Vrste informacijskih sustava: MIS, TPS, DSS, piramidalni dijagram

Tipična organizacija podijeljena je na operativnu, srednju i višu razinu. Informacijski zahtjevi za korisnike na svakoj razini razlikuju se. U tu svrhu postoji niz informacijskih sustava koji podržavaju svaku razinu u organizaciji.

Ovaj vodič će istražiti različite vrste informacijskih sustava, organizacijsku razinu koja ih koristi i karakteristike određenog informacijskog sustava.

Piramidalni dijagram organizacijskih razina i informacijskih zahtjeva

Razumijevanje različitih razina organizacije bitno je za razumijevanje informacija koje su potrebne korisnicima koji rade na svojim razinama.

Sljedeći dijagram ilustrira različite razine tipične organizacije.

Operanacionalna razina upravljanja

Operativna razina bavi se obavljanjem svakodnevnih poslovnih transakcija organizacije.

Primjeri korisnika na ovoj razini upravljanja uključuju blagajnike na prodajnom mjestu, šaltere u bankama, medicinske sestre u bolnici, osoblje za brigu o kupcima itd.

Korisnici na ovoj razini donose strukturirane odluke. To znači da imaju definirana pravila koja ih vode pri donošenju odluka.

Na primjer, ako trgovina prodaje artikle na kredit i ima kreditnu politiku koja ima određeno ograničenje posudbe. Sve što prodavač treba da odluči hoće li kupcu dati kredit ili ne temelji se na trenutnim kreditnim informacijama iz sustava.

Razina taktičkog upravljanja

Ovom organizacijskom razinom dominiraju menadžeri srednje razine, voditelji odjela, nadzornici itd. Korisnici na ovoj razini obično nadziru aktivnosti korisnika na razini operativnog menadžmenta.

Taktički korisnici donose polustrukturirane odluke. Odluke se dijelom temelje na postavljenim smjernicama i prosudbama. Na primjer, taktički upravitelj može provjeriti kreditni limit i povijest plaćanja kupca i odlučiti napraviti iznimku za povećanje kreditnog limita za određenog kupca. Odluka je djelomično strukturirana u smislu da taktički menadžer mora upotrijebiti postojeće informacije kako bi identificirao povijest plaćanja koja koristi organizaciji i dopušteni postotak povećanja.

Razina strateškog upravljanja

Ovo je najviša razina u organizaciji. Korisnici na ovoj razini donose nestrukturirane odluke. Rukovoditelji više razine bave se dugoročnim planiranjem organizacije. Oni koriste informacije od taktičkih menadžera i vanjske podatke koji ih vode pri donošenju nestrukturiranih odluka.

Sustav za obradu transakcija (TPS)

Sustavi za obradu transakcija koriste se za bilježenje svakodnevnih poslovnih transakcija organizacije. Koriste ih korisnici na razini operativnog upravljanja. Glavni cilj sustava za obradu transakcija je odgovoriti na rutinska pitanja kao što su;

• Kako su se printeri prodavali danas?
• Koliko zaliha imamo pri ruci?
• Koliki je dug za Johna Doea?

Evidentiranjem svakodnevnih poslovnih transakcija TPS sustav pravovremeno daje odgovore na navedena pitanja.

• Odluke koje donose operativni menadžeri su rutinske i visoko strukturirane.
• Informacije koje proizvodi sustav za obradu transakcija vrlo su detaljne.

Na primjer, banke koje daju kredite zahtijevaju da tvrtka za koju osoba radi treba imati memorandum o razumijevanju (MoU) s bankom. Ukoliko se za kredit javi osoba čiji poslodavac ima Memorandum o razumijevanju s bankom, sve što operativno osoblje treba učiniti je provjeriti dostavljenu dokumentaciju. Ako ispunjavaju uvjete, dokumentacija zahtjeva za kredit se obrađuje. Ako ne ispunjavaju zahtjeve, klijentu se savjetuje da se posavjetuje s taktičkim menadžerskim osobljem kako bi vidjeli mogućnost potpisivanja Memoranduma o razumijevanju.

Primjeri sustava za obradu transakcija uključuju;

• Sustavi prodajnih mjesta – evidentira dnevnu prodaju
• Sustavi obračuna plaća – obrada plaća zaposlenika, upravljanje kreditima i dr.
• Sustavi kontrole zaliha – praćenje razine zaliha
• Sustavi rezervacija zrakoplovnih prijevoznika – upravljanje rezervacijom letova

Upravljački informacijski sustav (MIS)

Informacijski sustavi upravljanja (MIS) koriste ih taktički menadžeri za praćenje trenutnog statusa izvedbe organizacije. Izlaz iz sustava za obradu transakcija koristi se kao ulaz u informacijski sustav upravljanja.

Sustav MIS analizira unos pomoću rutinskih algoritama, tj. agregira, uspoređuje i sažima rezultate u proizvedena izvješća koja taktički menadžeri koriste za praćenje, kontrolu i predviđanje budućeg učinka.

