Projektin integrointi ja laajuuden hallinta: Mikä on, määritelmä

Mitä on projektiintegraation hallinta?

Projektiintegraatiojohtaminen koskee pääasiassa prosesseja, joita tarvitaan varmistamaan, että projektin eri toiminnot koordinoidaan asianmukaisesti.

Toisin sanoen Project Integration Management -prosessi koostuu toiminnoista, kuten erilaisten projektiin liittyvien prosessien tunnistamisesta, määrittelystä, yhdistämisestä ja koordinoinnista.

Projektin integraation hallinta sisältää seuraavat toimet.

Käsitellä asiaa	Projektin vaihe	Keskeiset toimitukset
Kehitä projektin peruskirja	aloittamista	Projektin peruskirja
Kehitä projektinhallintasuunnitelma	Suunnittelu	Projektinhallintasuunnitelma
Ohjaa ja hallinnoi projektityötä	Teloitus	Tuotokset
Tarkkaile ja ohjaa projektityötä	Valvonta ja valvonta	Muuta pyyntöjä
Suorita Integrated Change Control	Valvonta ja valvonta	Muuta pyynnön tilapäivityksiä
Sulje projekti tai vaihe	Projektin sulkeminen	Lopputuote

Näemme tämän kaiken prosessin vaihe vaiheelta alla: -

Projektin peruskirja

Projektiperuskirja on olennainen osa Project Integration Managementia, ilman projektiperuskirjaa projekti ei voi alkaa. Se antaa muodollisesti valtuutuksen ja määrittelee hankkeen tavoitteet. Se sisältää projektin nimen, kuvauksen ja suoritteet, jotka yleensä on kirjoittanut korkeampi viranomainen kuin projektipäällikkö.

Tulot	Työkalut ja tekniikat	Lähdöt
Projektin työselostus	Asiantuntijan tuomio	Projektin peruskirja
Business case
Sopimus
Yrityksen ympäristötekijät
Organisaation prosessivarat

Projektinhallintasuunnitelma

Projektisuunnitelman laadinnassa käytetään muiden suunnitteluprosessien tuotoksia johdonmukaisen, loogisen dokumentin tuottamiseen, jota voidaan käyttää ohjaamaan sekä projektin ohjausta että projektin toteutusta. Projektinhallintasuunnitelmaa käytetään ohjaamaan projektin toteutusta, dokumentoimaan projektin suunnitteluoletuksia, kommunikoimaan sidosryhmien välillä, parantamaan projektin valvontaa jne.

Tulot	Työkalut ja tekniikat	Lähdöt
Hankkeen peruskirja	Asiantuntijan tuomio	Projektinhallintasuunnitelma
Suunnitteluprosessien tuotos
Yrityksen ympäristötekijät
Organisaation prosessivarat

Ohjaa ja hallinnoi projektityötä

Se on prosessi, jossa työ suoritetaan projektinhallintasuunnitelmassa määritellyllä tavalla ja toteutetaan muutoksia projektin vaatimukseen liittyen.

Tulot	Työkalut ja tekniikat	Lähdöt
Projektinhallintasuunnitelma	Asiantuntijan tuomio	Tuotokset
Hyväksytyt muutospyynnöt	Projektinhallinnan tietojärjestelmä	Työn suoritustiedot
Yrityksen ympäristötekijät		Muuta pyyntöjä
Organisaation prosessivarat		Projektinhallintasuunnitelmien päivitykset
		Projektidokumenttien päivitykset

Tarkkaile ja ohjaa projektityötä

Tämä vaihe sisältää projektin edistymisen seurannan, arvioinnin ja raportoinnin projektinhallintasuunnitelmassa määriteltyjen suoritustavoitteiden saavuttamiseksi.

Tulot	Työkalut ja tekniikat	Lähdöt
Projektinhallintasuunnitelma	Asiantuntijan tuomio	Muuta pyyntöjä
Tehokkuusraportit		Projektinhallintasuunnitelmien päivitykset
Yrityksen ympäristötekijät		Projektidokumenttien päivitykset
Organisaation prosessivarat

Suorita Integrated Change Control

Se on vaihe, jossa minkä tahansa muutoksen vaikutusta arvioidaan suhteessa projektiin. Sitä on arvioitava koko projektin ajan. Tässä prosessissa varsinainen työ analysoidaan suhteessa suunniteltuun suunnitelmaan ja tekee oikaisun, jos ne eivät ole linjassa tai synkronoidut.

