Dopisivanje u SAP – Konfiguracija i vrste
Mason Garcia
Dostupni su različiti standardni tipovi korespondencije kao što su ispis fakture, izvadak računa itd. Mogu se kreirati i prilagođeni tipovi korespondencije.
Korespondencije se mogu kreirati u trenutku obrade određene poslovne transakcije ili u kasnijoj fazi za već kreirana knjiženja transakcije.
Korespondencija se može slati kupcu/prodavatelju u različitim formatima kao što su e-pošta i faks. Korespondencija je u osnovi pisma itd. koja se šalje iz SAP dobavljaču/kupcu itd.
Korespondencija se može kreirati pojedinačno ili kolektivno, ad-hoc ili putem automatiziranog paketnog posla.
Vrste korespondencije
Slijedi popis primjera različitih standardnih tipova korespondencije, koji se mogu kopirati za stvaranje određenog prilagođenog obrasca, programa itd.
| Vrsta dopisivanja | Prepiska Description | Program za ispis | Potrebni podaci | Uzorak standarda SAP Obrazac skripte |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Obavijesti o plaćanju | RFKORD00 | Broj dokumenta | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Izvodi računa | RFKORD10 | Broj računa i datum | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Bill of exchange rates izjave | RFKORD20 | Broj dokumenta | F140_RAČUN_CHA_01 |
| SAP09 | Interni dokumenti | RFKORD30 | Broj dokumenta | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Pojedinačna slova | RFKORD40 | Broj računa | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Izvadci iz dokumenata | RFKORD50 | Broj dokumenta | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Izjave kupaca | RFKORD11 | Broj i datum kupca | F140_CUS_STAT_01 |
Kako napraviti konfiguraciju dopisivanja
Konfiguracija dopisivanja u SAP može se provesti u sljedećim koracima u nastavku
Korak 1) Definirajte vrstu korespondencije
Put: – SPRO > Financijsko računovodstvo (novo) > Računi potraživanja i obveze > Računi korisnika > Stavke > Korespondencija > Izrada i provjera postavki za korespondenciju > Definiranje vrsta korespondencije
Šifra transakcije: -OB77
Ovdje razne SAP dostupni su standardni tipovi dopisivanja. Također možete kreirati prilagođene vrste dopisivanja. Možete navesti koji su podaci potrebni za generiranje korespondencije, npr. za izvadak računa možete navesti da je za izvadak potreban glavni kupac/dobavljač. Također, možete odrediti parametre datuma i tekst koji će se pojaviti za odabir datuma.
Korak 2) Dodijelite Program vrsti dopisivanja
Put:-SPRO > Financijsko računovodstvo (novo) > Potraživanja i obveze > Računi korisnika > Stavke > Korespondencija > Izrada i provjera postavki za korespondenciju > Dodjela programa za vrste korespondencije
Šifra transakcije: –OB78
Ovdje morate povezati program za generiranje korespondencije s vrstom korespondencije. Također možete navesti različite programe za različite šifre poduzeća. (Također, ovdje možete navesti zadanu varijantu koju će program izvršiti. Takvu varijantu možete stvoriti iz transakcije SE38/ SA38 za program.)
Također možete izraditi vlastiti prilagođeni program kao kopiju standardnog programa i možete napraviti odgovarajuće izmjene kako biste zadovoljili bilo koju specifičnu potrebu vašeg klijenta.
Korak 3) Odredite funkcije pozivanja za vrstu dopisivanja
Put:-SPRO > Financijsko računovodstvo (novo) > Potraživanja i obveze > Računi korisnika > Stavke > Korespondencija > Izrada i provjera postavki za korespondenciju > Određivanje funkcija poziva
Šifra transakcije: -OB79
Ovdje morate navesti u kojem trenutku možete generirati određenu vrstu korespondencije. Također možete odrediti različite postavke za različite šifre poduzeća. Različite dostupne opcije su:-
- U trenutku unosa dokumenta (npr. FB50, FB60 itd.)
- U trenutku knjiženja plaćanja (npr. F-28, F-26 itd.)
- U trenutku prikaza ili promjene dokumenta (npr. FB02, FB03, itd.)
- U trenutku prikaza računa (npr. FBL1N, FBL5N, itd.)
Korak 4) Dodijelite obrazac za dopisivanje programu za ispis dopisivanja
Put:-SPRO > Financijsko računovodstvo (novo) > Računi potraživanja i obveze > Računi korisnika > Korespondencija stavki retka > Napravi i provjeri postavke za korespondenciju > Definiraj nazive obrazaca za ispis korespondencije
Šifra transakcije: –OB96
Ovdje morate navesti koju će definiciju obrazaca koristiti program za ispis korespondencije. Također možete odrediti različite postavke za različite šifre poduzeća. ( SAP Oblik skripte definiran je pomoću transakcije SE71, gdje su različiti podaci raspoređeni u izlazni format za obradu. Ovaj SAP Oblik skripte definira izgled u izlazu.)
Također možete koristiti dvoznamenkaste ID-ove obrazaca, pomoću kojih možete pozivati različite obrasce za različite ID-ove obrazaca u istoj šifri poduzeća.
Ovaj ID obrasca može se dati na zaslonu za odabir programa za ispis koji generira korespondenciju. Možete odabrati samo jedan ID obrasca odjednom za vrstu korespondencije. Možete stvoriti više vrsta korespondencije, pokrećući različite ID-ove obrazaca.
