Kirjeenvaihto sisään SAP – Kokoonpano ja tyypit

Saatavilla on useita vakiomuotoisia kirjeenvaihtotyyppejä, kuten laskutulostus, tiliote jne. Voidaan myös luoda mukautettuja kirjeenvaihtotyyppejä.

Kirjeenvaihtoa voidaan luoda tietyn liiketapahtuman käsittelyn yhteydessä tai myöhemmin jo luoduille tapahtumakirjauksille.

Kirjeenvaihtoa voidaan lähettää asiakkaalle/toimittajalle eri muodoissa, kuten sähköpostilla ja faksilla. Kirjeenvaihto on pohjimmiltaan kirjeitä jne., jotka lähetetään SAP myyjälle/asiakkaalle jne.

Kirjeenvaihtoa voidaan luoda yksilöllisesti tai kollektiivisesti, tapauskohtaisesti tai automatisoidun erätyön kautta.

Kirjeenvaihtotyypit

Seuraavassa on esimerkkiluettelo erilaisista vakiovastaustyypeistä, jotka voidaan kopioida tietyn mukautetun lomakkeen, ohjelman jne. luomiseksi.

Kirjeenvaihtotyyppi	Kirjeenvaihto Descriptioni	Tulostusohjelma	Vaaditut tiedot	Mallistandardi SAP Käsikirjoituslomake
SAP01	Maksuilmoitukset	RFKORD00	Asiakirjan numero	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Tiliotteet	RFKORD10	Tilinumero ja päivämäärä	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill vaihtomaksuja koskevista laskuista	RFKORD20	Asiakirjan numero	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Sisäiset asiakirjat	RFKORD30	Asiakirjan numero	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Yksittäiset kirjaimet	RFKORD40	Tilinumero	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Asiakirjan otteita	RFKORD50	Asiakirjan numero	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Asiakkaiden lausunnot	RFKORD11	Asiakasnumero ja päivämäärä	F140_CUS_STAT_01

Kuinka tehdä kirjeenvaihtomääritys

Kirjeenvaihdon konfigurointi sisään SAP voidaan suorittaa seuraavilla alla olevilla vaiheilla

Vaihe 1) Määritä vastaavuustyyppi

Polku: – SPRO > Talouskirjanpito (uusi) > Myyntisaamiset ja ostovelat > Asiakastilit > Rivikohdat > Kirjeenvaihto > Tee ja tarkista kirjeenvaihtoasetukset > Määritä kirjeenvaihtotyypit

Tapahtumakoodi: -OB77

Täällä erilaisia SAP vakiokirjeenvaihtotyyppejä on saatavana. Voit myös luoda mukautettuja kirjeenvaihtotyyppejä. Voit määrittää, mitä tietoja tarvitaan kirjeenvaihdon muodostamiseen, esim. tiliotteeseen, voit määrittää, että tiliotteeseen tarvitaan asiakas/toimittaja isäntä. Voit myös määrittää päivämääräparametrit ja päivämäärän valinnassa näkyvän tekstin.

Vaihe 2) Määritä ohjelma kirjeen tyyppiin

Polku:-SPRO > Talouslaskenta (uusi) > Myyntisaamiset ja ostovelat > Asiakastilit > Rivikohdat > Kirjeenvaihto > Tee ja tarkista kirjeenvaihtoasetukset > Määritä ohjelmat kirjetyypeille

Tapahtumakoodi: -OB78

Tässä sinun on linkitettävä kirjeenvaihtogeneraattoriohjelma kirjeenvaihtotyyppiin. Voit myös määrittää eri ohjelmia eri yrityskoodeille. (Voit myös määrittää tässä oletusversion ohjelman suoritettavaksi. Voit luoda sellaisen muunnelman tapahtumasta SE38/ SA38 ohjelmaa varten.)

Voit myös luoda oman mukautetun ohjelman kopiona vakioohjelmasta ja tehdä sopivia muutoksia asiakkaan tarpeiden mukaan.

Vaihe 3) Määritä yhteydenottotyypin kutsufunktiot

Polku:-SPRO > Talouskirjanpito (uusi) > Myyntisaamiset ja ostovelat > Asiakastilit > Rivikohdat > Kirjeenvaihto > Tee ja tarkista kirjeenvaihtoasetukset > Määritä kutsutoiminnot

Tapahtumakoodi: -OB79

Tässä sinun on määritettävä, milloin voit luoda tietyn kirjeenvaihdon tyypin. Voit myös määrittää eri asetuksen eri yrityskoodeille. Saatavilla olevat eri vaihtoehdot ovat: -

• Asiakirjan syöttöhetkellä (esim. FB50, FB60 jne.)
• Maksujen kirjaushetkellä (esim. F-28, F-26 jne.)
• Asiakirjan näyttämisen tai muuttamisen yhteydessä (esim. FB02, FB03 jne.)
• Tilin näyttöhetkellä (esim. FBL1N, FBL5N jne.)

