Projektin integrointi ja laajuuden hallinta: Mikä on, määritelmä
Jonathan Reed
⚡ Älykäs yhteenveto
Projektiintegraation hallinta koordinoi kaikkia projektin toimintoja, suunnitelmia ja muutoksia, kun taas projektin laajuuden hallinta määrittelee ja hallitsee tarkasti tarvittavaa työtä, jotta tiimit toimittavat oikean tuotteen ajallaan ja budjetin rajoissa.
Mitä on projektiintegraation hallinta?
Projektiintegraatiojohtaminen koskee pääasiassa prosesseja, joita tarvitaan varmistamaan, että projektin eri toiminnot koordinoidaan asianmukaisesti.
Toisin sanoen projektiintegraation hallintaprosessi käsittää toimintoja, kuten projektiin liittyvien eri prosessien tunnistamisen, määrittelyn, yhdistämisen ja koordinoinnin.
Projektin integraation hallinta sisältää seuraavat toimet.
| Käsitellä asiaa | Projektin vaihe | Keskeiset toimitukset |
|---|---|---|
| Kehitä projektin peruskirja | aloittamista | Projektin peruskirja |
| Kehitä projektinhallintasuunnitelma | Suunnittelu | Projektinhallintasuunnitelma |
| Ohjaa ja hallinnoi projektityötä | Teloitus | Tuotokset |
| Tarkkaile ja ohjaa projektityötä | Valvonta ja valvonta | Muuta pyyntöjä |
| Suorita Integrated Change Control | Valvonta ja valvonta | Muuta pyynnön tilapäivityksiä |
| Sulje projekti tai vaihe | Projektin sulkeminen | Lopputuote |
Näemme jokaisen prosessin askel askeleelta alla: -
Projektin peruskirja
Projektiperuskirja on olennainen osa Project Integration Managementia, ilman projektiperuskirjaa projekti ei voi alkaa. Se antaa muodollisesti valtuutuksen ja määrittelee hankkeen tavoitteet. Se sisältää projektin nimen, kuvauksen ja suoritteet, jotka yleensä on kirjoittanut korkeampi viranomainen kuin projektipäällikkö.
| Tulot | Työkalut ja tekniikat | Lähdöt |
|---|---|---|
| Projektin työselostus | Asiantuntijan tuomio | Projektin peruskirja |
| Business case | ||
| kanssatract | ||
| Yrityksen ympäristötekijät | ||
| Organisaation prosessivarat |
Projektinhallintasuunnitelma
Projektisuunnitelman laadinnassa käytetään muiden suunnitteluprosessien tuotoksia johdonmukaisen, loogisen dokumentin tuottamiseen, jota voidaan käyttää ohjaamaan sekä projektin ohjausta että projektin toteutusta. Projektinhallintasuunnitelmaa käytetään ohjaamaan projektin toteutusta, dokumentoimaan projektin suunnitteluoletuksia, kommunikoimaan sidosryhmien välillä, parantamaan projektin valvontaa jne.
| Tulot | Työkalut ja tekniikat | Lähdöt |
|---|---|---|
| Hankkeen peruskirja | Asiantuntijan tuomio | Projektinhallintasuunnitelma |
| Suunnitteluprosessien tuotos | ||
| Yrityksen ympäristötekijät | ||
| Organisaation prosessivarat |
Ohjaa ja hallinnoi projektityötä
Se on prosessi, jossa työ suoritetaan projektinhallintasuunnitelmassa määritellyllä tavalla ja toteutetaan muutoksia projektin vaatimukseen liittyen.
| Tulot | Työkalut ja tekniikat | Lähdöt |
|---|---|---|
| Projektinhallintasuunnitelma | Asiantuntijan tuomio | Tuotokset |
| Hyväksytyt muutospyynnöt | Projektinhallinnan tietojärjestelmä | Työn suoritustiedot |
| Yrityksen ympäristötekijät | Muuta pyyntöjä | |
| Organisaation prosessivarat | Projektinhallintasuunnitelmien päivitykset | |
| Projektidokumenttien päivitykset |
Tarkkaile ja ohjaa projektityötä
Tämä vaihe sisältää trackuningas, projektin edistymisen tarkastelu ja raportointi projektisuunnitelmassa määriteltyjen suorituskykytavoitteiden saavuttamiseksi.
| Tulot | Työkalut ja tekniikat | Lähdöt |
|---|---|---|
| Projektinhallintasuunnitelma | Asiantuntijan tuomio | Muuta pyyntöjä |
| Tehokkuusraportit | Projektinhallintasuunnitelmien päivitykset | |
| Yrityksen ympäristötekijät | Projektidokumenttien päivitykset | |
| Organisaation prosessivarat |
Suorita Integrated Change Control
Se on vaihe, jossa minkä tahansa muutoksen vaikutusta arvioidaan suhteessa projektiin. Sitä on arvioitava koko projektin ajan. Tässä prosessissa varsinainen työ analysoidaan suhteessa suunniteltuun suunnitelmaan ja tekee oikaisun, jos ne eivät ole linjassa tai synkronoidut.
