Kuinka lisätä, päivittää ja muuttaa allekirjoitusta Outlook: 4 menetelmät

Outlook on sähköpostiohjelma ja henkilötietojen hallintaohjelma, jonka on kehittänyt Microsoft Yhtiö. Outlook tarjoaa laajan valikoiman ominaisuuksia sähköpostien hallintaan. Kyky lisää allekirjoitus Outlook sähköpostit on yksi hyödyllisimmistä ominaisuuksista. Jos käytät allekirjoitusominaisuutta, ymmärrät todennäköisesti, kuinka tärkeää on ylläpitää ammattimaista sähköpostin allekirjoitusta. Allekirjoituksesi edustaa persoonallisuuttasi ja kuvaa, jonka haluat välittää muille, joten on tärkeää päivittää sitä säännöllisesti.

Sähköpostin allekirjoitus on tekstilohko, joka yleensä lisätään sähköpostin alaosaan. Se sisältää usein lähettäjän nimen, tehtävän, yrityksen nimen, yhteyshenkilön ja sähköpostiosoitteen. Se voi sisältää myös logon tai muita brändäyselementtejä. Sähköpostin allekirjoitus voi toimia brändäys- ja viestintätyökaluna ammatistasi riippumatta.

Allekirjoitusta voi helposti muokata Outlook seuraamalla muutamia yksinkertaisia ohjeita. Tässä opetusohjelmassa näytämme sinulle, kuinka voit muuttaa Microsoft Outlook allekirjoitus askel askeleelta.

Tapa 1: Allekirjoituksen muuttaminen Outlookissa verkossa

Outlook Webissä on käytettävissä millä tahansa verkkoselaimella, joten sähköpostisi on helppo käyttää mistä tahansa. Vastaanottaja päivitä allekirjoitus Outlook verkkosovellus, noudata näitä ohjeita:

Vaihe 1) Vierailla login.microsoftonline.com selaimessasi ja kirjaudu sisään Microsoft tili. Syötä sinun Microsoft sähköpostiin ja napsauta 'Seuraava'.

Vaihe 2) Anna tilisi salasana ja napsauta "kirjaudu sisään".

Vaihe 3) Napsauta tai napauta Outlook -kuvaketta "" -kohdan vasemmanpuoleisesta valikostaMicrosoft 365" sivu. Se vie sinut Outlook-tilillesi.

Vaihe 4) Napsauta sivun oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta avataksesi Outlook-asetusten valikon.

Vaihe 5) Valitse "Asetukset" -ikkunassa "Näytä kaikki Outlook asetukset”, joka sijaitsee luettelon alaosassa.

Vaihe 6) Sivun vasemmassa reunassa

Valitse "Mail".
Valitse näkyviin tulevista vaihtoehdoista "Kirjoita ja vastaa".

Vaihe 7) Valitse muutettava allekirjoitus napsauttamalla "Uusi allekirjoitus" -kohdan avattavaa valikkoa.

Vaihe 8) Napsauta "Tallenna" -painiketta allekirjoituksen muokkausruudun alaosassa, kun olet muuttanut allekirjoitusosion. Se tallentaa uuden allekirjoituksesi.

Huomautus: Internetissä on monia verkkosivustoja ja resursseja, jotka tarjoavat erilaisia Outlook allekirjoitusmallit. Voit kopioida minkä tahansa allekirjoitusmallin ja liittää sen allekirjoitusten muokkausruutuun.

Tapa 2: Allekirjoituksen muuttaminen Outlook Desktop -sovelluksessa

Outlook työpöytäsovelluksessa on enemmän ominaisuuksia ja mukautusmahdollisuuksia kuin Outlookissa verkossa.

Tässä on vaiheet allekirjoituksen muuttamiseen Outlook Desktop -sovelluksessa:

Vaihe 1) Käynnistä tai avaa Outlook sovellus työpöydällesi.

Vaihe 2) Napsauta "Tiedosto" -välilehteä, joka sijaitsee tiedoston vasemmassa yläkulmassa Outlook sovelluksen valikkopalkki.

Vaihe 3) Valitse näytön vasemmassa reunassa olevasta valikosta "Asetukset".

Vaihe 4) Napsauta "Mail” -vaihtoehto ponnahdusikkunassa Asetukset.

Vaihe 5) Napsauta "Kirjoita viestit" -osiossa "Allekirjoitukset" -painiketta.

Vaihe 6) Valitse Allekirjoitukset ja paperitarvikkeet -ikkunan luettelosta allekirjoitus, jota haluat muokata.

