परियोजना एकीकरण और कार्यक्षेत्र प्रबंधन: क्या है, परिभाषा

परियोजना एकीकरण प्रबंधन क्या है?

परियोजना एकीकरण प्रबंधन मुख्य रूप से उन प्रक्रियाओं से संबंधित है जो यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं कि परियोजना की विभिन्न गतिविधियों का समन्वय उचित रूप से किया जाए।

दूसरे शब्दों में, परियोजना एकीकरण प्रबंधन प्रक्रिया में परियोजना से संबंधित विभिन्न प्रक्रियाओं की पहचान, परिभाषा, संयोजन और समन्वय जैसी गतिविधियां शामिल होती हैं।

परियोजना एकीकरण प्रबंधन में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हैं।

प्रक्रिया	परियोजना चरण	मुख्य उत्पाद
परियोजना चार्टर विकसित करें	शुरुआत	परियोजना चार्टर
परियोजना प्रबंधन योजना विकसित करें	प्लानिंग	परियोजना प्रबंधन योजना
परियोजना कार्य का निर्देशन और प्रबंधन	निष्पादन	वितरणयोग्य
निगरानी और नियंत्रण परियोजना कार्य	निगरानी और नियंत्रण	परिवर्तन अनुरोध
एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण निष्पादित करें	निगरानी और नियंत्रण	परिवर्तन अनुरोध स्थिति अद्यतन
परियोजना या चरण बंद करें	बंद करने की परियोजना	अंतिम उत्पाद

हम नीचे इस पूरी प्रक्रिया को चरण दर चरण देखेंगे:-

परियोजना चार्टर

प्रोजेक्ट चार्टर प्रोजेक्ट इंटीग्रेशन मैनेजमेंट का एक अभिन्न अंग है, प्रोजेक्ट चार्टर के बिना कोई प्रोजेक्ट शुरू नहीं हो सकता। यह औपचारिक रूप से प्रोजेक्ट के उद्देश्यों को अधिकृत और परिभाषित करता है। इसमें प्रोजेक्ट का नाम, विवरण और डिलीवरेबल्स शामिल हैं, जो आमतौर पर प्रोजेक्ट मैनेजर से उच्च अधिकारी द्वारा लिखे जाते हैं।

निविष्टियां	उपकरण और तकनीक	आउटपुट
कार्य का परियोजना ब्यौरा	विशेषज्ञ निर्णय	परियोजना चार्टर
व्यापार का मामला
अनुबंध
उद्यम पर्यावरणीय कारक
संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

परियोजना प्रबंधन योजना

परियोजना योजना विकास अन्य नियोजन प्रक्रियाओं के आउटपुट का उपयोग करके एक सुसंगत, तार्किक दस्तावेज़ तैयार करता है जिसका उपयोग परियोजना नियंत्रण और परियोजना निष्पादन दोनों को निर्देशित करने के लिए किया जा सकता है। परियोजना प्रबंधन योजना का उपयोग परियोजना निष्पादन को निर्देशित करने, परियोजना नियोजन धारणा का दस्तावेजीकरण करने, हितधारकों के बीच संचार करने, बेहतर परियोजना नियंत्रण आदि के लिए किया जाता है।

निविष्टियां	उपकरण और तकनीक	आउटपुट
परियोजना चार्टर	विशेषज्ञ निर्णय	परियोजना प्रबंधन योजना
नियोजन प्रक्रियाओं से आउटपुट
उद्यम पर्यावरणीय कारक
संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

परियोजना कार्य का निर्देशन और प्रबंधन

यह एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें कार्य को परियोजना प्रबंधन योजना में परिभाषित अनुसार निष्पादित किया जाएगा तथा परियोजना की आवश्यकता के अनुसार परिवर्तन लागू किए जाएंगे।

निविष्टियां	उपकरण और तकनीक	आउटपुट
परियोजना प्रबंधन योजना	विशेषज्ञ निर्णय	वितरणयोग्य
स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध	परियोजना प्रबंधन सूचना प्रणाली	कार्य प्रदर्शन की जानकारी
उद्यम पर्यावरणीय कारक		परिवर्तन अनुरोध
संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति		परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
		परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन

निगरानी और नियंत्रण परियोजना कार्य

इस चरण में परियोजना प्रबंधन योजना में परिभाषित प्रदर्शन उद्देश्यों को पूरा करने के लिए परियोजना की प्रगति पर नज़र रखना, समीक्षा करना और रिपोर्ट करना शामिल है।

निविष्टियां	उपकरण और तकनीक	आउटपुट
परियोजना प्रबंधन योजना	विशेषज्ञ निर्णय	परिवर्तन अनुरोध
प्रदर्शन रिपोर्ट		परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
उद्यम पर्यावरणीय कारक		परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण निष्पादित करें

