Procjena troškova projekta i budžetiranje u upravljanju projektima

Upravljanje troškovima projekta

Upravljanje troškovima projekta definira se kao proces učinkovitog i učinkovitog planiranja i kontrole troškova projekta i proračuna. Definira koji su troškovi potrebni za svaku isporuku projekta. Uključuje različite funkcije upravljanja projektom kao što su procjena, kontrola posla, prikupljanje podataka na terenu, planiranje, računovodstvo, dizajn itd.

Trošak projekta može se procijeniti iz različitih izvora procesa (Primjeri u nastavku)

  • Stvaranje strukture raščlambe rada (WBS)
  • Razviti raspored
  • Planirajte ljudske resurse
  • Utvrđivanje rizika

Inputi upravljanja troškovima uključuju,

  • Plan upravljanja projektom
  • Povelja projekta
  • Čimbenici okruženja poduzeća
  • Imovina organizacijskog procesa

Dok, rezultat ovoga je

  • Plan upravljanja troškovima.

Stvaranje procjene i troškova za projekt izuzetno je važan dio svakog projekta upravljanje projektima. Prilikom izračuna proračuna za projekt uzimaju se u obzir razne stvari poput troškova rada, nabave potrebne opreme, troškova materijala itd.

Što je procjena troškova projekta?

Procjena troškova projekta definirana je kao postupak približne procjene ukupnih troškova projekta. Točnost procjene troškova i proračuna u upravljanje projektima ovisi o točnosti i detaljima opsega projekta, koji je osnovna linija opsega. Opseg će također definirati sva ograničenja poput datuma, resursa ili proračuna. Registar rizika pomoći će izračunati procijenjene vrste troškova, troškove iza nepredviđene radnje i troškove za suočavanje s rizicima.

Za procjenu troškova projekta morate kategorizirati različite vrste troškova u kategorije kao što su

  • Trošak rada
  • Trošak opreme
  • Troškovi zaliha
  • Putni troškovi
  • Trošak obuke
  • Režijski troškovi itd.

Tehnike korištene za procjenu troškova projekta

Postoje neke tehnike koje se koriste za procjenu troškova projekta kao što su: stručna prosudba, procjena u tri točke, analiza rezervi i cijena kvalitete.

Međutim, za procjenu troškova projekta, formalno postoji nekoliko glavnih metoda (tehnika) koje se koriste kako slijedi:

Analogno procjenjivanje

Ova tehnika procjene temelji se na stručnim prosudbama i informacijama temeljenim na sličnim prethodnim projektima. Tamo gdje je prethodno napravljen sličan trošak projekta uzima se u obzir s plus ili minus od 20% za postojeći projekt.

Parametarsko ocjenjivanje

Prošli podaci ili zapisi koriste se za procjenu troškova trenutnog projekta.

Procjena odozdo prema gore

Nakon što definirate opseg projekta, to je najpouzdaniji oblik tehnike. U ovoj tehnici, na temelju WBS-a, procjenjujete trošak za svaki resurs ili rezultate.

Isto tako, postoje druge metode (tehnike) koje bi mogle biti korisne za procjenu troškova kao što je PERT procjena, analiza ponuda dobavljača itd.

Planiranje proračuna projekta

Glavna svrha ove aktivnosti je dodijeliti i odobriti novčana sredstva potrebna za dovršetak projekta. Glavni izlaz za određivanje proračuna uključuje osnovnu vrijednost troškovne izvedbe. Ne samo da određuje koji će troškovi nastati, već i kada će troškovi nastati. Ulazni podaci za određivanje proračuna uključuju sljedeće metode proračuna upravljanja projektom:

  • Procjena troškova aktivnosti
  • Osnova za procjene
  • Osnovna linija opsega
  • Raspored projekta
  • Kalendari izvora
  • Ugovori
  • Imovina organizacijskog procesa

Izlaz ovog procesa je

  • Polazna vrijednost izvedbe troškova
  • Zahtjevi za financiranje projekta
  • Ažuriranja projektnih dokumenata

Proračun projekta izvodi se paralelno s procesom planiranja projekta. Jako ovisi o tri komponente –

  • Procjena troškova
  • Trajanje zadataka
  • Dodijeljeni resursi

Tijekom planiranja proračuna i troškova projekta, voditelj projekta komunicira s različitim osobama odgovornim za upravljanje radnim naporima, kao i za procjenu troškova projekta.

