Johdatus ostoon ja ostopyyntöön in SAP
Olivia Turner
Ostaminen on osa SAP MM-moduuli ja sen prosessi voidaan kuvata karkeasti alla olevassa kaaviossa.
MRP (materiaaliresurssien suunnittelu) luo hankintaehdotuksen ja muunnetaan myöhemmin hankintaehdotukseksi. Seuraava vaihe on lähteen määrittäminen ostoehdotukselle ja ostoehdotuksen vapauttaminen. PR muunnetaan ostotilaukseksi ja tavaran vastaanoton yhteydessä voidaan tehdä laskun kuitti ostoprosessin viimeistelemiseksi. Lisäksi maksu käsitellään (FI-moduulissa).
Hankinnan ei tarvitse alkaa MRP:stä, vaan se voidaan käynnistää kulutukseen perustuvalla suunnittelulla tai suoraan PR:n tai PO:n luomisella.
MRP on järjestelmätoiminto, joka määrittää materiaalivaatimukset sekä materiaali- että materiaalitasolla. A BoM (Bill materiaaleja) on luettelo komponenteista ja osakomponenteista, joista yksi materiaali koostuu.
Yksi ostojen perusasiakirjoista SAP on ostopyyntö.
Ostopyyntö
Ostoehdotukset voidaan luoda automaattisesti järjestelmällä tai manuaalisesti. Ne voidaan muuntaa ostotilauksiksi, mutta vain julkaisun yhteydessä (ostoehdotuksen hyväksyminen).
Käsittelemme tällä oppitunnilla useita aiheita, jotka voivat auttaa ymmärtämään ja luomaan ostoehdotuksen.
Ostoehdotuksissa vaaditaan numeroalueita kuten muissakin tositteessa, jotta uusille luoduille tositeille voidaan antaa tositenumero.
Later, nämä numeroalueet määritetään eri asiakirjatyypeille, jotka voimme määrittää käytettäväksi ostopyyntöjen käsittelyssä.
Käsittelemme myös vaatimusten seurantanumeron, joka on periaatteessa numero/kirjain-yhdistelmä, joka voidaan yksilöllisesti määrittää useille asiakirjoille tiettyjen tärkeiden vaatimusten seuraamiseksi.
Näet, kuinka lähteen määritys toimii ja miksi se on hyödyllistä, sekä kuinka tämä lähde voidaan liittää ostoasiakirjaamme.
Lopuksi saat selville, kuinka ostoehdotus käsitellään sen luomisesta ostotilaukseksi muuntamiseen.
Ostopyynnön numeroalueet
Numeroalueiden määrittäminen ostoehdotuksille toimii asiakirjatyypillä. Useita erilaisia numeroalueita voidaan luoda ja määrittää myöhemmin tietylle ostoehdotustyypille.
Tämä tehdään mukauttamisessa. Tarjousasiakirjatyypeille voi olla määritetty kaksi numeroaluetta. Kullekin asiakirjatyypille on määritetty yksi sisäinen ja yksi ulkoinen alue. Järjestelmä lisää sisäisiä numeroalueita automaattisesti, ja ulkoiset määritetään manuaalisesti.
Alla oleva näyttö esittää luettelon ostoehdotuksen numeroalueista.
Alkaen numero on alueen ensimmäinen numero, Vastaanottaja numero on viimeinen käytettävissä oleva numero ja nykyinen numero on viimeinen asiakirjalle määritetty numero.
Lisäksi on valintaruutu, joka osoittaa, onko tämä ulkoinen numeroalue.
Esimerkiksi sisäinen numeroalue voidaan määrittää alueeksi 20000000 - 30000000, tässä tapauksessa asiakirjat, joiden asiakirjatyyppi on määritetty tähän väliin, numeroidaan alkaen 20000001 ja sitä kasvatetaan 1:llä jokaista luotua asiakirjaa kohti. Viimeinen käytettävissä oleva numero tälle aikavälille on 30000000, ja jos asiakirjasi täyttävät koko numeroalueen, sitä on laajennettava. Sitä tapahtuu harvoin, koska se tarkoittaisi, että sinulla olisi 10 miljoonaa ostoehdotusasiakirjaa.
Asiakirjatyypin määritelmä
Tositetyypin määritys on toiminto, jolla määritellään eri asiakirjatyypit ostoehdotukselle. Siitä on hyötyä ostoehdotusten ryhmittelyssä ja sen käytön tarkemmassa määrittelyssä. Meillä voi olla esimerkiksi normaalit PR:t, alihankinta ja varaston siirto. Jokainen asiakirjatyyppi sopii erityistarpeeseen ja on konfiguroitu käytettäväksi sillä tavalla.