Vaihe 7) Muokkaa allekirjoituslohkoa 'allekirjoitustekstiruudussa'/'Muokkaa allekirjoituslaatikossa' haluamallasi tavalla.

Vaihe 8) Valitse pyydettäessä, haluatko asettaa muokatun allekirjoituksen oletusarvoksi uusille viesteille, vastauksille tai edelleenlähetyksille.

Vaihe 9) Kun olet muokannut allekirjoitustasi, napsauta "OK" tallentaaksesi muutokset.

Muokatun allekirjoituksesi pitäisi nyt olla tallennettu ja valmis käytettäväksi Outlook sähköpostiviestejä.

Tapa 3: Allekirjoituksen muuttaminen Outlook-mobiilisovelluksessa

- Outlook sovellus on saatavilla sekä iOS:lle että Android laitteita. Mobiilisovelluksen avulla voit helposti tarkistaa sähköpostisi ja päivittää sähköpostisi allekirjoituksen nopeammin Outlookissa. Allekirjoituksen päivitysprosessi Outlook Android ja iOS-sovellukset ovat pohjimmiltaan samat.

Muokkaa tai lisää allekirjoitus Outlook mobiilisovelluksessa voit seurata näitä ohjeita:

Vaihe 1) Avaa Outlook sovellus mobiililaitteellasi.

Vaihe 2) Valitse Microsoft Office-kuvake vasemmassa yläkulmassa avataksesi sivupalkin valikon.

Vaihe 3) Vieritä alas valikon alaosaan ja napauta asetuksia tai rataskuvaketta. Se vie sinut Outlook-asetusten näyttöön.

Vaihe 4) Alla "Mail" -osiossa, napauta "Allekirjoitus" -vaihtoehtoa avataksesi allekirjoituseditorin.

Vaihe 5) Kirjoita uusi sähköpostin allekirjoitus tai muokkaa olemassa olevaa allekirjoitusta allekirjoitusnäytön tekstikenttään.

Vaihe 6) Kun olet tehnyt muokkauksen, tallenna muutokset napauttamalla ”✓” tai rastipainiketta.

Sinun Päivitetty allekirjoitus sisään Outlook pelastuu ja lisätty uusiin luomiisi viesteihin tai sähköposteihin.

Tapa 4: Lisää "käyntikortti" korttiisi Outlook allekirjoitus

Henkilö- ja yhteystietojesi digitaalista esitystä voidaan kutsua käyntikortiksi. Käyntikortin käyttäminen Outlook allekirjoitus on ammattimainen tapa jakaa tietosi muiden kanssa.

Näiden vaiheiden avulla voit lisätä käyntikortin Outlook allekirjoitus:

Vaihe 1) Käynnistä Outlook sovellus ja napsauta sitten "Tiedosto" -välilehteä.

Vaihe 2) Napsauta nyt "Asetukset" valikosta avataksesi Outlook Asetukset-ponnahdusikkuna.

Vaihe 3) Napsauta "Mail” -vaihtoehto avautuvan Asetukset-ikkunan valikosta.

Vaihe 4) Napsauta "Kirjoita viestit" -osion alla olevaa "Allekirjoitus" -painiketta.

Vaihe 5) Valitse Allekirjoitukset ja paperitarvikkeet -ikkunassa olemassa oleva allekirjoitus "Valitse muokattava allekirjoitus" -ruudusta. Jos sellaista ei ole tai se on saatavilla, voit luoda sellaisen.

Vaihe 6) Napsauta Muokkaa allekirjoitusta -ruudussa työkalupalkin "Käyntikortti" -painiketta.

Vaihe 7) Valitse "Lisää käyntikortti" -ikkunassa yhteystieto, jonka haluat liittää käyntikortiksi Outlook allekirjoitus.

Vaihe 8) Napsauta "OK" tallentaaksesi muutokset valitsemaasi allekirjoitukseen käyntikortin lisäämisen ja muokkaamisen jälkeen.

Vinkkejä: Uusi allekirjoituksesi käyntikortilla pitäisi nyt tallentaa. Lisäksi se lisätään automaattisesti kaikkiin uusiin viesteihin tai sähköposteihin, joita kirjoitat Outlook.

Huomautus: Jos käyntikorttia ei ole saatavilla Outlook Yhteystiedot, sinun on ensin luotava se.

