11 PARIM dokumendihaldustarkvara 2025. aastal
Dokumendihaldussüsteem on pilvepõhine automatiseeritud lahendus äridokumentide ja -failide loomiseks, korraldamiseks, jagamiseks ja turvamiseks. See võimaldab teil oma dokumendi versiooni ilma probleemideta jälgida. See pilvesalvestussüsteem pakub kiiremat ülevaatamist ja kinnitamise töövoogu erinevatele sidusrühmadele, kes asuvad mitmes geograafilises asukohas. See võimaldab teil hõlpsasti oma äridokumendid tahvelarvutitest ja nutitelefonidest.
Pärast üle 110 tunni uurimisele kulutamist olen läbi vaadanud 39+ dokumendihaldussüsteemid ja valis hoolikalt parimad, sealhulgas nii tasuta kui ka tasulised võimalused. See põhjalik ja põhjalikult uuritud juhend annab põhjaliku ülevaate iga süsteemi funktsioonidest, plussidest ja miinustest ning hindadest. Kui otsite usaldusväärset teavet, pakub minu artikkel kõiki üksikasju, mida vajate teadliku otsuse tegemiseks. Ärge jätke kasutamata parimaid tööriistu, mis võivad muuta teie dokumentide haldamist. Loe rohkem…
Zoho WorkDrive on veebipõhine failisalvestus- ja sisukoostööplatvorm kaasaegsetele meeskondadele, väikeettevõtetele ja suurettevõtetele. See pakub nutikat otsingut failide viivitamatuks toomiseks ja piiramatut versiooniajalugu dokumentide taastamiseks.
BEST Digital Dokumendihaldus (kontroll) süsteemid
Nimi | Zoho WorkDrive | Smartsheet | Icedrive | DocHub |
Avalik jagamine | Jah | Jah | Jah | Jah |
Tasuta prooviversioon | 15-päevane tasuta prooviversioon | 30-päevane tasuta prooviversioon | 14 päeva raha tagasi | Eluaegne tasuta põhipakett |
mobiiltelefoni Apps | Jah | Jah | Jah | Jah |
Kohalik failisüsteem Sync | Jah | Jah | Jah | Jah |
Grupi õigused | Jah | Jah | Jah | Jah |
Failide konfliktihaldus | Jah | Ei | Jah | Jah |
Digital Õiguste haldus | Ei | Jah | Ei | Jah |
Pilvesalvestus ilma kohaliku failisüsteemita Sync | Jah | Jah | Jah | Jah |
Platvormid | Windows, Mac ja Linux | Windows, Mac ja Linux | Windows, Mac, Linux, Androidja iOS | Veebipõhine Androidja iOS |
on siin | Lähemalt | Lähemalt | Lähemalt | Lähemalt |
1) Zoho WorkDrive
Zoho WorkDrive on suurepärane veebipõhine failide salvestus- ja koostööplatvorm meeskondadele ja ettevõtetele. Hindan eriti seda, kuidas see toetab nii kontori- kui ka kaugtööstsenaariume, muutes selle suurepäraseks võimaluseks hübriidmeeskondade jaoks. Tööriista abil on lihtne luua, jagada ja teha koostööd tsentraliseeritud konsooli abil. See pole lihtsalt salvestusplatvorm. Tegelikult pakub see failide versioonimist, täpsemat otsingut ja meeskonna organiseerimist, mis on selle jaoks olulised ülesannete haldamine tõhusalt. Hindamise käigus avastasin, et selle võime pakkuda kiiret juurdepääsu teabele aitab teil oma tööga kursis olla ja teha teadlikke otsuseid kiiremini.
Zoho WorkDrive võimaldab faile tõhusalt jagada, hallata ja turvata. See pakub nutikat otsingut failide viivitamatuks otsimiseks ja piiramatu versiooni ajalugu dokumentide taastamiseks. Koos WorkDrive Kiire, asünkroonne koostöö on sujuvam. Tööriist sobib suurepäraselt pilvefailide sünkroonimiseks otse töölauale ja integreerub enam kui 5000 rakendusega. Kohandatud bränding ja MFA tagavad teie andmete ohutuse ja professionaalsuse.
Failivormingud: PDF, TIF, JPG, JPEG, GIF, PNG ja BMP
Dokumenteerige välja-/sisseregistreerimine: Jah
Toetatud platvorm: Windows, Mac ja Linux.
