11 PARAS dokumentinhallintaohjelmisto vuonna 2025

Asiakirjanhallintajärjestelmä on pilvipohjainen automatisoitu ratkaisu yritysasiakirjojen ja tiedostojen luomiseen, järjestämiseen, jakamiseen ja suojaamiseen. Sen avulla voit seurata asiakirjan versiota ilman vaivaa. Tämä pilvitallennusjärjestelmä tarjoaa nopeamman tarkastelun ja hyväksynnän työnkulun eri sidosryhmille, jotka sijaitsevat useissa maantieteellisissä paikoissa. Sen avulla pääset helposti käsiksi omaan liiketoiminnan asiakirjoja tableteista ja älypuhelimista.

Vietettyään yli 110 tuntia tutkimiseen, olen arvioinut 39+ asiakirjanhallintajärjestelmät ja valinnut huolellisesti suosituimmat, mukaan lukien sekä ilmaiset että maksulliset vaihtoehdot. Tämä kattava ja hyvin tutkittu opas tarjoaa perusteellisen katsauksen kunkin järjestelmän ominaisuuksiin, etuihin ja haitoihin sekä hinnoitteluun. Jos etsit luotettavia oivalluksia, artikkelini sisältää kaikki tiedot, joita tarvitset tietoisen päätöksen tekemiseen. Älä missaa äärimmäisten työkalujen löytämistä, jotka voivat muuttaa asiakirjojen hallintaasi. Lue lisää ...

PARAS Digital Document Management (Control) Systems

Nimi	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	DocHub
Julkinen jakaminen	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Kokeile Ilmaiseksi	15 päivän ilmainen kokeilu	30 päivän ilmainen kokeilu	14 päivän rahat takaisin	Elinikäinen ilmainen peruspaketti
mobile sovellukset	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Paikallinen tiedostojärjestelmä Sync	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Ryhmän käyttöoikeudet	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Tiedostojen ristiriitojen hallinta	Kyllä	Ei	Kyllä	Kyllä
Digital oikeuksien hallinta	Ei	Kyllä	Ei	Kyllä
Pilvitallennus ilman paikallista tiedostojärjestelmää Sync	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Alustat	Windows, Mac ja Linux	Windows, Mac ja Linux	Windows, Mac, Linux, Androidja iOS	Windows, Mac, Linux, iOS, Android
Linkki	Lisätietoja	Lisätietoja	Lisätietoja	Lisätietoja

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive on erinomainen online-tiedostojen tallennus- ja yhteistyöalusta ryhmille ja yrityksille. Arvostan erityisesti sitä, kuinka se tukee sekä toimisto- että etätyöskenaarioita, mikä tekee siitä loistavan vaihtoehdon hybridiryhmille. Työkalun avulla on helppo luoda, jakaa ja tehdä yhteistyötä keskitetyn konsolin avulla. Se ei ole vain tallennusalusta. Itse asiassa se tarjoaa tiedostojen versioinnin, tarkennetun haun ja tiimiorganisaation, jotka ovat välttämättömiä hoitaa tehtäviä tehokkaasti. Arvioinnin aikana huomasin, että sen kyky tarjota nopea pääsy tietoihin auttaa sinua pysymään työssäsi ajan tasalla ja tekemään tietoisia päätöksiä nopeammin.

Zoho WorkDrive avulla voit jakaa, hallita ja suojata tiedostoja tehokkaasti. Se tarjoaa älykkään haun tiedostojen välitöntä hakua varten ja rajoittamaton versiohistoria asiakirjojen palauttamiseen. Kanssa WorkDrive Snap, asynkroninen yhteistyö on virtaviivaistettu. Työkalu sopii erinomaisesti pilvitiedostojen synkronointiin suoraan työpöydällesi ja integroituu yli 5000+ sovellukseen. Räätälöity brändäys ja MFA takaavat tietojesi turvallisuuden ja ammattimaisuuden.

Ominaisuudet:

• Joukkueen kansiot: Voin tehdä saumattomasti yhteistyötä tiimini kanssa Team Foldersin avulla, jotka sopivat täydellisesti tiedostojen jakamiseen ja reaaliaikaisten päivitysten varmistamiseen, tehostavat työnkulkua ja keskittävät asiakirjojen hallinnan.
• Tiedostokokoelmamallit: Tämä auttaa sinua luomaan mukautettuja malleja tietojen järjestämiseen, työnkulkujen parantamiseen ja asiakirjojen keräämiseen jäsennellyllä tavalla, mikä on hyödyllistä suuria projekteja hallinnoiville ryhmille.
• Edistynyt tietoturva: Pidän tärkeänä GDPR- ja HIPAA-yhteensopivuutta arkaluonteisten tietojen osalta. Tämä ratkaisu auttaa sinua välttämään riskejä turvallisella tallennustilalla, joka on räätälöity yrityksen tarpeisiin.
• Zoho WorkDrive Integrointi sovellusten kanssa: Zoho WorkDrive integroituu Salesforcen kanssa, Slack, Jira ja Gmail, joiden avulla voit luoda mukautettuja työnkulkuja. Se sopii erinomaisesti yrityksille, jotka tähtäävät virtaviivaistettuun monialustaiseen toimintaan.
• Zoho WorkDrive Hallintakonsoli: Zoho WorkDriveHallintakonsolin avulla voit seurata käyttäjien toimintaa, hallita tietojen käyttöä ja varmistaa vaatimustenmukaisuuden. Tämä on yksi parhaista keskitetyn ohjauksen työkaluista.
• Skaalautuva tallennustila: Se sopii erinomaisesti yrityksille, jotka etsivät joustavaa säilytystilaa. Zoho porrastetuilla suunnitelmilla 1–5 Tt ja enemmän WorkDrive skaalautuu vaivattomasti vastaamaan yritysten tarpeita.

Hinnoittelu:

Zoho WorkDrive on online-tiedostojen tallennus-, synkronointi- ja yhteistyöalusta. Suunnitelmat alkavat 2.5 dollarista/käyttäjä/kuukausi, ja saatavilla on 15 päivän ilmainen kokeilujakso. Ihanteellinen joukkueen tuottavuuteen.