यह वह चरण है जहाँ किसी भी परिवर्तन के प्रभाव का मूल्यांकन परियोजना के विरुद्ध किया जाता है। इसका मूल्यांकन पूरी परियोजना में किया जाना आवश्यक है। इस प्रक्रिया में, वास्तविक कार्य का अनुमानित योजना के विरुद्ध विश्लेषण किया जाता है और यदि वे इनलाइन या सिंक में नहीं हैं तो समायोजन किया जाता है।

"परियोजना कार्य की निगरानी और नियंत्रण" और "एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण" के बीच अंतर यह है कि एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण परियोजना के दायरे में किसी भी परिवर्तन के प्रबंधन पर जोर देता है, जबकि पूर्व वाला इस तरह के दायरे को निष्पादित करने के तरीके को प्रबंधित करने पर ध्यान केंद्रित करता है।

निविष्टियां	उपकरण और तकनीक	आउटपुट
परियोजना प्रबंधन योजना	विशेषज्ञ निर्णय	परिवर्तन अनुरोध स्थिति अद्यतन
कार्य प्रदर्शन की जानकारी	परिवर्तन नियंत्रण बैठकें	परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
परिवर्तन अनुरोध		परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
उद्यम पर्यावरणीय कारक
संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

परियोजना या चरण बंद करें

यह परियोजना से संबंधित गतिविधियों के औपचारिक समापन का चरण है।

निविष्टियां	उपकरण और तकनीक	आउटपुट
परियोजना प्रबंधन योजना	विशेषज्ञ निर्णय	अंतिम उत्पाद, सेवा या परिणाम संक्रमण
स्वीकृत डिलिवरेबल्स		संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन क्या है?

स्कोप प्रबंधन प्रक्रिया यह निर्धारित करती है कि क्या कार्य किया जाना आवश्यक है तथा यह सुनिश्चित करती है कि परियोजना को पूरा करने के लिए केवल वही कार्य परियोजना में शामिल किया जाए।

प्रबंधकों को प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन की आवश्यकता क्यों है

• परियोजना का दायरा निर्धारित किए बिना, परियोजना में लगने वाले समय या लागत का अनुमान नहीं लगाया जा सकता
• स्कोप प्रबंधन उन तत्वों को संबोधित करने के लिए नियंत्रण प्रक्रियाओं का निर्माण करता है जो परियोजना के दौरान बदल सकते हैं परियोजना जीवन चक्र
• यह उन चुनौतियों से बचने में मदद करता है जो किसी परियोजना को प्रत्येक बढ़ते दायरे और अनियंत्रित आवश्यकता सूची के साथ सामना करना पड़ सकता है।

इस चरण में दोनों शामिल हैं-

• परियोजना का दायरा प्रबंधित करना
• उत्पाद क्षेत्र का प्रबंधन

परियोजना क्षेत्र प्रबंधन प्रक्रिया में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हैं।

प्रक्रिया	परियोजना समूह	मुख्य उत्पाद
योजना क्षेत्र प्रबंधन	प्लानिंग
आवश्यकताएं एकत्रित करें	प्लानिंग	आवश्यक दस्तावेज़
दायरा परिभाषित करें	प्लानिंग	परियोजना दायर बयान
डब्ल्यूबीएस बनाएं	प्लानिंग	WBS निर्देशिका, WBS
मान्य दायरा	निगरानी और नियंत्रण	स्वीकृति वितरण
नियंत्रण का दायरा	निगरानी और नियंत्रण	अनुरोध बदलो

हम नीचे इस पूरी प्रक्रिया को चरण दर चरण देखेंगे:-

योजना क्षेत्र प्रबंधन

क्षेत्र प्रबंधन योजना यह निर्धारित करेगी कि क्षेत्र को कैसे परिभाषित, मान्य और नियंत्रित किया जाएगा।

प्राथमिक इनपुट	उपकरण और तकनीकें	प्राथमिक आउटपुट
प्रारंभिक परियोजना कार्यक्षेत्र विवरण
परियोजना चार्टर	बैठक	आवश्यकता प्रबंधन योजनाएँ
परियोजना प्रबंधन योजना	विशेषज्ञ निर्णय	कार्यक्षेत्र प्रबंधन योजनाएँ
उद्यम पर्यावरणीय कारक
संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्तियां

आवश्यकताएं एकत्रित करें

इस प्रक्रिया के दौरान प्रबंधक हितधारकों से परियोजना की आवश्यकताओं को एकत्रित करने के लिए विभिन्न तकनीकों और उपकरणों का उपयोग करते हैं। यह चरण बहुत महत्वपूर्ण है और यदि इसे सही तरीके से किया जाए तो परियोजना के दौरान त्रुटि की संभावना न्यूनतम होगी।