Na primjer, unos iz sustava prodajnog mjesta može se koristiti za analizu trendova proizvoda koji imaju dobru izvedbu i onih koji nemaju dobru izvedbu. Te se informacije mogu koristiti za buduće narudžbe zaliha, tj. povećanje narudžbi za proizvode s dobrim performansama i smanjenje narudžbi za proizvode koji ne rade dobro.

Primjeri upravljačkih informacijskih sustava uključuju;

• Sustavi upravljanja prodajom – dobivaju podatke iz sustava prodajnog mjesta
• Sustavi proračuna – daje pregled koliko se novca troši unutar organizacije kratkoročno i dugoročno.
• Sustav upravljanja ljudskim resursima – opća dobrobit zaposlenika, fluktuacija osoblja itd.

Taktički menadžeri odgovorni su za polustrukturirane odluke. MIS sustavi pružaju informacije potrebne za donošenje strukturirane odluke i na temelju iskustva taktičkih menadžera donose prosudbe, tj. predviđaju koliko robe ili zaliha treba naručiti za drugi kvartal na temelju prodaje prvog kvartala.

Sustav za podršku odlučivanju (DSS)

Sustavi podrške odlučivanju koriste ih više rukovodstvo za donošenje nerutinskih odluka. Sustavi za podršku odlučivanju koriste ulaze iz internih sustava (sustava za obradu transakcija i informacijskih sustava za upravljanje) i vanjskih sustava.

Glavni cilj sustava za podršku odlučivanju je pružiti rješenja za probleme koji su jedinstveni i često se mijenjaju. Sustavi za podršku odlučivanju odgovaraju na pitanja kao što su;

• Kakav bi bio utjecaj na učinak zaposlenika ako udvostručimo proizvodnju u tvornici?
• Što bi se dogodilo s našom prodajom da na tržište uđe novi konkurent?

Sustavi za podršku odlučivanju koriste sofisticirane matematičke modele i statističke tehnike (vjerojatnost, prediktivno modeliranje, itd.) za pružanje rješenja, a vrlo su interaktivni.

Primjeri sustava za podršku odlučivanju uključuju;

• Sustavi financijskog planiranja – omogućuje menadžerima procjenu alternativnih načina postizanja ciljeva. Cilj je pronaći optimalan način za postizanje cilja. Na primjer, neto dobit poduzeća izračunava se pomoću formule Ukupna prodaja minus (Cost of Goods + Expenses). Sustav financijskog planiranja omogućit će višim rukovoditeljima da postave pitanja što ako i prilagode vrijednosti za ukupnu prodaju, troškove robe itd. kako bi vidjeli učinak odluke i na neto dobit te pronašli najoptimalniji način.
• Sustavi upravljanja bankovnim kreditima – koristi se za provjeru kreditne sposobnosti tražitelja kredita i predviđanje vjerojatnosti povrata kredita.

Tehnike umjetne inteligencije u poslovanju

umjetna inteligencija sustavi oponašaju ljudsku stručnost za prepoznavanje uzoraka u velikim skupovima podataka. Tvrtke kao što su Amazon, Facebook i Google itd. koriste tehnike umjetne inteligencije za prepoznavanje podataka koji su vam najrelevantniji.

Uzmimo Facebook kao primjer, Facebook obično daje vrlo točna predviđanja o ljudima koje možda poznajete ili s kojima ste išli u školu. Oni koriste podatke koje im vi date, podatke koje daju vaši prijatelji i na temelju tih informacija predviđaju ljude koje možda poznajete.

Amazon također koristi tehnike umjetne inteligencije kako bi predložio proizvode koje biste trebali kupiti također na temelju onoga što trenutno dobivate.

Google također koristi umjetna inteligencija kako bismo vam pružili najrelevantnije rezultate pretraživanja na temelju vaših interakcija s Googleom i vaše lokacije.

Te su tehnike uvelike pridonijele tome da ove tvrtke postanu vrlo uspješne jer mogu pružiti vrijednost svojim kupcima.

Online analitička obrada (OLAP)

Online analitička obrada (OLAP) koristi se za postavljanje upita i analizu višedimenzionalnih podataka i proizvodnju informacija koje se mogu vidjeti na različite načine pomoću više dimenzija.

Recimo da tvrtka prodaje prijenosna, stolna računala i Kontakt broj uređaj. Imaju četiri (4) grane A, B, C i D. OLAP se može koristiti za pregled ukupne prodaje svakog proizvoda u svim regijama i usporedbu stvarne prodaje s predviđenom prodajom.

Svaki podatak kao što je proizvod, broj prodaje, vrijednost prodaje predstavlja drugu dimenziju

Glavni cilj OLAP sustava je dati odgovore na ad hoc upite u najkraćem mogućem vremenu bez obzira na veličinu skupova podataka koji se koriste.