सॉफ्टफ़ोन क्या है? अवलोकन, परिभाषा और इसे कैसे प्राप्त करें
सॉफ़्टफ़ोन क्या है?
सॉफ्टफोन एक पर्सनल कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है जिसका उपयोग हैंडसेट के बजाय वीओआइपी पर वॉयस कॉल करने के लिए किया जाता है।
एक बार जब आपके स्मार्टफोन या डेस्कटॉप पर सॉफ्टफ़ोन एप्लीकेशन डाउनलोड और इंस्टॉल हो जाता है, तो स्क्रीन पर एक फ़ोन डायलिंग पैड होगा जो एक हार्डवेयर्ड टेलीफ़ोन के सामान्य डायलिंग पैड जैसा दिखाई देगा। व्यावसायिक उपयोगकर्ता इंटरनेट एक्सेस वाली किसी भी जगह पर कॉल कर सकते हैं, जिससे इन-हाउस और दूरस्थ कर्मचारियों के लिए गतिशीलता और उत्पादकता बढ़ जाती है।
सॉफ्टफ़ोन कैसे काम करता है?
सॉफ्टफ़ोन उसी तरह काम करते हैं जैसे कि एक सामान्य स्मार्टफ़ोन करता है। एक बार जब आप प्रोग्राम लॉन्च कर देते हैं, तो मोबाइल नंबर डायल करने के लिए वर्चुअल डायल पैड का उपयोग करें। आप अपने सेल फ़ोन या कंप्यूटर की संपर्क सूची से किसी को चुन सकते हैं, फिर कनेक्शन का इंतज़ार कर सकते हैं।
वीओआईपी टेलीफोन सिस्टम इंटरनेट के माध्यम से रिसीवर को वॉयस डेटा पहुंचाते हैं। वे एक कोडेक का उपयोग करते हैं, एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम जो ध्वनि डेटा को टुकड़ों में विभाजित करता है और इसे बाइनरी कोड में परिवर्तित करता है। यह कोड एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर में जाता है और रिसीवर के अंत में "डिक्रिप्ट" किया जाता है।
इंटरनेट पर टेलीफोन कॉल करने के लिए निम्नलिखित पूर्व-आवश्यकताएँ हैं:
- वीओआईपी हेडफ़ोन
- एक डेस्कटॉप, पर्सनल कंप्यूटर और सेलफोन
- इंटरनेट कनेक्टिविटी
- वीओआईपी सेवा जैसे Skype, RingCentral इत्यादि
सॉफ्टफ़ोन एप्लीकेशन सिर्फ़ पर्सनल कंप्यूटर तक सीमित नहीं हैं। हार्डवेयर के हिसाब से ज़रूरतें अलग-अलग होंगी, लेकिन सभी के लिए इंटरनेट एक्सेस की ज़रूरत होती है।
सॉफ्टफोन का उपयोग कैसे करें?