Ero "seuraa ja ohjaa projektityötä" ja "integroitua muutosten hallintaa" on se, että Perform Integrated Change Control painottaa projektin laajuuden muutosten hallintaa, kun taas edellinen keskittyy hallitsemaan tapaa, jolla tällainen laajuus suoritetaan.
| Tulot | Työkalut ja tekniikat | Lähdöt |
|---|---|---|
| Projektinhallintasuunnitelma | Asiantuntijan tuomio | Muutospyyntöjen tilapäivitykset |
| Työn suoritustiedot | Muutosvalvontakokoukset | Projektinhallintasuunnitelman päivitykset |
| Muuta pyyntöjä | Projektidokumenttien päivitykset | |
| Yrityksen ympäristötekijät | ||
| Organisaation prosessivarat |
Sulje projekti tai vaihe
Se on hankkeeseen liittyvien toimintojen virallisen loppuun saattamisen vaihe.
| Tulot | Työkalut ja tekniikat | Lähdöt |
|---|---|---|
| Projektinhallintasuunnitelma | Asiantuntijan tuomio | Lopputuotteen, palvelun tai tuloksen muutos |
| Hyväksytyt toimitukset | Organisaation prosessiresurssien päivitykset | |
| Organisaation prosessivarat |
Mitä on Project Scope Management?
Soveltamisalan hallintaprosessit määrittävät, mitä työtä on tehtävä, ja varmistavat, että projekti sisältää vain sen työn projektin loppuun saattamiseksi.
Miksi johtajat tarvitsevat Project Scope Managementin
- Hankkeen laajuutta määrittämättä ei voida arvioida hankkeen aikaa tai kustannuksia
- Laajuushallinta rakentaa ohjausprosesseja käsittelemään elementtejä, jotka voivat muuttaa projektia projektin aikana hankkeen elinkaari
- Se auttaa välttämään haasteita, joita projekti saattaa kohdata jatkuvasti kasvavan laajuuden ja hallitsemattoman vaatimuslistan vuoksi.
Tämä vaihe sisältää sekä
- Projektin laajuuden hallinta
- Tuotteen laajuuden hallinta
Projektin laajuuden hallintaprosessi sisältää seuraavat toimet.
| Käsitellä asiaa | Projektiryhmä | Keskeiset toimitukset |
|---|---|---|
| Suunnitelman laajuuden hallinta | Suunnittelu | |
| Kerää Vaatimukset | Suunnittelu | Vaadittu asiakirja |
| Määritä laajuus | Suunnittelu | Hankkeen laajuuslausunto |
| Luo WBS | Suunnittelu | WBS-hakemisto, WBS |
| Vahvista soveltamisala | Seuranta ja valvonta | Hyväksyntätoimitukset |
| Ohjausalue | Seuranta ja valvonta | Muutospyyntö |
Näemme jokaisen prosessin askel askeleelta alla: -
Suunnitelman laajuuden hallinta
Soveltamisalan hallintasuunnitelma määrittää, kuinka laajuus määritellään, validoidaan ja valvotaan.
| Ensisijaiset tulot | Työkalut ja tekniikat | Ensisijaiset lähdöt |
|---|---|---|
| Alustava selvitys hankkeen laajuudesta | ||
| Hankkeen peruskirja | kokoukset | Vaatimustenhallintasuunnitelmat |
| Projektinhallintasuunnitelma | Asiantuntijan tuomio | Soveltamisalan hallintasuunnitelmat |
| Yrityksen ympäristötekijät | ||
| Organisaatioprosessin omaisuus |
Kerää Vaatimukset
Tämän prosessin aikana johtajat käyttävät erilaisia tekniikoita ja työkaluja kerätäkseen projektin vaatimukset sidosryhmiltä. Tämä vaihe on erittäin tärkeä, ja jos se tehdään oikein, virheiden mahdollisuus projektin aikana on minimaalinen.