प्राथमिक इनपुट	उपकरण और तकनीकें	प्राथमिक आउटपुट
परियोजना चार्टर	साक्षात्कार	आवश्यकता दस्तावेज
हितधारक रजिस्टर	फोकस समूह	आवश्यकता प्रबंधन योजना
	समूह रचनात्मकता तकनीकें	ज़रुरत मापने के तरीका
	सुविधाजनक कार्यशालाएँ
	सर्वेक्षण और प्रश्नावली
	प्रोटोटाइप
	टिप्पणियों
	समूह निर्णय लेने की तकनीकें

कार्यक्षेत्र प्रक्रिया को परिभाषित करना

यह प्रक्रिया स्पष्ट रूप से इंगित करती है कि परियोजना को किस तरह आगे बढ़ना चाहिए और क्या नहीं। इस प्रक्रिया के दौरान सहायक दस्तावेजों की समीक्षा करके यह सुनिश्चित किया जाता है कि परियोजना सही दिशा में आगे बढ़े। परिणामी दायरे में तब हितधारक की आवश्यकताओं और अपेक्षाओं का उल्लेख होगा।

प्राथमिक इनपुट	उपकरण और तकनीकें	प्राथमिक आउटपुट
परियोजना चार्टर	विशेषज्ञ निर्णय	परियोजना क्षेत्र विवरण
आवश्यकताएँ दस्तावेज़	उत्पाद विश्लेषण	परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्तियां	वैकल्पिक पहचान
	सुविधाजनक कार्यशालाएँ

WBS (कार्य विखंडन संरचना) बनाना

डब्ल्यूबीएस परियोजना प्रबंधक और उसकी टीम को उच्च स्तरीय परियोजना के परिणामों को छोटे, प्रबंधनीय कार्य इकाइयों में विभाजित करने में सक्षम बनाता है, जिन्हें कार्य पैकेज कहा जाता है।

प्राथमिक इनपुट	उपकरण और तकनीकें	प्राथमिक आउटपुट
परियोजना क्षेत्र विवरण	सड़न	WBS
आवश्यकताएँ दस्तावेज़		WBS शब्दकोष
संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्तियां		व्यापक आधार रेखा
		परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन

मान्य दायरा

मान्य स्कोप प्रक्रिया में क्लाइंट की स्वीकृति शामिल होती है। यह तब होता है जब क्लाइंट औपचारिक रूप से सभी प्रोजेक्ट डिलीवरेबल्स को स्वीकार करता है। प्रत्येक चरण के अंत में यह प्रक्रिया होती है। इस प्रक्रिया के दौरान, क्लाइंट किए गए काम पर अपनी प्रतिक्रिया देता है।

प्राथमिक इनपुट	उपकरण और तकनीकें	प्राथमिक आउटपुट
परियोजना क्षेत्र विवरण	निरीक्षण	स्वीकृति वितरण
परियोजना प्रबंधन योजना		अनुरोध बदलो
आवश्यकता पता लगाने की क्षमता मैट्रिक्स		परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
मान्य डिलिवरेबल्स

स्कोप नियंत्रण

इस प्रक्रिया या चरण में परियोजना की स्थिति की निगरानी और दायरे में होने वाले बदलावों का प्रबंधन शामिल है। इसके अलावा, इसमें ग्राहक द्वारा अतिरिक्त आवश्यकताओं का आकलन करना या परियोजना के दायरे की सक्रिय रूप से निगरानी करना भी शामिल है।

प्राथमिक इनपुट	उपकरण और तकनीकें	प्राथमिक आउटपुट
परियोजना प्रबंधन योजना	विचरण विश्लेषण	कार्य प्रदर्शन माप
आवश्यकताएँ दस्तावेज़		परिवर्तन अनुरोध
आवश्यकता ट्रेसिबिलिटी मैट्रिक्स
संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
कार्य प्रदर्शन की जानकारी		परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन

स्कोप प्रबंधन के लिए याद रखने योग्य मुख्य बिंदु

• लागत में वृद्धि और समय-सीमा में देरी से बचने के लिए, कार्यक्षेत्र पूर्ण और सटीक होना चाहिए।
• अनावश्यक कार्य और भ्रम से बचने के लिए कार्यक्षेत्र को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए
• डिजाइन और आवश्यकता में त्रुटि से बचने के लिए स्कोप दस्तावेज़ को सभी हितधारकों के साथ साझा किया जाना चाहिए
• स्कोप प्रबंधन के लिए अच्छी प्रथा यह है कि परियोजना की अवधि के दौरान स्कोप दस्तावेज़ अपरिवर्तित रहना चाहिए

सारांश

कार्यक्षेत्र प्रबंधन का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जाता है कि शेष कार्यक्षेत्र नियोजन प्रक्रियाओं का प्रबंधन कैसे किया जाएगा।

इस चरण का मुख्य पहलू

• परियोजना आवश्यकता विश्लेषण
• सभी हितधारकों को कार्यक्षेत्र में परिवर्तन के बारे में सूचित करें
• कार्यक्षेत्र से संबंधित भूमिकाएं और जिम्मेदारियां