यहां कुछ महत्वपूर्ण चरण दिए गए हैं जो आपको सॉफ्टफ़ोन का उपयोग करना सीखने में मदद करेंगे:
चरण 1) सॉफ्टफ़ोन सॉफ्टवेयर डाउनलोड करें
सबसे पहले, अपने व्यावसायिक कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस से VoIP एप्लिकेशन डाउनलोड करें और इंस्टॉल करें। एक बार जब आप सेटअप प्रक्रिया पूरी कर लेते हैं और अपनी डिवाइस सेटिंग कॉन्फ़िगर कर लेते हैं, तो ऐप कुछ ही मिनटों में उपयोग के लिए तैयार हो जाएगा।
चरण 2) सुनिश्चित करें कि आपका इंटरनेट स्थिर है
अस्थिर इंटरनेट कनेक्शन (DSL या केबल सेवा) VoIP कॉल करते या प्राप्त करते समय आपको निराश कर सकता है। इसलिए, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप स्थिर इंटरनेट से जुड़े हुए हैं ताकि आपको अव्यवस्थित या ड्रॉप कॉल का सामना न करना पड़े।
आप अपने राउटर की सेवा की गुणवत्ता को कम समय-संवेदनशील डेटा के बजाय वॉयस पैकेट के पक्ष में बदल सकते हैं। अधिकांश VoIP सॉफ़्टफ़ोन प्रदाता आपके लिए इसे वर्चुअली पूरा कर सकते हैं।
चरण 3) सभी तकनीकी आवश्यकताओं को पूरा करें
कुछ और तकनीकी आवश्यकताएं हैं जिन्हें आपको पूरा करना होगा।
- दोनों छोरों के बीच न्यूनतम एक कोडेक मानक होना चाहिए
- सॉफ़्टफ़ोन केवल उन अन्य डिवाइसों के साथ इंटरैक्ट करते हैं जो समान सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं. वीओआईपी प्रोटोकॉल
- सॉफ्टफ़ोन न केवल डेस्कटॉप और स्मार्टफोन पर काम करते हैं, बल्कि विभिन्न प्लेटफार्मों के साथ काम कर सकते हैं।
सॉफ्टफ़ोन सॉफ़्टवेयर अपेक्षाकृत सरल उपयोगकर्ता अनुभव प्रदान करता है। यह फ़ोन कॉल को स्थानांतरित करने, होल्ड करने और वॉयसमेल संदेशों को तेज़ी से प्रबंधित करने की अनुमति देता है।
सॉफ्टफ़ोन की विशेषताएं
सॉफ्टफ़ोन की महत्वपूर्ण विशेषताएं इस प्रकार हैं:
- साझा संपर्क सूचियाँये सूचियाँ आपके संपर्कों को आपके सहकर्मियों के साथ साझा करती हैं या व्यावसायिक संपर्क डेटाबेस में शामिल करती हैं।
- Less उपकरणसॉफ्टफ़ोन को पारंपरिक डेस्क फ़ोन की तुलना में बहुत कम हार्डवेयर की आवश्यकता होती है।
- कोई समर्पित लाइन नहींआपकी कंपनी के लिए एक महत्वपूर्ण व्यय में कमी एक समर्पित लाइन की अनुपस्थिति है।
- संपर्क निर्देशिका: आपको अपने सॉफ्टफ़ोन पर संपर्क सूची देखने में सक्षम होना चाहिए।
- एक्सटेंशन डायलिंग: कंपनी के सॉफ्टफोन डेस्क टेलीफोन के रूप में उपयोगी होते हैं, इसलिए उन्हें एक्सटेंशन डायलिंग के माध्यम से सहकर्मियों से जुड़ने में सक्षम होना चाहिए, विशेष रूप से टेलीकांफ्रेंस के लिए।
- बेहतर कॉल गुणवत्ता: अधिक बैंडविड्थ प्राथमिकता और उन्नत राउटर प्रौद्योगिकी के साथ, अस्पष्ट भाषण और ऑडियो विलंब कोई मुद्दा नहीं है, और आप बेहतर कॉल गुणवत्ता का आनंद ले सकते हैं।
- तात्कालिक संदेशन: आप तेजी से समन्वय स्थापित करने और समस्याओं का त्वरित उत्तर देने के लिए सॉफ्टफोन के माध्यम से त्वरित चैटिंग का उपयोग कर सकते हैं, जबकि हर समय उपलब्ध रहने की आवश्यकता काफी कम हो जाती है।
- वीडियो कॉल्स: वीडियो कॉल से आप अपने क्रू के साथ जुड़ सकते हैं। सहयोग बढ़ाने के लिए, टीम के सदस्य वर्चुअल व्हाइटबोर्डिंग, स्क्रीन शेयरिंग, रिमोट स्क्रीन कंट्रोल आदि जैसे टूल का उपयोग कर सकते हैं।
- कॉल होल्ड और कॉलर आईडी: जब भी किसी एजेंट को किसी अन्य व्यक्ति से फोन पर बात करते समय इनकमिंग कॉल प्राप्त होती है, तो कॉल वेटिंग सुविधा उन्हें सचेत कर देती है।
- वॉल्यूम नियंत्रण और म्यूट: जब आप सुविधाजनक स्थान पर न हों तो कॉल लेने के लिए सॉफ्टफ़ोन अच्छा होता है। आप म्यूट कर सकते हैं और वॉल्यूम समायोजित कर सकते हैं।
- तीन-तरफ़ा कॉन्फ्रेंसिंग: आप सॉफ्टफ़ोन का उपयोग करते हुए दो अतिरिक्त संपर्कों के साथ तीन-तरफ़ा कॉन्फ्रेंस कॉल कर सकते हैं।
आप सॉफ्टफ़ोन कैसे सेट करते हैं?
