Kuinka luoda laskun oikaisupyyntö SAP SD
Jessica Blake
⚡ Älykäs yhteenveto
Laskun korjaus sisään SAP on prosessi, joka korjaa laskun rivikohtien määrän tai hinnan. Tässä resurssissa selitetään, mitä laskun korjauspyyntö on, miten se luo hyvitys- tai veloituslaskun ja miten sellainen luodaan.
Mikä on laskun oikaisu?
Laskun korjaaminen on prosessi, jossa korjataan laskun yhden tai useamman rivin määrää tai hintoja. Alkuperäisen laskun peruuttamisen sijaan SAP luo laskun korjauspyynnön eli myyntitositteen (tilaustyyppi RK), johon kirjataan korjatut arvot ja josta tilitetään vain ero asiakkaan kanssa.
Järjestelmä laskee alkuperäisen ja korjatun summan välisen erotuksen. Jotta laskun korjauspyyntö pysyisi hallinnassa, järjestelmä estää sen automaattisesti laskutusestolla, kunnes se on tarkistettu. Kun se on hyväksytty, esto voidaan poistaa. Pyynnön kokonaisarvosta riippuen järjestelmä luo joko hyvitys- tai veloituslaskun. Tällä tavoin laskun korjaus tarjoaa selkeän ja auditoitavan tavan korjata laskutusvirheitä, koska pyyntö viittaa aina alkuperäiseen laskutusasiakirjaan ja tallentaa tarkalleen, mikä muuttui ja miksi. Siksi taloustiimit suosivat sitä alkuperäisen laskun muokkaamisen tai peruuttamisen sijaan, mikä rikkoisi auditointiketjun.
Kuinka laskun korjaus luo luotto- tai veloituslaskun
Kun luot laskun korjauspyynnön, SAP kopioi jokaisen nimikkeen alkuperäiseltä laskulta kahdesti. Ensimmäinen nimike on aina hyvitysnimike, joka hyvittää asiakkaalle alkuperäisen arvon, ja toinen on veloitusnimike, joka veloittaa korjatun arvon. Koska nämä kaksi nimikettä kuittaavat toisensa, jäljelle jää vain nettoero.
Jos nettoarvo on negatiivinen, mikä tarkoittaa, että asiakkaalta on veloitettu liikaa, pyyntö johtaa hyvityslaskuun. Jos nettoarvo on positiivinen, mikä tarkoittaa, että asiakkaalta on veloitettu liian vähän, se johtaa veloituslaskuun. Tämä parillisten nimikkeiden suunnittelu tekee laskun korjauksesta niin hyödyllisen: yksi pyyntö voi kerätä sekä hyvityksiä että veloituksia useilla riveillä, mutta asiakkaalta veloitetaan tai hyvitetään vain tarkka erotus. Säädät veloituseriä korjatun määrän tai hinnan mukaan, jätät hyvityseriä koskematta, ja järjestelmä laskee saldon automaattisesti. Tämä pitää korjauksen läpinäkyvänä sekä yritykselle että asiakkaalle.
Laskun korjauspyynnön luomisen vaiheet
Luo laskun korjauspyyntö tapahtumassa VA01 seuraavasti, viitaten korjattavaan laskutusasiakirjaan.
Vaihe 1) Aloita pyyntö.
- Kirjoita komentokenttään T-koodi VA01.
- Kirjoita Tilaustyyppi-kenttään ”Laskun korjauspyyntö”.
- Syötä myyntiorganisaatio, jakelukanava ja osasto organisaatiotietoihin.
- Napsauta ”Luo viitteellä” -painiketta luodaksesi laskun korjauksen viitteellä laskutositteeseen.
Vaihe 2) Kopio laskusta.
- Syötä korjattavan laskun numero.
- Napsauta Kopioi-painiketta.
Vaihe 3) Käytä ja tallenna korjaus.
- Toimitusosoitetta ja ostotilausnumeroa voidaan muuttaa.
- Syötä pyydetty toimituspäivämäärä.
- Tilausmäärää voidaan muuttaa korjattuun arvoon.
- Napsauta Tallenna-painiketta.
Näyttöön tulee viesti ”Data on tallennettu”.
Laskun korjauspyyntöjen keskeiset kohdat
Muutamat ominaisuudet erottavat laskun korjauspyynnön tavallisesta hyvitys- tai veloitusmuistiosta. Pidä mielessä seuraavat tärkeät seikat:
- Tilaustyyppi RK: Laskun korjauspyyntö käyttää myyntitositteen tyyppiä RK ja se luodaan tapahtumassa VA01.
- Viittaus laskutusasiakirjaan: RK-pyyntö on luotava viittaamalla olemassa olevaan laskuun, jolloin jäljitysketju pysyy selkeänä.
- Automaattinen laskutusesto: Pyyntö estetään, kunnes se on tarkistettu, joten asiakas ei saa hyvitystä tai veloitusta ilman hyväksyntää.
- Luotto- tai veloitustulos: Pyynnön nettoarvo ratkaisee, luodaanko hyvitys- vai veloituslasku.
- Paritetut kohteet: Jokainen laskutuserä kopioidaan kredit- ja debit-eräksi, joten vain korjattu erotus tilitetään.
Yhdessä nämä kohdat tekevät laskun korjaamisesta hallitun, yhden dokumentin tavan korjata laskutusvirheet ilman alkuperäisen laskun peruuttamista ja uudelleenkirjoittamista, mikä suojaa tarkastusketjua ja tekee riitojenratkaisusta nopeampaa ja selkeämpää.
