Comment créer un fournisseur unique FK01 dans SAP
Maçon García
⚡ Résumé intelligent
Enregistrements de fournisseurs ponctuels dans SAP Nous servons les fournisseurs qui ne sont facturés qu'occasionnellement. Un compte unique centralise les paramètres comptables, et le nom, l'adresse et les coordonnées bancaires sont enregistrés sur chaque document.
Tous les fournisseurs ne méritent pas un registre principal. SAPUn fournisseur facturé une ou deux fois par an peut être enregistré via un compte unique partagé, et les informations nécessaires au paiement sont ensuite saisies. tracLes données sont capturées sur le document lui-même.
Qu'est-ce qu'un fournisseur ponctuel dans SAP?
Un fournisseur ponctuel est une fiche fournisseur unique regroupant tous les fournisseurs dont les transactions sont peu fréquentes et qui ne justifient pas la création d'une fiche dédiée. Cette fiche étant partagée par plusieurs fournisseurs, aucune donnée spécifique à un fournisseur n'y est stockée. Le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et les coordonnées bancaires sont renseignés lors de l'envoi du document.
L'enregistrement se comporte toujours comme un compte fournisseur ordinaire à tous autres égards. Il est rattaché à une société, il comporte un compte de rapprochement et ses postes non soldés apparaissent dans le tableau habituel. comptes à payer rapports.
| Aspect | Fournisseur régulier | Vendeur occasionnel |
|---|---|---|
| Documents maîtres nécessaires | Un par fournisseur | Un compte collectif pour de nombreux fournisseurs |
| Nom et adresse | Stocké dans l'enregistrement maître | Inscrit sur chaque document |
| Coordonnées bancaires | Stocké dans l'enregistrement maître | Inscrit sur chaque document |
| Meilleur adapté à | Fournisseurs récurrents, contracts, paiements programmés | Achats occasionnels, remboursements de frais, livraisons ponctuelles |
| Rapport par fournisseur | Simple, par numéro de fournisseur | Nécessite la lecture des données d'adresse sur les documents |
Le compromis réside dans la facilité d'utilisation au détriment de la visibilité. Moins d'enregistrements maîtres signifient moins de maintenance, mais l'analyse des dépenses par fournisseur devient plus difficile, car chaque écriture est rattachée au même numéro de compte.
Le groupe de comptes fournisseurs ponctuels et son indicateur
Il est impossible de créer un fournisseur ponctuel à partir d'un groupe de comptes classique. Ce comportement est lié à un paramètre de personnalisation spécifique ; le groupe de comptes doit donc exister avant le lancement de la transaction FK01.
Dans l' groupe de comptes fournisseurs Lors de la définition, accessible via la transaction OBD3, un indicateur de compte ponctuel est activé pour le groupe. Cet indicateur a deux fonctions : il masque les champs spécifiques au fournisseur dans les écrans de données de base et il indique aux transactions de comptabilisation de demander ces informations directement sur le document. Ce paramètre est enregistré dans le champ XCPDK de la table LFA1 pour chaque fiche fournisseur.
SAP Il propose des groupes prédéfinis à cet effet, et la plupart des systèmes en utilisent un plutôt que d'en définir un nouveau.
- DPC : Groupe de fournisseurs ponctuels avec attribution de numéro interne, le système attribuant ainsi le numéro de compte.
- CPDL : Groupe de fournisseurs ponctuels avec attribution de numéro externe, le numéro est donc saisi manuellement.
- 0099: Le groupe de fournisseurs ponctuels utilisé dans la procédure détaillée ci-dessous, est affiché avec son indicateur coché dans la liste des groupes de comptes.
Deux autres conditions préalables doivent être vérifiées avant de commencer. La plage de numéros attribuée au groupe détermine si le numéro de fournisseur peut être saisi, et le compte de rapprochement qui sera saisi ultérieurement doit exister dans le plan comptable de la société utilisée.
Comment créer un fournisseur ponctuel dans SAP Utilisation de FK01
Une fois le groupe de comptes en place, l'enregistrement est créé dans la transaction des données de base des comptes fournisseurs.
Étape 1) Saisissez le code de transaction FK01 dans le SAP champ de commande, comme indiqué ci-dessous.