Koristit će različite izglede projekta kao što je struktura raščlambe projekta, procjene troškova, povijesni podaci i zapisi, informacije o resursima i politike.

Bez procjene rizika proces izrade proračuna nije dovršen. Proces procjene rizika uzima u obzir faktore kao što su nedostatak vremena, dostupnost resursa, iskustvo razvojnog tima, korištena tehnologija itd. Procjena rizika može iznositi između 25 i 30 posto ukupnih troškova projekta.

Plan upravljanja kvalitetom projekta

Grupa procesa upravljanja kvalitetom sastoji se od tri procesa,

Planirajte kvalitetu

Proces planiranja kvalitete uključuje utvrđivanje koji su standardi kvalitete relevantni za projekt i kako ih ispuniti. Također uključuje utvrđivanje metrike kvalitete i standardnih mjera za projektne procese, zahtjeve usklađenosti s propisima, funkcionalnost proizvoda, dokumentaciju itd.

Inputi plana upravljanja kvalitetom uključuju

  • Plan upravljanja projektom
  • Registar dionika
  • Registar rizika
  • Dokumentacija zahtjeva
  • Čimbenici okruženja poduzeća
  • Imovina organizacijskog procesa

Izlaz za upravljanje kvalitetom je

  • Plan upravljanja kvalitetom
  • Plan poboljšanja procesa
  • Mjerila kvalitete
  • Kontrolne liste kvalitete
  • Ažuriranje projektne dokumentacije

Osiguranje kvalitete

Ova faza uključuje uglavnom dvije aktivnosti, prvo analizu kvalitete projekta i poboljšanje kvalitete projekta. To je proces revizije zahtjeva kvalitete i rezultata mjerenja kontrole kvalitete kako bi se osiguralo da se standard kvalitete održava tijekom cijelog procesa. Ulaz za ovo bit će isti kao i izlaz upravljanja kvalitetom plana, dok

Izlaz ovog procesa bit će

  • Zahtjev za promjenu
  • Plan upravljanja projektom
  • Ažuriranje projektne dokumentacije
  • Ažuriranja imovine organizacijskog procesa

Kontrola kvalitete

To će se provoditi radi kontrole kvalitete tijekom životnog ciklusa projekta. Definira kako standard kvalitete može biti usklađen s definiranim standardima kvalitete. Izlaz iz Osiguranje kvalitete bit će ulaz za kontrolu kvalitete. Dok će izlaz

  • Mjerenja kontrole kvalitete
  • Potvrdite promjene
  • Provjereni rezultati
  • Informacije o radnom učinku
  • Zahtjev za promjenu
  • Plan upravljanja projektom
  • Ažuriranje projektne dokumentacije
  • Ažuriranja imovine organizacijskog procesa

Projekt Upravljanje ljudskim potencijalima

Upravljanje ljudskim resursima uključuje proces organiziranja, upravljanja i vođenja projektnog tima. Sastoji se od ljudi s dodijeljenim ulogama i odgovornostima za dovršenje projekta. Upravljanje ljudskim resursima bavit će se s četiri procesa.

