का परिचय Microsoft एक्सेल 101: एमएस एक्सेल के बारे में नोट्स
शार्लेट मिलर
एचएमबी क्या है? Microsoft एक्सेल?
Microsoft एक्सेल एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जिसका उपयोग संख्यात्मक और सांख्यिकीय डेटा को रिकॉर्ड करने और उसका विश्लेषण करने के लिए किया जाता है। Microsoft एक्सेल विभिन्न कार्यों जैसे गणना, पिवट टेबल, ग्राफ टूल, मैक्रो प्रोग्रामिंग आदि करने के लिए कई सुविधाएँ प्रदान करता है। यह कई ओएस के साथ संगत है जैसे Windows, macOS, Android और आईओएस।
एक्सेल स्प्रेडशीट को स्तंभों और पंक्तियों के संग्रह के रूप में समझा जा सकता है जो एक तालिका बनाते हैं। वर्णमाला के अक्षरों को आमतौर पर स्तंभों को सौंपा जाता है, और संख्याओं को आमतौर पर पंक्तियों को सौंपा जाता है। वह बिंदु जहाँ एक स्तंभ और एक पंक्ति मिलती है उसे सेल कहा जाता है। सेल का पता कॉलम का प्रतिनिधित्व करने वाले अक्षर और पंक्ति का प्रतिनिधित्व करने वाली संख्या द्वारा दिया जाता है।
मुझे क्यों सीखना चाहिए? Microsoft एक्सेल?
हम सभी किसी न किसी तरह से संख्याओं से निपटते हैं। हम सभी के पास दैनिक खर्च होते हैं जिनका भुगतान हम अपनी मासिक आय से करते हैं। बुद्धिमानी से खर्च करने के लिए, उन्हें अपनी आय बनाम व्यय को जानना होगा। Microsoft जब हम ऐसे संख्यात्मक डेटा को रिकॉर्ड, विश्लेषण और संग्रहीत करना चाहते हैं तो एक्सेल काम आता है। आइए इसे निम्न छवि का उपयोग करके स्पष्ट करें।
मुझे कहाँ मिलेगा Microsoft एक्सेल?
ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप प्राप्त कर सकते हैं Microsoft एक्सेल। आप इसे हार्डवेयर कंप्यूटर की दुकान से खरीद सकते हैं जो सॉफ्टवेयर भी बेचती है। Microsoft एक्सेल इसका हिस्सा है Microsoft Office सुइट प्रोग्राम। वैकल्पिक रूप से, आप इसे यहाँ से डाउनलोड कर सकते हैं Microsoft वेबसाइट पर जाएं लेकिन आपको लाइसेंस कुंजी खरीदनी होगी।
कैसे खोलें Microsoft एक्सेल?
