Projekti integreerimine ja ulatuse juhtimine: mis on, määratlus
Jonathan Reed
⚡ Nutikas kokkuvõte
Projekti integratsioonihaldus koordineerib iga tegevust, plaani ja muudatust kogu projekti ulatuses, samas kui projekti ulatuse haldamine määratleb ja kontrollib täpselt vajalikku tööd, et meeskonnad tarniksid õige toote õigeaegselt ja eelarve piires.
Mis on projektiintegratsiooni juhtimine?
Projekti integratsiooni juhtimine tegeleb peamiselt protsessidega, mis on vajalikud projekti erinevate tegevuste nõuetekohase koordineerimise tagamiseks.
Teisisõnu, projekti integreerimise juhtimise protsess hõlmab selliseid tegevusi nagu projektiga seotud erinevate protsesside tuvastamine, määratlemine, ühendamine ja koordineerimine.
Projekti integratsiooni juhtimine hõlmab järgmisi tegevusi.
| Protsess | Projekti etapp | Peamised tulemused |
|---|---|---|
| Töötage välja projekti harta | Algatamine | Projekti harta |
| Töötage välja projektijuhtimisplaan | Planeerimine | Projektijuhtimise kava |
| Projektitöö juhtimine ja haldamine | Täitmine | Saavutused |
| Jälgige ja kontrollige projektitööd | Järelevalve ja kontroll | Muuda taotlusi |
| Tehke integreeritud muudatuste juhtimine | Järelevalve ja kontroll | Muutke päringu olekuvärskendusi |
| Sule projekt või faas | Projekti sulgemine | Lõpptoode |
Vaatleme iga protsessi samm-sammult allpool: -
Projekti harta
Projekti harta on projekti integratsioonihalduse lahutamatu osa, ilma projektihartata ei saa projekti alustada. See annab ametliku volituse ja määratleb projekti eesmärgid. See sisaldab projekti nime, kirjeldust ja tulemusi, mille on tavaliselt kirjutanud kõrgem asutus kui projektijuht.
| Sisendid | Tööriistad ja tehnikad | Väljundid |
|---|---|---|
| Projekti tööaruanne | Eksperdi otsus | Projekti harta |
| Ärimudeli | ||
| koostract | ||
| Ettevõtte keskkonnategurid | ||
| Organisatsiooniprotsessi varad |
Projektijuhtimise kava
Projektiplaani väljatöötamisel kasutatakse teiste planeerimisprotsesside väljundeid, et luua järjepidev ja loogiline dokument, mida saab kasutada nii projekti juhtimise kui ka elluviimise suunamiseks. Projektijuhtimisplaani kasutatakse projekti elluviimise suunamiseks, projekti planeerimise eelduste dokumenteerimiseks, sidusrühmade vaheliseks suhtlemiseks, projekti paremaks juhtimiseks jne.
| Sisendid | Tööriistad ja tehnikad | Väljundid |
|---|---|---|
| Projekti harta | Eksperdi otsus | Projektijuhtimise kava |
| Planeerimisprotsesside väljund | ||
| Ettevõtte keskkonnategurid | ||
| Organisatsiooniprotsessi varad |
Projektitöö juhtimine ja haldamine
See on protsess, kus töö teostatakse nii, nagu on määratletud projektijuhtimisplaanis ja muudatuste elluviimisel seoses projekti nõuetega.
| Sisendid | Tööriistad ja tehnikad | Väljundid |
|---|---|---|
| Projektijuhtimise plaan | Eksperdi otsus | Saavutused |
| Kinnitatud muudatustaotlused | Projektijuhtimise infosüsteem | Töö tulemuslikkuse teave |
| Ettevõtte keskkonnategurid | Muuda taotlusi | |
| Organisatsiooniprotsessi varad | Projektijuhtimisplaanide uuendused | |
| Projekti dokumendi uuendused |
Jälgige ja kontrollige projektitööd
See etapp hõlmab trackuningas, projekti edenemise läbivaatamine ja aruandlus, et saavutada projektijuhtimise plaanis määratletud tulemuslikkuse eesmärgid.
| Sisendid | Tööriistad ja tehnikad | Väljundid |
|---|---|---|
| Projektijuhtimise plaan | Eksperdi otsus | Muuda taotlusi |
| Toimivusaruanded | Projektijuhtimisplaanide uuendused | |
| Ettevõtte keskkonnategurid | Projekti dokumendi uuendused | |
| Organisatsiooniprotsessi varad |
Tehke integreeritud muudatuste juhtimine
See on etapp, kus hinnatakse iga muudatuse mõju projekti suhtes. Seda tuleb hinnata kogu projekti ulatuses. Selles protsessis analüüsitakse tegelikku tööd kavandatud plaani alusel ja korrigeeritakse, kui need ei ole reas või sünkroonis.
Erinevus „projektitöö monitooringu ja juhtimise” ning „integreeritud muudatuste juhtimise” vahel seisneb selles, et Integrated Change Control rõhuasetus on projekti ulatuse mis tahes muudatuste haldamisel, samas kui esimene keskendub sellise ulatuse teostamise viiside haldamisele.
| Sisendid | Tööriistad ja tehnikad | Väljundid |
|---|---|---|
| Projektijuhtimise plaan | Eksperdi otsus | Muuda taotluste olekuvärskendusi |
| Töö tulemuslikkuse teave | Muudatuste kontrolli koosolekud | Projektijuhtimisplaani uuendused |
| Muuda taotlusi | Projekti dokumendi uuendused | |
| Ettevõtte keskkonnategurid | ||
| Organisatsiooniprotsessi varad |
Sule projekt või faas
See on projektiga seotud tegevuste ametliku lõpuleviimise etapp.
| Sisendid | Tööriistad ja tehnikad | Väljundid |
|---|---|---|
| Projektijuhtimise plaan | Eksperdi otsus | Lõpptoote, teenuse või tulemuse üleminek |
| Aktsepteeritud tarned | Organisatsiooniprotsessi varade värskendused | |
| Organisatsiooniprotsessi varad |
Mis on projekti ulatuse juhtimine?
Ulatushaldusprotsessid määravad kindlaks, milliseid töid tuleb teha, ja tagavad, et projekt hõlmab ainult seda tööd projekti lõpuleviimiseks.
Miks juhid vajavad projekti ulatuse juhtimist?
- Ilma projekti ulatust määramata ei saa hinnata aega ega maksumust, mis projektile kulub
- Ulatushaldus loob juhtimisprotsessid, et käsitleda elemente, mis võivad projekti käigus muuta projekti elutsükkel
- See aitab vältida väljakutseid, millega projekt võib kokku puutuda pidevalt kasvava ulatuse ja ebakorrapärase nõuete loetelu tõttu.
See etapp hõlmab nii
- Projekti ulatuse haldamine
- Toote ulatuse haldamine
Projekti ulatuse haldusprotsess hõlmab järgmisi tegevusi.
| Protsess | Projektirühm | Peamised tulemused |
|---|---|---|
| Plaani ulatuse haldamine | Planeerimine | |
| Koguge nõuded | Planeerimine | Nõutav dokument |
| Määratle ulatus | Planeerimine | Projekti ulatuse avaldus |
| Looge WBS | Planeerimine | WBS-i kataloog, WBS |
| Kontrolli ulatust | Järelevalve ja kontroll | Vastuvõtu tulemused |
| Kontrolli ulatus | Järelevalve ja kontroll | Muuda taotlust |
Vaatleme iga protsessi samm-sammult allpool: -
Plaani ulatuse haldamine
Reguleerimisala halduskava määrab kindlaks, kuidas ulatust määratletakse, valideeritakse ja kontrollitakse.
| Peamised sisendid | Tööriistad ja tehnikad | Peamised väljundid |
|---|---|---|
| Esialgne projekti ulatuse avaldus | ||
| Projekti harta | Koosolekud | Nõuete haldamise kavad |
| Projektijuhtimise kava | Eksperdi otsus | Reguleerimisplaanid |
| Ettevõtte keskkonnategurid | ||
| Organisatsiooniprotsesside varad |
Koguge nõuded
Selle protsessi käigus kasutavad juhid sidusrühmadelt projektinõuete kogumiseks mitmesuguseid tehnikaid ja tööriistu. See etapp on väga oluline ja kui seda täpselt teha, on projekti käigus vea tekkimise võimalus minimaalne.
| Peamised sisendid | Tööriistad ja tehnikad | Peamised väljundid |
|---|---|---|
| Projekti harta | intervjuud | Nõude dokumentatsioon |
| Sidusrühmade register | Fookusgrupid | Nõuete haldamise plaan |
| Grupi loovuse tehnikad | Nõuded tracvõimekusmaatriks | |
| Lihtsustatud töötoad | ||
| Küsitlused ja küsimustikud | ||
| Prototüübid | ||
| Kommentaarid | ||
| Grupiotsuste tegemise tehnikad |
Reguleerimisala määratlemise protsess
See protsess näitab selgelt, kuidas projekt peaks edenema ja mida see ei tohi teha. Selle protsessi käigus tagatakse, et projekt jääb ajakavasse. track toetavate dokumentide ülevaatamine. Saadud ulatus mainib seejärel sidusrühmade nõudeid ja ootusi.
| Peamised sisendid | Tööriistad ja tehnikad | Peamised väljundid |
|---|---|---|
| Projekti harta | Eksperdi otsus | Projekti ulatuse avaldus |
| Nõuete dokumentatsioon | Toote analüüs | Projekti dokumendi uuendused |
| Organisatsiooniprotsesside varad | Alternatiivne identifitseerimine | |
| Lihtsustatud töötoad |
WBS-i (tööjaotuse struktuur) loomine
WBS võimaldab projektijuhil ja tema meeskonnal jagada kõrgetasemelised projekti tulemused väiksemateks hallatavateks tööüksusteks, mida nimetatakse tööpakettideks.
| Peamised sisendid | Tööriistad ja tehnikad | Peamised väljundid |
|---|---|---|
| Projekti ulatuse avaldus | Lagunemine | WBS |
| Nõuete dokumentatsioon | WBS sõnastik | |
| Organisatsiooniprotsesside varad | Ulatuse lähtejoon | |
| Projekti dokumendi uuendused |
Kontrolli ulatust
Ulatuse valideerimise protsess hõlmab kliendi heakskiitu. See on etapp, mil klient aktsepteerib ametlikult kõik projekti tulemused. See protsess toimub iga etapi lõpus. Selle protsessi käigus annab klient tagasisidet tehtud töö kohta.
| Peamised sisendid | Tööriistad ja tehnikad | Peamised väljundid |
|---|---|---|
| Projekti ulatuse avaldus | Ülevaatus | Vastuvõetavad tarned |
| Projektijuhtimise kava | Muuda taotlust | |
| Nõue Tracvõimekusmaatriks | Projekti dokumendi uuendused | |
| Valideeritud tarned |
Ulatuse juhtimine
See protsess või etapp hõlmab projekti staatuse jälgimist ja ulatuse muutuste haldamist. Lisaks sellele hõlmab see ka kliendi lisanõuete hindamist või projekti ulatuse ennetavat eiramist.
| Peamised sisendid | Tööriistad ja tehnikad | Peamised väljundid |
|---|---|---|
| Projektijuhtimise kava | Dispersioonanalüüs | Töö tulemuslikkuse mõõtmised |
| Nõuete dokumentatsioon | Muudatustaotlused | |
| Nõue tracvõimekusmaatriks | ||
| Organisatsiooniprotsessi varad | ||
| Töö tulemuslikkuse teave | Projekti dokumendi uuendused |
Põhipunktid, mida ulatuse haldamisel meeles pidada
- Ülekulu ja ajakava libisemise vältimiseks peab ulatus olema täielik ja täpne.
- Reguleerimisala tuleb selgelt määratleda, et vältida asjatut tööd ja segadust
- Reguleerimisala dokumenti tuleks jagada kõigi sidusrühmadega, et vältida vigu kujunduses ja nõuetes
- Ulatushalduse hea tava on see, et ulatuse dokument peab jääma muutmata kogu projekti vältel
Projekti integreerimise ja projekti ulatuse haldamise peamised erinevused
Kuigi mõlemad teadmisvaldkonnad kuuluvad PMBOK raamistikku ja jagavad mitmeid ühiseid sisendeid, vastavad nad erinevatele küsimustele.
Projekti integratsioonihaldus uurib, kuidas iga plaan, tulemus ja muudatus kogu projekti elutsükli jooksul kokku sobivad. Projekti ulatuse haldamine uurib, millist tööd projekt pakub ja millist mitte.
Erinevused on selgelt näha järgmises tabelis.
| Aspekt | Projekti integratsiooni juhtimine | Projekti ulatuse juhtimine |
|---|---|---|
| Peamine eesmärk | Koondage iga teadmisvaldkond üheks järjepidevaks plaaniks. | Määratle, valideeri ja kontrolli toote tarnimiseks vajalikku tööd. |
| Peamine tulemus | Projektiharta ja projektijuhtimise plaan. | Ulatuse avaldus, tööjaotuse struktuur ja ulatuse lähtetase. |
| Tüüpiline väljund | Kinnitatud muudatusettepanekud ja ajakohastatud plaanid. | Vastuvõetud tulemused ja ainult ulatusega seotud muutmistaotlused. |
| omanik | Projektijuht, kes teeb koostööd sponsoriga. | Projektijuht teeb koostööd ärianalüütiku ja sidusrühmadega. |
Lühidalt, integratsioon hoiab projekti osad ühtse süsteemina töötamas, samas kui ulatuse haldamine hoiab tööpiirid selged ja stabiilsed.
Kuidas vältida ulatuse nihkumist projektis
Projekti ulatuse nihkumine on projekti töö kontrollimatu laienemine pärast ulatuse lähtetaseme kinnitamist. See kurnab eelarvet, lükkab ajakavasid edasi ja kahjustab kvaliteeti, kui seda varakult ei tuvastata.
Järgmised tavad aitavad projektijuhil hoida ulatuse muutust kontrolli all algusest kuni lõpetamiseni.
- Kirjutage selge ulatuse avaldus. Kirjeldage ulatuse kirjelduses iga tulemust, välistust, eeldust ja piirangut, et sidusrühmad saaksid tööst üht tõlgendust.
- Looge detailne tööjaotuse struktuur. Jaota tulemused tööpakettideks, mis on piisavalt väikesed, et neid saaks hinnata tundide või päevadega. Täpne töövoo analüüs muudab uued taotlused ilmseks, kuna need ei sobi ühegi olemasoleva tööpaketiga.
- Määrake ulatus varakult. Külmuta ulatuslause, WBS ja WBS-sõnastik ulatuse alusjoonena ja salvesta need versioonikontrolli, et igasugune triiv oleks mõõdetav.
- Suuna iga päring integreeritud muudatuste juhtimise kaudu. Kui sidusrühm küsib uut funktsiooni, logige taotlus, hinnake selle mõju kuludele, ajakavale, kvaliteedile ja riskile ning seejärel kinnitage või lükake see muudatuste juhtimise nõukogus tagasi.
- Track nõuded koos a-ga tracvõimekusmaatriks. Seo iga nõue ärivajaduse, tulemuse ja vastuvõtutestiga. Taotlused, mida ei saa tracÄrivajadusele tagasi suunatud pakkumised on tugevad tagasilükkamise kandidaadid.
- Teavita ulatuse otsuseid. Jaga iga heakskiidetud ja tagasilükatud muudatust laiema meeskonnaga, et keegi ei alustaks kogemata eelarvevälist tööd.
Need sammud ei kõrvalda muutusi. Need hoiavad muutused nähtavana ja tasutuna, mis ongi erinevus terve evolutsiooni ja destruktiivse ulatuse laienemise vahel.
Populaarsed tööriistad projektide integreerimiseks ja ulatuse haldamiseks
Kaasaegsed projektijuhid harva track integratsioon ja ulatus ainuüksi arvutustabelites. Järgmised tööriistad katavad kahe teadmisvaldkonna ühised vajadused.
- Microsoft Project: Lauaarvuti ja pilvepõhine planeerija tugeva Gantti, ressursside ja baasjoone graafikuga trackuningas keskmiste ja suurte projektide jaoks.
- Jira ja Jira Align: Laialdaselt kasutatav agiilsetes meeskondades eeposte, lugusid ja meeskondadevahelisi sõltuvusi haldavate projektide haldamiseks, säilitades samal ajal ulatusliku mahajäämuse.
- Smartsheet: Ruudustikupõhine tööriist, mis toetab tööjaotuse struktuure, muudatuste logisid ja integreeritud armatuurlaudu ilma suure õppimiskoormuseta.
- Asana ja monday.com: Koostööplatvormid, mis ühendavad ülesannete loendid, portfooliovaated ja muudatuste taotlemise töövood ühes tööruumis.
- Confluence ja SharePoint: Dokumendiplatvormid, mis hoiavad projekti põhikirja, ulatuse avalduse ja muudatuste otsused ühes kohas otsitavatena.
Õige valik sõltub meeskonna suurusest, edastusviisist ja sponsori kasutatavast aruandlusstandardist.