Asiakirjatyypin määrittelyssä voit määrittää useita vaihtoehtoja. Numerovälit (sisäinen ja ulkoinen), tuoteväli, kentän valintanäppäin, merkkivalo, yleisvapautuksen ilmaisin (määrittää, vapautetaanko kaikki PR:n tuotteet samanaikaisesti vai yksittäin).
Vakioostoehdotusasiakirjatyyppi sisään SAP määritellään kaikissa asennuksissa nimellä Huom.
Vaatimusten seurantanumero
Tätä numeroa käytetään tiettyjen vaatimusten seuraamiseen. Se voidaan syöttää ostoehdotuksen luonnin yhteydessä ja kopioida ostotilausasiakirjaan. Sitä ylläpidetään tuotetasolla ja tuotteet voidaan valita tällä numerolla useissa raporteissa, kuten MELB.
- Suorittaa MELB liiketoimi.
- Valitse Valita painiketta.
Kun napsautat jatkaa, palaat takaisin alkuperäiseen valintanäyttöön. Sinulla on myös useita valintavaihtoehtoja ja sinun tulee valita sopivimmat vaihtoehdot haun rajaamiseksi.
- Anna vaatimusten seurantanumero(t).
- Suorittaa.
Sinulle esitetään luettelo asiakirjoista, jotka sisältävät seurantanumeron.
Lähteen määrittäminen
Lähteen määrittäminen auttaa löytämään tarpeelle sopivimman lähteen, se voi esimerkiksi ehdottaa, mikä sopimusehdotus, mikä sisäinen hankintalähde (tehdas) tai mikä toimittaja voidaan tilata tiettyjä materiaaleja tiettynä ajankohtana.
Lähteen määritys ottaa erilaisia tietoja parametreiksi varsinaiselle määritysprosessille. Näitä ovat Outline-sopimus, Ostotietotietue, Tehdas yrityksessämme, Kiintiöjärjestely, Lähdeluettelo.
Kaikki tämä otetaan huomioon määritettäessä paras mahdollinen lähde vaatimukseen.
Ensimmäinen tarkistus tehdään kautta Kiintiöjärjestely jossa järjestelmä määrittää, onko aineistolle sopivaa lähdettä asiaankuuluvalla kiintiöjärjestelyllä, ja jos sopiva lähde löytyy, se valitaan ja lähteen lisähaku keskeytetään.
Jos ei, järjestelmä ottaa lähdeluettelo ottaa huomioon ja etsi sieltä kelvollisia lähteitä. Lähdeluettelo koostuu kiinteistä ja estetyistä tietueista. Kiinteät ennätykset ovat kiinteille myyjille tietylle materiaalille, jotka ovat voimassa tietyn ajan. Estetyt tietueet ei voida käyttää lähteenä, kun ne ovat tässä tilassa.
Lopulta järjestelmä etsii yleissopimus ja tietotietue luotettavista lähteistä ja antaa heille tilauksen. Olet nähnyt edellisellä oppitunnilla mikä on ostotietotietue, ja ääriviivasopimus on aikataulusopimus tai sopimus, jota käytetään myös lähteen määritysprosessissa syöttötietona.
Jotta voit käyttää lähteen määritystä, sinun on valittava Määritä lähde -valintaruutu ostotarjouksen aloitusnäytössä.
Lähteen antaminen
Järjestelmä voi suorittaa tausta- tai etualan lähteen määrityksen.
Jos haku suoritetaan etualalla ja useampi kuin yksi kelvollinen lähde löytyy, näkyviin tulee valintaluettelo, josta käyttäjän tulee valita sopiva lähde. Jos vain yksi sopiva lähde löytyy, se määritetään automaattisesti.
Jos haku tehdään taustalla, on määritettävä yksi lähde ja sen saavuttamiseksi, että järjestelmä suorittaa haussa erilaisia toimintoja.
Esimerkiksi sopimusehdot ovat etusijalla ostotietojen tietuelähteeseen nähden, ja ristiriitatilanteessa sopimusehdotuslähde valitaan.
Jos kehyssopimuksista löytyy useampi kuin yksi kelvollinen lähde, yksilöllinen kelvollinen lähde on tavallisen toimittajan lähde, ja jos kumpikaan tietue ei ole tavalliselle toimittajalle, lähde on määritettävä manuaalisesti.
Näet kuinka järjestelmä tarjoaa kaksi lähdettä, joista meidän on valittava parempi manuaalisesti.
