Uvod u nabavu i zahtjev za kupnju u SAP

Kupnja je sastavni dio SAP MM modul i njegov proces mogu se grubo prikazati na donjem dijagramu.

MRP (planiranje materijalnih resursa) stvara prijedlog nabave i kasnije se pretvara u zahtjev za nabavu. Sljedeći korak je dodjeljivanje izvora zahtjevu za kupnju i izdavanje zahtjeva za kupnju. PR se pretvara u narudžbenicu i po primitku robe može se izvršiti faktura za dovršetak procesa kupnje. Dodatno se vrši uplata (u FI modulu).

Nabava ne mora započeti MRP-om, može se pokrenuti planiranjem na temelju potrošnje ili izravnim stvaranjem PR-a ili PO-a.

MRP je funkcija sustava za određivanje zahtjeva za materijalom na razini materijala i BoM-a. BoM (Bill materijala) je popis komponenti i podkomponenti od kojih se sastoji jedan materijal.

Jedan od osnovnih dokumenata u Nabavi u SAP je zahtjev za kupnju.

Zahtjev za kupnju

Zahtjevi za nabavu mogu se kreirati automatski od strane sustava ili ručno. Mogu se pretvoriti u narudžbenice, ali samo nakon otpuštanja (odobrenje zahtjeva za kupnju).

U ovoj lekciji pokrit ćemo nekoliko tema koje mogu pomoći u razumijevanju i izradi zahtjeva za kupnju.

Rasponi brojeva u zahtjevnicama potrebni su kao iu drugim dokumentima, radi dodjele broja dokumenta novoizrađenim dokumentima.

Later, ovi rasponi brojeva dodjeljuju se različitim vrstama dokumenata koje možemo definirati za upotrebu u obradi zahtjeva za kupnju.

Također ćemo pokriti broj za praćenje zahtjeva koji je u osnovi kombinacija broja/slova koja se može jedinstveno dodijeliti više dokumenata kako bi se pratili određeni važni zahtjevi.

Vidjet ćete kako funkcionira određivanje izvora i zašto je korisno, kao i kako se ovaj izvor može dodijeliti našem dokumentu nabave.

Na kraju ćete saznati kako obraditi zahtjev za kupnju, od njegove izrade do pretvaranja u narudžbenicu.

Rasponi brojeva za Zahtjev za kupnju

Dodjeljivanje raspona brojeva za zahtjevnice radi na vrsti dokumenta. Nekoliko različitih raspona brojeva može se kreirati i naknadno dodijeliti određenoj vrsti zahtjeva za kupnju.

To se radi u prilagodbi. Vrste dokumenata zahtjeva mogu imati dodijeljena dva raspona brojeva. Svakoj vrsti dokumenta dodijeljen je jedan unutarnji i jedan vanjski raspon. Interni rasponi brojeva sustav automatski povećava, a vanjski se dodjeljuju ručno.

Zaslon u nastavku predstavlja popis raspona brojeva za zahtjev za kupnju.

Od broja je prvi broj u rasponu, Do broja je zadnji dostupni broj, a trenutni broj je posljednji dodijeljeni broj dokumentu.

Osim toga, postoji potvrdni okvir koji pokazuje radi li se o vanjskom rasponu brojeva.

Na primjer, interni raspon brojeva može se definirati kao raspon od 20000000 do 30000000, u ovom slučaju dokumenti vrste dokumenta kojoj je dodijeljen ovaj interval bit će numerirani počevši od 20000001 i povećavat će se za 1 za svaki novi kreirani dokument. Posljednji broj dostupan za ovaj interval bit će 30000000, a ako vaši dokumenti popune cijeli raspon brojeva, mora se produžiti. Rijetko će se dogoditi jer bi to značilo da biste imali 10 milijuna dokumenata za kupnju.

Definicija vrste dokumenta

Definicija vrste dokumenta je radnja definiranja različitih vrsta dokumenata za zahtjev za kupnju. Koristan je za grupiranje zahtjeva za kupnju i detaljnije određivanje njegove upotrebe. Na primjer, možemo imati standardne odnose s javnošću, podugovaranje i prijenos zaliha. Svaki tip dokumenta odgovara posebnim potrebama i konfiguriran je za korištenje na taj način.