Käy Zohossa WorkDrive

15 päivän ilmainen kokeilu

---

2) SmartSheet

Smartsheet on asiakirjanhallintajärjestelmä Tarkistin sen ja huomasin sen olevan ihanteellinen työkalu ryhmätyöskentelyyn. Se on ratkaisu, joka automatisoi toistuvia tehtäviä kuten hälytysten lähettäminen ja päivitysten hallinta. Arvioinnissani huomasin, että sen salausmenetelmät (256-AES ja TLS 1.2) olivat sekä luotettavia että turvallisia. Smartsheet yhdistyy saumattomasti työkaluihin, kuten Google, Salesforce ja Slack. Sen markkinointi- ja usean tiedostomuodon tuen mallit ovat hyödyllisiä projektinhallinnassa. Kokemukseni mukaan Check-Out- ja Check-In-ominaisuudet sopivat erinomaisesti tehtävien järjestämiseen.

Ominaisuudet:

• Keskitetty asiakirjojen säilytys: SmartSheet tarjoaa yhtenäisen alustan asiakirjojen tallentamiseen ja järjestämiseen varmistaen, että tiedostot ovat turvallisia ja noudettavissa keskusvarastosta, mikä helpottaa tiedostojen hallintaa.
• Joukkueen kansiot: Voin tehdä tehokasta yhteistyötä tiimini kanssa käyttämällä Team Foldersia, jotka sopivat erinomaisesti jaettujen asiakirjojen järjestämiseen. Tämä voi auttaa virtaviivaistamaan viestintää ja varmistamaan, että kaikki pääsevät käyttämään uusimpia tiedostoja.
• Version hallinta: Pyrin hallitsemaan asiakirjaversioita SmartSheetversionhallinta, joka auttaa sinua välttämään sekaannuksia varmistamalla pääsyn uusimpiin tiedostoihin ja säilyttämällä täydellisen muokkaushistorian.
• Yksityiskohtainen lupa: Sen avulla voit hallita tiedostojen käyttöä olennaisilla käyttöoikeusasetuksilla, mikä on loistava tapa varmistaa, että vain valtuutetut käyttäjät näkevät arkaluonteisia tiedostoja.
• Pilvipohjainen saavutettavuus: Tämän ratkaisun avulla voit käyttää ja muokata asiakirjoja turvallisesti mistä tahansa, mikä on täydellinen vaihtoehto reaaliaikaisen tiimien välisen yhteistyön tehostamiseen.
• Asiakirjan työnkulku: Se automatisoi toistuvia tehtäviä, kuten hyväksymismuistutuksia, mikä on yksi parhaista tavoista vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa prosesseja.
• Tuki eri tiedostotyypeille: Tämä ominaisuus sopii erinomaisesti erilaisiin ryhmiin, sillä se tukee perinteisiä ja moderneja muotoja, mikä auttaa käsittelemään kaikentyyppisiä asiakirjoja saumattomasti.

Hinnoittelu:

Smartsheet on dynaaminen työtila, jonka avulla tiimit voivat hallita projekteja, automatisoida työnkulkuja ja saavuttaa nopeasti tavoitteita. Suunnitelmat alkavat 9 dollarista kuukaudessa. Nauti 30 päivän ilmaisesta kokeilusta. Luottokorttia ei vaadita.

Vierailla SmartSheet >>

30 päivän ilmainen kokeilu (ei vaadi luottokorttia)

---

3) Icedrive

Icedrive tarjoaa merkittäviä ominaisuuksia tehdä yhteistyötä ja jakaa tiedostoja. Arvioinnin aikana huomasin sen älykkään välimuistijärjestelmän vaikuttavan nopean ja helpon tiedostojen käytön mahdollistavan. Se on ihanteellinen vaihtoehto Google Drive, joka tarjoaa tietämättömän salauksen pitää tietosi turvassa ja vain sinun käytettävissäsi.

On ilmainen pilvitallennus työkalu, joka saa sinut tuntemaan, että käytät fyysistä kiintolevyä. Saat kaikki tiedostojen isännöintipalvelujen ominaisuudet, kuten muokkaamisen, poistamisen, lataamisen, avaamisen jne. Se on yksi niistä parhaat pilvitallennusalustat jonka mukana tulee älykäs välimuistin ohjaustoiminto, jonka avulla pääset käsiksi tiedostoihisi heti asennuksen jälkeen odottamatta synkronointia.

Ominaisuudet:

• Tiedoston versiointi: Voisin luottaa File Versioning -sovellukseen ylläpitämään aiempia tiedostoversioita, mikä auttaa sinua palaamaan tarvittaessa aikaisempiin iteraatioihin. Tämä on välttämätöntä muutosten tehokkaan seurannan kannalta.
• Virtuaalisen aseman integrointi: Icedrive mahdollistaa pilvitallennustilan liittämisen tietokoneellesi virtuaalisena asemana, mikä on yksi helpoimmista tavoista käyttää tiedostoja saumattomasti ikään kuin ne olisi tallennettu paikallisesti välttäen manuaalista synkronointia.
• Asiakaspuolen salaus: Icedrive tarjoaa tehokkaimman nollatietosalauksen. Se varmistaa, että tiedostot salataan laitteellasi ennen lataamista, mikä on välttämätöntä luottamuksellisuuden ja turvallisuuden säilyttämiseksi.
• Asiakirjan katseluohjelma: Se sisältää sisäänrakennetun asiakirjan katseluohjelman, jonka avulla voit esikatsella suosittuja tiedostomuotoja lataamatta niitä. Tämä on loistava tapa tehostaa työnkulkua ja säästää aikaa.
• Edistynyt jakaminen: Tämä mahdollistaa suojatun tiedostojen jakamisen salasanasuojauksella ja vanhentumispäivillä, mikä on paras tapa varmistaa, että asiakirjat pysyvät vain aiottujen vastaanottajien saatavilla.
• Älykäs välimuisti: Se käyttää älykästä välimuistimekanismia, jonka avulla pääset nopeasti käsiksi usein käytettyihin tiedostoihin ja minimoi samalla paikallisen tallennustilan käytön, mikä on loistava vaihtoehto tehokkaan asiakirjojen haun varmistamiseksi.