Tasuta prooviversioon: 15 päeva tasuta prooviversioon
Funktsioonid:
- Meeskonna kaustad: Saan oma meeskonnaga sujuvalt koostööd teha, kasutades meeskonnakaustu, mis sobivad suurepäraselt failide jagamiseks ja reaalajas värskenduste tagamiseks, aidates töövooge sujuvamaks muuta ja dokumendihaldust tsentraliseerida.
- Failikogu mallid: See aitab teil luua kohandatud malle andmete korraldamiseks, töövoogude täiustamiseks ja dokumentide struktureeritud kogumiseks, mis on abiks suuri projekte haldavatele meeskondadele.
- Täiustatud andmeturve: Pean oluliseks tundlike andmete GDPR-i ja HIPAA järgimist. See lahendus aitab teil vältida riske turvalise salvestusega, mis on kohandatud ettevõtte vajadustele.
- Zoho WorkDrive Rakendustega integreerimine: Zoho WorkDrive integreerub Salesforce'iga, Slack, Jira ja Gmail, mis võimaldab teil luua kohandatud töövooge. See sobib suurepäraselt ettevõtetele, mille eesmärk on tõhustada platvormidevahelisi toiminguid.
- Zoho WorkDrive Administraatorikonsool: Zoho WorkDriveAdmin Console võimaldab teil jälgida kasutajate tegevust, hallata juurdepääsu andmetele ja tagada nõuetele vastavus. See on üks parimaid tsentraliseeritud juhtimise tööriistu.
- Skaleeritav salvestusruum: See on suurepärane ettevõtetele, kes otsivad paindlikku ladustamist. Mitmetasandiliste plaanidega 1 TB kuni 5 TB ja rohkem, Zoho WorkDrive mastaabitakse vaevata ettevõtte vajaduste rahuldamiseks.
Plusse
Miinused
Hinda:
Zoho WorkDrive on veebipõhine failide salvestus-, sünkroonimis- ja koostööplatvorm. Plaanid algavad 2.5 dollarist kasutaja kohta kuus, saadaval on 15-päevane tasuta prooviperiood. Ideaalne meeskonna tootlikkuse suurendamiseks.
15-päevane tasuta prooviversioon
2) SmartSheet
Smartsheet on dokumendihaldussüsteem Vaatasin üle ja leidsin, et see on ideaalne tööriist meeskonnatööks. See on lahendus, mis automatiseerib korduvaid ülesandeid nagu hoiatuste saatmine ja värskenduste haldamine. Hindamise käigus märkasin, et selle krüpteerimismeetodid (256-AES ja TLS 1.2) olid nii usaldusväärsed kui ka turvalised. Smartsheet ühendub sujuvalt selliste tööriistadega nagu Google, Salesforce ja Slack. Selle turunduse ja mitme failivormingu toe mallid on projektijuhtimisel abiks. Minu kogemuse kohaselt on väljaregistreerimise ja sisseregistreerimise funktsioonid suurepärased ülesannete korraldamiseks.
Failivormingud: JPG, PNG, GIF, PDF ja DOC
Dokumenteerige välja-/sisseregistreerimine: Jah
Toetatud platvorm: Windows,MacOS, Android, iOS ja Linux
Tasuta prooviversioon: 30 päeva tasuta prooviperiood (krediitkaarti pole vaja)
Funktsioonid:
- Tsentraliseeritud dokumentide salvestusruum: SmartSheet pakub ühtset platvormi dokumentide salvestamiseks ja korraldamiseks, tagades failide turvalisuse ja kesksest hoidlast leitavad, mis on abiks failihalduse sujuvamaks muutmisel.
- Meeskonna kaustad: Saan oma meeskonnaga tõhusalt koostööd teha, kasutades meeskonnakaustasid, mis sobivad suurepäraselt jagatud dokumentide korraldamiseks. See võib aidata suhtlust sujuvamaks muuta ja tagada, et kõik pääsevad juurde uusimatele failidele.
- Versioonihaldus: Minu eesmärk on hallata dokumentide muudatusi SmartSheetversioonihaldus, mis aitab teil vältida segadust, tagades juurdepääsu kõige värskematele failidele ja säilitades täieliku muudatuste ajaloo.
