एमएस एक्सेल नोट्स 101 (शुरुआती लोगों के लिए)

यह ट्यूटोरियल बुनियादी बातों का परिचय देता है। Microsoft एक्सेल का उपयोग इस प्रकार किया जाता है कि शुरुआती लोग जल्दी से प्रोग्राम और उन अवधारणाओं से परिचित हो सकें जिन पर हर एक्सेल उपयोगकर्ता प्रतिदिन निर्भर करता है।

एचएमबी क्या है? Microsoft एक्सेल?

Microsoft एक्सेल यह एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जिसका उपयोग संख्यात्मक और सांख्यिकीय डेटा को रिकॉर्ड करने, विश्लेषण करने और विज़ुअलाइज़ करने के लिए किया जाता है। यह सुविधाओं का एक समृद्ध सेट प्रदान करता है — गणना, पिवट टेबल, चार्ट टूल, मैक्रो प्रोग्रामिंग, और अब एआई-सहायता प्राप्त विश्लेषण — और यह ऑनलाइन उपलब्ध है। Windows, macOS, AndroidiOS और वेब।

एक्सेल स्प्रेडशीट कॉलम और पंक्तियों का एक ग्रिड है। कॉलम को अक्षरों से और पंक्तियों को संख्याओं से दर्शाया जाता है। कॉलम और पंक्ति के प्रतिच्छेदन बिंदु को कहा जाता है। सेलऔर इसका पता कॉलम अक्षर के बाद पंक्ति संख्या है (उदाहरण के लिए, A1, B12).

मुझे क्यों सीखना चाहिए? Microsoft एक्सेल?

हममें से अधिकांश लोग प्रतिदिन संख्याओं से निपटते हैं — आय, व्यय, कीमतें, समय सीमा। एक्सेल इन आंकड़ों को रिकॉर्ड करने, गणना करने और विश्लेषण करने में आसानी प्रदान करता है, और फिर चार्ट और डैशबोर्ड के माध्यम से उन्हें दृश्यमान बनाता है। नीचे दिया गया चित्र एक्सेल में बनाए गए एक सरल मासिक बजट को दर्शाता है।

मुझे कहाँ मिलेगा Microsoft एक्सेल?

एक्सेल इसका हिस्सा है Microsoft 365 (पूर्व में Office 365) सूट। आप इसकी सदस्यता ले सकते हैं। Microsoft 365 सीधे से microsoft.comया तो स्थायी लाइसेंस (ऑफिस होम एंड बिजनेस) खरीदें, या निःशुल्क ब्राउज़र-आधारित संस्करण का उपयोग करें। वेब के लिए एक्सेल एक के माध्यम से Microsoft खाते.

कैसे खोलें Microsoft एक्सेल

एक्सेल खोलना किसी अन्य ऐप को खोलने जैसा ही है। Windows आवेदन। आधुनिक पर Windows 10 या 11 चरण इस प्रकार हैं:

• दबाएं प्रारंभ बटन.
• “Excel” टाइप करें — टाइप शुरू करते ही मिलते-जुलते ऐप्स दिखाई देने लगेंगेping.
• क्लिक करें Microsoft एक्सेल परिणामों में।

आप एक्सेल को टास्कबार या स्टार्ट मेनू में पिन भी कर सकते हैं, या इसे डेस्कटॉप शॉर्टकट से खोल सकते हैं।

रिबन को समझना

RSI रिबन एक्सेल विंडो के शीर्ष पर टैब और आइकन की पट्टी होती है। यह कार्यों के अनुसार कमांड को समूहित करती है ताकि आप सही क्रिया को शीघ्रता से खोज सकें। कमांड कोई भी क्रिया हो सकती है जिसे आप निष्पादित करते हैं - नया दस्तावेज़ बनाना, फ़ाइल प्रिंट करना, चार्ट लागू करना इत्यादि।

रिबन घटकों की व्याख्या

• फ़ाइल मेनू (स्टार्ट बटन): यह कमांड जैसे कि न्यू, ओपन, सेव, प्रिंट और ऑप्शंस को खोलता है, जिनका उपयोग एक्सेल को कस्टमाइज़ करने के लिए किया जा सकता है।
• रिबन टैब: समूह से संबंधित कमांड। होम इस टैब में डेटा को फॉर्मेट करना, सॉर्ट करना और ढूंढना शामिल है।
• रिबन समूह: प्रत्येक टैब के भीतर उप-अनुभाग। उदाहरण के लिए, संरेखण होम टैब पर मौजूद समूह सेल सामग्री को संरेखित करने वाले सभी कमांड को एकत्रित करता है।