Hinnoittelu:

Icedrive tarjoukset Paketit alkavat 3.99 dollarista kuukaudessa 150 Gt:n tallennustilalla. 20 %:n alennus vuosimaksusta.

Vierailla Icedrive >>

Elinikäinen ilmainen peruspaketti, jossa on 10 Gt ilmaista tallennustilaa

---

4) DocHub

DocHub on kattava dokumenttien hallinta- ja PDF-muokkausalusta. Arviointini aikana havaitsin sen erinomaiseksi dokumenttien työnkulkujen virtaviivaistamiseen ja tuottavuuden parantamiseen. Tämän sovelluksen avulla voit muokata, allekirjoittaa ja jakaa dokumentteja saumattomasti ilman, että sinun tarvitsee vaihtaa useiden työkalujen välillä. Se käyttää edistyneitä turvatoimenpiteitä, mikä on yksi parhaista tavoista varmistaa turvallinen dokumenttien käsittely ja alan standardien noudattaminen.

Sen avulla voit hallita PDF-dokumentteja tehokkaasti työkaluilla, kuten sähköisillä allekirjoituksilla, lomakkeiden täytöllä ja reaaliaikaisella yhteistyöllä. DocHubin asiakastuki on käytettävissä useiden kanavien kautta, mikä varmistaa, että apua on saatavilla tarvittaessa.

Ominaisuudet:

• PDF-tiedostojen muokkaus ja kommentointi: Voin sanoa, että DocHubin PDF-muokkausominaisuudet ovat yksi parhaista tavoista muokata dokumentteja tehokkaasti. Sen avulla voit lisätä tekstiä, kuvia ja merkintöjä suoraan PDF-tiedostoihin, välttäen lisäohjelmistojen tarvetta.
• Sähköiset allekirjoitukset: DocHubin avulla voisin pyrkiä parantamaan asiakirjojen käsittelyä käyttämällä oikeudellisesti sitovia sähköisiä allekirjoituksia. Se auttaa lyhentämään käsittelyaikoja poistamalla tulostuksen ja fyysisten allekirjoitusten tarpeen, mikä on loistava tapa nopeuttaa liiketoimintaprosesseja.
• Lomakkeen luominen ja täyttö: Tiedonkeruun tehostaminen on olennaista. DocHubin lomakkeiden luonti- ja täyttöominaisuudet tarjoavat ratkaisun mukautettavilla pohjilla ja automatisoidulla kenttien tunnistuksella, mikä sopii täydellisesti tehokkaaseen asiakirjojen käsittelyyn.
• Pilvien integrointi: Tämä voi auttaa yhtenäistämään työnkulkuasi. DocHubin avulla voit integroitua saumattomasti seuraaviin: Google Drive, Dropbox, OneDriveja Box, loistava vaihtoehto sujuvaan asiakirjojen synkronointiin eri alustojen välillä.
• Reaaliaikainen yhteistyö: Se voi olla hyödyllistä tiimityön parantamiseksi. DocHubin reaaliaikaiset yhteistyöominaisuudet mahdollistavat useiden käyttäjien työstää asiakirjoja samanaikaisesti, mikä varmistaa jäsennellyt ja tehokkaat työnkulut.
• Asiakirjamallit: Yksi helpoimmista tavoista nopeuttaa dokumenttien luomista on käyttää DocHubin laajaa mallipohjakirjastoa. Sen avulla voit mukauttaa malleja tehokkaimman mahdollisen dokumenttien standardoinnin saavuttamiseksi.
• Tarkennettu Haku: Hyvä tapa löytää tietoa nopeasti on käyttää DocHubin edistynyttä hakutoimintoa. Se auttaa sinua löytämään tiettyä sisältöä dokumenteista käyttämällä avainsanoja ja metatietoja tehokkaimman dokumenttien haun saavuttamiseksi.

Hinnoittelu:

DocHub tarjoaa ilmaisen paketin perusominaisuuksilla. Pro-paketit alkavat 8 dollarista kuukaudessa käyttäjää kohden, ja ne sisältävät edistyneitä toimintoja ja rajattoman määrän dokumentteja.

Käy DocHubissa >>

Elinikäinen ilmainen peruspaketti

---

5) bit.ai

Bit.ai on a älykäs asiakirjanhallintajärjestelmä joka auttaa yrityksiä hallitsemaan tietoja projekteissa, ryhmissä ja osastojen välillä. Tutkiessani huomasin, että tämä työkalu mahdollistaa luomisen rajattomat työtilat helposti. On tärkeää järjestää asiakirjojasi kansioihin ja alikansioihin, ja Bit.ai tarjoaa yksinkertaisen tavan tehdä tämä. Tämän ohjelman tarjoamat teemat ovat erinomaisia ​​antamaan asiakirjoillesi uusi ja moderni muotoilu.

Vuonna 2016 perustettu Bit.ai on monipuolinen työkalu sisällön hallintaan ja luomiseen. Se tukee yli 100 tiedostomuotoa ja tarjoaa 1 Gt ilmaista tallennustilaa. Käyttäjät hyötyvät saumattomasta integrointi Tableaun kanssa, Box, Ilmastointipöytä, Figmaja Dropbox. Lisäksi Bit.ai tarjoaa malleja eri aloille, mukaan lukien markkinointi ja koulutus, ja varmistaa tietojesi turvallisuuden 256-AES- ja TLS-salauksella, joka on yhteensopiva GDPR- ja PCI-standardien kanssa.