- Granuleeritud luba: See aitab teil oluliste loaseadetega kontrollida juurdepääsu failidele. See on suurepärane viis tagada, et tundlikke faile vaataksid ainult volitatud kasutajad.
- Pilvepõhine juurdepääsetavus: See lahendus võimaldab teil kõikjalt turvaliselt dokumentidele juurde pääseda ja neid redigeerida. See on ideaalne võimalus meeskondade reaalajas koostöö tõhustamiseks.
- Dokumentide töövood: See automatiseerib korduvaid toiminguid, nagu heakskiidu meeldetuletused, mis on üks parimaid viise käsitsi töö vähendamiseks ja protsesside kiirendamiseks.
- Erinevate failitüüpide tugi: See funktsioon sobib suurepäraselt erinevate meeskondade majutamiseks, kuna see toetab traditsioonilisi ja kaasaegseid vorminguid, mis aitab sujuvalt käsitleda mis tahes tüüpi dokumente.
Plusse
Miinused
Hinda:
Smartsheet on dünaamiline tööruum, mis võimaldab meeskondadel projekte hallata, töövooge automatiseerida ja eesmärke kiiresti saavutada. Plaanid algavad 9 dollarist kuus. Nautige 30-päevast tasuta prooviperioodi. Krediitkaarti pole vaja.
30-päevane tasuta prooviperiood (krediitkaarti pole vaja)
3) Icedrive
Icedrive pakub tähelepanuväärseid funktsioone failide kallal koostööd teha ja jagada. Hindamise käigus leidsin, et selle nutikas vahemälusüsteem pakub kiiret ja lihtsat failidele juurdepääsu muljetavaldavat. See on ideaalne alternatiiv Google Drive, pakkudes teadmisteta krüptimist hoiab teie teavet turvalisena ja saadaval ainult teile.
On tasuta pilvesalvestus tööriist, mis paneb sind tundma, nagu kasutaksid füüsilist kõvaketast. Saate kõik failimajutusteenuste funktsioonid, nagu redigeerimine, kustutamine, üleslaadimine, avamine jne. See on üks parimad pilvesalvestusplatvormid mis on varustatud nutika vahemälu juhtimistoiminguga, mis aitab teil failidele kohe pärast installimist juurde pääseda, ilma sünkroonimist ootamata.
Funktsioonid:
- Faili versioonid: Varasemate failiversioonide säilitamiseks võin tugineda failiversioonile, mis aitab teil vajaduse korral naasta varasemate iteratsioonide juurde. See on oluline muutuste tõhusaks jälgimiseks.
- Virtuaalse draivi integreerimine: Icedrive võimaldab ühendada pilvesalvestusruumi oma arvutisse virtuaalse draivina, pakkudes üht lihtsamaid viise failidele sujuvaks juurdepääsuks nii, nagu oleksid need kohapeal salvestatud, vältides käsitsi sünkroonimist.
- Kliendipoolne krüptimine: Icedrive pakub kõige tõhusamat null-teadmiste krüptimist. See tagab, et failid krüpteeritakse teie seadmes enne üleslaadimist, mis on konfidentsiaalsuse ja turvalisuse säilitamiseks hädavajalik.
- Dokumendivaataja: See sisaldab sisseehitatud dokumendivaaturit, mis võimaldab teil vaadata populaarseid failivorminguid ilma neid alla laadimata. See on suurepärane viis töövoo tõhususe suurendamiseks ja aja säästmiseks.
- Täpsem jagamine: See võimaldab turvalist failide ühiskasutust paroolikaitse ja aegumiskuupäevadega, mis on parim viis tagada, et dokumendid jäävad juurdepääsetavaks ainult ettenähtud adressaatidele.
- Intelligentne vahemälu: See kasutab intelligentset vahemällu salvestamise mehhanismi, mis aitab teil kiiresti juurde pääseda sageli kasutatavatele failidele, minimeerides samal ajal kohaliku salvestusruumi kasutust, mis on suurepärane võimalus tõhusa dokumentide taastamiseks.
Plusse
Miinused
Hinda:
Icedrive pakkumised Kavad algavad 3.99 dollarist kuus 150 GB salvestusruumi eest. 20% allahindlust aastamakselt.
