Mis on pehmetelefon? Ülevaade, määratlus ja kuidas seda hankida

Mis on pehme telefon?

Softphone on personaalarvutis või mobiilseadmes olev tarkvara, mida kasutatakse telefonitoru asemel VOIP-i kaudu häälkõnede tegemiseks.

Kui tarkvaratelefoni rakendus on alla laaditud ja teie nutitelefoni või töölauale installitud, kuvatakse ekraanil telefoni valimisklahv, mis näeb välja nagu juhtmega telefoni tavaline numbriklahvistik. Ärikasutajad saavad helistada kõikjal, kus on Interneti-juurdepääs, mis suurendab ettevõttesiseste ja kaugtöötajate mobiilsust ja tootlikkust.

Kuidas tarkvaratelefon töötab?

Pehmetelefonid toimivad samamoodi nagu tavaline nutitelefon. Kui olete programmi käivitanud, kasutage mobiilinumbri valimiseks virtuaalset valimisklahvistikku. Samuti saate valida kellegi oma mobiiltelefoni või arvuti kontaktide loendist ja seejärel oodata ühenduse loomist.

VoIP-telefonisüsteemid edastavad kõneandmeid vastuvõtjatele Interneti kaudu. Nad kasutavad kodekit, tarkvara, mis jagab heliandmed tükkideks ja teisendab need kahendkoodiks. See kood liigub ühest arvutist teise ja "dekrüpteeritakse" vastuvõtja lõpus.

Interneti kaudu helistamise eeltingimused on järgmised:

• VoIP kõrvaklapid
• Lauaarvuti, personaalarvuti ja mobiiltelefon
• Interneti-ühendus
• VoIP-teenus nagu Skype, RingCentral ja nii edasi

Softphone rakendused ei piirdu personaalarvutitega. Nõuded on riistvarati erinevad, kuid kõik need nõuavad juurdepääsu Internetile.

Kuidas kasutada SoftPhone'i?

Siin on olulised sammud, mis aitavad teil õppida, kuidas kasutada Softphones.

Samm 1) Laadige alla tarkvaratelefoni tarkvara

Esmalt laadige alla ja installige VoIP-rakendus oma ettevõtte arvutist või mobiilseadmest. Kui olete häälestusprotseduuri lõpetanud ja seadme seaded konfigureerinud, on rakendus mõne minuti pärast kasutamiseks valmis.

2. samm) Veenduge, et teie Internet on stabiilne

Ebastabiilne Interneti-ühendus (DSL- või kaabelteenus) võib teid VoIP-kõnede tegemisel või vastuvõtmisel häirida. Seega peate tagama stabiilse Interneti-ühenduse, et vältida kõnede katkemist või katkemist.

Saate muuta oma ruuteri teenuse kvaliteeti, et eelistada kõnepakette vähem ajatundlike andmete vastu. Enamik VoIP-tarkvaratelefonide pakkujaid suudab seda teie eest praktiliselt teha.

Samm 3) Täitke kõik tehnilised nõuded

Peate täitma veel mõned tehnilised nõuded.

• Mõlemas otsas peaks standardne olema vähemalt üks koodek
• Pehmetelefonid suhtlevad ainult teiste sarnaste seadmetega VoIP protokoll
• Pehmetelefonid ei tööta mitte ainult lauaarvutites ja nutitelefonides, vaid võivad töötada erinevate platvormidega.

Softphone tarkvara pakub suhteliselt lihtsat kasutuskogemust. See võimaldab telefonikõnesid edastada, kinni hoida ja kõnepostiteateid saab kiiresti hallata.