वर्कशीट को समझना — पंक्तियाँ, स्तंभ, शीट और वर्कबुक

A कार्यपत्रक यह पंक्तियों और स्तंभों की एक ही ग्रिड है। जहाँ एक पंक्ति एक स्तंभ से मिलती है, वहाँ आपको एक अलग ग्रिड मिलता है। सेलऔर प्रत्येक सेल का एक अद्वितीय पता होता है, जैसे कि C5स्तंभों को अक्षरों (A, B, C, …) से और पंक्तियों को संख्याओं (1, 2, 3, …) से चिह्नित किया गया है।

A कार्यपुस्तिका यह वह फ़ाइल है जिसमें एक या अधिक वर्कशीट होती हैं। नई वर्कबुक डिफ़ॉल्ट रूप से एक शीट के साथ खुलती हैं, लेकिन आप आवश्यकतानुसार शीट जोड़ या हटा सकते हैं। शीटों को नाम दिया जाता है। Sheet1, Sheet2इत्यादि; इन्हें कुछ सार्थक नाम दें जैसे कि मासिक बजट or दैनिक खर्चे.

अनुकूलित करना Microsoft एक्सेल वातावरण

व्यक्तिगत पसंद अलग-अलग होती हैं — आपको डार्क थीम पसंद आ सकती है, या आप अतिरिक्त टैब जैसे कि डेवलपरया फिर उन टैब को छिपाएं जिनका आप कभी इस्तेमाल नहीं करते। हर चीज़ को कस्टमाइज़ किया जा सकता है। फ़ाइल> विकल्पइस अनुभाग में निम्नलिखित शामिल हैं:

• रिबन को अनुकूलित करना।
• रंग थीम सेट करना।
• फ़ॉर्मूला सेटिंग्स।
• प्रूफिंग सेटिंग्स।
• समायोजन बचाओ।

रिबन को अनुकूलित करना

प्रारंभिक फ़ाइल > विकल्प > रिबन अनुकूलित करें टैब को छिपाने, जोड़ने या पुनर्व्यवस्थित करने के लिए।

• दाईं ओर के पैनल पर, उन टैब से टिक हटा दें जिन्हें आप छिपाना चाहते हैं — उदाहरण के लिए, पेज लेआउट। Revव्यू और व्यू।
• क्लिक करें OK.

अब रिबन इस प्रकार दिखता है:

रिबन में एक कस्टम टैब जोड़ना

आप अपना खुद का टैब भी बना सकते हैं, उसे नाम दे सकते हैं और उसे कमांड असाइन कर सकते हैं। नीचे दिए गए उदाहरण में एक टैब जोड़ा गया है जिसका नाम है Guru99.

1. रिबन पर राइट-क्लिक करें और चुनें रिबन कस्टमाइज़ करें.
2. क्लिक करें नया टैब.
3. नवनिर्मित टैब का चयन करें।
4. क्लिक करें नाम बदलें और इसे नाम दें Guru99.
5. टैब के अंदर नए समूह का चयन करें।
6. क्लिक करें नाम बदलें और इसे नाम दें मेरे आदेश.
7. मध्य पैनल से, निम्नलिखित में से कोई कमांड चुनें: सभी चार्ट प्रकार.
8. क्लिक करें जोड़ना, तो OK.

रिबन में अब आपका कस्टम डिज़ाइन शामिल है। Guru99 टैब:

रंग थीम सेट करना

एक्सेल का रंग थीम बदलने के लिए, खोलें फ़ाइल> विकल्प और नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

1. RSI सामान्य जानकारी बाईं ओर का टैब डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित होता है।
2. खोज कार्यालय थीम (पुराने संस्करण: रंग योजना) के अंतर्गत अपनी प्रति को वैयक्तिकृत करें Microsoft Office.
3. ड्रॉप-डाउन मेनू से वांछित थीम चुनें।
4. क्लिक करें OK.

सूत्रों के लिए सेटिंग्स

फ़ॉर्मूला टैब यह नियंत्रित करता है कि जब आप फ़ॉर्मूला के साथ काम करते हैं तो एक्सेल कैसे व्यवहार करता है — ऑटो-कंप्लीट, गणना मोड, सेल-रेफरेंस स्टाइल (A1 बनाम R1C1), और त्रुटि जाँच।

किसी विकल्प को सक्रिय करने के लिए बॉक्स पर टिक करें और उसे निष्क्रिय करने के लिए टिक हटा दें। इसी पैनल तक निम्न माध्यम से पहुँचा जा सकता है। फ़ाइल > विकल्प > फ़ॉर्मूला.

