében, így időt és erőfeszítést takaríthat meg.
• Valós idejű együttműködés: Célom, hogy valós időben működjek együtt a csapatommal a Bit.ai segítségével, amely lehetővé teszi számomra, hogy helytől függetlenül könnyedén dolgozzak együtt. Ez az egyik leghatékonyabb módja a termelékenység növelésének.
• Testreszabható sablonok: Ez a funkció több száz előre elkészített sablont biztosít az SOP-okhoz, az értekezlet-jegyzetekhez és az oktatóanyagokhoz. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy a tartalomkészítés gyors és professzionális legyen.

Pricing:

A Tool Bit.ai havi 8 dollártól kezdődően kínál csomagokat, 25%-os kedvezménnyel az éves kifizetésekre. Ki is próbálhatja egy 7 napos ingyenes próbaverzióval.

Link: https://bit.ai/

---

7) IncoDocs

Az IncoDocs egy olyan megoldás, amely segít Önnek dokumentumok digitális kezelése exportőrök és kereskedelmi vállalatok számára. Elemzésem során azt találtam, hogy ez az egyik legjobb eszköz az értékesítési és szállítási fájlok rövidebb idő alatti létrehozásához. Minimalizálja a kézi adatbevitelt, és segít elkerülni a szállítási késéseket. Az IncoDocs lehetővé teszi a csapatok számára, hogy közös munkaterületen dolgozzanak együtt, ami elengedhetetlen a távoli feladatokhoz. A dokumentumsablonokat is biztonságosan a felhőben tárolja, így hatékonyabb exportálási folyamatot tesz lehetővé.

Az IncoDocs egy 2016-ban alapított, sokoldalú dokumentumkezelő szoftver, amely bármilyen eszközről elérhető. Lehetővé teszi, hogy egyszerűen hozhat létre kereskedelmi számlákat és sablonokat kínál különféle értékesítési bizonylatokhoz. Az eszköz zökkenőmentesen integrálható a Xero-val és a QuickBooks-szal, és több fájlformátumot is támogat.

Jellemzők:

• Újrafelhasználható adatkönyvtárak: Hasznosnak találom az újrafelhasználható adatkönyvtárak használatát, amelyek lehetővé teszik termékadatok és elérhetőségek tárolását. Ez az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy időt takarítson meg az ismétlődő bejegyzésekkel.
• Digital Aláírás: Ez a nagyszerű megoldás segít a dokumentumok digitális aláírásában és bélyegzésében Digital aláírások és vállalati pecsétek, amelyek kiküszöbölik a nyomtatást és a szkennelést a zökkenőmentes, papírmentes munkafolyamat érdekében.
• Integráció: Jó ötlet megfontolni az API-t és a rendszerintegrációkat, amelyek lehetővé teszik az ERP-, TMS- és más rendszerekhez való kapcsolódást. Ez az egyik leghatékonyabb módja a kézi munkaterhelés csökkentésének.
• Dokumentum sablonok: Elengedhetetlen, hogy hozzáférjen több mint 30 UNLK-hoz igazított sablonhoz, beleértve a kereskedelmi számlákat, Bills rakomány és származási bizonyítványok. Ez segít biztosítani a nemzetközi szabványoknak való megfelelést.
• dátum Synchronizálás: Ez a funkció segít minimalizálni a hibákat azáltal, hogy egyszer beírja a szállítmány adatait a főfájlba, és az adatok automatikusan szinkronizálódnak a kapcsolódó dokumentumok között.
• Felhőalapú munkaterület: Tökéletes a csapattagokkal való együttműködéshez egy megosztott, felhő alapú környezetben, lehetővé téve a dokumentumok valós idejű elérését és a műveletek átláthatóságának növelését.
• Biztonságos dokumentummegosztás: Ez a funkció kiválóan alkalmas érzékeny információk biztonságos továbbítására partnerek és ügyfelek felé, segít elkerülni az adatszivárgást és biztosítja a hatékonyságot.