Korak 5) Definirajte pojedinosti pošiljatelja za korespondenciju
Put:-SPRO > Financijsko računovodstvo (novo) > Potraživanja i obveze > Računi korisnika > Stavke > Korespondencija > Izrada i provjera postavki za korespondenciju > Definiranje pojedinosti pošiljatelja za obrazac korespondencije
Šifra transakcije: -OBB1
Ovdje možete povezati pojedinosti za zaglavlje, podnožje, potpis i pošiljatelja. Ovaj tekst je definiran korištenjem transakcije SO10 s tekstualnim ID-om kao što je gore navedeno (npr. ADRS). Također možete odrediti različitu postavku za različite šifre poduzeća. (Također se može definirati dvoznamenkasta varijanta pošiljatelja, koju možete dati parametrima odabira programa za ispis. To će omogućiti različite podatke o pošiljatelju unutar iste šifre poduzeća.)
Korak 6) Definirajte varijante sortiranja za korespondenciju
Put:-SPRO > Financijsko računovodstvo (novo) > Računi potraživanja i obveze > Računi korisnika > Stavke retka > Korespondencija > Napravi i provjeri postavke za korespondenciju > Definiraj varijante sortiranja za korespondenciju
Šifra transakcije: –O7S4
Ovdje možete odrediti kojim redoslijedom će se generirati dopisna pisma. Npr. ako generirate izvod računa za više dobavljača, dobavljači će biti poredani ovim redoslijedom i tada će se pismo generirati. Ova varijanta sortiranja može se dati na zaslonu za odabir programa za ispis koji generira korespondenciju.
Korak 7) Definirajte varijante sortiranja za stavke retka u korespondenciji
Put:-SPRO > Financijsko računovodstvo (novo) > Računi potraživanja i obveze > Računi korisnika > Stavke retka > Korespondencija > Napravi i provjeri postavke za korespondenciju > Definiraj varijante sortiranja za stavke retka
Šifra transakcije: –O7S6
Ovdje možete odrediti kojim redoslijedom će se različite stavke pojavljivati u dopisnim pismima. Npr. ako izvod računa dobavljača ima više faktura, tada će se fakture poredati ovim redoslijedom i tada će se pismo generirati.
Ova varijanta sortiranja može se dati na zaslonu za odabir programa za ispis koji generira korespondenciju.
Generacija dopisivanja
Kao što je ranije prikazano također tijekom konfiguriranja točke poziva, korespondencija se može generirati u donjem trenutku:-
- U trenutku unosa dokumenta (npr. FB50, FB60 itd.)
- U trenutku knjiženja plaćanja (npr. F-28, F-26 itd.)
- U trenutku prikaza ili promjene dokumenta (npr. FB02, FB03, itd.)
- U trenutku prikaza računa (npr. FBL1N, FBL5N, itd.)
Korespondencija se može generirati za određeni dokument ili za račun dobavljača/kupaca. Sljedeći slajdovi objasnit će stvaranje korespondencije na različite načine i njezino ispisivanje.
Generiranje korespondencije (metoda A): -
Korespondencija se može generirati dok stvarate, mijenjate ili prikazujete dokument.
Za ovo idite na Okruženje > Dopisivanje i odaberite relevantnu vrstu dopisivanja, npr. pogledajte donji zaslon u FB70 izrada računa kupca:-
Slično, možete kreirati korespondenciju iz prikaza/promjene dokumenta iz transakcije, kao u FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N, itd.
Generiranje korespondencije (metoda B)
Za postojeće računovodstvo dokumente možete koristiti kod transakcije FB12.
Nakon unosa šifre tvrtke, tražit će se vrsta korespondencije. Odaberite vrstu korespondencije i od vas će se tražiti da unesete broj dokumenta/br. računa. itd. na temelju postavke tipa korespondencije. Nakon toga se traži dopisivanje.
Generiranje korespondencije (metoda C)
Iz transakcije F.27 možete generirati korespondenciju (Izvod računa) za dobavljača/kupce.
Ovdje "Indikator u glavnom zapisu", dana vrijednost treba odgovarati vrijednosti danoj u matičnim podacima kupca/dobavljača > Šifra poduzeća > Korespondencija.
Ako odaberete potvrdni okvir "Individualni zahtjev", ako isti dobavljač/kupac ima stavke u više šifri poduzeća, tada će se za svaku šifru poduzeća generirati zasebna izjava.
Tisak korespondencije
Ispis korespondencije (metoda A):-
Koristite kod transakcije F.61 za ispis relevantne vrste korespondencije koja je već generirana. Prilikom izvođenja, jednostavno će ispisati korespondenciju (ako je konfigurirana e-pošta/faks, itd., tada će se izlaz generirati u tom formatu)
Ispis korespondencije (metoda B):-
Iz transakcije F.64, možete vidjeti generirano dopisno pismo (Spool) i možete ga ispisati. (Razlika od F.61 je u tome što u F.64 možete raditi i druge operacije (poput brisanja, pregleda ispisa itd.) za već generirani zahtjev za korespondenciju.)
Generirani spool se može vidjeti i ispisati iz transakcije SP02 ili Sustav > Zahtjev za vlastiti spool.
Dopisivanje putem e-pošte
Održavajte adresu e-pošte u postavci u korisniku/ majstor dobavljača > Opći podaci > Kartica Adresa > Komunikacija i odaberite način komunikacije kao što je e-pošta.
Također održavajte ID e-pošte u glavnoj stranici kupca/dobavljača > Podaci o šifri poduzeća > Kartica Korespondencija.
Zatim će se korespondencija za ovog kupca/prodavatelja generirati u formatu e-pošte umjesto izlaza za ispis (uzimajući u obzir postavku korisničkog izlaza napravljenu za određivanje metode komunikacije u korisničkom izlazu danom na sljedećem slajdu.)
(Napomena: Slično možete napraviti postavku za izlaz faksa odabirom standardne komunikacije kao FAKS i održavanjem broja faksa.)