किसी कंपनी के हार्डवायर्ड फ़ोन नेटवर्क को सेट करना समय लेने वाला और अत्यधिक मुश्किल काम हो सकता है। आपको इंस्टॉलेशन जटिल लग सकता है और आपके कार्यस्थल तक पहुँचने के लिए विशेषज्ञों की आवश्यकता हो सकती है। यह आपकी टीम को लंबी, विघटनकारी इंस्टॉलेशन प्रक्रिया के दौरान कॉल करने से रोक सकता है।
हालाँकि, सॉफ्टफ़ोन सिस्टम का उपयोग करते समय आपको सहज अनुभव मिलेगा, क्योंकि आपकी टीम के फ़ोन या पीसी पर सेटअप मिनटों में हो सकता है।
सॉफ्टफोन को बेहतर बनाने के लिए निम्नलिखित कदम उठाएं:
चरण 1) अपनी आईटी टीम के साथ सेटअप निर्देशों का पालन करें, फिर सॉफ्टफ़ोन प्रदाता फ़ाइल डाउनलोड करें।
चरण 2) फ़ाइल आइकन का चयन करके स्थापना प्रक्रिया प्रारंभ करें.
चरण 3) प्रतीक प्रदान करने के लिए सॉफ्टफ़ोन को दो बार टैप करके प्रोग्राम को सक्रिय करना समाप्त करें।
अपने सॉफ्टफोन और उससे संबंधित सुविधाओं को शीघ्रता से सेट करना कठिन लग सकता है, लेकिन तीन सरल चरणों के बाद, आप शीर्ष-स्तरीय उपयोगकर्ता अनुभव प्रदान करने में सक्षम होंगे।
सॉफ्टफ़ोन की महत्वपूर्ण विशेषताएँ
सॉफ्टफ़ोन की कुछ महत्वपूर्ण विशेषताएं यहां दी गई हैं
- उपस्थिति: सॉफ्टफ़ोन से पता चलता है कि कोई टीम ऑफ़लाइन है, ऑनलाइन है, मीटिंग में है या व्यस्त है। आप उनकी उपलब्धता का समय जानने के बाद उन्हें कॉल कर सकते हैं या किसी अधिक उपयुक्त चैनल, जैसे कि इंस्टेंट मैसेंजर पर जा सकते हैं।
- पोर्टेबिलिटी: दूरदराज के कर्मचारी, इन-हाउस ऑफिस स्टाफ और अक्सर यात्रा करने वाले लोग अपने कंपनी के सेल फोन को हर जगह ले जा सकते हैं। कर्मचारियों को फोन कॉल का जवाब देने के लिए अपने वर्कस्टेशन पर रहने की ज़रूरत नहीं है। वे कहीं से भी कॉल कर सकते हैं और प्राप्त कर सकते हैं जैसे कि वे डेस्क पर बैठे हों।
- गोपनीयता: मान लीजिए कि आप अपनी जानकारी निजी रखना चाहते हैं तो आप अपने स्मार्टफ़ोन से काम के कॉल का जवाब देने के लिए सॉफ़्टफ़ोन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन अपनी जानकारी और संपर्क अलग रखें। सॉफ़्टफ़ोन के साथ, आपका पूरा संगठन एक निजी कनेक्शन के ज़रिए संचार करता है।
- क्षमता: सॉफ्टफ़ोन आपको उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस (UI) के माध्यम से विज़ुअल वॉइसमेल, ड्रैग-एंड-ड्रॉप कॉल स्विच, इनकमिंग कॉल नोटिफिकेशन और वॉइसमेल-टू-ईमेल सेटअप सहित कई सुविधाओं का उपयोग करने में मदद करेगा।