प्रूफ़िंग सेटिंग्स

प्रूफिंग टैब यह नियंत्रित करता है कि एक्सेल आपके द्वारा दर्ज किए गए टेक्स्ट को कैसे हैंडल करता है — शब्दकोश की भाषा, ऑटोकरेक्ट, वर्तनी के सुझाव इत्यादि।

समायोजन बचाओ

सेव टैब आपको डिफ़ॉल्ट फ़ाइल फ़ॉर्मेट, ऑटो रिकवर अंतराल और ऑटो रिकवर फ़ाइलों के लिए उपयोग किए जाने वाले स्थान को सेट करने की सुविधा देता है। इसका उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए करें कि अप्रत्याशित रीबूट के कारण आपका कोई भी काम नष्ट न हो।

महत्वपूर्ण एक्सेल शॉर्टकट

नीचे दिए गए शॉर्टकट रोजमर्रा के कामों को गति देते हैं।

शॉर्टकट	यह क्या करता है
Ctrl + P	प्रिंट डायलॉग बॉक्स खुलता है।
Ctrl + एन	एक नई वर्कबुक बनाता है।
Ctrl + S	वर्तमान वर्कबुक को सहेजता है।
Ctrl + सी	चयनित सेल की प्रतिलिपि बनाता है।
Ctrl + V का	क्लिपबोर्ड से पेस्ट करता है।
Ctrl + Z	अंतिम क्रिया को पूर्ववत करता है.
Ctrl + F	फाइंड एंड रिप्लेस ऐप खुलता है।
Shift + F3	इन्सर्ट फंक्शन डायलॉग बॉक्स खुलता है।
Shift + F11	एक नया वर्कशीट बनाता है।
F2	यह सक्रिय सेल को संपादित करता है और फ़ॉर्मूला की सेल रेंज दिखाता है।

इनके साथ काम करते समय सर्वोत्तम अभ्यास Microsoft एक्सेल

1. वर्तमान प्रारूप में सहेजें: आधुनिक का उपयोग करें .xlsx यदि आपको Excel 2003 या उससे पहले के संस्करण का उपयोग करने वाले किसी व्यक्ति के साथ साझा करना आवश्यक न हो, तो ही प्रारूप का उपयोग करें।
2. वर्णनात्मक नामों का उपयोग करें कॉलम, शीट और नामित श्रेणियों के लिए।
3. बड़े-बड़े फॉर्मूलों से बचें: जटिल गणनाओं को मध्यवर्ती सहायक इकाइयों में तोड़ें जिन्हें आप चरण दर चरण सत्यापित कर सकते हैं।
4. अंतर्निहित कार्यों का उपयोग करें जैसे SUMIF, XLOOKUP, तथा FILTER कस्टम लॉजिक लिखने से पहले।
5. ताला लगाएँ और सुरक्षित करें महत्वपूर्ण सूत्रों को सुरक्षित रखें ताकि सहयोगी उन्हें ओवरराइट न कर सकें।
6. बैकअप और संस्करण: प्रतियां सहेजें OneDrive या फिर SharePoint का उपयोग करें ताकि वर्ज़न हिस्ट्री स्वचालित हो जाए।

Microsoft एक्सेल बनाम गूगल शीट्स

यदि आप स्प्रेडशीट टूल चुन रहे हैं, तो नीचे दी गई तालिका में इनके बीच के मुख्य अंतरों का सारांश दिया गया है। Microsoft एक्सेल और गूगल शीट्स।

क्षमता	Microsoft एक्सेल	गूगल शीट्स
स्थापना	डेस्कटॉप ऐप और वेब; Microsoft 365 सदस्यता.	केवल ब्राउज़र पर उपलब्ध; गूगल अकाउंट के साथ निःशुल्क।
ऑफ़लाइन उपयोग	डेस्कटॉप की सभी कार्यक्षमताएं उपलब्ध हैं।	क्रोम एक्सटेंशन के माध्यम से सीमित।
सहयोग	वास्तविक समय में सह-लेखन के माध्यम से OneDrive/शेयर केंद्र।	इसमें रीयल-टाइम सह-लेखन की सुविधा अंतर्निहित है।
पावर फीचर्स	पॉवर क्वेरी, पॉवर पिवट, वीबीए मैक्रो, कोपायलट।	ऐप स्क्रिप्ट, बिगक्वेरी कनेक्टर, Gemini शीट में।
के लिए सबसे अच्छा	गहन मॉडलिंग, बड़े डेटासेट, वित्त।	सरलीकृत सहयोग और प्रारूप-आधारित डेटा।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न