Pricing:

Az IncoDocs leegyszerűsíti az import/export dokumentációt, javítva a globális kereskedelem hatékonyságát. Ár: 29 USD/hó, évi 20% kedvezmény. Élvezze az egész életen át tartó ingyenes alapcsomagot. Egyszerűsítse, szervezze és gyorsítsa fel kereskedését.

Link: https://incodocs.com/

---

8) Sablon

A Templafy egy kiváló dokumentumkezelési megoldás. Elemeztem a jellemzőit, és lenyűgözött, hogy a megfelelő tartalmat tudja megmutatni az alkalmazottaknak a szerepük alapján. A Az irányítópult könnyen navigálható, és lehetővé teszi a tartalom problémamentes kezelését. Az értékelés során láttam, hogyan kapcsolja össze közvetlenül a DMS-adatokat a dokumentumokkal, ezáltal gyorsabb munkafolyamatokat hoz létre. Azoknak a vállalkozásoknak ajánlom, akik szeretnének pontos és megbízható dokumentumtárolást tartani.

A 2016-ban alapított Templafy lehetővé teszi a DMS-ből származó adatok összekapcsolását és kombinálását, felhő tároló megoldás amely biztosítja a hozzáférést a dokumentumokhoz különféle eszközökről, például táblagépekről és okostelefonokról.

Jellemzők:

• Automatizált dokumentumgenerálás: Teljesen formált dokumentumokat tudtam összeállítani szabályalapú automatizálás és GenAI segítségével. Ez az egyik legegyszerűbb módja a naprakész tartalom belső könyvtárakból vagy harmadik féltől származó integrációkból való lekérésének.
• Központosított tartalomkönyvtárak: A Templafy lehetővé teszi az összes eszköz elérését egy helyen, ami nagyszerű a személyre szabott könyvtárak létrehozásához. Ez segíthet a hatékonyság növelésében anélkül, hogy váltana a különböző alkalmazások között.
• E-mail aláírás kezelése: A Templafy segít az e-mail aláírások létrehozásában és kezelésében alacsony kódszámú környezetben. A legjobb a frissítéseket vagy kampányokat gyorsan, informatikai segítség igénybevétele nélkül elindítani.
• Intelligens sablonok: Biztosíthatom a következetességet és a megfelelőséget azáltal, hogy automatikusan beépítem a sablonokba a vizuális identitást, a márkairányelveket és a jogi nyilatkozatokat. Ezzel időt takaríthat meg, és elkerülheti a kézi hibákat a különböző dokumentumtípusok között.
• Dinamikus tartalomintegráció: Ez egy nagyszerű módja annak, hogy automatizálja a szükséges elemeket a belső és külső könyvtárak tartalmának lehívásával. Ez lehetővé teszi a hatékony testreszabást, miközben fenntartja a megfelelőséget, ahol szükséges.
• Valós idejű sablonkezelés: Ez segít mindent naprakészen tartani a központosított sablonkezeléssel. Hasznos lehet annak biztosítása, hogy minden felhasználó valós időben hozzáférhessen a legújabb verziókhoz.
• Felhasználókezelés: Elengedhetetlen a felhasználói profilok és hozzáférési szintek kezelése egy központi adminisztrációs panelen keresztül. Ez lehetővé teszi a tartalomkezelés intuitív méretezését és biztonságossá tételét.

Pricing:

A Templafy fokozza a dokumentumkészítés és -kezelés hatékonyságát. Az árakért lépjen kapcsolatba az értékesítési csapattal.

Link: https://www.templafy.com/home/platform/

---

9) Bitrix24

A Bitrix24 kínál egy kiváló megoldás a dokumentumkezelő szoftvert igénylő csapatok számára. Átnéztem a tulajdonságait, és azok tökéletes kis vagy nagy csapatok számára. Támogatja mind a felhőalapú, mind a helyszíni rendszereket, és hozzáférést biztosít a forráskódhoz. Ez az eszköz hasznos fontos fájlok, köztük videók, dokumentumok és prezentációk tárolására magán vagy megosztott használatra. Lenyűgözőnek találtam a verziókövető rendszerét a fájlok rendszerezéséhez.