Eluaegne tasuta põhipakett koos 10 GB tasuta salvestusruumiga
4) DocHub
DocHub on terviklik dokumendihalduse ja PDF-failide redigeerimise platvorm. Oma hindamise käigus leidsin, et see sobib suurepäraselt dokumentide töövoogude sujuvamaks muutmiseks ja tootlikkuse suurendamiseks. See rakendus võimaldab teil dokumente sujuvalt redigeerida, allkirjastada ja jagada ilma mitme tööriista vahel vahetamata. See kasutab täiustatud turvameetmeid, mis on üks parimaid viise turvalise dokumentide käitlemise ja valdkonna standarditele vastavuse tagamiseks.
See võimaldab teil PDF-dokumente tõhusalt hallata selliste tööriistadega nagu elektroonilised allkirjad, vormide täitmine ja reaalajas koostöö. DocHubi klienditugi on kättesaadav mitme kanali kaudu, tagades abi kättesaadavuse siis, kui see on vajalik.
Funktsioonid:
- PDF-i redigeerimine ja märkuste lisamine: Võin öelda, et DocHubi PDF-failide redigeerimisvõimalused on üks parimaid viise dokumentide tõhusaks muutmiseks. See võimaldab teil PDF-failidele otse teksti, pilte ja märkusi lisada, vältides vajadust täiendava tarkvara järele.
- Elektroonilised allkirjad: DocHubi abil saaksin seada eesmärgiks dokumenditöötluse täiustamine juriidiliselt siduvate elektrooniliste allkirjade abil. See aitab teil lühendada menetlusaegu, kaotades ära vajaduse printimise ja füüsiliste allkirjade järele, mis on suurepärane viis äriprotsesside kiirendamiseks.
- Vormi loomine ja täitmine: Andmete kogumise sujuvamaks muutmine on oluline. DocHubi vormide loomise ja täitmise funktsioonid pakuvad lahendust kohandatavate mallide ja automatiseeritud väljatuvastusega, mis sobib ideaalselt tõhusaks dokumentide töötlemiseks.
- Pilvede integreerimine: See võib aidata teie töövoogu ühtlustada. DocHub võimaldab teil sujuvalt integreeruda Google Drive, Dropbox, OneDriveja Box, suurepärane valik sujuvaks dokumentide sünkroonimiseks platvormide vahel.
- Reaalajas koostöö: See võib olla abiks meeskonnatöö parandamisel. DocHubi reaalajas koostööfunktsioonid võimaldavad mitmel kasutajal samaaegselt dokumentidega töötada, tagades struktureeritud ja tõhusad töövood.
- Dokumendi mallid: Üks lihtsamaid viise dokumentide loomise kiirendamiseks on DocHubi ulatusliku mallide kogu kasutamine. See võimaldab teil malle kohandada dokumentide kõige tõhusama standardiseerimise saavutamiseks.
- Täpsem otsing: Hea mõte teabe kiireks leidmiseks on DocHubi täiustatud otsingufunktsiooni abil. See aitab teil dokumentidest leida konkreetset sisu, kasutades märksõnu ja metaandmeid dokumentide kõige tõhusamaks otsimiseks.
Plusse
Miinused
Hinda:
DocHub pakub tasuta paketti põhifunktsioonidega. Pro-paketid algavad 8 dollarist kuus kasutaja kohta, lisafunktsioonide ja piiramatu hulga dokumentidega.
Eluaegne tasuta põhipakett
5) bit.ai
Bit.ai on a nutikas dokumendihaldussüsteem mis aitab ettevõtetel hallata teavet projektide, meeskondade ja osakondade lõikes. Uurides leidsin, et see tööriist võimaldab luua piiramatud tööruumid hõlpsalt. Tähtis on korrastada oma dokumente kaustadesse ja alamkaustadesse ning Bit.ai pakub selleks lihtsat viisi. Selle programmi pakutavad teemad sobivad suurepäraselt teie dokumentidele uue ja kaasaegse kujunduse andmiseks.
2016. aastal asutatud Bit.ai on mitmekülgne tööriist, mis sobib suurepäraselt sisu haldamiseks ja loomiseks. See toetab 100+ failivormingut ja pakub 1 GB tasuta salvestusruumi. Kasutajad saavad sujuvast kasu integreerimine Tableau'ga, Box, õhutatav, Figmaja Dropbox. Lisaks pakub Bit.ai malle erinevatele sektoritele, sealhulgas turundusele ja haridusele, ning tagab teie andmete turvalisuse 256-AES ja TLS krüptimisega, mis vastab GDPR-i ja PCI standarditele.
