Validacija podataka u Excelu: Filtri, Grupiranjeping, Primjeri sortiranja

Provjera valjanosti podataka

Validacija podataka vrlo je važna u smislu da nam pomaže izbjeći pogreške koje se mogu izbjeći. Pretpostavimo da bilježite ocjene studentskih ispita i znate da je minimum 0, a maksimum 100. Možete iskoristiti značajke provjere kako biste bili sigurni da se unose samo vrijednosti između 0 i 100.
Dodajte novi list u radnu knjigu klikom na gumb plus na dnu radnog lista.

Dodajte stupac za S/N, ime i rezultat. Vaš bi list trebao izgledati ovako

• Pritisnite karticu PODACI
• Odaberite ćelije C2 do C6 (ćelije koje će se koristiti za bilježenje rezultata)

• Kliknite padajući popis Validacija podataka.
• Kliknite Provjera valjanosti podataka.

• Dobit ćete sljedeći dijaloški prozor

• Pritisnite karticu Upozorenje o pogrešci
• Unesite naslov upozorenja i poruku kao što je prikazano na donjem dijagramu.

• Pritisnite gumb OK
• Pokušajte unijeti rezultat veći od 200. Dobit ćete sljedeću poruku o pogrešci

Vrste kriterija za validaciju podataka

Padajući izbornik Dopusti u prozoru Validacija podataka nudi nekoliko kriterija, ne samo cijele brojeve. Odabirom pravog kriterija održavate unose čistima u trenutku provjere.pingU donjoj tablici navedeni su uobičajeni kriteriji s praktičnim primjerom.

Kriterij	Što to omogućuje	Primjer
Cijeli broj	Cijeli brojevi unutar raspona	Između 0 i 100 za rezultat ispita
Decimal	Numbers s decimalnim brojevima unutar raspona	Između 0 i 1 za diskontnu stopu
Popis	Samo vrijednosti s definiranog popisa, prikazane kao padajući izbornik	Muško Žensko
Datum	Datumi unutar raspona	Danas ili kasnije
Duljina teksta	Ograničen broj znakova	Točno 10 za telefonski broj
običaj	Bilo koja formula koja vraća TRUE ili FALSE	=ISNUMBER(C2) za prisilni unos broja

💡 Savjet: Pomoću kartice Ulazna poruka prikazat će se nagovještaj kada je ćelija odabrana, a pomoću kartice Upozorenje o pogrešci odlučit će se je li pogrešan unos trajno zaustavljen, upozorenje koje se može poništiti ili informativna napomena.

Filtri podataka

Filtri podataka omogućuju nam dobivanje podataka koji odgovaraju našim željenim kriterijima. Recimo da želimo prikazati rezultate svih učenika čija imena počinju s "ja" ili dobiti rezultate koji su manji, veći ili jednaki određenoj vrijednosti, možemo koristiti filtre za dobivanje takvih podataka.
Odaberite stupce imena i rezultata kao što je prikazano u nastavku

• Pritisnite karticu PODACI na vrpci
• Kliknite padajući popis Sortiraj i filtriraj kao što je prikazano na slici ispod

• Kliknite na Filter imena
• Odaberite filtre teksta
• Odabir počinje s
• Dobit ćete sljedeći prozor.

• Unesite "ja" i kliknite na gumb "OK".
• Trebali biste moći vidjeti samo rezultate za Jane i Jamesa.

Sortiranje podataka u Excelu

Filtriranje skriva retke koji se ne podudaraju, dok sortiranje zadržava svaki redak, ali mijenja njihov redoslijed. Sortiranje studentskih rezultata od najvišeg do najnižeg čini rangiranje očitim na prvi pogled, a to je još jedna naredba na kartici PODACI.

1. Odaberite ćeliju u stupcu: Kliknite bilo koju ćeliju u stupcu Rezultat. Nema potrebe označavati cijeli stupac jer Excel prepoznaje okolnu tablicu.
2. Otvori Sortiraj i filtriraj: Na kartici PODACI odaberite Sortiraj od najvećeg do najmanjeg za brojeve ili Sortiraj od A do Ž za tekst.
3. Sortiraj po nekoliko stupaca: Za višerazinsko sortiranje kliknite gumb Sortiraj, dodajte razinu i prvo sortirajte prema spolu, a zatim prema rezultatu. Excel primjenjuje razine od vrha prema dnu.
4. Zadrži zaglavlje: Provjerite je li označena opcija "Moji podaci imaju zaglavlja" kako bi nazivi stupaca ostali na mjestu i nisu sortirani s podacima.

⚠️ Upozorenje: Prije sortiranja odaberite samo jednu ćeliju, nikada jedan stupac. Ako je označen i sortiran samo jedan stupac, imena i rezultati su odvojeni i zapis je oštećen. Excel upozorava upitom "Proširi odabir", što bi uvijek trebalo prihvatiti.

Grupiraj i razgrupiraj

Grupe nam omogućuju jednostavan pregled i skrivanje nepotrebnih detalja iz stupaca ili redaka. Osim toga, također možemo koristiti grupe za analizu podataka koji pripadaju zajedničkoj kategoriji. Ilustrirajmo to primjerom. Koristit ćemo gornji primjer studentskih rezultata.

• Desnom tipkom miša kliknite rezultat i odaberite Umetni stupac. Imenujte stupac imena spol.
• Promijeni Jamesa u Juanitu. Stavi ženku za Janet i Juanita. Stavite muško za ostale učenike. Vaš bi list trebao izgledati ovako.

Sada ćemo grupirati ženke i prikazati njihovu prosječnu ocjenu te učiniti isto za muškarce.

• Pritisnite karticu PODACI na vrpci
• Odaberite sve stupce i retke s podacima
• Kliknite padajući gumb Grupa kao što je prikazano na slici ispod

Dobit ćete sljedeći prozor

• Provjerite jesu li odabrane opcije redaka
• Pritisnite gumb OK
• Dobit ćete sljedeći pregled

• Sada ćemo izračunati prosječne ocjene za žene i muškarce
• Odaberite sve podatke kao što je prikazano u nastavku

Kliknite padajući gumb Međuzbroj pod karticom PODACI

Dobit ćete sljedeći prozor

• Postavite “Pri svakoj promjeni” na spol
• Postavite “Koristi funkciju” na prosjek
• Odaberite "Dodaj međuzbroj" ocjeni
• Pritisnite gumb "OK".

Preuzmite gornji Excel Code

Dodavanje slika u proračunske tablice

Ponekad biste željeli označiti dokumente ispisane u excelu s informacijama zaglavlja i ispisati ih s logotipom tvrtke itd. nadmašiti ima značajke koje vam omogućuju uvoz slika u Excel. Naredba za dodavanje slika nalazi se ispod kartice INSERT na vrpci.

Dobit ćete sljedeći dijaloški prozor

• Možete pregledavati bilo koju mapu na računalu koja sadrži slike i možete odabrati bilo koju sliku po svom izboru.
• Dobit ćete rezultate slične onima prikazanima u nastavku

Tutorial vježba 4

Upotrijebite naredbu UMETNI karticu slike da dodate sliku po svom izboru na radni list.

Pitanja i odgovori