Ominaisuudet:

• Skaalautuvat työtilat: On parasta käyttää Bit.ai:n skaalautuvia työtiloja projektien järjestämiseen eri ryhmien välillä. Näin voit ylläpitää tehokkuutta riippumatta siitä, johtaisitpa pientä ryhmää tai suurta organisaatiota.
• Yleinen haku: Bit.ai:n yleinen hakuominaisuus on täydellinen upotetun sisällön ja asiakirjojen nopeaan paikantamiseen. Se auttaa säästämään aikaa tarjoamalla kaiken tarvitsemasi yhdessä paikassa.
• Edistynyt jakaminen: Bit.ai mahdollistaa edistyneet jakamisvaihtoehdot, kuten jäljitettävät linkit ja salasanalla suojatut asiakirjat, jotka sopivat erinomaisesti turvalliseen jakamiseen ja arkaluonteisten tietojen hallintaan.
• Interaktiiviset älykkäät asiakirjat: Voin luoda saumattomasti interaktiivisia "eläviä" asiakirjoja Bit.ai:lla, jotka sopivat täydellisesti videoiden, kuvien ja muun multimedian integrointiin. Tämä voi auttaa tehostamaan tiimiyhteistyötä.
• AI Genius -kirjoittaja: Bit.ai:n AI Genius Writer on loistava ratkaisu sisällön luomiseen. Sen avulla voit luoda malleja, pohtia ideoita ja virtaviivaistaa tutkimusta, mikä säästää aikaa ja vaivaa.
• Reaaliaikainen yhteistyö: Pyrin tekemään yhteistyötä tiimini kanssa reaaliajassa Bit.ai:n avulla, jonka avulla voin työskennellä yhdessä vaivattomasti paikasta riippumatta. Se on yksi tehokkaimmista tavoista lisätä tuottavuutta.
• Mukautettavat mallit: Tämä ominaisuus tarjoaa satoja valmiita malleja SOP:ille, kokousmuistiinpanoille ja opetusohjelmille. Se on loistava tapa tehdä sisällön luomisesta sekä nopeaa että ammattimaista.

Hinnoittelu:

Tool Bit.ai tarjoaa suunnitelmia alkaen 8 dollaria kuukaudessa ja 25 %:n alennuksen vuosittaisista maksuista. Voit myös kokeilla sitä 7 päivän ilmaisella kokeilujaksolla.

Linkki: https://bit.ai/

---

6) IncoDocs

IncoDocs on ratkaisu, joka auttaa sinua hallita asiakirjoja digitaalisesti viejille ja kauppayrityksille. Analyysi aikana huomasin sen olevan yksi parhaista työkaluista myynti- ja toimitustiedostojen luomiseen lyhyemmässä ajassa. Se minimoi manuaalisen tietojen syöttämisen ja auttaa välttämään lähetysten viivästyksiä. IncoDocs mahdollistaa ryhmien työskentelyn yhdessä jaetussa työtilassa, mikä on välttämätöntä etätehtävissä. Se myös tallentaa asiakirjamallit turvallisesti pilveen, mikä tarjoaa tehokkaamman vientiprosessin.

IncoDocs on vuonna 2016 perustettu monipuolinen dokumentinhallintaohjelmisto, joka on käytettävissä miltä tahansa laitteelta. Sen avulla voit luoda helposti kaupallisia laskuja ja tarjoaa malleja erilaisiin myyntiasiakirjoihin. Työkalu integroituu saumattomasti Xeroon ja QuickBooksiin ja tukee useita tiedostomuotoja.

Ominaisuudet:

• Uudelleen käytettävät tietokirjastot: Minusta on hyödyllistä käyttää uudelleenkäytettäviä tietokirjastoja, joiden avulla voit tallentaa tuotetietoja ja yhteystietoja. Tämä on yksi helpoimmista tavoista säästää aikaa toistuvissa merkinnöissä.
• Digital Allekirjoitus: Tämä loistava ratkaisu auttaa sinua digitaalisesti allekirjoittamaan ja leimaamaan asiakirjoja Digital Allekirjoitukset ja yrityksen sinetit, jotka eliminoivat tulostuksen ja skannauksen saumattoman ja paperittoman työnkulun varmistamiseksi.
• integraatio: On hyvä harkita sen API- ja järjestelmäintegraatioita, joiden avulla voit muodostaa yhteyden ERP-, TMS- ja muihin järjestelmiin. Tämä on yksi tehokkaimmista tavoista vähentää manuaalista työmäärää.
• Asiakirjamallit: On välttämätöntä, että sinulla on pääsy yli 30:een UNLK:n mukaiseen malliin, mukaan lukien kauppalaskut, Billkonossementti ja alkuperätodistukset. Tämä auttaa varmistamaan kansainvälisten standardien noudattamisen.
• Päiväys Synchronisointi: Tämä ominaisuus auttaa minimoimaan virheet syöttämällä lähetyksen tiedot kerran perustiedostoon, jolloin tiedot synkronoidaan automaattisesti liittyvien asiakirjojen välillä.
• Pilvipohjainen työtila: Se on täydellinen yhteistyöhön tiimin jäsenten kanssa jaetussa, pilvipohjaisessa ympäristössä, jolloin voit käyttää asiakirjoja reaaliajassa ja parantaa toiminnan läpinäkyvyyttä.
• Suojattu asiakirjojen jakaminen: Tämä ominaisuus sopii erinomaisesti arkaluonteisten tietojen välittämiseen kumppaneille ja asiakkaille turvallisesti, mikä auttaa sinua välttämään tietomurtoja ja varmistamaan tehokkuuden.

Hinnoittelu:

IncoDocs yksinkertaistaa tuonti-/vientidokumentaatiota ja tehostaa maailmanlaajuista kauppaa. Hinta: 29 $/kk, 20% alennus vuodessa. Nauti elinikäisestä ilmaisesta perussopimuksesta. Virtaviivaista, järjestä ja nopeuta kauppaasi.

Linkki: https://incodocs.com/

---

7) Malli

Templafy on erinomainen asiakirjanhallintaratkaisu. Analysoin sen ominaisuuksia, ja se teki minuun vaikutuksen sen kyvyllä näyttää oikeaa sisältöä työntekijöille heidän roolinsa perusteella. The hallintapaneelissa on helppo navigoida ja sen avulla voit hallita sisältöä vaivattomasti. Arvioinnin aikana näin, kuinka se linkittää DMS-tiedot suoraan asiakirjoihin, mikä luo nopeampia työnkulkuja. Suosittelen sitä yrityksille, jotka haluavat pitää asiakirjojensa säilytyksen täsmällisenä ja luotettavana.