Funktsioonid:
- Skaleeritavad tööruumid: Projektide korraldamiseks meeskondades on kõige parem kasutada Bit.ai skaleeritavaid tööruume. See võimaldab teil säilitada tõhusust olenemata sellest, kas juhite väikest rühma või suurt organisatsiooni.
- Universaalne otsing: Bit.ai universaalne otsingufunktsioon sobib suurepäraselt manustatud sisu ja dokumentide kiireks leidmiseks. See aitab säästa aega, pakkudes kõike, mida vajate ühes kohas.
- Täpsem jagamine: Bit.ai võimaldab täiustatud jagamisvalikuid, nagu jälgitavad lingid ja parooliga kaitstud dokumendid, mis sobivad suurepäraselt turvaliseks jagamiseks ja tundliku teabe üle kontrolli hoidmiseks.
- Interaktiivsed nutikad dokumendid: Saan Bit.ai abil sujuvalt luua interaktiivseid "elavaid" dokumente, mis sobivad suurepäraselt videote, piltide ja muu rikasmeedia integreerimiseks. See võib aidata tõhustada meeskonna koostööd.
- AI geniaalne kirjanik: Bit.ai AI Genius Writer on suurepärane lahendus sisu loomiseks. See aitab teil luua malle, koguda ideid ja tõhustada uurimistööd, säästes aega ja vaeva.
- Reaalajas koostöö: Minu eesmärk on teha oma meeskonnaga reaalajas koostööd, kasutades Bit.ai-d, mis võimaldab mul asukohast sõltumata pingutuseta koostööd teha. See on üks tõhusamaid viise tootlikkuse suurendamiseks.
- Kohandatavad mallid: See funktsioon pakub sadu eelnevalt valmistatud malle SOP-ide, koosolekute märkmete ja õpetuste jaoks. See on suurepärane võimalus muuta sisu loomine kiireks ja professionaalseks.
Plusse
Miinused
Hinda:
Tool Bit.ai pakub plaane alates 8 dollarist kuus koos 25% allahindlusega iga-aastastele maksetele. Saate seda proovida ka 7-päevase tasuta prooviperioodiga.
Link: https://bit.ai/
6) IncoDocs
IncoDocs on lahendus, mis teid aitab hallata dokumente digitaalselt eksportijatele ja kaubandusettevõtetele. Analüüsi käigus leidsin, et see on üks parimaid tööriistu müügi- ja tarnefailide loomiseks lühema ajaga. See minimeerib käsitsi andmete sisestamist ja aitab vältida viivitusi saadetistes. IncoDocs võimaldab meeskondadel ühises tööruumis koostööd teha, mis on kaugülesannete jaoks hädavajalik. Samuti salvestab see dokumendimallid turvaliselt pilves, pakkudes tõhusamat ekspordiprotsessi.
IncoDocs on 2016. aastal asutatud mitmekülgne dokumendihaldustarkvara, millele pääseb juurde mis tahes seadmest. See võimaldab teil saate hõlpsalt kommertsarveid koostada ja pakub malle erinevate müügidokumentide jaoks. Tööriist integreerub sujuvalt Xero ja QuickBooksiga ning toetab mitut failivormingut.
Funktsioonid:
- Korduvkasutatavad andmekogud: Minu arvates on kasulik kasutada korduvkasutatavaid andmekogusid, mis võimaldavad salvestada toote üksikasju ja kontaktteavet. See on üks lihtsamaid viise korduvate kirjete aja säästmiseks.
- Digital Allkiri: See suurepärane lahendus aitab teil dokumente digitaalselt allkirjastada ja tembeldada Digital on allkirjad ja ettevõtte pitsatid, mis välistavad printimise ja skannimise sujuva ja paberivaba töövoo jaoks.
- Integratsioon: Hea mõte on kaaluda selle API- ja süsteemiintegratsioone, mis võimaldavad teil luua ühenduse ERP-i, TMS-i ja muude süsteemidega. See on üks tõhusamaid viise käsitsi töökoormuse vähendamiseks.