- संपर्क: अपने सॉफ्टफ़ोन को कहीं भी ले जाने की क्षमता एक महत्वपूर्ण लाभ है। आप अपने एप्लिकेशन को एक नए पीसी पर इंस्टॉल कर सकते हैं और इसे कई मोबाइल डिवाइस पर शामिल कर सकते हैं। इसका सबसे अच्छा हिस्सा यह है कि आपको उपकरण को स्थानांतरित करने और बदलने के खर्च के बारे में चिंतित होने की आवश्यकता नहीं है।
सॉफ्टफ़ोन के लाभ और कमियाँ
सॉफ्टफ़ोन का उपयोग करने के लाभ/सुविधाएँ इस प्रकार हैं:
- कॉल कहीं से भी की या ली जा सकती है
- कर्मचारी यह कर सकते हैं: फ़ोन नंबर छुपाएं और व्यक्तिगत जानकारी
- वॉयस-टू-ईमेल कॉलिंग जैसी अतिरिक्त सुविधाएं प्रदान करता है
- आप इसे कई डिवाइस पर डाउनलोड कर सकते हैं
- यह टीम की उपलब्धता को दर्शाता है और यह भी कि उन्हें बुलाना सबसे अधिक समय-कुशल तरीका है या नहीं
सॉफ्टफ़ोन का उपयोग करने के नुकसान इस प्रकार हैं:
- आपके इंटरनेट कनेक्शन की गुणवत्ता कॉल करने और प्राप्त करने को प्रभावित करती है।
- आपके वीओआइपी प्रदाता के आधार पर आपको अतिरिक्त अग्रिम लागत का भुगतान करना पड़ सकता है।
- सॉफ्टफ़ोन कैसे काम करता है, यह जानने में काफी समय लग सकता है।
सॉफ्टफ़ोन बनाम डेस्क फ़ोन
आप इस बात को लेकर असमंजस में हो सकते हैं कि पारंपरिक फोन लें या सॉफ्टफोन। यहां आपको चुनने में मदद करने के लिए तुलनाएं दी गई हैं:
पारंपरिक फ़ोन:
- पर्याप्त अग्रिम लागत: पारंपरिक फोन के लिए महंगे हैंडसेट, फोन लाइन स्थापित करने के लिए शुल्क और सिस्टम को समायोजित करने के लिए भवन में संभवतः कुछ रीवायरिंग की आवश्यकता होती है। इन शुरुआती खर्चों में वह राशि शामिल नहीं है जो आपको समय के साथ उन्हें बनाए रखने या बदलने के लिए खर्च करनी होगी।
- सीमित आधार सुविधाएँ और कार्यक्षमता: पारंपरिक लैंडलाइन केवल ऑडियो कॉल ही संभालती है तथा कॉन्फ्रेंस कॉल के लिए उसे अपग्रेड करने की आवश्यकता होती है।
- एकीकृत संचार: आपके सभी कर्मचारियों के लिए एक ही फोन प्रणाली होना लाभदायक है।
- सीमित जानकारी प्रदान करता है कॉल करने वालों के बारे में जानकारी इसलिए नहीं है क्योंकि आप केवल मूल कॉलर आईडी ही देख सकते हैं।
सॉफ़्टफ़ोन:
- कम प्रारंभिक लागत: सॉफ्टफ़ोन को सभी उपयोगकर्ताओं के लिए केवल हेडसेट की आवश्यकता होती है, और यह बिना किसी अतिरिक्त खर्च के कॉन्फ़्रेंसिंग और वीडियो सुविधाओं के साथ आता है। इसके अलावा, आपको अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर खरीदने की ज़रूरत नहीं है क्योंकि सॉफ्टफ़ोन मौजूदा सॉफ़्टवेयर के साथ संगत हैं CRMs.