एक्सेल चलाना किसी अन्य चलाने से अलग नहीं है Windows कार्यक्रम। यदि आप चल रहे हैं Windows एक GUI के साथ जैसे (Windows XP, Vista, और 7) के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन करें।
- स्टार्ट मेनू पर क्लिक करें
- सभी कार्यक्रमों की ओर इंगित करें
- इंगित Microsoft एक्सेल
- पर क्लिक करें Microsoft एक्सेल
वैकल्पिक रूप से, यदि इसे स्टार्ट मेनू में जोड़ा गया है तो आप इसे वहां से भी खोल सकते हैं। यदि आपने डेस्कटॉप शॉर्टकट बनाया है तो आप इसे डेस्कटॉप शॉर्टकट से भी खोल सकते हैं।
इस ट्यूटोरियल के लिए, हम साथ काम करेंगे Windows 8.1 और Microsoft Excel 2013. Excel को चलाने के लिए निम्न चरणों का पालन करें Windows 8.1
- स्टार्ट मेनू पर क्लिक करें
- एक्सेल खोजें NB आपके टाइप करने से पहले ही, आपके द्वारा टाइप किए गए शब्द से शुरू होने वाले सभी प्रोग्राम सूचीबद्ध हो जाएंगे।
- पर क्लिक करें Microsoft एक्सेल
निम्न चित्र आपको यह दिखाता है कि यह कैसे करना है
रिबन को समझना
रिबन एक्सेल में कमांड के लिए शॉर्टकट प्रदान करता है। कमांड एक क्रिया है जिसे उपयोगकर्ता करता है। कमांड का एक उदाहरण एक नया दस्तावेज़ बनाना, दस्तावेज़ प्रिंट करना आदि है। नीचे दी गई छवि एक्सेल 2013 में उपयोग किए जाने वाले रिबन को दिखाती है।
रिबन घटकों की व्याख्या
रिबन प्रारंभ बटन - इसका उपयोग कमांड तक पहुंचने के लिए किया जाता है, जैसे नए दस्तावेज़ बनाना, मौजूदा कार्य को सहेजना, प्रिंट करना, एक्सेल को अनुकूलित करने के लिए विकल्पों तक पहुंचना आदि।
रिबन टैब - टैब का उपयोग समान कमांड को एक साथ समूहीकृत करने के लिए किया जाता है। होम टैब का उपयोग बुनियादी कमांड के लिए किया जाता है जैसे डेटा को अधिक प्रस्तुत करने योग्य बनाने के लिए उसे फ़ॉर्मेट करना, स्प्रेडशीट के भीतर विशिष्ट डेटा को छाँटना और ढूँढना।
रिबन बार - बार का उपयोग समान कमांड को एक साथ समूहीकृत करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, संरेखण रिबन बार का उपयोग उन सभी कमांड को समूहीकृत करने के लिए किया जाता है जिनका उपयोग डेटा को एक साथ संरेखित करने के लिए किया जाता है।
वर्कशीट को समझना (पंक्तियाँ और कॉलम, शीट, वर्कबुक)
वर्कशीट पंक्तियों और स्तंभों का एक संग्रह हैजब एक पंक्ति और एक स्तंभ मिलते हैं, तो वे एक सेल बनाते हैं। सेल का उपयोग डेटा रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। प्रत्येक सेल को सेल पते का उपयोग करके विशिष्ट रूप से पहचाना जाता है। कॉलम को आम तौर पर अक्षरों से लेबल किया जाता है जबकि पंक्तियों को आम तौर पर संख्याओं से।
कार्यपुस्तिका कार्यपत्रकों का एक संग्रह हैडिफ़ॉल्ट रूप से, Excel में एक कार्यपुस्तिका में तीन सेल होते हैं। आप अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप अधिक शीट हटा सकते हैं या जोड़ सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, शीट का नाम Sheet1, Sheet2 और इसी तरह आगे रखा जाता है। आप शीट के नामों को अधिक सार्थक नामों जैसे दैनिक व्यय, मासिक बजट आदि में बदल सकते हैं।
अनुकूलन Microsoft एक्सेल वातावरण
व्यक्तिगत रूप से मुझे काला रंग पसंद है, इसलिए मेरी एक्सेल थीम काली दिखती है। आपका पसंदीदा रंग नीला हो सकता है, और आप भी अपनी थीम का रंग नीला जैसा बना सकते हैं। यदि आप प्रोग्रामर नहीं हैं, तो आप रिबन टैब यानी डेवलपर को शामिल नहीं करना चाहेंगे। यह सब अनुकूलन के माध्यम से संभव हुआ है। इस उप-अनुभाग में, हम देखने जा रहे हैं;
- रिबन का अनुकूलन
- रंग थीम सेट करना
- सूत्रों के लिए सेटिंग्स
- प्रूफ़िंग सेटिंग्स
- समायोजन बचाओ
रिबन का अनुकूलन
ऊपर दी गई छवि Excel 2013 में डिफ़ॉल्ट रिबन दिखाती है। चलिए रिबन को कस्टमाइज़ करने से शुरू करते हैं, मान लीजिए कि आप रिबन पर कुछ टैब नहीं देखना चाहते हैं, या आप कुछ टैब जोड़ना चाहते हैं जो गायब हैं जैसे कि डेवलपर टैब। आप इसे प्राप्त करने के लिए विकल्प विंडो का उपयोग कर सकते हैं।
- रिबन स्टार्ट बटन पर क्लिक करें
- ड्रॉप डाउन मेनू से विकल्प चुनें। आपको एक एक्सेल विकल्प संवाद विंडो दिखाई देगी
- नीचे दिखाए अनुसार बाएं हाथ के पैनल से रिबन को अनुकूलित करें विकल्प का चयन करें
- अपने दाएँ हाथ की ओर, उन टैब से चेक मार्क हटाएँ जिन्हें आप रिबन पर नहीं देखना चाहते हैं। इस उदाहरण के लिए, हमने पेज लेआउट हटा दिया है, Review, और दृश्य टैब.