- Dokumendi mallid: Juurdepääs enam kui 30 UNLK-ga joondatud mallile, sealhulgas kommertsarvetele, on oluline, Billkonossemendi ja päritolusertifikaadid. See aitab teil tagada vastavuse rahvusvahelistele standarditele.
- kuupäev Synchroniseerimine: See funktsioon aitab teil minimeerida vigu, sisestades saadetise üksikasjad üks kord põhifaili, kusjuures andmed sünkroonitakse automaatselt seotud dokumentidega.
- Pilvepõhine tööruum: See sobib suurepäraselt koostööks meeskonnaliikmetega jagatud pilvepõhises keskkonnas, võimaldades teil dokumentidele reaalajas juurde pääseda ja suurendada töö läbipaistvust.
- Turvaline dokumentide jagamine: See funktsioon on suurepärane tundliku teabe turvaliseks edastamiseks partneritele ja klientidele, aidates teil vältida andmetega seotud rikkumisi ja tagada tõhususe.
Plusse
Miinused
Hinda:
IncoDocs lihtsustab impordi/ekspordi dokumenteerimist, suurendades ülemaailmse kaubanduse tõhusust. Hind: 29 dollarit kuus, 20% aastas. Nautige eluaegset tasuta põhipaketti. Muutke oma kaubandust sujuvamaks, korraldage ja kiirendage.
Link: https://incodocs.com/
7) Šabloon
Templafy on suurepärane dokumendihalduslahendus. Analüüsisin selle funktsioone ja see avaldas mulle muljet oma võimega näidata töötajatele nende rollidest lähtuvalt õiget sisu. The juhtpaneelil on lihtne navigeerida ja see võimaldab teil sisu ilma probleemideta hallata. Hindamise käigus nägin, kuidas see seob DMS-i andmed otse dokumentidega, luues kiiremad töövood. Soovitan seda ettevõtetele, kes soovivad hoida oma dokumentide säilitamise täpset ja usaldusväärset.
2016. aastal asutatud Templafy võimaldab ühendada ja kombineerida DMS-i andmeid, pakkudes pilvesalvestuslahendus mis tagab juurdepääsu dokumentidele erinevatest seadmetest, näiteks tahvelarvutitest ja nutitelefonidest.
Funktsioonid:
- Automaatne dokumentide genereerimine: Sain koostada täisvormitud dokumente reeglipõhise automatiseerimise ja GenAI abil. See on üks lihtsamaid viise sisemistest teegidest või kolmandate osapoolte integratsioonidest ajakohase sisu hankimiseks.
- Tsentraliseeritud sisuteegid: Templafy võimaldab juurdepääsu kõigile varadele ühes kohas, mis sobib suurepäraselt isikupärastatud teekide loomiseks. See võib aidata tõhusust tõsta ilma erinevate rakenduste vahel ümberlülitamata.
- E-posti allkirjade haldamine: Templafy aitab teil luua ja hallata meiliallkirju madala koodisisaldusega keskkonnas. Kõige parem on värskendused või kampaaniad kiiresti kasutusele võtta ilma IT-abi vajamata.
- Nutikad mallid: Saan tagada järjepidevuse ja vastavuse, lisades mallidesse automaatselt visuaalse identiteedi, brändijuhised ja juriidilised lahtiütlemised. See aitab säästa aega ja vältida käsitsi vigu erinevate dokumenditüüpide puhul.
- Dünaamiline sisu integreerimine: See on suurepärane viis vajalike elementide automatiseerimiseks, tõmmates sisu sisemistest ja välistest teegidest. See võimaldab teil tõhusalt kohandada, säilitades vajaduse korral vastavuse.
- Reaalajas mallihaldus: See aitab teil tsentraliseeritud mallihalduse abil kõike kursis hoida. Võib olla kasulik tagada, et kõik kasutajad pääseksid reaalajas juurde uusimatele versioonidele.
- Kasutajate haldamine: Oluline on hallata kasutajaprofiile ja juurdepääsutasemeid tsentraliseeritud administraatoripaneeli kaudu. See võimaldab teil sisuhaldust intuitiivselt skaleerida ja turvata.
Plusse
Miinused
Hinda:
Templafy suurendab dokumentide loomise ja haldamise tõhusust. Hinna saamiseks võtke ühendust müügimeeskonnaga.