Vaihe 4) Määritä kirjeenvaihtolomake kirjeen tulostusohjelmaan

Polku:-SPRO > Talouskirjanpito (uusi) > Myyntisaamiset ja ostovelat > Asiakastilit > Rivikohtien kirjeenvaihto > Tee ja tarkista kirjeenvaihdon asetukset > Määritä lomakkeen nimet kirjeenvaihdolle Tulosta

Tapahtumakoodi: -OB96

Tässä sinun on määritettävä, mitä lomakkeiden määrittelyä vastaavuustulostusohjelma käyttää. Voit myös määrittää eri asetuksen eri yrityskoodeille. (The SAP Komentosarjamuoto määritetään tapahtuman avulla SE71, jossa eri tiedot on järjestetty tulostusmuotoon, jotta ne voidaan käsitellä. Tämä SAP Komentosarjamuoto määrittää tulosteen asettelun.)

Voit käyttää myös kaksinumeroisia lomaketunnuksia, joilla voit kutsua eri lomakkeita eri lomaketunnuksille samassa yrityskoodissa.

Tämä lomaketunnus voidaan antaa kirjeenvaihtoa luovan tulostusohjelman valintanäytössä. Voit valita vain yhden lomaketunnuksen kerralla kirjeenvaihtotyypille. Voit luoda useita vastaavuustyyppejä, jotka käynnistävät erilaisia ​​lomaketunnuksia.

Vaihe 5) Määritä lähettäjän tiedot kirjeenvaihtoa varten

Polku:-SPRO > Talouskirjanpito (uusi) > Myyntisaamiset ja ostovelat > Asiakastilit > Rivikohdat > Kirjeenvaihto > Tee ja tarkista asetukset kirjeenvaihtoa varten > Määritä lähettäjän tiedot kirjeenvaihtolomakkeelle

Tapahtumakoodi: -OBB1

Voit linkittää tähän otsikon, alatunnisteen, allekirjoituksen ja lähettäjän tiedot. Tämä teksti on määritetty käyttämällä tapahtumaa SO10 tekstitunnuksella, kuten edellä on linkitetty (esim. ADRS). Voit myös määrittää eri asetusten eri yrityskoodeille. (Voidaan myös määritellä kaksinumeroinen lähettäjävariantti, jonka voit antaa tulostusohjelman valintaparametreille. Tämä mahdollistaa eri lähettäjän tiedot saman yrityskoodin sisällä.)

Vaihe 6) Määritä kirjeenvaihdon lajitteluvaihtoehdot

Polku:-SPRO > Talouskirjanpito (uusi) > Myyntisaamiset ja ostovelat > Asiakastilit > Rivikohdat > Kirjeenvaihto > Tee ja tarkista kirjeenvaihtoasetukset > Määritä kirjeenvaihdon lajitteluvaihtoehdot

Tapahtumakoodi: -O7S4

Tässä voit määrittää, missä järjestyksessä kirjeenvaihtokirjeet luodaan. Jos esimerkiksi luot tiliotteen useille toimittajille, toimittajat lajitellaan tässä järjestyksessä ja sitten luodaan kirje. Tämä lajitteluvaihtoehto voidaan antaa kirjeenvaihtoa luovan tulostusohjelman valintanäytössä.

Vaihe 7) Määritä rivikohtien lajitteluvaihtoehdot kirjeenvaihdossa

Polku:-SPRO > Talouskirjanpito (uusi) > Myyntisaamiset ja ostovelat > Asiakastilit > Rivikohdat > Kirjeenvaihto > Tee ja tarkista kirjeenvaihtoasetukset > Määritä rivikohtien lajitteluvaihtoehdot

Tapahtumakoodi: -O7S6

Tässä voit määrittää, missä järjestyksessä eri rivikohdat näkyvät vastaavuuskirjaimissa. Esimerkiksi jos toimittajan tiliotteessa on useita laskuja, laskut lajitellaan tässä järjestyksessä ja sitten luodaan kirje.