A 24-ben alapított Bitrix2012 a dokumentumkezelési központ ahol 5 GB ingyenes tárhely. Automatikusan menti a dokumentumokat a fiókjába, több fájlformátumot támogat, és konfigurálható hozzáférési engedélyeket kínál. A Bitrix24 tökéletes azok számára, akik átfogó, biztonságos és hatékony dokumentumkezelési megoldást keresnek.

Jellemzők:

• Valós idejű együttműködés: Elengedhetetlen a zökkenőmentes csapatmunka. A Bitrix24 lehetővé teszi a dokumentumok egyidejű szerkesztését kollégáival vagy külső felhasználókkal, így biztosítva, hogy a projektek naprakészek és szervezett maradjanak.
• Fájlok tárolása és megosztása: A fájlok biztonságának nagyszerű módja a Bitrix24 fájltárolási lehetőségeinek használata. Segítségével könnyedén tárolhatja és megoszthatja a fájlokat, miközben biztosítja a hozzáférést asztali számítógépekről és mobileszközökről.
• Verziótörténet: Ez a funkció lehetővé teszi a szerkesztések nyomon követését a verzióelőzményeken keresztül, a dokumentumok zárolása pedig segít elkerülni a véletlen változtatásokat a kritikus frissítések során. Ez a legjobb az adatok integritásának biztosítására.
• Hozzáférési engedélyek: Jó ötlet a hozzáférési jogok beállítása az érzékeny adatok védelme érdekében. A Bitrix24 segít abban, hogy csak az arra jogosult személyzet tekintse meg és szerkeszthesse a kritikus dokumentumokat.
• Dokumentum létrehozása és szerkesztése: Valós időben tudok dokumentumokat, táblázatokat és prezentációkat létrehozni és szerkeszteni a Bitrix24 segítségével, amely támogatja az olyan formátumokat, mint a docx, pptx és xlsx. Ez segíthet a csapatok közötti együttműködés hatékony javításában.
• Mobil hozzáférés: Hasznos a Bitrix24 mobilalkalmazása a dokumentumok eléréséhez, szerkesztéséhez és megosztásához útközben. Ez tökéletes az irodán kívüli termelékenységhez.
• Automatizált dokumentum munkafolyamatok: A dokumentumok jóváhagyásának egyszerűsítésének egyik leghatékonyabb módja a Bitrix24 automatizált munkafolyamatai. Segít biztosítani a következetességet és az időben történő feldolgozást a csapatok között.

Pricing:

A Bitrix24 megfizethető csomagokat kínál havi 49 dollártól. Akár 20% kedvezmény az éves fizetésből. Fedezze fel a 30 napos ingyenes próbaidőszakot.

Link: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

10) Bynder

A Bynder a legjobban értékelt választás a tartalomkezeléshez. Teszteltem dokumentumkezelési képességeit, és gyorsabbá és hatékonyabbá tette a munkafolyamataimat. Kiváló azoknak a szakembereknek, akiknek gyorsan kell videókat készíteniük és eljuttatniuk a csapatukhoz. Azt tanácsolom, hogy fordítson figyelmet arra, hogy képes-e biztosítani a márkamegfelelőséget. Tapasztalataim szerint ez az eszköz kiválóan alkalmas a vagyonkezelés egyszerűsítésére.

A Byndert 2013-ban alapították, és dicséret illeti a kreatív tartalom életciklusának felgyorsításáért és biztonságos fájlmegosztás, belsőleg és külsőleg. Kiválóan alkalmas a hatékony, biztonságos tartalomkezelésre és együttműködésre törekvő szervezetek számára.

