Levelezés be SAP – Konfiguráció és típusok

Különféle szabványos levelezési típusok állnak rendelkezésre, mint például számlanyomtatás, számlakivonat stb. Egyedi levelezési típusok is létrehozhatók.

Levelezések létrehozhatók egy adott üzleti tranzakció feldolgozása során, vagy egy későbbi szakaszban a már létrehozott tranzakciós feladásokhoz.

A levelezést különféle formátumokban, például e-mailben és faxon lehet elküldeni az ügyfélnek/szállítónak. A levelezés alapvetően levelek stb., amelyekről küldik SAP eladónak/vevőnek stb.

A levelezés létrehozható egyénileg vagy csoportosan, ad-hoc módon vagy automatizált kötegelt munkával.

A levelezés fajtái

Az alábbiakban a különböző szabványos levelezési típusok példalistája látható, amelyek másolhatók egy adott egyéni űrlap, program stb. létrehozásához.

Levelezés típusa	Levelezés Description	Nyomtatási program	Szükséges adatok	Minta szabvány SAP Script Form
SAP01	Fizetési értesítések	RFKORD00	Dokumentum szám	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Számlakivonatok	RFKORD10	Számlaszám és dátum	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill cseredíj-kimutatások	RFKORD20	Dokumentum szám	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Belső dokumentumok	RFKORD30	Dokumentum szám	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Egyéni levelek	RFKORD40	Számlaszám	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Dokumentumkivonatok	RFKORD50	Dokumentum szám	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Ügyfélnyilatkozatok	RFKORD11	Ügyfélszám és dátum	F140_CUS_STAT_01

Hogyan kell csinálni a levelezési konfigurációt

A levelezés konfigurálása itt SAP az alábbi lépésekben hajtható végre

1. lépés) Határozza meg a levelezési típust

Útvonal: – SPRO > Pénzügyi elszámolás (új) > Kinnlevőségek és tartozások > Ügyfélszámlák > Sorok > Levelezés > Levelezési beállítások elvégzése és ellenőrzése > Levelezési típusok meghatározása

Tranzakciós kód:-OB77

Itt különféle SAP szabványos levelezési típusok állnak rendelkezésre. Egyéni levelezési típusokat is létrehozhat. Megadható, hogy milyen adatok szükségesek a levelezés generálásához, pl. számlakivonathoz, megadható, hogy a kivonathoz vevő/szállító mester szükséges. Ezenkívül megadhatja a dátum paramétereit és a dátum kiválasztásához megjelenő szöveget.

2. lépés) Rendelje hozzá a programot a levelezési típushoz

Útvonal:-SPRO > Pénzügyi elszámolás (új) > Kinnlevőségek és tartozások > Ügyfélszámlák > Sorok > Levelezés > Levelezési beállítások elvégzése és ellenőrzése > Programok hozzárendelése levelezési típusokhoz

Tranzakciós kód: -OB78

Itt össze kell kapcsolni a levelezés generátor programot a levelezés típusával. Különböző programokat is megadhat a különböző cégkódokhoz. (Itt megadhatja az alapértelmezett változatot is a program végrehajtásához. Tranzakcióból létrehozhat ilyen változatot SE38/ SA38 a programhoz.)

Létrehozhatja saját egyéni programját is a szabványos program másolataként, és megfelelő változtatásokat hajthat végre az ügyfél-specifikus igények kielégítésére.

3. lépés) Határozza meg a levelezési típus behívási függvényeit

Útvonal:-SPRO > Pénzügyi elszámolás (új) > Kinnlevőségek és tartozások > Ügyfélszámlák > Sorok > Levelezés > Levelezési beállítások elvégzése és ellenőrzése > Lehívási funkciók meghatározása

Tranzakciós kód:-OB79

Itt meg kell adni, hogy az adott levelezéstípust mely időpontban generálhatja. A különböző cégkódokhoz eltérő beállítást is megadhat. A különböző lehetőségek a következők: -

• A dokumentum bevitelekor (pl. FB50, FB60 stb.)
• A kifizetések feladásakor (pl. F-28, F-26 stb.)
• A dokumentum megjelenítése vagy módosítása idején (pl. FB02, FB03 stb.)
• A számla megjelenítésekor (pl. FBL1N, FBL5N stb.)

