Procjena troškova projekta i budžetiranje u upravljanju projektima

Upravljanje troškovima projekta

Upravljanje troškovima projekta definira se kao proces učinkovitog i djelotvornog planiranja i kontrole troškova i proračuna projekta. Definira koji su troškovi potrebni za svaki isporučeni rezultat projekta. Uključuje različite funkcije upravljanja projektima poput procjene, kontrole posla, prikupljanja podataka na terenu, raspoređivanja, računovodstva, dizajna i još mnogo toga.

Trošak projekta može se procijeniti iz različitih procesnih izvora (primjeri u nastavku):

• Stvaranje strukture raščlambe rada (WBS)
• Razviti raspored
• Planirajte ljudske resurse
• Utvrđivanje rizika

Ulazni elementi upravljanja troškovima uključuju:

• Plan upravljanja projektom
• Povelja projekta
• Čimbenici okruženja poduzeća
• Imovina organizacijskog procesa

Dok je izlaz ovoga:

• Plan upravljanja troškovima

Izrada procjene i kalkulacije troškova za projekt izuzetno je važan dio svakog upravljanje projektimaPrilikom izračuna proračuna za projekt uzimaju se u obzir različiti čimbenici, poput troškova rada, nabave potrebne opreme, troškova materijala i drugog.

Što je procjena troškova projekta?

Procjena troškova projekta definirana je kao postupak približne procjene ukupnih troškova projekta. Točnost procjene troškova i proračuna u upravljanje projektima ovisi o točnosti i detaljima opsega projekta, koji je osnova opsega. Opseg će također definirati sva ograničenja poput datuma, resursa ili proračuna. Registar rizika pomoći će u izračunu procijenjenih vrsta troškova, troškova nastalih za uvjetne radnje i troškova nastalih za suočavanje s rizicima.

Za procjenu troškova projekta, potrebno je kategorizirati različite vrste troškova u kategorije kao što su:

• Trošak rada
• Trošak opreme
• Troškovi zaliha
• Putni troškovi
• Trošak obuke
• Režijski troškovi itd.

Tehnike korištene za procjenu troškova projekta

Postoje neke tehnike koje se koriste za procjenu troškova projekta, kao što su stručna prosudba, procjena u tri točke, analiza rezervi i analiza troškova kvalitete.

Međutim, za procjenu troškova projekta formalno se koristi nekoliko glavnih metoda (tehnika), kako slijedi:

Analogno procjenjivanje

Ova tehnika procjene temelji se na stručnoj procjeni i informacijama iz sličnih prethodnih projekata, gdje se trošak prethodno izvedenog sličnog projekta uzima u obzir s plus ili minus 20% za postojeći projekt.

Parametarsko ocjenjivanje

Za procjenu troškova trenutnog projekta koriste se podaci ili zapisi iz prošlosti.

Procjena odozdo prema gore

Nakon što ste definirali opseg projekta, ovo je najpouzdaniji oblik tehnike. U ovoj tehnici, na temelju WBS-a, procjenjujete trošak za svaki resurs ili isporučivu stvar.

Slično tome, postoje i druge metode (tehnike) koje bi mogle biti korisne za procjenu troškova, poput procjene PERT-a, analize ponuda dobavljača i drugo.

Planiranje proračuna projekta

Glavna svrha ove aktivnosti je dodijeliti i odobriti novčana sredstva potrebna za dovršetak projekta. Glavni izlaz za određivanje proračuna uključuje osnovnu liniju troškova i uspješnosti. Ona ne samo da određuje koji će troškovi nastati, već i kada će nastati. Ulazni podaci za određivanje proračuna uključuju sljedeće metode proračunskog upravljanja projektima:

• Procjena troškova aktivnosti
• Osnova za procjene
• Osnovna linija opsega
• Raspored projekta
• Kalendari izvora
• stracts
• Imovina organizacijskog procesa

Izlaz ovog procesa je:

• Polazna vrijednost izvedbe troškova
• Zahtjevi za financiranje projekta
• Ažuriranja projektnih dokumenata

Proračun projekta provodi se paralelno s procesom planiranja projekta. Uvelike ovisi o tri komponente:

• Procjena troškova
• Trajanje zadataka
• Dodijeljeni resursi

Tijekom proračuna i kalkulacije troškova projekta, voditelj projekta komunicira s različitim ljudima odgovornima za upravljanje radnim naporima, kao i za procjenu troškova projekta.

On ili ona će koristiti različite projektne perspektive poput strukture raščlambe posla projekta, procjene troškova, povijesne podatke i zapise, informacije o resursima i politike.

Bez procjene rizika, proces budžetiranja nije dovršen. Proces procjene rizika uzima u obzir čimbenike poput nedostatka vremena, dostupnosti resursa, iskustva razvojnog tima, korištene tehnologije i drugo. Procjena rizika može biti iznos između 25 i 30 posto ukupnih troškova projekta.

Plan upravljanja kvalitetom projekta

Grupa procesa upravljanja kvalitetom sastoji se od tri procesa.

Planirajte kvalitetu

Proces planiranja kvalitete uključuje identificiranje standarda kvalitete relevantnih za projekt i načina njihovog ispunjavanja. Također uključuje identificiranje metrika kvalitete i standardnih mjera za projektne procese, zahtjeve usklađenosti s propisima, funkcionalnost proizvoda, dokumentaciju i drugo.

