Kako stvoriti jednokratnog kupca FD01 u SAP

Što je jednokratni glavni klijent u SAP FI?

Jednokratni majstor za kupce u SAP FI je posebna vrsta zapisa o kupcima koji ne generiraju često poslovanje i stoga im nisu potrebni vlastiti trajni glavni podaci. Umjesto stvaranja pojedinačnog zapisa za svakog kupca koji dolazi na licu mjesta ili povremenog kupca, stvara se jedan zajednički glavni zapis, a stvarno ime, adresa, broj telefona i ostali opći podaci unose se kasnije, u trenutku transakcije.

Zapis se kreira s kodom transakcije FD01 i dodijeljen je grupi računa Jednokratnog klijenta (obično CPDA). Odabir ove grupe računa govori SAP kako bi se polja općih podataka održala otvorenima tijekom knjiženja računa, umjesto da se preuzimaju iz matične knjige kupaca. Rezultat je jednostavna podknjiga potraživanja koja podržava prodaju bez povećanja volumena matičnih podataka.

Zašto koristiti jednokratni glavni zapis kupca?

Održavanje potpunog glavnog zapisa za svakog rijetkog kupca dodaje buku podknjigi AR-a, usporava izvještavanje i povećava napor održavanja podataka. Jednokratni glavni zapis kupca rješava ovaj problem tako što djeluje kao rezervirano mjesto koje prihvaća novi skup općih podataka pri svakom knjiženju, a istovremeno čisto knjiži na isti račun glavne knjige usklađivanja.

Ovaj pristup je poželjniji u odnosu na generičke unose u glavni dnevnik jer čuva analitiku na razini kupca, podržava određivanje poreza i održava logiku otvorenih stavki netaknutom u transakcijama kao što su FB70 (faktura kupca) i F-28 (ulazna uplata). Financijski timovi stoga dobivaju prednosti primjene gotovine AR knjiženja bez opterećenja trajnih matičnih podataka za svakog povremenog kupca.

Koraci za stvaranje jednokratnog kupca u SAP

Slijedite donji redoslijed za izradu glavnog računa za jednokratnog kupca u SAP FI koristi transakciju FD01. Prije početka provjerite jesu li grupa računa jednokratnog kupca (CPDA) i račun glavne knjige za usklađivanje već konfigurirani u ciljnom kodu tvrtke.

Korak 1) Otvorite transakciju FD01

Za izradu glavnog računa jednokratnog kupca unesite kod transakcije FD01 u SAP Naredbeno polje i pritisnite Enter.

Korak 2) Otvorite pregled grupe računa

Na početnom FD01 ekranu odaberite Grupa računa gumb za pregled kako biste mogli odabrati ispravnu grupu jednokratnih korisničkih računa.

Korak 3) Odaberite grupu jednokratnih korisničkih računa

U dijaloškom okviru odaberite grupu računa u kojoj se Jednokratni kupac svojstvo je označeno (obično grupa računa CPDA). To osigurava da polja adrese ostanu otvorena prilikom knjiženja računa.

Korak 4) Unesite ID kupca i tvrtku Code

Natrag na glavnom zaslonu FD01 unesite sljedeće:

1. Unesite ID kupca prema rasponu brojeva dodijeljenom grupi računa jednokratnog kupca.
2. Uđite u tvrtku Code u kojem se treba kreirati glavni zapis.

Korak 5) Održavanje kartice Opća adresa podataka

Na sljedećem ekranu, na kartici Opći podaci – Adresa, unesite sljedeće:

1. Unesite naziv za glavnu šifru jednokratnog kupca.
2. Unesite pojam za pretraživanje.
3. Unesite jezik komunikacije.

Korak 6) Prebacite se na tvrtku Code Dio

Iz izbornika aplikacije odaberite Tvrtka Code odjeljak za održavanje podataka specifičnih za financijsku instituciju o jednokratnom klijentu.