| Ensisijaiset tulot | Työkalut ja tekniikat | Ensisijaiset lähdöt |
|---|---|---|
| Projektin peruskirja | Haastattelut | Vaatimusdokumentaatio |
| Sidosryhmärekisteri | Kohderyhmät | Vaatimustenhallintasuunnitelma |
| Ryhmäluovuuden tekniikat | vaatimukset trackyvykkyysmatriisi | |
| Valmiit työpajat | ||
| Kyselyt ja kyselyt | ||
| prototyypit | ||
| Havainnot | ||
| Ryhmän päätöksentekotekniikat |
Soveltamisalan määrittelyprosessi
Tämä prosessi osoittaa selvästi, miten projektin on tarkoitus edetä ja mitä se ei voi tehdä. Tämän prosessin aikana varmistetaan, että projekti pysyy aikataulussa. track tarkastelemalla liiteasiakirjoja. Tuloksena olevassa laajuudessa mainitaan sitten sidosryhmien vaatimukset ja odotukset.
| Ensisijaiset tulot | Työkalut ja tekniikat | Ensisijaiset lähdöt |
|---|---|---|
| Hankkeen peruskirja | Asiantuntijan tuomio | Project Scope -lausunto |
| Vaatimusdokumentaatio | Tuoteanalyysi | Projektidokumenttien päivitykset |
| Organisaatioprosessin omaisuus | Vaihtoehtoinen tunnistus | |
| Valmiit työpajat |
WBS:n (Work Breakdown Structure) luominen
WBS:n avulla projektipäällikkö ja hänen tiiminsä voivat jakaa korkean tason projektisuoritteet pienemmiksi, hallittavissa oleviksi työkokonaisuuksiksi, joita kutsutaan työpaketeiksi.
| Ensisijaiset tulot | Työkalut ja tekniikat | Ensisijaiset lähdöt |
|---|---|---|
| Project Scope -lausunto | hajoaminen | WBS |
| Vaatimusdokumentaatio | WBS sanakirja | |
| Organisaatioprosessin omaisuus | Soveltamisalan perusviiva | |
| Projektidokumenttien päivitykset |
Vahvista soveltamisala
Laajuuden validointiprosessiin kuuluu asiakkaan hyväksyntä. Se tapahtuu, kun asiakas hyväksyy virallisesti kaikki projektin tuotokset. Tämä prosessi tapahtuu jokaisen vaiheen lopussa. Prosessin aikana asiakas antaa palautetta tehdystä työstä.
| Ensisijaiset tulot | Työkalut ja tekniikat | Ensisijaiset lähdöt |
|---|---|---|
| Hankkeen laajuuslausunto | tarkastus | Hyväksymistoimitukset |
| Projektinhallintasuunnitelma | Muutospyyntö | |
| Vaatimus Tracsuorituskykymatriisi | Projektidokumenttien päivitykset | |
| Validoidut toimitukset |
Laajuuden valvonta
Tämä prosessi tai vaihe sisältää projektin tilan seurannan ja laajuuden muutosten hallinnan. Tämän lisäksi se sisältää myös asiakkaan lisävaatimusten arvioinnin tai projektin laajuuden ennakoivan sivuuttamisen.
| Ensisijaiset tulot | Työkalut ja tekniikat | Ensisijaiset lähdöt |
|---|---|---|
| Projektinhallintasuunnitelma | Varianssianalyysi | Työsuoritusmittaukset |
| Vaatimusdokumentaatio | Muutospyynnöt | |
| Vaatimus trackyvykkyysmatriisi | ||
| Organisaation prosessivarat | ||
| Työn suoritustiedot | Projektidokumenttien päivitykset |
Tärkeimmät kohdat, jotka tulee muistaa laajuuden hallinnassa
- Kustannusylityksen ja aikatauluvirheiden välttämiseksi laajuuden on oltava täydellinen ja tarkka.
- Laajuus on määriteltävä selkeästi tarpeettoman työn ja sekaannusten välttämiseksi
- Laajuusasiakirja tulee jakaa kaikkien sidosryhmien kanssa suunnittelu- ja vaatimusvirheiden välttämiseksi
- Scope Managementin hyvä käytäntö on, että laajuusdokumentin on säilyttävä muuttumattomana projektin ajan
Projektiintegraation ja projektin laajuuden hallinnan keskeiset erot
Vaikka molemmat tietoalueet kuuluvat PMBOK-kehykseen ja niillä on useita yhteisiä lähtökohtia, ne vastaavat eri kysymyksiin.
Projektin integroinnin hallinnassa kysytään, miten jokainen suunnitelma, tuotos ja muutos sopivat yhteen koko projektin elinkaaren ajan. Projektin laajuuden hallinnassa kysytään, mitä työtä projekti tuottaa ja mitä ei.
