CSV फ़ाइल को Excel में कैसे बदलें
शार्लेट मिलर
⚡ स्मार्ट सारांश
एक्सेल में CSV फ़ाइल आयात करने से अल्पविराम से अलग किए गए मानों वाली एक साधारण टेक्स्ट फ़ाइल एक स्वरूपित वर्कशीट में बदल जाती है। यह पृष्ठ बताता है कि CSV फ़ाइल क्या होती है, टेक्स्ट आयात विज़ार्ड का उपयोग करके इसे कैसे आयात किया जाए, स्लैश जैसे अन्य विभाजकों को कैसे संभाला जाए, और CSV फ़ाइल खोलने के विभिन्न तरीकों की तुलना करता है।
डेटा को प्रोग्रामों के बीच स्थानांतरित करने के सबसे आम तरीकों में से एक CSV फ़ाइल है, क्योंकि लगभग हर एप्लिकेशन इसे पढ़ और लिख सकता है। एक्सेल कुछ ही क्लिक में CSV फ़ाइल खोलता है और टेक्स्ट इंपोर्ट विज़ार्ड की मदद से, प्रत्येक कॉलम को पढ़ने के तरीके पर पूरा नियंत्रण प्रदान करता है।
CSV फ़ाइल क्या है?
CSV का मतलब कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ है। यह एक साधारण टेक्स्ट फ़ाइल होती है जिसमें प्रत्येक पंक्ति एक रिकॉर्ड होती है और रिकॉर्ड के अंदर के मान कॉमा से अलग किए जाते हैं। चूंकि इसमें केवल टेक्स्ट और सेपरेटर होते हैं, कोई फ़ॉर्मेटिंग नहीं होती, इसलिए CSV को डेटाबेस, वेब एप्लिकेशन और सभी स्प्रेडशीट प्रोग्राम द्वारा बनाया और पढ़ा जा सकता है।
इसकी सीमा यह है कि CSV फ़ाइल में फ़ॉन्ट, रंग, फ़ॉर्मूले या कई शीटें नहीं रहतीं। यह केवल कच्चा डेटा ही संग्रहित करती है, और यही कारण है कि यह एक सिस्टम से एक्सेल में रिकॉर्ड स्थानांतरित करने के लिए एक विश्वसनीय प्रारूप है, जहां बाद में फ़ॉर्मेटिंग और फ़ॉर्मूले जोड़े जाते हैं।
CSV को Excel में कैसे आयात/परिवर्तित करें
इस ट्यूटोरियल में, हम ग्राहक भुगतान वाली एक साधारण CSV फ़ाइल से बाहरी डेटा आयात करेंगे। आप इस अभ्यास के लिए CSV फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं।
- नई कार्यपुस्तिका खोलें
- रिबन पर डेटा टैब पर क्लिक करें
- टेक्स्ट बटन पर क्लिक करें
- आपको निम्न विंडो मिलेगी
- उस फ़ोल्डर पर ब्राउज़ करें जहां आपने CSV फ़ाइल डाउनलोड की थी
- da.csv फ़ाइल चुनें
- आयात बटन पर क्लिक करें
- आपको निम्नलिखित आयात पाठ फ़ाइल विज़ार्ड मिलेगा
- अगला बटन पर क्लिक करें
- डिलीमिटर पैनल पर कॉमा का चयन करें
- अगला बटन पर क्लिक करें
- समाप्त बटन पर क्लिक करें
- ओके बटन पर क्लिक करें
- आपको निम्नलिखित डेटा मिलेगा
अन्य विभाजक पृथक्करणित फ़ाइलों का आयात करना
कुछ मामलों में आपको कॉमा सेपरेटेड फ़ाइल नहीं मिल सकती है, यह स्लैश (\), पाइप (|) या अन्य डिलीमीटर सेपरेटेड फ़ाइलें हो सकती हैं। आइए देखें कि इनसे कैसे निपटा जाए।
यहां नमूना स्लैश (\) पृथक मान फ़ाइल है जिसे आप डाउनलोड कर सकते हैं।
स्लैश (\) से अलग की गई CSV फ़ाइल डाउनलोड करें
- नई कार्यपुस्तिका खोलें
- रिबन पर डेटा टैब पर क्लिक करें
- टेक्स्ट बटन पर क्लिक करें
- उस फ़ोल्डर को ब्राउज़ करें जहां से आपने फ़ाइल डाउनलोड की थी और उसे आयात करें
- आपको निम्नलिखित आयात पाठ फ़ाइल विज़ार्ड मिलेगा
- अगला बटन पर क्लिक करें
- अब कॉमा डिलीमीटर चुनने के बजाय, अन्य का चयन करें और डिलीमीटर पैनल पर स्लैश (\) को डिलीमीटर के रूप में सेट करें
- फिर नेक्स्ट बटन पर क्लिक करें।
- फिर समाप्त बटन पर क्लिक करें
- अब मौजूदा वर्कशीट में डेटा आयात करें
आपको निम्नलिखित डेटा मिलेगा
💡टिप: टैब, सेमीकोलन या पाइप को संभालने के लिए एक ही विज़ार्ड का उपयोग किया जाता है। जब भी विज़ार्ड में पूर्वावलोकन में सभी मान एक ही कॉलम में संकुचित दिखाई दें, तो गलत विभाजक चुना गया है, इसलिए 'अन्य' पर जाएं और सही वर्ण टाइप करें।
CSV फ़ाइल को Excel में लाने के दो तरीके (खोलना बनाम आयात करना)
एक CSV फ़ाइल को वर्कशीट तक पहुँचाने के दो तरीके हैं, और सही तरीका इस बात पर निर्भर करता है कि कॉलम को कितना नियंत्रण चाहिए। नीचे दी गई तालिका इन दोनों तरीकों की तुलना करती है।
| विधि | कैसे | के लिए सबसे अच्छा |
|---|---|---|
| सीधे खोलें | Double फ़ाइल पर क्लिक करें, या फ़ाइल पर क्लिक करके खोलें। | एक साफ-सुथरी, कॉमा से अलग की गई फ़ाइल जिसमें डिफ़ॉल्ट कॉलम प्रकार ठीक हैं। |
| पाठ आयात विज़ार्ड | डेटा टैब, टेक्स्ट से, फिर विभाजक चुनें | एक ऐसी फ़ाइल जिसमें असामान्य विभाजक हो, या ऐसे कॉलम हों जिन्हें टेक्स्ट या दिनांक के रूप में सेट करना आवश्यक हो। |
| पावर क्वेरी (डेटा प्राप्त करें) | नए एक्सेल संस्करण में डेटा टैब, डेटा प्राप्त करें, टेक्स्ट/सीएसवी फ़ाइल से डेटा प्राप्त करें। | एक ऐसी फ़ाइल जिसे बार-बार साफ़, फ़िल्टर और रीफ़्रेश करना पड़ता है। |
⚠️ चेतावनी: CSV फ़ाइल को सीधे खोलने से डेटा बदल सकता है। फ़ोन नंबर या आईडी जैसी लंबी संख्याओं से शुरुआती शून्य हट सकता है, और दिनांक जैसी दिखने वाली कोई वैल्यू भी बदल सकती है। टेक्स्ट इंपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करें और उस कॉलम को टेक्स्ट पर सेट करें ताकि वैल्यू बिल्कुल वैसी ही बनी रहे।