Vinkkejä hyvään sähköpostin allekirjoitukseen

Tässä on muutamia vinkkejä hyvän sähköpostin allekirjoituksen luomiseen:

Pidä se yksinkertaisena: On parasta pitää sähköpostin allekirjoitus yksinkertaisena. Liian monien värien, fonttien ja grafiikan käyttäminen voi tehdä siitä sotkuisen ja vähemmän interaktiivisen.
Sisällytä asiaankuuluvat tiedot: Sinun tulee lisätä oikeat tiedot nimestäsi, tehtävästäsi, yrityksen nimestä, yhteyshenkilöstä jne.
Käytä ammattimaista valokuvaa: Jos päätit lisätä kuvan sähköpostisi allekirjoitukseen, valitse ammattimaiselta näyttävä muotokuva. Voit halutessasi käyttää myös yrityksesi logoa.
Käytä johdonmukaista brändäystä: On hyvä käytäntö saada sähköpostisi allekirjoituksen sisältö vastaamaan yrityksesi tuotemerkkiä. Tämä voi sisältää värejä ja logoja.
Sisällytä toimintakehotus: Sisällytä sähköpostien allekirjoituksiin linkkejä sosiaalisen median profiileihisi. Se antaa sähköpostiohjelmille tai vastaanottajille enemmän vaihtoehtoja olla tekemisissä tai vuorovaikutuksessa kanssasi.
Tee siitä mobiiliystävällinen: Sähköpostien allekirjoitusten tulee olla mobiilinäyttöön optimoituja. Tämä johtuu siitä, että monet käyttäjät tarkistavat sähköpostinsa mobiililaitteilla.

UKK

On useita syitä, miksi saatat harkita sähköpostien allekirjoitusten vaihtamista. Seuraavassa on muutamia hyviä syitä:

Ammattimaisesti suunniteltu sähköpostin allekirjoitus voi auttaa sinua tekemään positiivisen vaikutelman vastaanottajiisi. Se myös esittelee sinut uskottavana ja luotettavana yksilönä.
Jos kuulut organisaatioon, saatat joutua käyttämään erityistä sähköpostin allekirjoitusta, joka noudattaa tuotemerkin sääntöjä.
Sähköpostien allekirjoitusten päivittäminen ajantasaisilla tiedoilla auttaa välttämään sekaannuksia.

Voit luoda erilaisia allekirjoituksia Outlook ja liittää ne tiettyihin sähköpostitileihin tai sähköpostityyppeihin. Tee se seuraavasti:

Vaihe 1) avoin Outlook ja siirry Viesti-ikkunaan napsauttamalla "Uusi sähköposti" vasemmasta yläkulmasta.

Vaihe 2) Napsauta "Allekirjoitus", joka sijaitsee työkalupalkissa "Viesti"-välilehden alla, ja valitse sitten "Allekirjoitukset".

Vaihe 3) Napsauta "Uusi" "Allekirjoitukset ja paperitarvikkeet" -ikkunassa lisätäksesi uuden sähköpostin allekirjoituksen.

Vaihe 4) Jos haluat käyttää allekirjoitusta tietylle sähköpostitilille, valitse kyseinen sähköpostitili Valitse oletusallekirjoitus -osiosta.

Vaihe 5) Valitse luomasi allekirjoitus avattavasta valikosta "Uudet viestit" ja "Vastaukset/edelleenlähetykset".

Vaihe 6) Napsauta "OK" tallentaaksesi allekirjoituksesi ja sulkeaksesi ikkunan.

Vaihe 7) Toista vaiheet 3-6 luodaksesi ja määrittääksesi allekirjoituksia muille sähköpostitileille tai sähköpostityypeille.

Huomautus: Päivitetty Outlook-allekirjoituksesi lisätään automaattisesti, kun kirjoitat uuden sähköpostiviestin tai vastaat/lähetät edelleen. Jos haluat muuttaa allekirjoitusta, siirry työkalupalkkiin ja valitse toinen allekirjoitus avattavasta "Allekirjoitus"-valikosta.

Käsinkirjoitetun allekirjoituksen lisääminen sähköpostiin Outlook, voit skannata käsinkirjoitetun allekirjoituksesi. Voit myös käyttää digitaalista kynää allekirjoituksen kirjoittamiseen kosketusnäyttölaitteeseen ja tallentamiseen kuvatiedostona. Voit sitten lisätä allekirjoituskuvan omaan Outlook allekirjoitus ja käytä sitä sähköposteja kirjoitettaessa.

Yhteenveto

Outlook allekirjoitukset heijastavat persoonallisuutta ja imagoa muille.
Voimme muuttaa outlook-allekirjoitusta käyttämällä online-verkkosovellusta, PC-työpöytäsovellusta tai mobiilisovellusta.
Käyntikortin lisääminen allekirjoitukseen voi olla loistava tapa jakaa yhteystietosi muiden kanssa. Tässä on luettelo paras ilmainen sähköinen allekirjoitusohjelmisto saatat löytää hyödyllistä.

Saatat tykätä: