Sissejuhatus ostmisse ja ostutaotlusesse SAP

Ostmine on osa SAP MM-moodulit ja selle protsessi saab jämedalt kujutada alloleval diagrammil.

MRP (materiaalse ressursi planeerimine) loob hankeettepaneku ja teisendatakse hiljem ostutaotluseks. Järgmine samm on allika määramine ostutaotlusele ja ostutaotluse vabastamine. PR teisendatakse Ostutellimuseks ja kauba kättesaamisel saab ostuprotsessi lõpuleviimiseks teha arve kviitungi. Lisaks töödeldakse makset (FI moodulis).

Hanke ei pea algama MRP-st, selle saab algatada tarbimispõhise planeerimise või PR või PO otsese loomisega.

MRP on süsteemifunktsioon, mis määrab materjalinõuded nii materjali kui ka BoM tasemel. A BoM (Bill materjalide kohta) on komponentide ja alamkomponentide loend, millest üks materjal koosneb.

Üks lihtsatest põhidokumentidest sisseostmisel SAP on ostutaotlus.

Ostutaotlus

Ostutaotlusi saab luua automaatselt süsteemi poolt või käsitsi. Neid saab ostutellimustes teisendada, kuid ainult vabastamisel (ostutaotluse kinnitamisel).

Selles õppetükis käsitleme mitut teemat, mis aitavad ostutaotlust mõista ja luua.

Ostutaotluste numbrivahemikud on nõutavad nagu ka teistes dokumentides, selleks et määrata uutele loodud dokumentidele dokumendi number.

Later, määratakse need numbrivahemikud erinevatele dokumenditüüpidele, mida saame määratleda ostutaotluste töötlemisel kasutamiseks.

Samuti käsitleme nõuete jälgimise numbrit, mis on põhimõtteliselt numbri/tähe kombinatsioon, mida saab teatud oluliste nõuete jälgimiseks üheselt määrata mitmele dokumendile.

Näete, kuidas allika määramine töötab ja miks see kasulik on ning kuidas saab selle allika meie ostudokumendile määrata.

Lõpuks saate teada, kuidas ostutaotlust töödelda alates selle loomisest kuni ostutellimuseks teisendamiseni.

Ostutaotluse numbrivahemikud

Numbrivahemike määramine ostusoovi töödele dokumenditüübile. Saate luua mitu erinevat numbrivahemikku ja seejärel määrata need konkreetsele ostutaotluse tüübile.

Seda tehakse kohandamisel. Taotluse dokumenditüüpidele võib olla määratud kaks numbrivahemikku. Igale dokumenditüübile on määratud üks sisemine ja üks väline vahemik. Süsteem suurendab automaatselt sisemisi numbrivahemikke ja välised määratakse käsitsi.

Allolev ekraan näitab ostutaotluse numbrivahemike loendit.

Alates numbrist on vahemiku esimene number, To number on viimane saadaolev number ja praegune number on viimati dokumendile määratud number.

Lisaks on märkeruut, mis näitab, kas tegemist on välise numbrivahemikuga.

Näiteks sisemise numbrivahemiku saab määratleda vahemikuna 20000000 kuni 30000000, sel juhul nummerdatakse selle intervalliga määratud dokumenditüübi dokumente alates 20000001 ja seda suurendatakse 1 võrra iga uue loodud dokumendi puhul. Viimane selle intervalli jaoks saadaolev number on 30000000 ja kui teie dokumendid täidavad kogu numbrivahemiku, tuleb seda pikendada. Seda juhtub harva, kuna see tähendaks, et teil on 10 miljonit ostutaotluse dokumenti.

Dokumendi tüübi määratlus

Dokumenditüübi määratlus on toiming erinevate dokumenditüüpide määratlemiseks ostutaotluse jaoks. See on kasulik ostutaotluste rühmitamisel ja selle kasutamise täpsemal täpsustamisel. Näiteks võivad meil olla standardsed PR-d, alltöövõtt ja laoseisu. Iga dokumenditüüp vastab erivajadustele ja on konfigureeritud selliseks kasutamiseks.