Ulazni podaci za upravljanje kvalitetom plana uključuju:

• Plan upravljanja projektom
• Registar dionika
• Registar rizika
• Dokumentacija zahtjeva
• Čimbenici okruženja poduzeća
• Imovina organizacijskog procesa

Izlaz za upravljanje kvalitetom je:

• Plan upravljanja kvalitetom
• Plan poboljšanja procesa
• Mjerila kvalitete
• Kontrolne liste kvalitete
• Ažuriranje projektne dokumentacije

Osiguranje kvalitete

Ova faza uključuje uglavnom dvije aktivnosti: prvo, analizu kvalitete projekta i drugo, poboljšanje kvalitete projekta. To je proces revizije zahtjeva kvalitete i rezultata mjerenja kontrole kvalitete kako bi se osiguralo održavanje standarda kvalitete tijekom cijelog procesa. Ulaz za to bit će isti kao i izlaz upravljanja kvalitetom plana.

Izlaz ovog procesa bit će:

• Zahtjev za promjenu
• Plan upravljanja projektom
• Ažuriranje projektne dokumentacije
• Ažuriranja imovine organizacijskog procesa

Kontrola kvalitete

Ovo će se provoditi radi kontrole kvalitete tijekom cijelog životnog ciklusa projekta. Definira kako standard kvalitete može biti u skladu s definiranim standardima kvalitete. Izlaz Osiguranje kvalitete bit će ulaz za kontrolu kvalitete.

Dok će izlaz biti:

• Mjerenja kontrole kvalitete
• Potvrdite promjene
• Provjereni rezultati
• Informacije o radnom učinku
• Zahtjev za promjenu
• Plan upravljanja projektom
• Ažuriranje projektne dokumentacije
• Ažuriranja imovine organizacijskog procesa

Projekt Upravljanje ljudskim potencijalima

Upravljanje ljudskim resursima uključuje proces organiziranja, upravljanja i vođenja projektnog tima. Sastoji se od ljudi s dodijeljenim ulogama i odgovornostima za dovršetak projekta. Upravljanje ljudskim resursima bavit će se s četiri procesa.

Razviti plan ljudskih resursa

U ovoj fazi definiraju se uloge i odgovornosti u projektu, organizacijske sheme projekta i plan upravljanja osobljem.

Ulaz za ovo će biti:

• Plan upravljanja projektom
• Zahtjevi za resursima aktivnosti
• Čimbenici okruženja poduzeća
• Imovina organizacijskog procesa

Izlaz za ovo će biti:

• Plan upravljanja ljudskim resursima

Nabavite projektni tim

Ova faza potvrđuje dostupnost ljudskih resursa i osiguravanje tima potrebnog za dovršetak projektnih aktivnosti. Ulaz za ovu fazu bio bi rezultat prethodnog koraka. Izlaz ove faze bio bi:

• Zadaci projektnog osoblja
• Kalendari izvora
• Ažuriranja plana upravljanja projektom

Razviti projektni tim

U ovoj fazi fokus je na poboljšanju učinkovitosti tima, interakcije članova tima i poboljšanju ukupne učinkovitosti tima i projekta. Ulaz za ovu fazu bio bi rezultat prethodnog koraka. Izlaz za ovu fazu bio bi:

• Procjene učinka tima
• Ažuriranja čimbenika okoline poduzeća

Upravljanje projektnim timom

Ovaj proces uključuje tracperformanse članova kraljevskog tima, rješavanje problema, davanje povratnih informacija i upravljanje timom radi optimizacije performansi projekta. Ulaz za ovu fazu bio bi izlaz iz prethodnog koraka. Izlaz za ovu fazu bio bi:

• Zahtjev za promjenu
• Ažuriranja plana upravljanja projektom
• Ažuriranja projektnih dokumenata
• Ažuriranja čimbenika okoline poduzeća
• Ažuriranja imovine organizacijskog procesa

Upravljanje projektnom komunikacijom

Ovdje Projektna komunikacija ne znači verbalnu interakciju jednih s drugima, već transmitučinkovito razmjenjivanje informacija vezanih uz projekt s projektnim timom, dionicima, voditeljima projekata i drugima. Trebalo bi se baviti radnjama i procjenama rizika, planovima projekta, upravljanjem sastancima i radnjama, pregledima i obilascima te još mnogo toga.

Ovaj segment pokriva sljedeća ključna područja:

Komuniciranje sa dionicima

To je proces razvojaping pristup učinkovitoj komunikaciji sa zainteresiranim stranama i razumijevanju njihovih zahtjeva. Ulaz za to bi bio:

• Plan upravljanja projektom
• Registar dionika
• Čimbenici okruženja poduzeća
• Imovina organizacijskog procesa

Dok će izlaz za ovo biti:

• Plan upravljanja komunikacijom
• Ažuriranje projektne dokumentacije

Upravljanje komunikacijama

To je proces pohranjivanja, distribucije, prikupljanja i preuzimanja informacija o projektu u skladu s komunikacijskim planom. Ulaz u ovu fazu bio bi:

• Čimbenici okruženja poduzeća
• Imovina organizacijskog procesa
• Izvješća o radu
• Plan upravljanja komunikacijom

Dok bi izlaz bio:

• Projektne komunikacije
• Ažuriranja plana upravljanja projektom
• Ažuriranje projektne dokumentacije
• Ažuriranja imovine organizacijskog procesa

Kontrolne komunikacije

To je proces kontrole i praćenja komunikacije tijekom cijelog životnog ciklusa projekta. Ulazni podaci za ovu fazu bili bi:

• Plan upravljanja projektom
• Projektne komunikacije
• Dnevnik problema
• Podaci o radnom učinku
• Imovina organizacijskog procesa

Dok bi izlaz ove faze bio:

• Informacije o radnom učinku
• Zahtjevi za promjenu
• Ažuriranja plana upravljanja projektom
• Ažuriranja projektnih dokumenata
• Ažuriranja organizacijskih procesa

Pitanja i odgovori