Erot näkyvät selvästi seuraavassa taulukossa.
| Aspect | Projektin integroinnin hallinta | Projektin laajuuden hallinta |
|---|---|---|
| Päätarkoitus | Koordinoi jokainen tietoalue yhdeksi johdonmukaiseksi suunnitelmaksi. | Määrittele, validoi ja hallitse tuotteen toimittamiseen tarvittavaa työtä. |
| Keskeinen tuotos | Projektisuunnitelma ja projektinhallintasuunnitelma. | Laajuuslausunto, työnjakorakenne ja laajuuden lähtötaso. |
| Tyypillinen teho | Hyväksytyt muutospyynnöt ja päivitetyt suunnitelmat. | Hyväksytyt tuotokset ja muutospyynnöt sidottiin ainoastaan laajuuteen. |
| Omistaja | Projektipäällikkö työskentelee yhdessä sponsorin kanssa. | Projektipäällikkö työskentelee liiketoiminta-analyytikon ja sidosryhmien kanssa. |
Lyhyesti sanottuna integrointi pitää projektin osat toiminnassa yhtenä järjestelmänä, kun taas laajuuden hallinta pitää työrajat selkeinä ja vakaina.
Kuinka estää laajuuden hiipiminen projektissa
Laajuushyökkäys tarkoittaa projektityön hallitsematonta laajenemista sen jälkeen, kun laajuuden lähtötaso on hyväksytty. Se tyhjentää budjetin, venyttää aikatauluja ja heikentää laatua, jos sitä ei tunnisteta ajoissa.
Seuraavat käytännöt auttavat projektipäällikköä pitämään laajuuden kasvun hallinnassa alusta loppuun.
- Kirjoita selkeä laajuuslauseke. Kuvaile jokainen tuotos, poissulkeminen, oletus ja rajoitus laajuuslausekkeessa, jotta sidosryhmät voivat tulkita työtä yhtä kautta.
- Luo yksityiskohtainen työrakenne. Jaa tuotokset työpaketteihin, jotka ovat riittävän pieniä, jotta niitä voidaan arvioida tunneissa tai päivissä. Tarkka WBS tekee uusista pyynnöistä ilmeisiä, koska ne eivät sovi mihinkään olemassa olevaan työpakettiin.
- Määrittele laajuus etukäteen. Jäädytä laajuuslauseke, WBS ja WBS-sanasto laajuuden perustason mukaisiksi ja tallenna ne versionhallintaan, jotta mahdollinen siirtymä on mitattavissa.
- Reititä jokainen pyyntö integroidun muutoshallinnan kautta. Kun sidosryhmä pyytää uutta ominaisuutta, kirjaa pyyntö, arvioi sen vaikutus kustannuksiin, aikatauluun, laatuun ja riskiin ja hyväksy tai hylkää se sitten muutoshallinnassa.
- Track vaatimukset a:lla tracsuorituskykymatriisi. Yhdistä jokainen vaatimus liiketoimintatarpeeseen, tuotokseen ja hyväksymistestiin. Pyyntöjä, joita ei voida tractakaisin liiketoimintatarpeeseen, ovat vahvoja hylkäämisen ehdokkaita.
- Ilmoita laajuuspäätöksistä. Jaa jokainen hyväksytty ja hylätty muutos laajemman tiimin kanssa, jotta kukaan ei aloita budjetoimatonta työtä vahingossa.
Nämä vaiheet eivät poista muutosta. Ne pitävät muutoksen näkyvänä ja siitä maksettuna, mikä on ero terveen evoluution ja tuhoisan laajentumisen välillä.
Suosittuja työkaluja projektien integrointiin ja laajuuden hallintaan
Nykyaikaiset projektipäälliköt harvoin track-integraatio ja laajuus pelkästään laskentataulukoissa. Seuraavat työkalut kattavat yhteiset tarpeet molemmilla tietämysalueilla.
- Microsoft Project: Työpöytä- ja pilvisuunnittelija, jolla on vahva Gantt-, resurssi- ja lähtötasokaavio trackuningas keskikokoisiin ja suuriin projekteihin.
- Jira ja Jira Align: Käytetään laajalti ketterissä tiimeissä eeppisten projektien, tarinoiden ja tiimien välisten riippuvuuksien hallintaan samalla, kun ylläpidetään laajuusjonoa.
- Smartsheet: Ruudukkopohjainen työkalu, joka tukee työrakenteita, muutoslokeja ja integroituja koontinäyttöjä ilman raskaita oppimiskustannuksia.
- Asana ja monday.comissa: Yhteistyöalustat, jotka yhdistävät tehtäväluettelot, portfolionäkymät ja muutospyyntöjen työnkulut yhteen työtilaan.
- Confluence ja SharePoint: Dokumenttialustat, jotka pitävät projektin toimintasuunnitelman, laajuusmäärittelyn ja muutospäätökset haettavissa yhdessä paikassa.
Oikea valinta riippuu tiimin koosta, toimitustavasta ja sponsorin käyttämästä raportointistandardista.