Vuonna 2016 perustetun Templafyn avulla voit yhdistää ja yhdistää tietoja DMS:stä. pilvivarastointiratkaisu joka varmistaa pääsyn asiakirjoihin eri laitteista, kuten tableteista ja älypuhelimista.

Ominaisuudet:

• Automaattinen asiakirjojen luominen: Pystyin koottamaan täysin muotoiltuja dokumentteja käyttämällä sääntöpohjaista automaatiota ja GenAI:ta. Tämä on yksi helpoimmista tavoista saada ajan tasalla olevaa sisältöä sisäisistä kirjastoista tai kolmannen osapuolen integraatioista.
• Keskitetyt sisältökirjastot: Templafy antaa sinun käyttää kaikkia resursseja yhdestä paikasta, mikä sopii erinomaisesti henkilökohtaisten kirjastojen rakentamiseen. Tämä voi auttaa parantamaan tehokkuutta ilman vaihtamista eri sovellusten välillä.
• Sähköpostin allekirjoitusten hallinta: Templafy auttaa sinua luomaan ja hallitsemaan sähköpostin allekirjoituksia matalakoodiympäristössä. On parasta ottaa päivitykset tai kampanjat käyttöön nopeasti ilman IT-apua.
• Älykkäät mallit: Voin varmistaa johdonmukaisuuden ja vaatimustenmukaisuuden sisällyttämällä automaattisesti visuaalisen identiteetin, brändiohjeet ja lailliset vastuuvapauslausekkeet malleihin. Tämä auttaa säästämään aikaa ja välttämään manuaaliset virheet eri asiakirjatyypeissä.
• Dynaaminen sisällön integrointi: Se on loistava tapa automatisoida tarvittavat elementit vetämällä sisältöä sisäisistä ja ulkoisista kirjastoista. Näin voit mukauttaa tehokkaasti ja ylläpitää vaatimustenmukaisuutta tarvittaessa.
• Reaaliaikainen mallien hallinta: Tämä auttaa sinua pitämään kaiken ajan tasalla keskitetyn mallienhallinnan avulla. Saattaa olla hyödyllistä varmistaa, että kaikki käyttäjät voivat käyttää uusimpia versioita reaaliajassa.
• Käyttäjien hallinta: On välttämätöntä hallita käyttäjäprofiileja ja käyttöoikeustasoja keskitetyn hallintapaneelin kautta. Tämän avulla voit skaalata ja suojata sisällönhallintaa intuitiivisesti.

Hinnoittelu:

Templafy tehostaa asiakirjojen luomista ja hallintaa. Ota yhteyttä myyntitiimiin hintaa varten.

Linkki: https://www.templafy.com/home/platform/

---

8) Bitrix24

Bitrix24 tarjoaa erinomainen ratkaisu tiimeille, jotka tarvitsevat dokumentinhallintaohjelmistoa. Tarkistin sen ominaisuuksia, ja ne ovat täydellinen pienille tai suurille joukkueille. Se tukee sekä pilvi- että paikallisia järjestelmiä ja tarjoaa pääsyn lähdekoodiin. Tämän työkalun avulla voit tallentaa tärkeitä tiedostoja, kuten videoita, asiakirjoja ja esityksiä, yksityistä tai jaettua käyttöä varten. Minusta sen versionseurantajärjestelmä oli vaikuttava tiedostojen järjestämisessä.

Vuonna 24 perustettu Bitrix2012 tarjoaa a keskus dokumenttien hallintaan with 5 Gt ilmaista tallennustilaa. Se tallentaa asiakirjat automaattisesti tilillesi, tukee useita tiedostomuotoja ja tarjoaa määritettäviä käyttöoikeuksia. Bitrix24 on täydellinen niille, jotka etsivät kattavaa, turvallista ja tehokasta asiakirjanhallintaratkaisua.

Ominaisuudet:

• Reaaliaikainen yhteistyö: Tärkeää on saumaton tiimityöskentely. Bitrix24:n avulla voit muokata asiakirjoja samanaikaisesti kollegoiden tai ulkopuolisten käyttäjien kanssa, mikä varmistaa, että projektit pysyvät ajan tasalla ja järjestäytyneenä.
• Tiedostojen tallennus ja jakaminen: Loistava tapa suojata tiedostoja on käyttää Bitrix24:n tiedostojen tallennusvaihtoehtoja. Sen avulla voit tallentaa ja jakaa tiedostoja vaivattomasti varmistaen samalla pääsyn pöytäkoneista ja mobiililaitteista.
• Versiohistoria: Tämän ominaisuuden avulla voit seurata muokkauksia versiohistorian kautta, ja asiakirjan lukitus auttaa välttämään vahingossa tapahtuvia muutoksia kriittisten päivitysten aikana. Se on paras tietojen eheyden varmistamiseen.
• Käyttöoikeudet: Käyttöoikeudet on hyvä määrittää arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi. Bitrix24 auttaa varmistamaan, että vain valtuutetut henkilöt voivat tarkastella ja muokata tärkeitä asiakirjoja.
• Asiakirjan luominen ja muokkaaminen: Voin luoda ja muokata asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä reaaliajassa Bitrix24:llä, joka tukee muotoja, kuten docx, pptx ja xlsx. Tämä voi auttaa tehostamaan tiimien välistä yhteistyötä.
• Mobiilikäyttö: Bitrix24:n mobiilisovellusta on hyödyllistä käyttää, muokata ja jakaa asiakirjoja ollessasi liikkeellä. Tämä sopii erinomaisesti tuottavaan pysymiseen toimiston ulkopuolella.
• Automaattiset asiakirjatyönkulut: Yksi tehokkaimmista tavoista virtaviivaistaa asiakirjojen hyväksyntää on Bitrix24:n automatisoitu työnkulku. Se auttaa varmistamaan johdonmukaisuuden ja oikea-aikaisen käsittelyn eri tiimeissä.