Jellemzők:

• Digital Asset Management (DAM): A Bynder segít az eszközök, például képek, videók és dokumentumok egy rendszerben történő rendszerezésében és vezérlésében. Ez elősegítheti a munkafolyamatok egyszerűsítését és az erőforrások leghatékonyabb felhasználását.
• Multimédiás támogatás: Bátran kijelenthetem, hogy a Bynder kiválóan alkalmas összetett fájltípusok kezelésére. Lehetővé teszi a képek és videók egyszerű kezelését, növelve a dokumentumkezelés rugalmasságát.
• Automatikus képcímkézés: A Bynder lehetővé teszi a képcímkézés automatizálását mesterséges intelligencia segítségével, megkönnyítve ezzel a fájlok kategorizálását és hatékony keresését. A legjobb az ismétlődő feladatok egyszerűsítésére.
• Video lejátszás: A közvetlen lejátszási funkciónak köszönhetően a Bynder segítségével könnyedén átnézhetem és együttműködhetek a videotartalmakkal. Ez egy nagyszerű lehetőség azoknak a csapatoknak, akiknek zökkenőmentes videómegosztásra van szükségük.
• Központi könyvtár: Alapvető fontosságú az egységes adattár, a Bynder pedig segít egy biztonságos könyvtár fenntartásában a konzisztens csapathozzáféréshez és az eszközök szervezéséhez.
• Márka konzisztencia: Ez a megoldás kiválóan alkalmas a márkaidentitás biztosítására olyan eszközökkel, amelyek lehetővé teszik az anyagok hozzáigazítását a márka irányelveihez. Hasznos lehet a következetes üzenetküldéshez.

Pricing:

A Bynder márka- és digitális eszközkezelési funkciók széles skáláját kínálja. Árajánlatért lépjen kapcsolatba az értékesítési csapattal.

Link: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

11) FileNet Content Manager

A FileNet Content Manager egy figyelemre méltó eszköz, amely lehetővé teszi, hogy értékes információkat nyerjen ki a dokumentumokból. Átnéztem a tulajdonságait, és rájöttem, hogy az vállalati szintű biztonsági, tárolási és tartalommegoldásokat kínál a munkafolyamatok mellett amelyek könnyen megvalósíthatók. Több tartalomtárolóhoz is biztonságosan hozzáfértem, és észrevettem, hogy zökkenőmentesen automatizálja a fájlok osztályozását. Ez segíthet azoknak a csapatoknak, akik gyorsabban és kevesebb gonddal szeretnének együttműködni, így kiváló választás a dokumentumkezeléshez.

Az 1982-ben alapított FileNet Content Manager segítségével API-ján keresztül zökkenőmentesen építheti fel és integrálhatja a tartalomszolgáltatásokat a vállalkozásába. Az olyan integrációk előnyeit kihasználva, mint a Salesforce, sablonokat biztosít a PowerPoint és az e-mail számára.

Jellemzők:

• Tartalomrögzítés és indexelés: A FileNet Content Manager segítségével automatikusan rögzíthetem, indexelhetem és rendszerezhetem a dokumentumokat, csökkentve ezzel a manuális erőfeszítést. Ez nagyszerű a zökkenőmentes hozzáférés és visszakeresés biztosításához, különösen nagy mennyiségű adat kezelésekor.
• Speciális keresési lehetőségek: A FileNet Content Manager segítségével gyorsan megtalálhatja a dokumentumokat metaadatok és teljes szöveges keresés segítségével. Ez segít az adott tartalom hatékony megtalálásában, ami remekül segít időt takarítani a dokumentumkezelési feladatok során.
• AI-alapú tartalombetekintés: Elengedhetetlen a strukturálatlan adatok elemzése, és a FileNet Content Manager ezt lehetővé teszi az AI-alapú eszközök kihasználásával. Ez segít betekintést nyerni és automatizálni a tartalombesorolást, ami nagyszerű módja a termelékenység növelésének.
• Tartalmi együttműködés: Ez a funkció tökéletes a valós idejű együttműködés megkönnyítésére. Könnyedén oszthatok meg, szerkeszthetek és jegyzetekkel láthatok dokumentumokat a FileNet Content Managerben anélkül, hogy váltanám az eszközök között. Ez az egyik legjobb lehetőség a csapatmunka egyszerűsítésére.
• Biztonságos dokumentumtárolás: Hasznos az adatok biztonságának biztosítása szerepalapú hozzáférés-vezérléssel és titkosítással. A FileNet Content Manager célja, hogy megvédje az érzékeny információkat, miközben betartja az iparági előírásokat.
• Munkafolyamat automatizálás: Ez a megoldás kiválóan alkalmas a dokumentumközpontú munkafolyamatok automatizálására. A FileNet Content Manager lehetővé teszi a hatékonyság növelését és a feladatok következetes kezelését, ami a leghatékonyabb módja az ismétlődő folyamatok egyszerűsítésének.
• Skálázható tartalomkezelés: A skálázhatóságot elengedhetetlennek tartom a növekvő üzleti igények kezelésekor. A FileNet Content Manager nagyszerű lehetőséget kínál nagy mennyiségű dokumentum kezelésére méretezhető architektúrájával, így tökéletes megoldást jelent bármilyen méretű szervezet számára.

Pricing:

A FileNet Content Manager egy robusztus tartalomkezelő megoldás. Kérjen árajánlatot az értékesítéstől.

Link: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

12) Zoho projektek

A Zoho Projects egy csodálatos eszköz a dokumentumkezeléshez és az együttműködéshez. Kipróbáltam ezt az eszközt, és kiválónak találtam projektek tervezése, feladatok kiosztása, kapcsolattartás a csapatommal. Véleményem szerint ez az egyik legjobb megoldás a különböző típusú fájlok, például dokumentumok, grafikák, videók, jelentések és táblázatok egy helyen történő kezelésére. Hasznos megosztani a szervezet fájljait minden bonyolultság nélkül. Ezt az eszközt ajánlom dokumentumverziók nyomon követése és kezelése könnyedén. Keresési funkciója lehetővé teszi a fájlok gyors megtalálását a címben vagy a tartalomban szereplő kulcsszavak alapján, így kiváló választás.

Jellemzők:

• Központi fájltárolás: A Zoho Projects lehetővé teszi az összes fájl kezelését, beleértve a dokumentumokat, táblázatokat és grafikákat, egy központi helyen. Ez segít elkerülni a rendetlenséget, és mindent egy helyen rendezni.
• Verziókezelés: Megerősíthetem, hogy a Zoho Projects az egyik legjobb módszer a változások, átdolgozások és frissítések nyomon követésére. Részletes megjegyzésekkel és szerzői információkkal segít megőrizni a fájlverziók egyértelműségét.
• Hatékony keresőeszközök: Alapvető fontosságú a fájlok gyors megtalálása, és a Zoho Projects hatékony keresőeszközei lehetővé teszik, hogy címek vagy kulcsszavak alapján találjon dokumentumokat. Ez megkönnyítheti a projekt munkafolyamatait.
• Valós idejű együttműködés: Ez a funkció lehetővé teszi a fájlok valós idejű megjegyzéseit, megjegyzéseit és áttekintését. Ez egy nagyszerű módja a félreértések csökkentésének és a zökkenőmentes csapatmunka biztosításának.
• Hierarchikus mappaszervezés: A Zoho Projectsben célszerű hierarchikus mappákat használni. Ez lehetővé teszi a fájlok rendszerezését a csapat munkafolyamata alapján, így a navigáció egyszerű és intuitív.
• Audit naplók: A Zoho Projects auditnaplói segítenek fenntartani az átláthatóságot és a megfelelőséget. Ez segíthet az összes dokumentumtevékenység strukturált nyomon követésében, beleértve a szerkesztéseket és a látogatásokat is.
• Automatizált munkafolyamat-kezelés: Az ismétlődő feladatok, például a revíziókövetés automatizálása az időmegtakarítás egyik legegyszerűbb módja. A Zoho Projects segít a hatékonyság növelésében a munkafolyamatok zökkenőmentes kezelésével.