Link: https://www.templafy.com/home/platform/
8) Bitrix24
Trong môi trường làm việc ngày ei, việc lưu trữ và cộng tác trên tài liệu không chỉ là nhu cầu cơ còchìn, màl để giữ cho dự án luôn đúng tiến độ và dữ liệu được bảo mật. Bitrix24 ra đời như một "trung tâm quản lý tài liệu" toàn diện, mang lại cho doanh nghiệp mọi công cụ cếtần thiột sẻ và bảo vệ thông tin một cach hiệu quả.
Được thành lập từ năm 2012, Bitrix24 hiện cung cấp 5 GB mälupulka cùng khả năng hoạt động trên đám mây hoặc tại chỗ (kohapealne), thậm chí cho phép truy cập mã nguồn. Điều này giúp các nhóm, từ startup nhỏ đến tập đoàn lớn, đều có thể tùy chỉnh theo riêng cng.
Funktsioonid:
- Cộng tác thời gian thực: Đồng chỉnh sửa tài liệu với đồng nghiệp hoặc đối tác ngoài công ty, đảm bảo mỪànảcÝi luọi ngư cùng một phiên bản.
- Lưu trữ & chia sẻ tập tin an toàn: Tài liệu, video, bản trình bày… đều được lưu trữ tập trung, dễ dàng chia sẻ nhưng vẫn kiểm soát chẫn kiểm soát chẫn cập.
- Lịch sử phiên bản & khóa tài liệu: Tránh rủi ro chỉnh sửa nhầm và giữ toàn vẹn dữ liệu với hệ thống theo dõi từng thay đổi.
- Quyền truy cập linh hoạt: Chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu ệu quan trọng, bết liệu nhạy cảm.
- Tạo & chỉnh sửa tài liệu trực tiếp: Hỗ trợ docx, pptx, xlsx với trình soạn thảo trực tuyến, giúp nhóm cộng tác mà không cần phần mềngm bề.
- Ứng dụng di động: (tõenäoliselt viidatakse sellele, kuidas Ứng dụng di động'i ajal kulgeb.) Truy cập và chỉnh sửa tài liệu khi đang di chuyển, giữ nhịp làm việc liên tục ngay cả ngoòngăn ph.
- Quy trình phê duyệt tự động: Tối ưu vòng đời tài liệu với töövoog thông minh, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Plusse
Miinused
Giá cả: (tõenäoliselt puudub tõlge)
Bitrix24 cung cấp các gói miễn phí và các gói trả phí bắt đầu từ 49 dollarit/tšang, với ưu đãi giảm đến 20% khi thanh toán hàng năm. Ngoài ra, bạn có thể trải nghiệm đầy đủ tính năng với bản dùng thử miễn phí 15 ngày.
Với Bitrix24, doanh nghiệp của bạn không chỉ quản lý tài liệu tốt hơn, mà còn biến việc cộng táchlhàn tranh.
Link: https://www.bitrix24.vn/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php
8) Bitrix24
Bitrix24 pakub suurepärane lahendus meeskonnale, kes vajab dokumendihaldustarkvara. Vaatasin selle funktsioonid üle ja on ideaalne väikestele või suurtele meeskondadele. See toetab nii pilve- kui ka kohapealseid süsteeme ning pakub juurdepääsu lähtekoodile. See tööriist on abiks oluliste failide, sealhulgas videote, dokumentide ja esitluste salvestamiseks isiklikuks või jagatud kasutamiseks. Minu arvates oli selle versioonijälgimissüsteem failide korraldamisel muljetavaldav.
24. aastal asutatud Bitrix2012 pakub a dokumendihalduse keskus koos 5 GB tasuta salvestusruumi. See salvestab dokumendid automaatselt teie kontole, toetab mitut failivormingut ja pakub konfigureeritavaid juurdepääsuõigusi. Bitrix24 on ideaalne neile, kes otsivad kõikehõlmavat, turvalist ja tõhusat dokumendihalduslahendust.
Funktsioonid:
- Reaalajas koostöö: Oluline on sujuva meeskonnatöö olemasolu. Bitrix24 võimaldab teil redigeerida dokumente samaaegselt kolleegide või väliskasutajatega, tagades, et projektid on ajakohased ja organiseeritud.