Razviti plan ljudskih resursa

Ova faza definira uloge i odgovornosti projekta, organizacijske sheme projekta i plan upravljanja osobljem

Ulaz za ovo će

  • Plan upravljanja projektom
  • Zahtjevi za resursima aktivnosti
  • Čimbenici okruženja poduzeća
  • Imovina organizacijskog procesa

Izlaz za ovo će biti

  • Plan upravljanja ljudskim resursima

Nabavite projektni tim

Ova faza potvrđuje dostupnost ljudskih resursa i dobivanje tima potrebnog za dovršetak projektnih aktivnosti. Ulaz za ovu fazu bio bi izlaz iz prethodnog koraka. Dok bi izlaz ove faze bio

  • Zadaci projektnog osoblja
  • Kalendari izvora
  • Ažuriranja plana upravljanja projektom

Razviti projektni tim

U ovoj fazi fokus je na poboljšanju učinkovitosti tima, interakcije članova tima i poboljšanju ukupne izvedbe tima i projekta. Ulaz za ovu fazu bio bi izlaz iz prethodnog koraka. Dok bi izlaz za ovu fazu bio

  • Procjene učinka tima
  • Ažuriranja čimbenika okoline poduzeća

Upravljanje projektnim timom

Ovaj proces uključuje praćenje učinka članova tima, rješavanje problema, pružanje povratnih informacija i upravljanje timom za optimizaciju učinka projekta. Ulaz za ovu fazu bio bi izlaz iz prethodnog koraka. Dok bi izlaz za ovu fazu bio

  • Zahtjev za promjenu
  • Ažuriranja plana upravljanja projektom
  • Ažuriranja projektnih dokumenata
  • Ažuriranja čimbenika okoline poduzeća
  • Ažuriranja imovine organizacijskog procesa

Upravljanje projektnom komunikacijom

Ovdje projektna komunikacija ne znači međusobnu verbalnu interakciju, već učinkovito prenošenje informacija povezanih s projektom s projektnim timom, dionicima, voditeljima projekta itd. Trebala bi se baviti radnjama i procjenama rizika, projektnim planovima, upravljanjem sastancima i radnjama, pregledima i šetnjama - kroz itd.

Ovaj segment pokriva uglavnom pet područja

Komuniciranje sa dionicima

To je proces razvijanja pristupa za učinkovitu komunikaciju sa dionicima i razumijevanje njihovih zahtjeva. Ulaz za ovo bi bio

  • Plan upravljanja projektom
  • Registar dionika
  • Čimbenici okruženja poduzeća
  • Imovina organizacijskog procesa

Dok će izlaz za ovo biti

  • Plan upravljanja komunikacijom
  • Ažuriranje projektne dokumentacije

Upravljanje komunikacijama

To je proces pohranjivanja, distribucije, prikupljanja i dohvaćanja projektnih informacija u skladu s komunikacijskim planom. Ulaz ove faze bio bi

  • Čimbenici okruženja poduzeća
  • Imovina organizacijskog procesa
  • Izvješća o radu
  • Plan upravljanja komunikacijom

Dok bi izlaz bio

  • Projektne komunikacije
  • Ažuriranja plana upravljanja projektom
  • Ažuriranje projektne dokumentacije
  • Ažuriranja imovine organizacijskog procesa

Kontrolne komunikacije

To je proces kontrole i praćenja komunikacije tijekom cijelog životnog ciklusa projekta. Ulaz za ovu fazu bio bi

  • Plan upravljanja projektom
  • Projektne komunikacije
  • Dnevnik problema
  • Podaci o radnom učinku
  • Imovina organizacijskog procesa

Dok bi izlaz ove faze bio

  • Informacije o radnom učinku
  • Zahtjevi za promjenu
  • Ažuriranja plana upravljanja projektom
  • Ažuriranja projektnih dokumenata
  • Ažuriranja organizacijskih procesa

rezime

Upravljanje troškovima proces je učinkovitog planiranja i kontrole projekta. Proračun troškova u upravljanju projektima pomaže vam da zabilježite i pratite troškove nastale nakon projekta.

Da biste vidjeli da je vaš projekt dovršen u zadanom vremenskom okviru i proračunu, vidjet ćemo koji faktor rizika treba ublažiti u sljedećem vodiču.

Procjena troškova projekta i planiranje proračuna definirani su kao proces približne ukupne potrošnje projekta.