Pricing:

A Zoho Projects havi 4.25 dollártól kezdődően kínál terveket, 20% kedvezménnyel az éves kifizetésekre. Próbálja ki ingyen 10 napos próbaidőszakkal. Hitelkártya nem szükséges.

Link: https://www.zoho.com/projects/

Mi az a dokumentumkezelő rendszer?

A dokumentumkezelő rendszer felhő alapú automatizált megoldás üzleti dokumentumok és fájlok létrehozására, rendszerezésére, megosztására és biztosítására. Lehetővé teszi a dokumentum verziójának problémamentes nyomon követését. Ez a felhőalapú tárolási rendszer gyorsabb felülvizsgálati és jóváhagyási munkafolyamatot biztosít a különböző földrajzi helyeken található különböző érdekelt felek számára. Lehetővé teszi az üzleti dokumentumok egyszerű elérését táblagépről és okostelefonról.

Hogyan választottuk ki a legjobb dokumentumkezelő szoftvert?

At Guru99, előtérbe helyezzük a hitelességet, és arra törekszünk, hogy pontos, releváns és objektív információkat nyújtsunk. Miután több mint 110 órát szentelt a 39+ kutatásának legjobb dokumentumkezelő rendszerek, Gondosan kiválasztottam a legjobb lehetőségeket, ingyenes és fizetős egyaránt. Ez az átfogó az útmutató mélyreható Tekintse meg az egyes rendszerek jellemzőit, előnyeit és hátrányait, valamint az árakat, és győződjön meg arról, hogy rendelkezik a megbízható meglátások megalapozott döntés meghozatalához szükséges. A legjobb dokumentumkezelő vagy -kezelő szoftver kiválasztásakor olyan tényezők döntőek, mint a biztonság, a felhasználói felület és az integrációs képességek. Tekintse meg az alábbi fontos tényezőket annak biztosítására, hogy a szoftver megfeleljen az Ön egyedi követelményeinek.

• Keresés: Sokféle lehetőséget kell keresnie a szükséges fájlok gyors megtalálásához. Jó, hogy lehetővé teszi a dokumentumok név, tartalom, típus és módosítási dátum szerinti keresését.
• Egyszerű fájlstruktúra: A dokumentumkezelő rendszernek könnyen használható fájlstruktúrával kell rendelkeznie.
• Verziókezelés: A verziókezelés vagy verziókezelés a dokumentumkezelő szoftver fontos funkciója, amely lehetővé teszi a fájlok változásainak nyomon követését. A legjobb DMS-nek a régi verziók archívumát is fenn kell tartania. Ezért könnyen áttekintheti a módosításokat a dokumentumokban.
• Mobil hozzáférés: Meg kell keresni a táblagépen és okostelefonon keresztül elérhető dokumentumkezelő rendszert. Ez lehetővé teszi a fájlok megtekintését, módosítását és megosztását bárhonnan.
• Integráció: A dokumentumkezelő rendszernek könnyen integrálhatónak kell lennie más, már használt szoftverekkel, például CRM szoftverrel és e-mail klienssel.
• szkennelés: A dokumentumkezelő szoftvernek biztosítania kell a dokumentumszkennelés funkciót.
• Biztonság: A dokumentumkezelő rendszernek lehetővé kell tennie, hogy engedélyeket rendeljen egy adott felhasználóhoz a mappákhoz és fájlokhoz való hozzáféréshez.

Mi a legjobb módja a dokumentumok benyújtásának?