- व्यापक आधार विशेषताएं: सॉफ्टफोन में अभी भी महत्वपूर्ण कॉल के दौरान त्वरित संदेश साझा करना, टेलीकांफ्रेंस को शीघ्रता से शेड्यूल करना, तथा वॉयसमेल-टू-ईमेल की संभावनाएं शामिल हैं, जो कनेक्टिविटी का एक नया क्षेत्र प्रदान करती हैं, जिसकी तुलना रूटेड फोन नहीं कर सकते।
- दूरस्थ क्षमताएँ: यदि आपके कर्मचारी दूर से काम करते हैं तो सॉफ्टफ़ोन मददगार हो सकते हैं। आपकी टीम अपने स्मार्टफ़ोन पर कॉल फ़ॉरवर्डिंग सक्रिय कर सकती है, दुनिया के किसी भी हिस्से से सॉफ्टफ़ोन ऐप एक्सेस कर सकती है और बस एक बटन दबाकर सेटिंग संशोधित कर सकती है। कहीं से भी कॉल करने की क्षमता के साथ, दूर से काम करने वाले टीम के सदस्य भी कॉन्फ़्रेंस कॉल में भाग ले सकेंगे।
- उपयोगी जानकारी प्रदान करता है: यह कॉल करने वालों के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करता है, जिसमें पिछली कॉलों का डेटा भी शामिल है।
वीओआईपी और सॉफ्टफ़ोन में क्या अंतर है?
वीओआइपी और सॉफ्टफ़ोन के बीच कुछ प्रमुख अंतर इस प्रकार हैं:
- वीओआईपी एक भौतिक आईपी फोन को संचालित करने और नेटवर्क से कनेक्ट करने की अनुमति देता है।
- सॉफ्टफोन एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है जो आपके स्मार्टफोन, हैंडहेल्ड डिवाइस या पर्सनल कंप्यूटर का उपयोग करके सामान्य टेलीफोन अनुभव प्रदान करता है।
- A भौतिक वीओआईपी फोन ईथरनेट पोर्ट में प्लग होता है और इसके लिए भौतिक हैंडसेट की आवश्यकता होती है।
- सॉफ्टफोन का उपयोग सस्ता है, तथा टीम का कोई भी सदस्य भौतिक रूप से उपस्थित हुए बिना भी इसका उपयोग कर सकता है।
अपने व्यवसाय के लिए सही सॉफ्टफ़ोन प्रदाता का चयन कैसे करें
अपने व्यवसाय के लिए सही सॉफ्टफ़ोन प्रदाता का चयन करते समय याद रखने योग्य महत्वपूर्ण बातें यहां दी गई हैं:
- एकीकृत मोबाइल अनुप्रयोग: सॉफ्टफ़ोन एक एकीकृत, उपयोगकर्ता-अनुकूल सॉफ्टफ़ोन प्रोग्राम पर आधारित होना चाहिए। इसमें कॉलिंग, वीडियो मीटिंग और इंस्टेंट मैसेजिंग जैसे संचार मार्ग शामिल होने चाहिए। यह आपको सहकर्मियों के साथ जुड़े रहने की अनुमति देगा।
- पर्याप्त फ़ोन लाइनें: निर्धारित करें कि आपकी कंपनी को कितनी टेलीफोन लाइनें चाहिए और यह भी सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा चुना गया सॉफ्टफोन आपूर्तिकर्ता उतनी संख्या में लाइनें उपलब्ध करा सकता है।
- अनुकूलनशीलता का निर्धारण करें: एक सॉफ्टफ़ोन को व्यक्तिगत संपर्क जानकारी प्रदान करने में सक्षम होना चाहिए और उस व्यवसाय की संस्कृति के अनुकूल होना चाहिए जिसमें वह काम कर रहा है। अनुकूलन में दबाव में और व्यस्त समय के दौरान काम करने में सक्षम होना शामिल है।
- Operaसिस्टम संगतता: सभी सॉफ्टफ़ोन हर डिवाइस के साथ काम नहीं करते ऑपरेटिंग सिस्टम (ओएस), और आपको अपने वर्तमान ओएस के साथ संगत सॉफ्टफ़ोन का चयन करना होगा। (Windows, macOS, आईओएस, और Android.