Étape 2) Sur l'écran initial « Créer un fournisseur », placez le curseur dans le champ du groupe Compte et appuyez sur F4 pour ouvrir l'aide à la recherche, mise en évidence ci-dessous.
Étape 3) Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez le groupe de comptes dont l'option « Compte ponctuel » est cochée. Dans la liste ci-dessous, la colonne OTA indique les groupes ponctuels ; le groupe 0099 « Fournisseurs ponctuels » est celui qui est sélectionné.
Étape 4) De retour sur l'écran initial, saisissez les informations suivantes, comme indiqué ci-dessous.
- Entrer le ID du fournisseur selon la plage de numéros attribuée au groupe de comptes.
- Saisissez le code de la société dans laquelle l'enregistrement principal doit être créé.
Étape 5) Sur l'écran suivant, Créer un fournisseur : Adresse, saisissez les informations suivantes dans les données générales, comme indiqué ci-dessous.
- Saisissez un nom qui identifie l'enregistrement collectif, par exemple « Fournisseur ponctuel Nouveau ».
- Saisissez un terme de recherche pour que le compte puisse être trouvé rapidement lors de la publication.
- Saisissez le langage de communication.
Les champs « rue » et « poste » restent volontairement vides ici, car ils appartiennent au fournisseur individuel et non au compte collectif.
Étape 6) Sur l'écran des données du code société, Créer un fournisseur : Informations comptables Comptabilité, saisissez les éléments suivants, comme indiqué ci-dessous.
- Saisissez le rapprochement Compte GL numéro, qui relie les écritures des fournisseurs au grand livre.
- Saisissez le groupe de gestion de trésorerie utilisé pour les prévisions de liquidités.
Étape 7) Cliquez sur « Enregistrer » dans la barre d'outils standard, illustrée ci-dessous, pour créer le nouvel enregistrement fournisseur unique.
Étape 8) Vérifiez la barre d'état pour le message de confirmation. L'exemple ci-dessous indique que le fournisseur 0000088888 a été créé dans la société 1000.
Le compte est désormais prêt à être utilisé, et les informations relatives au fournisseur sont fournies dès la première utilisation.
Comment facturer un fournisseur ponctuel
Rien de particulier ne se produit tant que le compte collectif n'est pas utilisé. Il suffit de le saisir comme fournisseur sur un facture du fournisseur Dans FB60, ou sur F-43, cela permet au système d'ouvrir un écran d'adresse supplémentaire avant que les éléments de ligne puissent être complétés.
L'écran demande les détails qui ont été délibérément omis du document original.
- Nom et adresse : Titre, nom, rue, code postal, ville et pays du fournisseur.
- La communication: Numéro de téléphone et autres champs de contact, le cas échéant.
- RIB: Pays, clé bancaire et numéro de compte, que le programme de paiement utilise ensuite.
- Numéros fiscaux : Les champs d'identification fiscale, lorsque les déclarations locales l'exigent.
Ces entrées sont stockées par document dans la table BSEC, le segment de données de compte ponctuel, et non dans les tables de données de base des fournisseurs. C'est ce qui permet d'utiliser un même compte pour plusieurs fournisseurs, et c'est aussi la raison pour laquelle un rapport au niveau fournisseur ne peut pas simplement lire LFA1. L'adresse doit être extraite du document, et paiement sortant Il récupère les données bancaires de la même manière.
Deux conséquences en découlent. Les paiements en double sont plus difficiles à repérer, car deux factures d'un même fournisseur comportent deux adresses distinctes, et tout contrôle s'appuyant sur les données de base du fournisseur (par exemple, une vérification des modifications des coordonnées bancaires) est inapplicable. De nombreuses équipes financières limitent donc les comptes exceptionnels aux écritures de faible valeur et les examinent séparément lors de la clôture. rapports de fin de période cycle.
In SAP Dans S/4HANA, le compte unique est conservé, mais il est transformé en compte partenaire commercial. Un groupe de partenaires commerciaux dédiéping est mappé au groupe de comptes fournisseurs ponctuels dans la personnalisation de l'intégration client/fournisseur, l'enregistrement est géré avec la transaction BP dans le rôle de fournisseur et l'écran d'adresse au niveau du document se comporte exactement comme dans SAP ERP. L'objet équivalent côté client fonctionne de la même manière dans comptes débiteurs.