4. lépés) Rendelje hozzá a levelezési űrlapot a levelezési nyomtatási programhoz

Útvonal:-SPRO > Pénzügyi könyvelés (új) > Kinnlevőségek és tartozások > Ügyfélszámlák > Sorok levelezése > Levelezési beállítások elvégzése és ellenőrzése > Űrlapnevek meghatározása a levelezéshez Nyomtatás

Tranzakciós kód: -OB96

Itt meg kell adni, hogy a levelezőnyomtató program mely űrlapdefiníciókat használja. A különböző cégkódokhoz eltérő beállítást is megadhat. (A SAP A szkriptforma meghatározása a tranzakció segítségével történik SE71, ahol a különböző adatok a kimeneti formátumban vannak elrendezve, hogy feldolgozzák. Ez SAP A szkriptforma határozza meg a kimenet elrendezését.)

Használhat kétjegyű űrlapazonosítókat is, amelyekkel ugyanabban a cégkódban különböző űrlapokat hívhat meg különböző űrlapazonosítókhoz.

Ezt az űrlapazonosítót a levelezést generáló nyomtatóprogram kiválasztó képernyőjén lehet megadni. Egy levelezéstípushoz egyszerre csak egy űrlapazonosítót választhat ki. Több levelezési típust is létrehozhat, különböző űrlapazonosítókat váltva ki.

5. lépés) Adja meg a feladó adatait a levelezéshez

Elérési út:-SPRO > Pénzügyi elszámolás (új) > Követelések és tartozások > Ügyfélszámlák > Sorok > Levelezés > Levelezési beállítások elvégzése és ellenőrzése > Feladó adatainak meghatározása a levelezési űrlaphoz

Tranzakciós kód:-OBB1

Itt linkelheti a fejléc, lábléc, aláírás és feladó részleteit. Ezt a szöveget a fent hivatkozott szöveges azonosítójú SO10 tranzakcióval határozzuk meg (pl. ADRS). Különböző cégkódokhoz eltérő beállítást is megadhat. (Kétjegyű küldőváltozat is megadható, amit a nyomtatóprogram kiválasztási paramétereihez adhatunk meg. Ezzel ugyanazon cégkódon belül különböző feladó adatokat teszünk lehetővé.)

6. lépés) Adja meg a levelezés rendezési változatait

Útvonal:-SPRO > Pénzügyi könyvelés (új) > Kinnlevőségek és tartozások > Ügyfélszámlák > Sorok > Levelezés > Levelezési beállítások elvégzése és ellenőrzése > Levelezési rendezési változatok meghatározása

Tranzakciós kód: -O7S4

Itt adhatja meg, hogy a levelezési levelek milyen sorrendben készüljenek el. Pl. ha több szállítóhoz készít számlakivonatot, akkor a szállítók ebben a sorrendben lesznek rendezve, majd a levél generálódik. Ez a rendezési változat a levelezést generáló nyomtatóprogram kiválasztó képernyőjén adható meg.

7. lépés) Határozza meg a levelezési sorok rendezési változatait

Útvonal:-SPRO > Pénzügyi könyvelés (új) > Kinnlevőségek és tartozások > Ügyfélszámlák > Sorok > Levelezés > Levelezési beállítások elvégzése és ellenőrzése > Sorrendi változatok meghatározása a sorokhoz

Tranzakciós kód: -O7S6

Itt adhatja meg, hogy a különböző sorok milyen sorrendben jelenjenek meg a levelezési levelekben. Pl. ha egy szállítói számlakivonat több számlát tartalmaz, akkor a számlák ebben a sorrendben kerülnek rendezésre, majd létrejön a levél.

