Kako izraditi zahtjev za ispravak fakture u SAP SD

Što je ispravak fakture?

Ispravak fakture je postupak ispravljanja količine ili cijena na jednoj ili više stavki fakture. Umjesto poništavanja izvorne fakture, SAP kreira zahtjev za ispravak računa, prodajni dokument (tip naloga RK) koji bilježi ispravljene vrijednosti i obračunava samo razliku s kupcem.

Sustav izračunava razliku između izvornog iznosa i ispravljenog iznosa. Radi kontrole, zahtjev za ispravak računa automatski se blokira blokadom naplate dok se ne provjeri; nakon što je odobren, blokada se može ukloniti. Ovisno o ukupnoj vrijednosti zahtjeva, sustav zatim kreira kreditnu ili debitnu notu. Na taj način, ispravak računa pruža čist i revidiran način ispravljanja pogrešaka u naplati, jer se zahtjev uvijek odnosi na izvorni dokument naplate i točno bilježi što se promijenilo i zašto. Zato financijski timovi to preferiraju u odnosu na uređivanje ili otkazivanje izvornog računa, što bi prekinulo revizijski trag.

Kako ispravak fakture stvara kreditnu ili debitnu notu

Kada kreirate zahtjev za ispravak računa, SAP dvaput kopira svaku stavku s originalnog računa. Prva stavka je uvijek kreditna stavka, koja kupcu pripisuje originalnu vrijednost, a druga je debitna stavka, koja tereti ispravljenu vrijednost. Budući da se dvije stavke međusobno kompenziraju, ostaje samo neto razlika.

Ako je neto vrijednost negativna, što znači da je kupcu naplaćeno previše, zahtjev rezultira kreditnom notom. Ako je neto vrijednost pozitivna, što znači da je kupcu naplaćeno manje, to rezultira terećenjem. Ovaj dizajn s uparenim stavkama čini ispravku računa tako korisnom: jedan zahtjev može povećati i kredite i dugovanja u mnogim redaka, no kupcu se naplaćuje ili vraća samo točna razlika. Terećenja prilagođavate ispravljenoj količini ili cijeni, kreditne stavke ostavljate netaknute, a sustav automatski izračunava stanje. To korekciju čini transparentnom i za tvrtku i za kupca.

Koraci za izradu zahtjeva za ispravak računa

Slijedite ove korake za kreiranje zahtjeva za ispravak računa u transakciji VA01, s referencom na dokument naplate koji treba ispraviti.

Korak 1) Započnite zahtjev.

1. Unesite T-kod VA01 u naredbeno polje.
2. U polje Vrsta narudžbe unesite „Zahtjev za ispravak računa“.
3. U podatke o organizaciji unesite prodajnu organizaciju, distribucijski kanal i odjel.
4. Kliknite gumb „Kreiraj s referencom“ za izradu ispravka računa s referencom na dokument o naplati.

Korak 2) Prepis s računa.

1. Unesite broj fakture (računa) koju je potrebno ispraviti.
2. Kliknite gumb Kopiraj.

Korak 3) Primijeni i spremi ispravku.

1. Primatelj pošiljke i broj narudžbenice mogu se promijeniti.
2. Unesite traženi datum isporuke.
3. Količina narudžbe može se promijeniti na ispravljenu vrijednost.
4. Kliknite na gumb Spremi.

Prikazuje se poruka „Podaci su spremljeni“.

Ključne točke o zahtjevima za ispravak računa

Nekoliko karakteristika razlikuje zahtjev za ispravak fakture od običnog kreditnog ili debitnog zapisa. Imajte na umu ove ključne točke:

• Vrsta narudžbe RK: Zahtjev za ispravak računa koristi vrstu prodajnog dokumenta RK i kreiran je u transakciji VA01.
• Referenca na dokument o naplati: Zahtjev za RK mora se kreirati s referencom na postojeću fakturu, što omogućuje jasan revizijski trag.
• Automatski blok naplate: Zahtjev je blokiran dok se ne provjeri, tako da nikakva kreditna ili debitna uplata ne stiže do kupca bez odobrenja.
• Ishod kredita ili debita: Neto vrijednost zahtjeva odlučuje hoće li se kreirati kreditna ili debitna nota.
• Upareni artikli: Svaka stavka računa kopira se kao kreditna i debitna stavka, tako da se podmiruje samo ispravljena razlika.

Zajedno, ove točke čine ispravljanje računa kontroliranim načinom ispravljanja pogrešaka u naplati putem jednog dokumenta bez poništavanja i ponovnog izdavanja izvornog računa, što štiti revizijski trag i čini rješavanje sporova bržim i čišćim.

Pitanja i odgovori