Comment importer des données de base de données SQL dans un fichier Excel [Exemple]

Importer des données SQL dans un fichier Excel

Dans ce tutoriel, nous allons importer des données depuis une base de données SQL externe. Cet exercice suppose que vous disposez d’une instance fonctionnelle de SQL Server et des bases de SQL Server.

Nous créons d'abord SQL fichier à importer dans Excel. Si vous avez déjà un fichier SQL exporté prêt, vous pouvez ignorer les deux étapes suivantes et passer à l'étape suivante.

1. Créez une nouvelle base de données nommée EmployeesDB
2. Exécutez la requête suivante

USE EmployeeDB
GO

CREATE TABLE [dbo].[employees](
	[employee_id] [numeric](18, 0) NOT NULL,
	[full_name] [nvarchar](75) NULL,
	[gender] [nvarchar](50) NULL,
	[department] [nvarchar](25) NULL,
	[position] [nvarchar](50) NULL,
	[salary] [numeric](18, 0) NULL,
 CONSTRAINT [PK_employees] PRIMARY KEY CLUSTERED
(
	[employee_id] ASC
)WITH (PAD_INDEX = OFF, STATISTICS_NORECOMPUTE = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF, ALLOW_ROW_LOCKS = ON, ALLOW_PAGE_LOCKS = ON) ON [PRIMARY]
) ON [PRIMARY]

GO

INSERT INTO employees(employee_id,full_name,gender,department,position,salary)
VALUES
('4','Prince Jones','Male','Sales','Sales Rep',2300)
,('5','Henry Banks','Male','Sales','Sales Rep',2000)
,('6','Sharon Burrock','Female','Finance','Finance Manager',3000);

GO

Comment importer des données dans Excel à l'aide de la boîte de dialogue Assistant

• Créez un nouveau classeur dans MS Excel
• Cliquez sur l'onglet DONNÉES

1. Sélectionner à partir du bouton Autres sources
2. Sélectionnez depuis SQL Server comme indiqué dans l'image ci-dessus

1. Saisissez le nom/l'adresse IP du serveur. Pour ce tutoriel, je me connecte à localhost 127.0.0.1
2. Choisissez le type de connexion. Étant donné que je suis sur une machine locale et que l'authentification Windows est activée, je ne fournirai pas l'identifiant utilisateur et le mot de passe. Si vous vous connectez à un serveur distant, vous devrez fournir ces informations.
3. Cliquez sur le bouton suivant

Une fois connecté au serveur de base de données. Une fenêtre s'ouvrira, vous devez saisir tous les détails comme indiqué sur la capture d'écran

• Sélectionnez EmployeesDB dans la liste déroulante
• Cliquez sur le tableau des employés pour le sélectionner
• Cliquez sur le bouton suivant.

Il ouvrira un assistant de connexion de données pour enregistrer la connexion de données et terminer le processus de connexion aux données de l'employé.

• Vous obtiendrez la fenêtre suivante

• Cliquez sur le bouton OK

Téléchargez le fichier SQL et Excel

Comment importer des données MS Access dans Excel avec un exemple

Ici, nous allons importer des données à partir d'une simple base de données externe alimentée par Microsoft Accéder à la base de données. Nous importerons le tableau des produits dans Excel. Vous pouvez télécharger le Microsoft base de données Access.

• Ouvrir un nouveau classeur
• Cliquez sur l'onglet DONNÉES
• Cliquez sur le bouton Accès comme indiqué ci-dessous

• Vous obtiendrez la fenêtre de dialogue ci-dessous

• Accédez à la base de données que vous avez téléchargée et
• Cliquez sur le bouton Ouvrir

• Cliquez sur le bouton OK
• Vous obtiendrez les données suivantes

Téléchargez la base de données et le fichier Excel

Actualisation et gestion de la connexion à la base de données

L'avantage de l'importation par rapport au collage est qu'Excel maintient une connexion permanente à la base de données ; une simple actualisation permet donc d'intégrer les dernières lignes sans avoir à relancer l'assistant. La gestion de cette connexion garantit la mise à jour et la sécurité du rapport.

1. Actualiser les données : Cliquez sur n'importe quelle cellule du tableau importé, ouvrez l'onglet DONNÉES et choisissez Actualiser ou Actualiser tout pour mettre à jour chaque connexion.
2. Actualiser à l'ouverture : Dans les propriétés de connexion, cochez la case « Actualiser les données à l'ouverture du fichier » pour que le rapport soit à jour à chaque ouverture.
3. Gérer les connexions : Utilisez la section Requêtes et connexions pour renommer, modifier ou supprimer une connexion, et pour vérifier le serveur et la base de données auxquels elle pointe.
4. Protéger les identifiants : Préférez Windows Utilisez l'authentification lorsque cela est possible et ne sauvegardez jamais le mot de passe d'une base de données dans un classeur partagé.

⚠️ Attention : Un classeur contenant une connexion à une base de données active peut exposer le nom du serveur et la requête. Supprimez la connexion via l'outil Requêtes et connexions avant de partager le fichier en dehors de l'organisation, ou collez d'abord les valeurs en tant que données statiques.

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