Ez a rendezési változat a levelezést generáló nyomtatóprogram kiválasztó képernyőjén adható meg.

Levelezés Generáció

Amint azt korábban a hívópont konfigurálása során is bemutattuk, a levelezés az alábbi időpontokban generálható:-

1. A dokumentum bevitelekor (pl. FB50, FB60 stb.)
2. A kifizetések feladásakor (pl. F-28, F-26 stb.)
3. A dokumentum megjelenítése vagy módosítása idején (pl. FB02, FB03 stb.)
4. A számla megjelenítésekor (pl. FBL1N, FBL5N stb.)

Levelezés generálható egy adott bizonylathoz vagy szállító(k)/vevő(k) fiókjához. A következő diák bemutatja a levelezés generálását különböző módokon és annak nyomtatását.

Levelezés generálása (A módszer):-

A levelezés létrehozható, miközben létrehozza, módosítja vagy megjeleníti a dokumentumot.

Ehhez lépjen a Környezet > Levelezés menüpontra, és válassza ki a megfelelő levelezési típust, például lásd az alábbi képernyőt FB70 ügyfélszámla elkészítése:-

Hasonlóképpen létrehozhatja a levelezést a dokumentummegjelenítésből/módosításból a tranzakcióból, mint például az FB02/FB03/FBl1N/FLB5N stb.

Levelezés generálása (B módszer)

A létezőért számvitel dokumentumokat használhatja a tranzakciós kódot FB12.

A cégkód megadása után a levelezés típusát kéri. Válassza ki a levelezés típusát, és a rendszer kéri a bizonylatszám/számlaszám megadását. stb., a levelezés típusának beállítása alapján. Ezt követően kérik a levelezést.

Levelezés generálása (C módszer)

Az F.27 tranzakcióból előállíthatja a levelezést (Számlakivonat) szállító(k)/vevő(k) számára.

Itt a „Megjelenítés a törzskönyvben” a megadott értéknek meg kell egyeznie a vevő/szállító törzsadatok > Cégkód > Levelezés részben megadott értékkel.

Ha bejelöli az „Egyedi kérés” jelölőnégyzetet, akkor ha ugyanannak a szállítónak/vevőnek több cégkódban is van sora, akkor minden cégkódhoz külön kimutatás készül.

Levelező Nyomtatás

Levelező nyomtatás (A módszer):-

Használja a tranzakciós kódot F.61 a már generált megfelelő levelezéstípus kinyomtatásához. Végrehajtáskor egyszerűen kinyomtatja a levelezést (ha az e-mail/fax stb. be van állítva, akkor a kimenet ebben a formátumban jön létre)

Levelezési nyomtatás (B módszer):-

A tranzakcióból F.64, láthatja a létrejött levelezési levelet (Spool), és kinyomtathatja. (A különbség az F.61-től az, hogy az F.64-ben más műveleteket is végezhet (pl. törlés, nyomtatási előnézet stb.) a már generált levelezési kéréssel.)

A generált spool megtekinthető és kinyomtatható a tranzakcióból SP02 vagy Rendszer > Saját sor kérése.

Levelezés e-mailben

Tartsa meg az e-mail címet az ügyfél/ eladó mester > Általános adatok > Cím lap > Kommunikáció, és válassza ki a kommunikációs módot e-mailként.

Tartsa meg az e-mail azonosítót is a vevő/szállító főmenüben > Cégkód adatok > Levelezés lap.

Ekkor ennek a vevőnek/szállítónak a levelezése e-mail formátumban jön létre a nyomtatás helyett (figyelembe véve a következő dián megadott felhasználói kilépési beállítást a kommunikáció módjának meghatározásához a felhasználói kilépésben.)

(Megjegyzés: Hasonlóképpen beállíthatja a faxkimenetet úgy, hogy a szabványos kommunikációt FAX-ként választja, és fenntartja a faxszámot.)