- जब आपका काम पूरा हो जाए तो “ओके” बटन पर क्लिक करें।
आपका रिबन इस प्रकार दिखेगा
रिबन में कस्टम टैब जोड़ना
आप अपना खुद का टैब भी जोड़ सकते हैं, इसे एक कस्टम नाम दे सकते हैं और इसे कमांड असाइन कर सकते हैं। चलिए रिबन में गुरु99 टेक्स्ट के साथ एक टैब जोड़ते हैं
- रिबन पर राइट क्लिक करें और रिबन कस्टमाइज़ करें चुनें। ऊपर दिखाई गई डायलॉग विंडो दिखाई देगी
- नीचे दी गई एनिमेटेड छवि में दिखाए अनुसार नए टैब बटन पर क्लिक करें
- नव निर्मित टैब का चयन करें
- नाम बदलें बटन पर क्लिक करें
- इसे गुरु99 नाम दें
- नीचे दी गई छवि में दिखाए अनुसार गुरु99 टैब के अंतर्गत नया समूह (कस्टम) चुनें
- नाम बदलें बटन पर क्लिक करें और इसे मेरा कमांड नाम दें
- आइये अब अपने रिबन बार में कमांड जोड़ें
- आदेश मध्य पैनल पर सूचीबद्ध हैं
- सभी चार्ट प्रकार कमांड का चयन करें और जोड़ें बटन पर क्लिक करें
- ओके पर क्लिक करें
आपका रिबन इस प्रकार दिखेगा
रंग थीम सेट करना
अपनी एक्सेल शीट के लिए कलर-थीम सेट करने के लिए आपको एक्सेल रिबन पर जाना होगा, और à फ़ाइल à ऑप्शन कमांड पर क्लिक करना होगा। यह एक विंडो खोलेगा जहाँ आपको निम्नलिखित चरणों का पालन करना होगा।
- बायीं ओर के पैनल पर सामान्य टैब डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित होगा।
- एक्सेल के साथ काम करने के लिए सामान्य विकल्पों के अंतर्गत रंग योजना देखें
- रंग योजना ड्रॉप-डाउन सूची पर क्लिक करें और इच्छित रंग का चयन करें
- ओके बटन पर क्लिक करें
सूत्रों के लिए सेटिंग्स
यह विकल्प आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि जब आप सूत्रों के साथ काम कर रहे हों तो Excel कैसे व्यवहार करेगाआप इसका उपयोग विकल्प सेट करने के लिए कर सकते हैं, जैसे कि सूत्र दर्ज करते समय स्वतः पूर्ण करना, सेल संदर्भ शैली बदलना और स्तंभों और पंक्तियों तथा अन्य विकल्पों के लिए संख्याओं का उपयोग करना।
यदि आप किसी विकल्प को सक्रिय करना चाहते हैं, तो उसके चेक बॉक्स पर क्लिक करें। यदि आप किसी विकल्प को निष्क्रिय करना चाहते हैं, तो चेकबॉक्स से निशान हटा दें। आप इस विकल्प को बाईं ओर के पैनल से फ़ॉर्मूला टैब के अंतर्गत विकल्प संवाद विंडो से चुन सकते हैं।
प्रूफ़िंग सेटिंग्स