Hinnoittelu:

Bitrix24 tarjoaa edullisia suunnitelmia alkaen 49 dollaria kuukaudessa. Saat jopa 20 % alennuksen vuosimaksuista. Tutustu 30 päivän ilmaisella kokeilujaksolla.

Linkki: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

9) Bynder

Bynder on suosituin valinta sisällönhallintaan. Testasin sen dokumenttien hallintaominaisuuksia, ja se teki työnkuluistani nopeampia ja tehokkaampia. Se sopii erinomaisesti ammattilaisille, joiden on luotava videoita nopeasti ja toimitettava ne tiimeilleen. Suosittelen kiinnittämään huomiota sen kykyyn varmistaa brändin noudattaminen. Kokemukseni mukaan tämä työkalu on erinomainen omaisuudenhallinnan yksinkertaistamiseen.

Bynder perustettiin vuonna 2013, ja sitä ylistetään luovan sisällön elinkaaren nopeuttamisesta ja turvallinen tiedostojen jakaminen, sisäisesti ja ulkoisesti. Se sopii erinomaisesti organisaatioille, jotka pyrkivät tehokkaaseen ja turvalliseen sisällönhallintaan ja yhteistyöhön.

Ominaisuudet:

• Digital Asset Management (DAM): Bynder auttaa sinua järjestämään ja hallitsemaan resursseja, kuten kuvia, videoita ja asiakirjoja yhden järjestelmän alla. Tämä voi auttaa tehostamaan työnkulkuja ja varmistamaan resurssien tehokkaimman käytön.
• Multimedian tuki: Voin vakuuttavasti sanoa, että Bynder sopii erinomaisesti monimutkaisten tiedostotyyppien hallintaan. Sen avulla voit käsitellä kuvia ja videoita helposti, mikä lisää dokumenttien hallinnan joustavuutta.
• Automaattinen kuvan merkitseminen: Bynderin avulla voit automatisoida kuvien merkitsemisen tekoälyllä, mikä helpottaa tiedostojen luokittelua ja tehokasta hakua. Se sopii parhaiten toistuvien tehtävien yksinkertaistamiseen.
• Videotoisto: Voisin käyttää Bynderiä videosisällön tarkistamiseen ja yhteistyöhön vaivattomasti sen suoran toistoominaisuuden ansiosta. Tämä on loistava vaihtoehto tiimeille, jotka tarvitsevat saumatonta videon jakamista.
• Keskitetty kirjasto: On välttämätöntä, että sinulla on yhtenäinen tietovarasto, ja Bynder auttaa sinua ylläpitämään suojattua kirjastoa johdonmukaista tiimin käyttöä ja resurssien järjestämistä varten.
• Brändin johdonmukaisuus: Tämä ratkaisu sopii erinomaisesti brändi-identiteetin varmistamiseen työkaluilla, joiden avulla voit kohdistaa materiaalit brändisi ohjeisiin. Siitä voi olla apua johdonmukaisessa viestittelyssä.

Hinnoittelu:

Bynder tarjoaa valikoiman brändi- ja digitaalisen omaisuuden hallintaominaisuuksia. Ota yhteyttä myyntitiimiimme saadaksesi hintatarjouksen.

Linkki: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

10) FileNet Content Manager

FileNet Content Manager on merkittävä työkalu, jonka avulla voit hakea arvokasta tietoa asiakirjoista. Tarkistin sen ominaisuuksia ja huomasin, että se on tarjoaa yritystason tietoturva-, tallennus- ja sisältöratkaisuja työnkulkujen ohella jotka on helppo toteuttaa. Pääsin turvallisesti useisiin sisältökauppoihin ja huomasin, kuinka se automatisoi tiedostojen luokittelun saumattomasti. Tämä voi auttaa tiimejä, jotka haluavat tehdä yhteistyötä nopeammin ja vähemmän vaivattomasti, mikä tekee siitä erinomaisen valinnan dokumenttien hallintaan.

Vuonna 1982 perustetun FileNet Content Managerin avulla voit saumattomasti rakentaa ja integroida sisältöpalveluita yritykseesi API:n kautta. Se hyödyntää integraatioita, kuten Salesforce, ja tarjoaa mallit PowerPointille ja sähköpostille.

Ominaisuudet:

• Sisällön kaappaus ja indeksointi: FileNet Content Managerin avulla voin automaattisesti kaapata, indeksoida ja järjestää asiakirjoja, mikä vähentää manuaalista työtä. Tämä on hienoa saumattoman käytön ja noudon varmistamiseksi, varsinkin kun käsitellään suuria tietomääriä.
• Haun lisäominaisuudet: FileNet Content Managerin avulla voit etsiä dokumentteja nopeasti metatietojen ja koko tekstihaun avulla. Tämä auttaa sinua löytämään tietyn sisällön tehokkaasti, mikä säästää aikaa dokumenttien hallintatehtävissä.
• Tekoälykäyttöiset sisältötiedot: Strukturoimattomien tietojen analysointi on välttämätöntä, ja FileNet Content Manager mahdollistaa sen hyödyntämällä tekoälyllä varustettuja työkaluja. Tämä auttaa sinua poimimaan oivalluksia ja automatisoimaan sisällön luokittelua, mikä on loistava tapa parantaa tuottavuutta.
• Sisältöyhteistyö: Tämä ominaisuus on täydellinen helpottamaan reaaliaikaista yhteistyötä. Voin helposti jakaa, muokata ja merkitä asiakirjoja FileNet Content Managerissa vaihtamatta työkalujen välillä. Se on yksi parhaista vaihtoehdoista ryhmätyön virtaviivaistamiseen.
• Suojattu asiakirjojen säilytys: Tietoturvan varmistaminen on hyödyllistä roolipohjaisilla käyttöoikeuksilla ja salauksella. FileNet Content Manager pyrkii suojaamaan arkaluonteisia tietoja noudattaen samalla alan säädöksiä.
• Työnkulun automatisointi: Tämä ratkaisu sopii erinomaisesti dokumenttikeskeisten työnkulkujen automatisointiin. FileNet Content Managerin avulla voit parantaa tehokkuutta ja hallita tehtäviä johdonmukaisesti, mikä on tehokkain tapa yksinkertaistaa toistuvia prosesseja.
• Skaalautuva sisällönhallinta: Pidän skaalautuvuutta välttämättömänä hallittaessa kasvavia liiketoiminnan tarpeita. FileNet Content Manager tarjoaa skaalautuvan arkkitehtuurinsa ansiosta erinomaisen tavan käsitellä suuria asiakirjamääriä, mikä tekee siitä täydellisen ratkaisun kaikenkokoisille organisaatioille.