Tämä lajitteluvaihtoehto voidaan antaa kirjeenvaihtoa luovan tulostusohjelman valintanäytössä.

Kirjeenvaihto sukupolvi

Kuten aiemmin näytettiin myös kutsupistettä määritettäessä, kirjeenvaihto voidaan luoda alla olevina aikoina: -

1. Asiakirjan syöttöhetkellä (esim. FB50, FB60 jne.)
2. Maksujen kirjaushetkellä (esim. F-28, F-26 jne.)
3. Asiakirjan näyttämisen tai muuttamisen yhteydessä (esim. FB02, FB03 jne.)
4. Tilin näyttöhetkellä (esim. FBL1N, FBL5N jne.)

Kirjeenvaihto voidaan luoda tietylle asiakirjalle tai toimittaja(t)/asiakas(t)-tilille. Myöhemmillä dioilla selitetään kirjeenvaihdon luomista eri tavoilla ja sen tulostamista.

Kirjeenvaihdon luominen (menetelmä A):-

Kirjeenvaihto voidaan luoda, kun luot, muutat tai näytät asiakirjaa.

Tätä varten siirry kohtaan Ympäristö > Kirjeenvaihto ja valitse sopiva kirjeenvaihtotyyppi, esim. katso alla olevaa näyttöä FB70 asiakaslaskun luonti:-

Vastaavasti voit luoda kirjeenvaihdon asiakirjanäytöstä/muutosta tapahtumasta, kuten FB02/FB03/FBl1N/FLB5N jne.

Kirjeenvaihdon luominen (menetelmä B)

Nykyisille kirjanpito asiakirjoja, voit käyttää tapahtumakoodia FB12.

Tämän jälkeen yrityskoodin syöttämisen jälkeen se kysyy kirjeenvaihtotyyppiä. Valitse Kirjeen tyyppi ja se pyytää sinua syöttämään asiakirjan numeron/tilinumeron. jne. vastaavuustyyppiasetuksen perusteella. Tämän jälkeen kirjeenvaihtoa pyydetään.

Kirjeenvaihdon luominen (menetelmä C)

Tapahtumasta F.27 voit luoda kirjeenvaihdon (tiliotteen) myyjälle/asiakkaille.

Tässä kohdassa "Perustietueen indikaattori" annetun arvon tulee vastata asiakkaan/toimittajan perustiedot > Yrityskoodi > Kirjeenvaihto -kohdassa annettua arvoa.

Jos valitset "Yksittäinen pyyntö" -valintaruudun, jos samalla toimittajalla/asiakkaalla on rivikohtia useissa yrityskoodeissa, kullekin yrityskoodille luodaan erillinen tiliote.

Kirjeen tulostus

Kirjeen tulostus (menetelmä A):-

Käytä tapahtumakoodia F.61 tulostaaksesi asiaankuuluvan jo luodun kirjeenvaihdon tyypin. Suorituksen yhteydessä se yksinkertaisesti tulostaa kirjeenvaihdon (jos sähköposti/faksi jne. on määritetty, tuloste luodaan tässä muodossa)

Kirjeen tulostus (menetelmä B):-

Kaupankäynnistä F.64, näet luodun kirjeen (Spool) ja voit tulostaa sen. (Ero F.61:een on se, että F.64:ssä voit tehdä myös muita toimintoja (kuten poistaminen, tulostuksen esikatselu jne.) jo luodulle kirjeenvaihtopyynnölle.)

Luotu kela voidaan nähdä ja tulostaa tapahtumasta SP02 tai Järjestelmä > Oma taustatulostuspyyntö.

Kirjeenvaihto sähköpostitse

Säilytä sähköpostiosoite asetuksissa asiakas/ myyjä mestari > Yleiset tiedot > Osoite-välilehti > Viestintä ja valitse viestintätapa sähköpostiksi.

Säilytä myös sähköpostitunnus asiakkaan/toimittajan pääkansiossa > Yrityskooditiedot > Kirjeenvaihto-välilehti.

Tällöin tämän asiakkaan/toimittajan kirjeenvaihto luodaan sähköpostimuodossa tulosteen sijaan (ottaen huomioon käyttäjän poistumisasetuksen, joka on tehty määrittämään viestintätapa seuraavassa diassa annetussa käyttäjän poistumistilassa.)

(Huomautus: Samalla tavalla voit määrittää faksin lähdön valitsemalla vakioviestinnän faksiksi ja säilyttämällä faksinumeron.)