Tijek procesa poslovne analize: Vodič korak po korak
Za svakog poslovnog analitičara najveći izazov nakon dobivanja projekta je kako započeti i odakle započeti projekt? Ili koji bi se rezultati mogli stvarati i kako uspješno dovršiti projekt?
Kako bismo vam pomogli sa svim vrstama pitanja, naveli smo neke od ključnih tehnika za uspješnu analizu poslovnih procesa.
Koje korake treba slijediti u procesu poslovne analize?
Slijede koraci uključeni u proces poslovne analize. Vodit će vas od prvog dana procesa poslovne analize do kraja faze planiranja.
Korak 1) Prikupite sve informacije o projektu
To je poslovnih analitičara odgovornost za prikupljanje svih detalja vezanih uz projekt. Postavljanjem pitanja osobama povezanim s projektom (voditelju projekta, sponzoru projekta, menadžeru ili vlasniku tvrtke).
Prikupljene informacije trebale bi pokrivati ove teme
- Opseg i granice projekta
- Trenutačni čimbenici koji utječu na organizaciju
- Projektni rizik i ograničenja
- Širi organizacijski kontekst
Dionici koji su u njemu aktivno uključeni. Ovo bi bilo dobro vrijeme za dirigiranje Analiza potreba dionika
Nakon što prikupite sve ove informacije, analizirajte svoju ulogu u projektu i napravite popis za provjeru koji kao poslovni analitičar možete uključiti npr.
- Iz vašeg prethodnog iskustva što možete implementirati u svoj trenutni projekt
- Dokumentacija i planiranje potrebni za trenutni projekt
- Rasprava o mogućem ishodu projekta s dionicima
- Odredite članove koji su uključeni u projekt
- Potražite bilo kakvu pomoć od klijenta – dogovorite sastanak sa zainteresiranim stranama
- Koji su očekivani isporučeni rezultati i u kojem formatu su potrebni
- Koju postojeću dokumentaciju možete pregledati za bolju projektnu ideju
- Saznajte koja metodologija (Agile ili Waterfall) će odgovarati vašem projektu
Korak 2) Identificirajte zainteresirane strane i dogovorite sastanak za reviziju
U drugom koraku postavite a pregledni sastanak s voditeljem projekta/dionikom/članovima tima. Nejasan plan može dovesti do neuspjeha projekta.
- Budite konkretni u onome što se očekuje od projekta.
- Uključite voditelja projekta/dionika/članove tima na sastanak i postavljajte pitanja vezana uz projekt
- Vrlo je vjerojatno da možda radite na potpuno novom projektu, u tom slučaju pitajte voditelja projekta ili kontakt osobu koja je prije radila u toj domeni
Korak 3) Analizirajte sve dokumente relevantne za projekt
Dalje, ispravno Analizirati sve dokumente relevantne za projekt kao što su:
- Dokumentacija poslovnih procesa
- Dokumenti o poslovnim i sistemskim zahtjevima
- Poslovni slučajevi
- Dijagrami i dijagrami toka
- Projektni planovi
- Radna shema
- Strateški dokumenti i poslovni planovi
- Politike i zakonodavstvo
Otkrijte informacije skrivene u dokumentu s poslovnim zahtjevima i pronađite sve nedostatke u trenutnim sustavima, procesima, procedurama i operacijama. Moguće je da je dokument koji vam je dostavljen zastario, stoga potvrdite informacije koje otkrijete.
Korak 4) Zabilježite sve činjenice i informacije koje otkrijete
Iz vašeg istraživanja i analize možete otkriti mnoge korisne informacije relevantne za projekt koje je potrebno promijeniti ili implementirati u projekt. Snimite ih.
- Poslovni zahtjevi uključujući zahtjeve za izvješćivanje
- Poslovni procesi i prateći sustavi
- Funkcionalni i nefunkcionalni zahtjevi
- Problemi i rizici koji trenutno utječu na projekt
Korak 5) Razumijevanje domene problema
Do sada ćete imati dobar uvid u projekt, sada možete identificirati domenu problema u projektu. Morate saznati
- Na koju će točno poslovnu funkciju utjecati
- Rizici i čimbenici koji utječu na poslovanje
- Politike i ograničenja koja utječu na projekt
- Vrijednosti koje određuju razinu važnosti projekta
- Sustav trenutno podržava poslovne aktivnosti
- Dokument koji ukratko opisuje domenu problema - npr. godišnje izvješće
- Problemi koji trenutno blokiraju poslovanje u postizanju željenih rezultata
- Predložena promjena čini li ikakvu razliku u domeni problema
Korak 6) Predstavljanje vašeg poslovnog zahtjeva
Nakon što ste sakupili sve svoje poslovne zahtjeve i razumjeli domenu problema. Sljedeći korak je predstavljanje vaših poslovnih zahtjeva dionicima ili voditelju projekta. Postoje brojne tehnike koje se mogu koristiti za predstavljanje zahtjeva kao što su
- Tablica ili proračunska tablica
- Dijagram ili grafikon
- Prototip ili simulacija
- Predložak strukturiranog teksta ili strukturirana rečenica
Rječnik riječi koji će vam dati brzi pregled procesa poslovnog analitičara
- Svrha: Definira svrhu aktivnosti poslovne analize potrebne za predloženu inicijativu
- Opseg: Definira isporučene rezultate koji su uključeni i isključeni
- Osnovni uzrok: Definirajte temeljne uzroke identificiranih problema
- Trenutno stanje: Definira problem koji uzrokuje potrebu za promjenom
- Planirane aktivnosti: Definira razlog aktivnosti, rezultate i datume isporuke
- Plan uključivanja dionika: Daje pregled procesa uključivanja dionika
- Upravljanje kvalitetom: Opisuje aktivnosti koje će osigurati kvalitetu projektnih rezultata
- Target Stanje: Definira kako će se identificirati kritični problemi
Brzi savjeti za poslovne analitičare
- Postavljajte pitanja na sastancima
- Budite spremni prije sastanka dionika ili pregleda
- Budite prilagodljivi promjenama i novim iskustvima
- Upravljajte očekivanjima
- Odgovorite na povratne informacije