Korak 7) Unesite račun glavne knjige za usklađivanje

U tvrtki Code odjeljak:

1. Odaberite Račun za upravljanje Tab.
2. Unesite pomirenje Račun glavne knjige broj na koji bi AR pomoćna knjiga trebala knjižiti.

Korak 8) Spremite glavni obrazac za jednokratnog kupca

Press UŠTEDI za stvaranje novog glavnog zapisa jednokratnog kupca u odabranom kodu tvrtke.

Korak 9) Potvrdite stvaranje u statusnoj traci

Provjerite statusnu traku na dnu zaslona za poruku potvrde koju je generirao FD01. Poruka sadrži novi broj kupca, što potvrđuje da je kreiran jednokratni matični broj kupca.

Jednokratni glavni račun kupca sada je spreman za korištenje u nizvodnim FI-AR transakcijama.

Kako provjeriti i koristiti jednokratni zapis kupca

Nakon spremanja, koristite FD03 or XD03 za prikaz novog glavnog polja Jednokratnog kupca i potvrdu grupe računa, računa za usklađivanje i rezerviranog mjesta na kartici adrese. Budući da glavni polje dijeli mnogo rijetkih kupaca, provjerite da nisu pohranjeni trajni podaci o adresi: adresa mora ostati prazna ili generička kako bi svako knjiženje računa obuhvaćalo stvarne podatke kupca.

Prilikom knjiženja fakture kupca s FB70 za ovaj zapis, SAP će vas zatražiti da na zaslonu s jednokratnim podacima unesete ime, adresu i bankovne podatke kupca. Knjiženje i dalje pogađa konfigurirani račun glavne knjige za usklađivanje, tako da unos ispravno teče u Općenito Ledger i u izvješća kao što su FBL5N i AR analiza starenja.

Uobičajene pogreške i savjeti za rješavanje problema

Prilikom kreiranja ili objavljivanja na matičnom računu jednokratnog kupca može se pojaviti nekoliko poruka o validaciji. Najčešće su navedene u nastavku, zajedno s tipičnim rješenjem.

• „Grupa računa nije dopuštena“: Za šifru tvrtke nedostaje grupa računa Jednokratnog kupca u stilu CPDA; konfigurirajte je putem transakcije OBD2.
• "Raspon brojeva nije održavan": Dodijelite valjani raspon brojeva grupi računa Jednokratnog kupca putem XDN1 prije stvaranja glavnog računa.
• "Nedostaje račun za usklađivanje": Vodite račun glavne knjige usklađivanja na kartici Upravljanje računima; polje je obavezno za knjiženja AR-a.
• „Kupac XXXX nije proširen na šifru tvrtke YYYY“: Ponovno pokrenite FD01 u nedostajućoj šifri tvrtke kako bi jednokratni kupac mogao knjižiti u tu knjigu.

Najbolje prakse za jednokratne glavne podatke o kupcima

Primijenite sljedeće prakse kako biste matičnu knjigu jednokratnih kupaca održali čistom i spremnom za reviziju. One smanjuju stvaranje duplikata, sprječavaju pogreške u knjiženju i održavaju pouzdanost AR podknjige.

• Koristite namjensku grupu računa u stilu CPDA samo za kupce kojima zaista nije potreban trajni zapis; usmjerite ponovljene kupce na redovni glavni račun.
• Polja za adresu i bankovni račun ostavite praznima na glavnom računu kako bi svako knjiženje na FB70 računu obuhvatilo stvarne podatke o kupcu.
• Održavajte jedan račun glavne knjige za usklađivanje za jednokratne kupce kako biste pojednostavili izvještavanje i usklađivanje.
• Ograničite prava kreiranja za jednokratne glavne datoteke kupaca putem SAP autorizacijske uloge kako bi se izbjegli duplicirani ili neovlašteni zapisi.
• Povremeno pregledavajte jednokratne objave putem FBL5N-a kako biste otkrili ponavljajuće kupce koje treba promovirati u redovne glavne kupce.

Pitanja i odgovori