Ero "seuraa ja ohjaa projektityötä" ja "integroitua muutosten hallintaa" on se, että Perform Integrated Change Control painottaa projektin laajuuden muutosten hallintaa, kun taas edellinen keskittyy hallitsemaan tapaa, jolla tällainen laajuus suoritetaan.

Tulot	Työkalut ja tekniikat	Lähdöt
Projektinhallintasuunnitelma	Asiantuntijan tuomio	Muutospyyntöjen tilapäivitykset
Työn suoritustiedot	Muutosvalvontakokoukset	Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
Muuta pyyntöjä		Projektidokumenttien päivitykset
Yrityksen ympäristötekijät
Organisaation prosessivarat

Sulje projekti tai vaihe

Se on hankkeeseen liittyvien toimintojen virallisen loppuun saattamisen vaihe.

Tulot	Työkalut ja tekniikat	Lähdöt
Projektinhallintasuunnitelma	Asiantuntijan tuomio	Lopputuotteen, palvelun tai tuloksen muutos
Hyväksytyt toimitukset		Organisaation prosessiresurssien päivitykset
Organisaation prosessivarat

Mitä on Project Scope Management?

Soveltamisalan hallintaprosessit määrittävät, mitä työtä on tehtävä, ja varmistavat, että projekti sisältää vain sen työn projektin loppuun saattamiseksi.

Miksi johtajat tarvitsevat Project Scope Managementin

• Hankkeen laajuutta määrittämättä ei voida arvioida hankkeen aikaa tai kustannuksia
• Laajuushallinta rakentaa ohjausprosesseja käsittelemään elementtejä, jotka voivat muuttaa projektia projektin aikana hankkeen elinkaari
• Se auttaa välttämään haasteita, joita projekti saattaa kohdata jokaisen kasvavan laajuuden ja kurittomien vaatimusluetteloiden yhteydessä.

Tämä vaihe sisältää sekä

• Projektin laajuuden hallinta
• Tuotteen laajuuden hallinta

Projektin laajuuden hallintaprosessi sisältää seuraavat toimet.

Käsitellä asiaa	Projektiryhmä	Keskeiset toimitukset
Suunnitelman laajuuden hallinta	Suunnittelu
Kerää Vaatimukset	Suunnittelu	Vaadittu asiakirja
Määritä laajuus	Suunnittelu	Hankkeen laajuuslausunto
Luo WBS	Suunnittelu	WBS-hakemisto, WBS
Vahvista soveltamisala	Seuranta ja valvonta	Hyväksyntätoimitukset
Ohjausalue	Seuranta ja valvonta	Muutospyyntö

Näemme tämän kaiken prosessin vaihe vaiheelta alla: -

Suunnitelman laajuuden hallinta

Soveltamisalan hallintasuunnitelma määrittää, kuinka laajuus määritellään, validoidaan ja valvotaan.

Ensisijaiset tulot	Työkalut ja tekniikat	Ensisijaiset lähdöt
Alustava selvitys hankkeen laajuudesta
Hankkeen peruskirja	kokoukset	Vaatimustenhallintasuunnitelmat
Projektinhallintasuunnitelma	Asiantuntijan arvio	Soveltamisalan hallintasuunnitelmat
Yrityksen ympäristötekijät
Organisaatioprosessin omaisuus

Kerää Vaatimukset

Prosessin aikana johtajat käyttävät erilaisia ​​tekniikoita ja työkaluja hankkeen vaatimusten keräämiseen sidosryhmiltä. Tämä vaihe on erittäin tärkeä, ja jos se tehdään tarkasti, virhemahdollisuudet projektin aikana ovat minimaaliset.