Hinnoittelu:

FileNet Content Manager on vankka sisällönhallintaratkaisu. Pyydä hintatarjous Myynnistä.

Linkki: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) Zoho-projektit

Zoho Projects on hämmästyttävä työkalu dokumenttien hallintaan ja yhteistyöhön. Testasin tätä työkalua ja huomasin sen erinomaiseksi suunnittelen projekteja, jakaa tehtäviä ja pidän yhteyttä tiimiini. Mielestäni se on yksi parhaista ratkaisuista erityyppisten tiedostojen, kuten asiakirjojen, grafiikan, videoiden, raporttien ja laskentataulukoiden, hallintaan yhdessä paikassa. On hyödyllistä jakaa organisaatiosi tiedostot ilman monimutkaisuutta. Suosittelen tätä työkalua asiakirjaversioiden seuranta ja hallinta helposti. Sen hakutoiminnon avulla voit etsiä tiedostoja nopeasti otsikossa tai sisällössä olevien avainsanojen perusteella, mikä tekee siitä ylivoimaisen valinnan.

Ominaisuudet:

• Keskitetty tiedostojen tallennus: Zoho Projectsin avulla voit hallita kaikkia tiedostojasi, mukaan lukien asiakirjoja, laskentataulukoita ja grafiikkaa, yhdessä keskitetyssä paikassa. Tämä auttaa sinua välttämään sotkua ja pitämään kaiken järjestyksessä yhdessä paikassa.
• Version hallinta: Voin vahvistaa, että Zoho Projects on yksi parhaista tavoista seurata muutoksia, versioita ja päivityksiä. Se auttaa säilyttämään selkeyden tiedostoversioista yksityiskohtaisten huomautusten ja tekijätietojen avulla.
• Tehokkaat hakutyökalut: Tiedostojen nopea paikantaminen on välttämätöntä, ja Zoho Projectsin tehokkaiden hakutyökalujen avulla voit etsiä asiakirjoja otsikoiden tai avainsanojen avulla. Tämä voi auttaa virtaviivaistamaan projektin työnkulkua.
• Reaaliaikainen yhteistyö: Tämän ominaisuuden avulla voit merkitä, kommentoida ja tarkastella tiedostoja reaaliajassa. Se on loistava tapa vähentää viestintävirheitä ja varmistaa saumattoman tiimityön.
• Hierarkkinen kansiorakenne: On hyvä idea käyttää hierarkkisia kansioita Zoho Projectsissa. Tämän avulla voit järjestää tiedostoja tiimisi työnkulun mukaan, mikä tekee navigoinnista vaivatonta ja intuitiivista.
• Tarkastuslokit: Zoho Projectsin tarkastuslokit auttavat ylläpitämään läpinäkyvyyttä ja vaatimustenmukaisuutta. Tämä voi auttaa seuraamaan kaikkea asiakirjatoimintaa, mukaan lukien muokkaukset ja vierailut, jäsennellysti.
• Automatisoitu työnkulun hallinta: Toistuvien tehtävien, kuten versioiden seurannan, automatisointi on yksi helpoimmista tavoista säästää aikaa. Zoho Projects auttaa sinua parantamaan tehokkuutta hallitsemalla työnkulkuja saumattomasti.

Hinnoittelu:

Zoho Projects tarjoaa suunnitelmia alkaen 4.25 dollaria kuukaudessa ja 20 %:n alennuksen vuosittaisista maksuista. Kokeile sitä ilmaiseksi 10 päivän kokeilujaksolla. Luottokorttia ei vaadita.

Linkki: https://www.zoho.com/projects/

Mikä on asiakirjanhallintajärjestelmä?

Asiakirjanhallintajärjestelmä on pilvipohjainen automatisoitu ratkaisu yritysasiakirjojen ja tiedostojen luomiseen, järjestämiseen, jakamiseen ja suojaamiseen. Sen avulla voit seurata asiakirjan versiota ilman vaivaa. Tämä pilvitallennusjärjestelmä tarjoaa nopeamman tarkastelun ja hyväksynnän työnkulun eri sidosryhmille, jotka sijaitsevat useissa maantieteellisissä paikoissa. Sen avulla voit helposti käyttää yritysasiakirjoja tableteista ja älypuhelimista.

Kuinka valitsimme parhaan asiakirjanhallintaohjelmiston?

At Guru99, asetamme etusijalle uskottavuuden ja pyrimme tarjoamaan tarkkoja, olennaisia ​​ja objektiivisia tietoja. Kun olet omistanut yli 110 tuntia 39+:n tutkimiseen parhaat asiakirjanhallintajärjestelmät, Olen valinnut huolellisesti parhaat vaihtoehdot, sekä ilmaiset että maksulliset. Tämä kattava opas tarjoaa perusteellisen tarkastele jokaisen järjestelmän ominaisuuksia, etuja ja haittoja sekä hinnoittelua varmistaaksesi, että sinulla on luotettavia oivalluksia tarvitaan tietoisen päätöksen tekemiseen. Kun valitset parasta asiakirjanhallinta- tai hallintaohjelmistoa, turvallisuus, käyttöliittymä ja integrointiominaisuudet ovat ratkaisevia. Tarkista alla tärkeät tekijät varmistaaksesi, että ohjelmisto vastaa erityisvaatimuksiasi.