Softphone'i omadused

Siin on pehme telefoni olulised omadused:

• Jagatud kontaktide loendid: need loendid jagavad teie sidemeid kolleegidega või liituge ärikontaktide andmebaasiga.
• Less Tarvikud: Tarkvaratelefonid vajavad palju vähem riistvara kui traditsioonilised lauatelefonid.
• Spetsiaalset rida pole: Teie ettevõtte kulude märkimisväärne vähenemine on spetsiaalse liini puudumine.
• Kontaktide kataloog: Peaksite oma Softphone'is nägema kontaktide loendit.
• Laienduse helistamine: Ettevõtte tarkvaratelefonid on kasulikud lauatelefonidena, nii et neil peaks olema võimalik kolleegidega ühendust võtta laiendusvalimise kaudu, eriti telekonverentside jaoks.
• Suurepärane kõne kvaliteet: Suurema ribalaiuse prioriteedi ja täiustatud ruuteritehnoloogia abil ei ole kõne- ja heliviivitused arusaamatud ning saate nautida suurepärast kõnekvaliteeti.
• Kiirsõnumid: Kiiremaks koordineerimiseks ja probleemide kiireks lahendamiseks saate kasutada kohest vestlust tarkvaratelefoni kaudu, vähendades samal ajal oluliselt kogu aeg juurdepääsu.
• Videokõned: Videokõned võimaldavad teil oma meeskonnaga suhelda. Koostöö tõhustamiseks saavad meeskonnaliikmed kasutada selliseid tööriistu nagu virtuaalne tahvel, ekraani jagamine, ekraani kaugjuhtimine jne.
• Kõne ootel ja helistaja ID: Iga kord, kui agent saab sissetuleva kõne ajal, mil ta on hetkel kellegagi telefonis, annab kõne ootefunktsioon neile märku.
• Helitugevuse reguleerimine ja vaigistamine: Pehmetelefon on hea kõnede vastuvõtmiseks, kui te pole sobivas kohas. Saate vaigistada ja helitugevust reguleerida.
• Kolmepoolne konverents: Tarkvaratelefoni kasutades saate pidada kolmepoolset konverentskõnet kahe lisakontaktiga.

Kuidas seadistada pehme telefoni?

Ettevõtte juhtmega telefonivõrgu seadistamine võib olla aeganõudev ja liiga keeruline ülesanne. Võimalik, et paigaldamine on keeruline ja vajate oma töökohale juurdepääsuks eksperte. See võib takistada teie meeskonnal helistamast pika ja häiriva installiprotseduuri ajal.

Siiski on teil pehme telefonisüsteemi kasutamisel sujuv kogemus, kuna seadistamine teie meeskonna telefonis või arvutis võib toimuda minutitega.

Siin on juhised Softphone'i täiustamiseks:

Step 1) Järgige koos IT-meeskonnaga seadistusjuhiseid ja seejärel laadige alla tarkvaratelefoni pakkuja fail.

Step 2) Alustage installiprotsessi, valides failiikooni.

Step 3) Lõpetage programmi aktiveerimine puudutusegaping tarkvaratelefon kuvab sümboli kaks korda.

Softphone'i ja sellega seotud funktsioonide kiire seadistamine võib tunduda keeruline, kuid pärast kolme lihtsat toimingut saate pakkuda tipptasemel kasutajakogemust.

Softphone'i olulised omadused

Siin on mõned pehme telefoni olulised omadused

• Kohalolek: Pehmetelefonid näitavad, kas meeskond on võrguühenduseta, võrgus, koosolekul või hõivatud. Saate neile helistada, kui teate nende saadavusaegu, või liikuda sobivamale kanalile, näiteks kiirsõnumiprogrammi.
• Teisaldatavus: Kaugtöötajad, ettevõttesisesed kontoritöötajad ja sagedased reisijad võivad oma ettevõtte mobiiltelefone kõikjale kaasas kanda. Töötajad ei pea telefonikõnedele vastamiseks oma töökohtades viibima. Nad saavad helistada ja kõnesid vastu võtta kõikjal, nagu istuksid nad laua taga.
• Privaatsus: Oletame, et soovite oma andmed privaatsena hoida, võite kasutada nutitelefonist töökõnedele vastamiseks tarkvara, kuid jätke oma andmed ja kontaktid eraldi. Tarkvaratelefoniga suhtleb kogu teie organisatsioon privaatse ühenduse kaudu.
• Kasutegur: Pehmetelefonid aitavad teil kasutajaliidese (UI) kaudu kasutada mitmeid funktsioone, sealhulgas visuaalseid kõnepostisõnumeid, kõnede pukseerimise lüliteid, sissetulevate kõnede märguandeid ja kõneposti meili teel seadistamist.
• Ühenduvus: Võimalus oma Softphone'i kõikjale kaasas kanda on märkimisväärne eelis. Saate installida oma rakenduse uude arvutisse ja lisada selle mitmesse mobiilseadmesse. Parim osa sellest on see, et peate muretsema seadmete teisaldamise ja asendamise kulude pärast.