U definiciji vrste dokumenta možete definirati niz opcija. Intervali brojeva (unutarnji i eksterni), intervali stavki, ključ za odabir polja, kontrolni indikator, ukupni indikator otpuštanja (definira da li se sve stavke u PR-u otpuštaju istovremeno ili pojedinačno).

Standardni zahtjev za kupnju upišite dokument SAP definiran je u svim instalacijama kao NB.

Broj za praćenje zahtjeva

Ovaj broj se koristi za praćenje specifičnih zahtjeva. Može se unijeti tijekom kreiranja zahtjeva za kupnju i kopirati u dokument narudžbenice. Održava se na razini stavke i stavke se mogu odabrati prema ovom broju u nekoliko izvješća kao što su MELB.

• Izvršiti MELB transakcija.
• kliknite Odaberite tipku.

Kad kliknete nastaviti, vratit ćete se na početni ekran za odabir. Također imate niz opcija za odabir i trebali biste odabrati najprikladnije opcije za sužavanje pretraživanja.

• Unesite brojeve za praćenje zahtjeva.
• Izvršiti.

Prikazat će vam se popis dokumenata koji sadrže broj za praćenje.

Određivanje izvora

Određivanje izvora pomaže u pronalaženju najprikladnijeg izvora za zahtjev, na primjer, može predložiti koji okvirni ugovor, koji interni izvor nabave (postrojenje) ili koji dobavljač se može koristiti za naručivanje određenih materijala u određenom trenutku.

Određivanje izvora uzima različite podatke kao parametre za stvarni proces određivanja. To uključuje Okvirni ugovor, Info zapis o kupnji, Pogon u našoj tvrtki, Dogovor o kvotama, Popis izvora.

Sve se to uzima u obzir pri određivanju najboljeg mogućeg izvora za zahtjev.

Prva provjera se vrši putem Dogovor o kvotama gdje sustav utvrđuje postoji li prikladan izvor s odgovarajućim rasporedom kvota za materijal, i ako se pronađe prikladan izvor odabire se, a dodatna potraga za izvorom se prekida.

Ako ne, sustav preuzima popis izvora u obzir i tamo tražio valjane izvore. Izvorni popis sastoji se od fiksnih i blokiranih zapisa. Fiksni zapisi su za fiksne dobavljače za određeni materijal koji vrijede određeno razdoblje. Blokirani zapisi ne mogu se koristiti kao izvor dok su u ovom statusu.

Konačno sustav traži okvirni sporazum međutim info zapis za vjerodostojne izvore i dodjeljuje im rekviziciju. U prethodnoj ste lekciji vidjeli što je info zapis kupnje, a okvirni ugovor je ugovor o rasporedu ili ugovor koji se također koristi u procesu određivanja izvora kao ulazna informacija.

Da biste koristili određivanje izvora, trebate označiti potvrdni okvir Odredi izvor na početnom ekranu zahtjeva za kupnju.

Dodjela izvora

Sustav može izvršiti dodjelu izvora u pozadini ili u prvom planu.

Ako se pretraživanje vrši u prvom planu i pronađe se više od jednog valjanog izvora, pojavljuje se popis za odabir s kojeg korisnik treba odabrati odgovarajući izvor. Ako se pronađe samo jedan odgovarajući izvor, on se automatski dodjeljuje.

Ako se pretraživanje vrši u pozadini, mora se odrediti jedan izvor i kako bi se postiglo da će sustav obavljati različite funkcije u traženju.

Na primjer, okvirni ugovori imaju prioritet nad izvorom zapisa informacija o kupnji i u slučaju sukoba odabire se okvirni ugovorni izvor.

Ako se u okvirnim ugovorima pronađe više od jednog važećeg izvora, jedinstveni važeći izvor bit će onaj za redovnog dobavljača, a ako niti jedan zapis nije za redovnog dobavljača, izvor će se morati odrediti ručno.

Vidite kako sustav nudi dva izvora od kojih moramo ručno odabrati bolji.