Ensisijaiset tulot	Työkalut ja tekniikat	Ensisijaiset lähdöt
Projektin peruskirja	Haastattelut	Vaatimusdokumentaatio
Sidosryhmärekisteri	Kohderyhmät	Vaatimustenhallintasuunnitelma
	Ryhmäluovuuden tekniikat	Vaatimusten jäljitettävyysmatriisi
	Valmiit työpajat
	kyselyt ja kyselyt
	prototyypit
	Havainnot
	Ryhmän päätöksentekotekniikat

Soveltamisalan määrittelyprosessi

Tämä prosessi osoittaa selvästi, kuinka projektin on tarkoitus edetä ja mitä se ei voi tehdä. Tämän prosessin aikana varmistetaan, että hanke pysyy raiteilla tarkistamalla tukiasiakirjat. Tuloksena olevassa laajuudessa mainitaan sitten sidosryhmien vaatimukset ja odotukset.

Ensisijaiset tulot	Työkalut ja tekniikat	Ensisijaiset lähdöt
Hankkeen peruskirja	Asiantuntijan tuomio	Project Scope -lausunto
Vaatimusdokumentaatio	Tuoteanalyysi	Projektidokumenttien päivitykset
Organisaatioprosessin omaisuus	Vaihtoehtoinen tunnistus
	Valmiit työpajat

WBS:n (Work Breakdown Structure) luominen

WBS:n avulla projektipäällikkö ja hänen tiiminsä voivat jakaa korkean tason projektisuoritteet pienemmiksi, hallittavissa oleviksi työkokonaisuuksiksi, joita kutsutaan työpaketeiksi.

Ensisijaiset tulot	Työkalut ja tekniikat	Ensisijaiset lähdöt
Project Scope -lausunto	hajoaminen	WBS
Vaatimusdokumentaatio		WBS sanakirja
Organisaatioprosessin omaisuus		Soveltamisalan perusviiva
		Projektidokumenttien päivitykset

Vahvista soveltamisala

Validointialueen prosessi sisältää asiakkaiden hyväksynnän. Silloin asiakas hyväksyy virallisesti kaikki projektin tuotokset. Tämä prosessi tapahtuu jokaisen vaiheen lopussa. Tämän prosessin aikana asiakas antaa palautetta tehdystä työstä.

Ensisijaiset tulot	Työkalut ja tekniikat	Ensisijaiset lähdöt
Hankkeen laajuuslausunto	tarkastus	Hyväksymistoimitukset
Projektinhallintasuunnitelma		Muutospyyntö
Vaatimus jäljitettävyysmatriisi		Projektidokumenttien päivitykset
Validoidut toimitukset

Laajuuden valvonta

Tämä prosessi tai vaihe sisältää projektin tilan seurannan ja laajuuden muutosten hallinnan. Tämän lisäksi siihen kuuluu myös asiakkaan lisävaatimusten arviointi tai proaktiivinen projektin laajuuden huomioiminen.

Ensisijaiset tulot	Työkalut ja tekniikat	Ensisijaiset lähdöt
Projektinhallintasuunnitelma	Varianssianalyysi	Työsuoritusmittaukset
Vaatimusdokumentaatio		Muutospyynnöt
Vaatimus jäljitettävyysmatriisi
Organisaation prosessivarat
Työn suoritustiedot		Projektidokumenttien päivitykset

Tärkeimmät kohdat, jotka tulee muistaa laajuuden hallinnassa

• Kustannusylityksen ja aikatauluvirheiden välttämiseksi laajuuden on oltava täydellinen ja tarkka.
• Laajuus on määriteltävä selkeästi tarpeettoman työn ja sekaannusten välttämiseksi
• Laajuusasiakirja tulee jakaa kaikkien sidosryhmien kanssa suunnittelu- ja vaatimusvirheiden välttämiseksi
• Scope Managementin hyvä käytäntö on, että laajuusdokumentin on säilyttävä muuttumattomana projektin ajan

Yhteenveto

Laajuuden hallinnan avulla määritetään, kuinka muita laajuuden suunnitteluprosesseja hallitaan.

Tämän vaiheen avaintekijä

• Hankkeen tarveanalyysi
• Ilmoita laajuuden muutoksesta kaikille sidosryhmille
• Toimialaan liittyvät roolit ja vastuut