Eelised ja miinused Softphone

Siin on pehme telefoni kasutamise plussid/eelised:

• Kõnesid saab teha või vastu võtta kõikjal
• Töötajad saavad telefoninumbrite peitmine ja isikuandmed
• Pakub lisafunktsioone, nagu hääl-e-posti helistamine
• Saate selle alla laadida mitmesse seadmesse
• See näitab meeskonna kättesaadavust ja seda, kas nende kutsumine on kõige ajasäästlikum meetod

Siin on tarkvaratelefoni kasutamise puudused/miinused:

• Interneti-ühenduse kvaliteet mõjutab helistamist ja kõnede vastuvõtmist.
• Sõltuvalt teie VOIP-teenuse pakkujast võivad teil tekkida lisakulud.
• Tarkvaratelefoni tööpõhimõtete omandamine võib nõuda palju aega.

Pehmetelefonid vs lauatelefonid

Te ei pruugi olla otsustanud, kas valida traditsiooniline telefon või pehme telefon. Siin on võrdlused, mis aitavad teil valida:

Traditsioonilised telefonid:

• Olulised eelkulud: Traditsioonilised telefonid nõuavad kalleid telefone, telefoniliinide loomiseks tasusid ja võimaluse korral ka mõningast juhtmestikku hoones, et süsteemi mahutada. Need esialgsed kulud ei võta arvesse summat, mida peate kulutama, et neid aja jooksul ülal pidada või asendada.
• Piiratud põhifunktsioonid ja -funktsioonid: Traditsiooniline lauatelefon tegeleb ainult helikõnedega ja nõuab konverentskõnede jaoks versiooniuuendust.
• Ühtne side: Ühe telefonisüsteemi olemasolu kogu personali jaoks on kasulik.
• Pakub piiratud teavet helistajate kohta, sest näete ainult põhilist helistaja ID-d.

Pehmetelefonid:

• Madalad eelkulud: Pehmetelefonid nõuavad kõikidele kasutajatele ainult peakomplekte ning need on varustatud konverentsi- ja videofunktsioonidega ilma lisakuludeta. Lisaks ei pea te lisatarkvara ostma, kuna tarkvaratelefonid ühilduvad olemasolevaga Õiguste ühishaldajad.
• Laialdased baasfunktsioonid: Pehmetelefonid sisaldavad endiselt kiirsõnumite jagamist kriitiliste kõnede ajal, telekonverentside kiiret ajastamist ja kõneposti-e-posti võimalused pakuvad uut ühenduvusvaldkonda, millele juurtega telefonid ei suuda vastata.
• Kaugjuhtimisvõimalused: Tarkvaratelefonid võivad olla abiks, kui teie töötajad töötavad eemalt. Teie meeskond võib aktiveerida kõne suunamise oma nutitelefoni, pääseda tarkvaratelefoni rakendusele kõikjalt maailmast ja muuta seadeid, vajutades lihtsalt nuppu. Tänu võimalusele helistada kõikjalt, osalevad konverentskõnedes isegi kaugemad meeskonnaliikmed.
• Annab kasulikku teavet: See annab olulist teavet helistajate kohta, sealhulgas andmeid eelmiste kõnede kohta.

Mis vahe on VoIP-il ja pehmetel telefonidel?

Siin on mõned peamised erinevused VOIP-i ja pehmete telefonide vahel:

• VoIP võimaldab füüsilisel IP-telefonil töötada ja võrguga ühenduse luua.
• Softphone on tarkvaraprogramm, mis pakub nutitelefoni, pihuseadme või personaalarvuti abil tavapärast telefonikogemust.
• A Füüsiline VoIP telefon ühendatakse Etherneti porti ja nõuab füüsilist telefonitoru.
• Pehmetelefone on odav kasutada ja iga meeskonnaliige pääseb neile juurde, ilma et peaks füüsiliselt kohal olema.