यह विकल्प एक्सेल में दर्ज किए गए टेक्स्ट में हेरफेर करता हैयह गलत वर्तनी की जाँच करते समय इस्तेमाल की जाने वाली शब्दकोश भाषा, शब्दकोश से सुझाव आदि जैसे विकल्प सेट करने की अनुमति देता है। आप इस विकल्प को बाएं हाथ के पैनल से प्रूफ़िंग टैब के अंतर्गत विकल्प संवाद विंडो से चुन सकते हैं।
समायोजन बचाओ
यह विकल्प आपको फ़ाइलों को सहेजते समय डिफ़ॉल्ट फ़ाइल प्रारूप को परिभाषित करने, आपके काम को सहेजने से पहले कंप्यूटर के बंद हो जाने की स्थिति में ऑटो रिकवरी को सक्षम करने आदि की अनुमति देता है।आप इस विकल्प का उपयोग बाएं हाथ के पैनल से सेव टैब के अंतर्गत विकल्प संवाद विंडो से कर सकते हैं
महत्वपूर्ण एक्सेल शॉर्टकट
| Ctrl + P | प्रिंट संवाद विंडो खोलने के लिए उपयोग किया जाता है |
| Ctrl + एन | एक नई कार्यपुस्तिका बनाता है |
| Ctrl + S | वर्तमान कार्यपुस्तिका को सहेजता है |
| Ctrl + सी | वर्तमान चयन की सामग्री की प्रतिलिपि बनाएँ |
| Ctrl + V का | क्लिपबोर्ड से डेटा पेस्ट करें |
| शिफ्ट + F3 | फ़ंक्शन सम्मिलित संवाद विंडो प्रदर्शित करता है |
| शिफ्ट + F11 | एक नई वर्कशीट बनाता है |
| F2 | कवर किए गए सूत्र और सेल श्रेणी की जाँच करें |
साथ काम करते समय सर्वोत्तम अभ्यास Microsoft एक्सेल
- कार्यपुस्तिकाओं को पश्चगामी संगतता को ध्यान में रखते हुए सहेजें। यदि आप Excel के उच्चतर संस्करणों में नवीनतम सुविधाओं का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आपको पश्चगामी संगतता के लिए अपनी फ़ाइलों को 2003 *.xls प्रारूप में सहेजना चाहिए
- कार्यपुस्तिका में कॉलम और कार्यपत्रकों के लिए विवरण नामों का उपयोग करें
- कई चरों वाले जटिल सूत्रों के साथ काम करने से बचेंउन्हें छोटे प्रबंधित परिणामों में विभाजित करने का प्रयास करें जिनका उपयोग आप आगे बढ़ने के लिए कर सकते हैं
- जब भी संभव हो अपने स्वयं के सूत्र लिखने के बजाय अंतर्निहित फ़ंक्शन का उपयोग करें
सारांश
- एमएस एक्सेल का परिचय : Microsoft एक्सेल एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जिसका उपयोग संख्यात्मक डेटा को रिकॉर्ड करने, हेरफेर करने, संग्रहीत करने के लिए किया जाता है और इसे आपकी प्राथमिकताओं से मेल खाने के लिए अनुकूलित किया जा सकता है
- रिबन का उपयोग एक्सेल में विभिन्न कमांड तक पहुंचने के लिए किया जाता है
- विकल्प संवाद विंडो आपको कई आइटमों को अनुकूलित करने की अनुमति देती है जैसे रिबन, सूत्रों, प्रूफ़िंग, सेव, आदि।