- वीओआईपी प्रोटोकॉल संगतता: जाँच करें कि आपका सॉफ़्टफ़ोन आपकी पसंदीदा VoIP सेवा के समान ही प्रोटोकॉल का उपयोग करता है। प्रोटोकॉल यह निर्धारित करते हैं कि किसी भी नेटवर्क पर डेटा को कैसे संभाला और स्थानांतरित किया जाता है। इसलिए, यह सत्यापित करना आवश्यक है कि नया सॉफ़्टफ़ोन VOIP अनुपालन को पूरा करेगा।
- 24/7 समस्या निवारण:आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि आपका पसंदीदा आपूर्तिकर्ता पर्याप्त तकनीकी सहायता प्रदान करता है। आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि कोई व्यक्ति आपका मार्गदर्शन करने के लिए मौजूद रहे, चाहे कुछ भी हो जाए।
- सुरक्षा: प्रत्येक विशेष आपूर्तिकर्ता द्वारा उपयोग की जाने वाली सुरक्षा सावधानियों की जांच करना महत्वपूर्ण है। भले ही हमले हों, सुरक्षा खतरा डाउनलोड मैनेजर, इंस्टेंट मैसेजिंग या इंटरनेट एक्सप्लोरर से बड़ा नहीं है। कुछ सॉफ्टफ़ोन हैकिंग के लिए प्रवण हैं। सॉफ्टफ़ोन के सुरक्षा तंत्र को अनदेखा करने से बाद में निराशा हो सकती है। पता करें कि सॉफ्टफ़ोन आपूर्तिकर्ता ने कौन से सुरक्षा उपाय लागू किए हैं। इसका परिणाम आपके संवेदनशील डेटा का महत्वपूर्ण जोखिम हो सकता है, जिसके परिणामस्वरूप भारी नुकसान हो सकता है।
- मूल्य संरचना और भुगतान विकल्प:सॉफ्टफ़ोन सस्ते होते हैं। हर आपूर्तिकर्ता अलग-अलग मूल्य निर्धारण योजनाएँ और भुगतान विकल्प प्रदान करता है। विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं और उनकी सेवाओं और सुविधाओं की दरों पर शोध करें और उनका मूल्यांकन करें। आपको कनेक्शनों की संख्या के लिए मूल्य निर्धारण स्तरों पर विचार करना चाहिए और यदि व्यवसाय द्वारा उपयोग किए जा सकने वाले मिनटों की संख्या की ऊपरी सीमाएँ हैं। आपको अनुबंध में एक परीक्षण अवधि के लिए पूछना चाहिए और जाँच करनी चाहिए कि क्या सेवा आपकी अपेक्षाओं को पूरा करती है।
- स्थानीय और अंतर्राष्ट्रीय कवरेज:अपने उपभोक्ताओं के साथ संपर्क बनाए रखने के लिए, अपने फ़ोन नंबर और सॉफ़्टफ़ोन को एक ही स्थान पर और एक ही सेवा प्रदाता से प्राप्त करना फ़ायदेमंद है। इससे दो अलग-अलग आपूर्तिकर्ताओं और प्रणालियों पर खर्च होने वाले समय और पैसे की बचत हो सकती है।
सारांश
- सॉफ्टफ़ोन सिस्टम एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है जो पर्सनल कंप्यूटर, टैबलेट या स्मार्टफोन पर पारंपरिक फोन की तरह काम करता है।
- यह त्वरित संदेशन, कॉलर आईडी, कॉन्फ्रेंस कॉलिंग और साझा संपर्क सूची जैसी एकीकृत सुविधाएं प्रदान करता है।
- आरंभिक सेटअप लागत को कम करने के लिए व्यवसाय दूरस्थ कर्मचारियों के लिए डेस्क फोन की बजाय सॉफ्टफोन को प्राथमिकता दे सकते हैं।
- आपको ऐसे सॉफ्टफोन सॉफ्टवेयर प्रदाता का चयन करना चाहिए जो परीक्षण अवधि प्रदान करता हो।