Kuidas valida oma ettevõtte jaoks õige tarkvaratelefoni pakkuja

Siin on olulised asjad, mida meeles pidada, kui valite oma ettevõtte jaoks õige pehme telefoniteenuse pakkuja.

• Integreeritud mobiilirakendused: Softphone peaks põhinema integreeritud, kasutajasõbralikul softphone programmil. See peaks sisaldama sideteid, nagu helistamine, videokoosolekud ja kiirsõnumid. See võimaldab teil hoida sidet töökaaslastega.
• Piisavalt telefoniliine: Tehke kindlaks, kui palju telefoniliine teie ettevõte soovib, ja veenduge, et teie valitud tarkvaratelefoni tarnija suudab selle arvu liine pakkuda.
• Kohanemisvõime määramine: Pehmetelefon peaks suutma pakkuda isikupärastatud kontaktteavet ja kohanema selle ettevõtte kultuuriga, milles see töötab. Kohandused hõlmavad võimet töötada surve all ja tipptundidel.
• Operatingsüsteemi ühilduvus: Kõik tarkvaratelefonid ei tööta kõigiga operatsioonisüsteemi (OS) ja peate valima teie praeguse OS-iga ühilduva tarkvaratelefoni. (Windows, macOS, iOS ja Android.
• VoIP-protokolli ühilduvus: Kontrollige, kas teie tarkvaratelefon kasutab eelistatud VoIP-teenusena täpset protokolli. Protokollid määravad, kuidas andmeid käsitletakse ja üle mis tahes võrgu teisaldatakse. Seega on oluline kontrollida, kas uus tarkvaratelefon vastab VOIP-nõuetele.
• Ööpäevaringne tõrkeotsing:Samuti peaksite veenduma, et teie eelistatud tarnija pakub piisavat tehnilist abi. Soovite olla kindel, et keegi on teid juhendamas, olenemata sellest, mis juhtub.
• Turvalisus: Oluline on uurida iga konkreetse tarnija kasutatavaid turvameetmeid. Isegi rünnakute korral ei ole turvaoht suurem kui allalaadimishaldurid, kiirsõnumid või Interneti-uurijad. Teatud tarkvaratelefonid on altid häkkimisele. Softphone'i turvamehhanismide eiramine võib hiljem põhjustada pettumusi. Uurige, milliseid turvameetmeid tarkvaratelefonide tarnija on rakendanud. Tulemuseks võib olla teie tundlike andmete märkimisväärne paljastamine, mis toob kaasa tohutuid kadusid.
• Hinnastruktuur ja maksevõimalused:Softphone'id on odavad. Iga tarnija pakub erinevaid hinnaplaane ja maksevõimalusi. Uurige ja hinnake erinevate tarnijate hindu ning nende teenuseid ja funktsioone. Peaksite arvestama ühenduste arvu hinnatasemetega ja sellega, kas ettevõtte kasutatavate minutite arvule on ülempiirid. Peaksite pakkumisel küsima testimisperioodi.tracja kontrollige, kas teenus vastab teie ootustele.
• Kohalik ja rahvusvaheline leviala:Tarbijatega ühenduse pidamiseks on kasulik hankida oma telefoninumbrid ja Softphone ühes kohas ja ühelt teenusepakkujalt. See võib aidata säästa kahele erinevale tarnijale ja süsteemile kulutatud aega ja raha.

kokkuvõte

• Softphone süsteem on tarkvaraprogramm, mis toimib tavalise telefonina personaalarvutis, tahvelarvutis või nutitelefonis.
• See pakub integreeritud funktsioone, nagu kiirsõnumid, helistaja ID, konverentskõned ja jagatud kontaktide loendid.
• Ettevõtted võivad kaugtööliste jaoks eelistada pehme telefoni lauatelefonile, et vähendada esialgseid seadistuskulusid.
• Peaksite valima tarkvarapakkuja, mis pakub prooviperioodi.