• Haetaan: Sinun on etsittävä laaja valikoima vaihtoehtoja löytääksesi tarvittavat tiedostot nopeasti. On hyvä, että sen avulla voit etsiä asiakirjoja nimen, sisällön, tyypin ja muokkauspäivämäärän mukaan.
• Yksinkertainen tiedostorakenne: Asiakirjanhallintajärjestelmällä tulee olla helppokäyttöinen tiedostorakenne.
• Version hallinta: Versionhallinta tai versiointi on tärkeä asiakirjojen hallintaohjelmiston ominaisuus, jonka avulla voit seurata tiedostojen muutoksia. Parhaan DMS:n tulisi myös säilyttää vanhojen versioiden arkisto. Siksi voit helposti nähdä muutokset asiakirjoissa.
• Mobiilikäyttö: Sinun on etsittävä asiakirjanhallintajärjestelmää, joka on käytettävissä tablettien ja älypuhelimien kautta. Tämän avulla voit tarkastella, muuttaa ja jakaa tiedostoja mistä tahansa.
• integraatio: Asiakirjanhallintajärjestelmän tulee helposti integroitua muihin jo käyttämiisi ohjelmistoihin, kuten CRM-ohjelmistoon ja sähköpostiohjelmaan.
• skannaus: Asiakirjanhallintaohjelmiston tulee tarjota asiakirjojen skannausominaisuus.
• Turvallisuus: Asiakirjanhallintajärjestelmän on voitava antaa tietylle käyttäjälle kansioiden ja tiedostojen käyttöoikeudet.

Mikä on paras tapa arkistoida asiakirjoja?

Tässä on parhaat tavat arkistoida asiakirjoja:

• Aakkosellinen arkistointijärjestelmä: Paras tapa arkistoida asiakirjoja on arkistoida asiakirjat aakkosjärjestyksessä. Kansion nimen tulee olla asiakirjojen nimen mukainen.
• Numeerinen arkistointijärjestelmä: Yritysten, jotka tarvitsevat useita asiakirjoja, kuten laskuja, tulisi luoda numeerinen arkistointijärjestelmä.
• Luokkien arkistointijärjestelmä: Sinun on järjestettävä tiedostosi luokkien mukaan, kuten henkilötiedot, markkinointi, hallinto ja asiakastiedot. Jokaiseen kategoriaan on myös mahdollista sisällyttää ala-aiheita tarpeidesi mukaan.

Miten sähköinen asiakirjanhallintajärjestelmä toimii?

Tässä on asiakirjanhallintajärjestelmän työprosessi:

• Kaappaa asiakirjat: Asiakirjojen kaappaustoiminto auttaa sinua tallentamaan tiedostosi, jotta löydät ne helposti myöhemmin. Tämä on mahdollista DMS:n indeksointiominaisuuden ansiosta. Voit myös lisätä metatietoja, jotta voit etsiä niitä vaivattomasti.
• Asiakirjojen keskusvarasto: DMS:ssä on keskitetty asiakirjavarasto. Tämä on tärkeää useista paikoista tulevien asiakirjojen hallinnassa ja säilyttämisessä.
• Asiakirjojen haku ja jakelu: DMS sisältää asiakirjojen haun ja jakelun. On tärkeää varmistaa, että käytät ja jaat asiakirjojasi ilman ongelmia.

Mitkä ovat asiakirjanhallintaohjelmiston käyttöönottovaihtoehdot?

Asiakirjanhallintaohjelmistolle on kaksi käyttöönottovaihtoehtoa: 1) Pilvipohjainen ohjelmisto ja 2) On-premise-ohjelmisto.

1. Pilvipohjainen ohjelmisto:

Pilvipohjaisia ​​ohjelmistoja isännöidään Internetissä sen sijaan, että ne olisi asennettu tietokoneellesi. Sen avulla voit käyttää asiakirjojasi mistä tahansa.

Pilvipohjaisilla ohjelmistoilla on seuraavat käyttöönottovaihtoehdot:

• Sillä on pienemmät asiakirjanhallintakustannukset ja se tarjoaa helpon skaalautuvuuden.
• Tiedot tallennetaan kolmannen osapuolen palvelimille. Tämä vähentää sen hallinnan taakkaa.
• Käytettävissä mistä tahansa Internetiin yhdistetystä laitteesta.

2. Paikalla oleva ohjelmisto:

Paikalliset ohjelmistot ovat yleensä sovelluksia, jotka asennetaan paikalliseen järjestelmään. Sen avulla voit määrittää, hallita ja hallita tietojasi helposti.

Paikalla olevalla ohjelmistolla on seuraavat käyttöönottovaihtoehdot:

• Tämän tyyppisillä ohjelmistoilla on korkeammat ennakkokustannukset, mutta niillä ei ole toistuvia kuluja.
• Se vie pitkän toteutusajan.
• Päivitykset ovat käyttäjän vastuulla.
• Kaikki tietosi tallennetaan itse hallinnoiduille palvelimille, jotka antavat käyttäjille hyvän hallinnan.
• Se on räätälöitävissä tietojen hallinnan ja turvallisuuden suhteen.

Tuomio

Asiakirjanhallintaohjelmisto yksinkertaistaa tiedostojen järjestämistä, tallentamista ja turvallista käyttöä. Minusta se on välttämätöntä yrityksille, jotka haluavat virtaviivaistaa työnkulkuja ja tehostaa tiimiyhteistyötä. Se on turvallinen ja luotettava ratkaisu, joka tarjoaa versionhallinta-, yhteensopivuus- ja integrointiominaisuuksia. Katso alla olevasta tuomiostani tämän luokan parhaat työkalut.

• Zoho WorkDrive: Vankka alusta, joka tarjoaa älykkään haun, rajoittamattoman versioinnin, saumattoman yhteistyön ja integroinnin yli 5000 sovelluksen kanssa. Se on turvallinen, käyttäjäystävällinen ja ihanteellinen kaikenkokoisille yrityksille.
• Smartsheet: Kattava työkalu työnkulkujen automatisointiin ja projektien hallintaan live-raportointi- ja integraatiovaihtoehdoilla.
• Icedrive: Turvallinen ja kustannustehokas ratkaisu nollatietoisella salauksella, älykkäällä välimuistilla ja luotettavilla tiedostojen jakoominaisuuksilla.

UKK