Dokumenditüübi määratluses saate määratleda mitmeid valikuid. Numbriintervallid (sisemine ja väline), üksuste intervall, välja valikuklahv, juhtnäidik, üldine vabastamise indikaator (määrab, kas kõik PR üksused vabastatakse samaaegselt või eraldi).

Standardne ostutaotluse dokumendi tüüp sisse SAP on kõigis paigaldistes määratletud kui NB.

Nõude jälgimise number

Seda numbrit kasutatakse konkreetsete nõuete jälgimiseks. Selle saab sisestada ostutaotluse loomisel ja kopeeritakse ostutellimuse dokumenti. Seda hoitakse üksuse tasemel ja selle numbri järgi saab üksusi valida mitmes aruandes, näiteks MELB.

• Täitma MELB tehing.
• kliki Vali nuppu.

Kui klõpsate jätkama, naasete esialgsele valikukuvale. Samuti on teil palju valikuvõimalusi ja peaksite otsingu kitsendamiseks valima kõige sobivamad valikud.

• Sisestage nõuete jälgimise number (numbrid).
• Täitke.

Teile esitatakse jälgimisnumbrit sisaldavate dokumentide loend.

Allika määramine

Allika kindlaksmääramine aitab leida nõude jaoks sobivaima allika, näiteks võib see soovitada, millist põhilepingut, millist sisemist hankeallikat (tehast) või millist hankijat saab konkreetsete materjalide tellimiseks konkreetsel ajal kasutada.

Allika määramine võtab tegeliku määramisprotsessi parameetritena mitmesuguseid andmeid. Nende hulka kuuluvad põhileping, ostuteabe kirje, tehas meie ettevõttes, kvoodikorraldus, allikate loend.

Seda kõike võetakse nõude parima võimaliku allika kindlaksmääramisel arvesse.

Esimene kontroll tehakse läbi Kvoodi korraldus kus süsteem teeb kindlaks, kas materjalile on olemas sobiv allikas vastava kvoodikorraldusega ja sobiva allika leidmisel valitakse see ning allika täiendav otsing katkestatakse.

Kui ei, siis süsteem võtab allikate loend arvesse ja otsis sealt kehtivaid allikaid. Allikaloend koosneb fikseeritud ja blokeeritud kirjetest. Fikseeritud rekordid on mõeldud kindlale kindlale materjalile, mis kehtib teatud aja jooksul. Blokeeritud kirjed ei saa allikana kasutada, kui need on selles olekus.

Lõpuks otsib süsteem üles põhikokkulepe ja info rekord usaldusväärsete allikate jaoks ja määrab neile rekviratsiooni. Eelmises õppetükis nägite, mis on ostuteabe kirje ja põhileping on ajakava või leping, mida kasutatakse ka allika määramise protsessis sisendteabena.

Allika määramise kasutamiseks peate ostutaotluse algkuval märkima ruudu Määra allikas.

Allika määramine

Süsteem saab määrata tausta või esiplaani allika.

Kui otsitakse esiplaani režiimis ja leitakse rohkem kui üks kehtiv allikas, kuvatakse valikuloend, millest kasutaja peaks valima sobiva allika. Kui leitakse ainult üks sobiv allikas, määratakse see automaatselt.

Kui otsing tehakse taustal, tuleb määrata üks allikas ja selleks, et süsteem täidaks otsingus erinevaid funktsioone.

Näiteks on lühikokkulepetel eelisõigus ostuteabe kirje allika ees ja konflikti korral valitakse põhilepingu allikas.

Kui lühikokkulepetest leitakse rohkem kui üks kehtiv allikas, on kordumatu kehtiv allikas tavatarnija jaoks ja kui kumbki kirje pole tavalise tarnija jaoks, tuleb allikas käsitsi määrata.

Näete, kuidas süsteem pakub kahte allikat, millest peame käsitsi valima parema.