Íme a dokumentumok benyújtásának legjobb módjai:

• Alfabetikus nyilvántartó rendszer: A dokumentumok iktatásának legjobb módja a dokumentumok ábécé szerinti iktatása. A mappa nevének meg kell felelnie a dokumentumok nevének.
• Numerikus nyilvántartó rendszer: Azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek számos dokumentumra, például számlákra van szükségük, létre kell hozniuk egy numerikus nyilvántartási rendszert.
• Kategória iktatórendszer: A fájlokat olyan kategóriák szerint kell rendeznie, mint a személyes, marketing, adminisztrációs és ügyféladatok. Lehetőség van arra is, hogy az egyes kategóriákhoz altémákat is felvegyen az Ön igényei szerint.

Hogyan működik az elektronikus dokumentumkezelő rendszer?

Íme a dokumentumkezelő rendszer munkafolyamata:

• Dokumentumok rögzítése: A dokumentumrögzítő funkció segít a fájlok mentésében, hogy később könnyen megtalálhassa azokat. Ez a DMS indexelési funkciója miatt lehetséges. Metaadatokat is hozzáadhat a problémamentes kereséshez.
• Központi dokumentumtárolás: A DMS központi dokumentumtárral rendelkezik. Ez fontos a több helyről származó dokumentumok kezeléséhez és megőrzéséhez.
• Dokumentumok lekérése és terjesztése: A DMS magában foglalja a dokumentumok lekérését és terjesztését. Fontos, hogy gond nélkül használja és ossza meg dokumentumait.

Melyek a dokumentumkezelő szoftver telepítési lehetőségei?

A dokumentumkezelő szoftvernek két telepítési lehetősége van: 1) felhőalapú szoftver és 2) helyszíni szoftver.

1. Felhőalapú szoftver:

A felhőalapú szoftverek az interneten keresztül kerülnek tárolásra, ahelyett, hogy számítógépére telepítenék. Lehetővé teszi a dokumentumok elérését bárhonnan.

A felhőalapú szoftver a következő telepítési lehetőségeket kínálja:

• Alacsonyabb dokumentumkezelési költséggel rendelkezik, és könnyű méretezhetőséget biztosít.
• Az adatokat harmadik fél szerverein tárolják. Ez csökkenti az ellenőrzés terhét.
• Bármilyen internetre csatlakozó eszközről elérhető.

2. Helyszíni szoftver:

A helyszíni szoftverek általában a helyi rendszerre telepített alkalmazások. Lehetővé teszi az adatok egyszerű konfigurálását, kezelését és vezérlését.

A helyszíni szoftver a következő telepítési lehetőségeket kínálja:

• Az ilyen típusú szoftvereknek magasabbak az előzetes költségei, de nincsenek visszatérő kiadásai.
• Hosszú végrehajtási időt vesz igénybe.
• A frissítések a felhasználó felelőssége.
• Az összes adatot saját kezelésű szervereken tároljuk, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy megfelelően irányítsák azokat.
• Az adatkezelés és a biztonság szempontjából testreszabható.

Verdikt

Dokumentumkezelő szoftver leegyszerűsíti a fájlok rendszerezését, tárolását és biztonságos elérését. Alapvető fontosságúnak tartom a munkafolyamatok egyszerűsítését és a csapatmunka javítását célzó vállalkozások számára. Ez egy biztonságos, megbízható megoldás, amely verziókezelési, megfelelőségi és integrációs funkciókat kínál. Tekintse meg az alábbi ítéletemet az ebben a kategóriában legjobban értékelt eszközökről.

• Zoho WorkDrive: Robusztus platform intelligens kereséssel, korlátlan verziószámmal, zökkenőmentes együttműködéssel és több mint 5000 alkalmazással való integrációval. Biztonságos, felhasználóbarát, és bármilyen méretű vállalkozás számára ideális.
• Smartsheet: Átfogó eszköz a munkafolyamatok automatizálására és a projektek menedzselésére élő jelentési és integrációs lehetőségekkel.
• OnlyOffice: Ez egy átfogó dokumentumkezelési és együttműködési platform, amely figyelemre méltó funkciókat kínál dokumentumok létrehozásához, szerkesztéséhez és megosztásához.

GYIK