- Failide salvestamine ja jagamine: Suurepärane viis failide kaitsmiseks on kasutada Bitrix24 failisalvestusvõimalusi. See aitab teil faile hõlpsalt salvestada ja jagada, tagades samal ajal juurdepääsu lauaarvutitest ja mobiilseadmetest.
- Versiooni ajalugu: See funktsioon võimaldab teil jälgida muudatusi versiooniajaloo kaudu ja dokumendi lukustamine aitab vältida juhuslikke muudatusi kriitiliste värskenduste ajal. See on parim andmete terviklikkuse tagamiseks.
- Juurdepääsuload: Tundlike andmete kaitsmiseks on hea mõte konfigureerida juurdepääsuõigused. Bitrix24 aitab teil tagada, et ainult volitatud töötajad saavad vaadata ja redigeerida olulisi dokumente.
- Dokumendi loomine ja redigeerimine: Saan luua ja redigeerida dokumente, arvutustabeleid ja esitlusi reaalajas rakendusega Bitrix24, mis toetab selliseid vorminguid nagu docx, pptx ja xlsx. See võib aidata tõhustada meeskondadevahelist koostööd.
- Mobiilne juurdepääs: Bitrix24 mobiilirakenduse kasutamine on kasulik dokumentidele juurdepääsuks, nende muutmiseks ja jagamiseks liikvel olles. See on ideaalne väljaspool kontorit produktiivseks jäämiseks.
- Automatiseeritud dokumentide töövood: Üks tõhusamaid viise dokumentide kinnitamise sujuvamaks muutmiseks on Bitrix24 automatiseeritud töövood. See aitab teil tagada järjepidevuse ja õigeaegse töötlemise meeskondade vahel.
Plusse
Miinused
Hinda:
Bitrix24 pakub taskukohaseid plaane alates 49 dollarist kuus. Iga-aastastelt maksetelt saate kuni 20% allahindlust. Avastage 30-päevase tasuta prooviperioodiga.
Link: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php
9) Bynder
Bynder on sisuhalduse tipptasemel valik. Testisin selle dokumendihaldusvõimalusi ning see muutis minu töövood kiiremaks ja tõhusamaks. See on suurepärane professionaalidele, kes peavad kiiresti videoid looma ja oma meeskondadele edastama. Soovitan pöörata tähelepanu selle võimele tagada kaubamärgi vastavus. Minu kogemuse kohaselt on see tööriist suurepärane varahalduse lihtsustamiseks.
Bynder asutati 2013. aastal ning seda kiidetakse loomingulise sisu elutsükli kiirendamise ja võimaldamise eest turvaline failide jagamine, sisemiselt ja väliselt. See sobib suurepäraselt organisatsioonidele, mille eesmärk on tõhus ja turvaline sisuhaldus ja koostöö.
Funktsioonid:
- Digital Asset Management (DAM): Bynder aitab teil korraldada ja juhtida varasid, nagu pildid, videod ja dokumendid, ühes süsteemis. See võib aidata töövooge sujuvamaks muuta ja tagada ressursside kõige tõhusama kasutamise.
- Rikasmeedia tugi: Võin kindlalt öelda, et Bynder sobib suurepäraselt keerukate failitüüpide haldamiseks. See võimaldab teil hõlpsalt hallata pilte ja videoid, suurendades dokumendihalduse paindlikkust.
- Pildi automaatne märgistamine: Bynder võimaldab teil AI abil piltide märgistamist automatiseerida, muutes failide kategoriseerimise ja tõhusa otsimise lihtsamaks. See on parim korduvate ülesannete lihtsustamiseks.
- Video taasesitus: Tänu selle otsesele taasesituse funktsioonile saaksin Bynderit kasutada videosisu hõlpsaks ülevaatamiseks ja sellega koostöö tegemiseks. See on suurepärane võimalus meeskondadele, kes vajavad sujuvat videote jagamist.
- Tsentraliseeritud raamatukogu: Ühtse hoidla olemasolu on hädavajalik ja Bynder aitab teil säilitada turvalist teeki, et tagada meeskonnale järjepidev juurdepääs ja varade organiseerimine.
- Brändi järjepidevus: See lahendus sobib suurepäraselt brändi identiteedi tagamiseks tööriistadega, mis võimaldavad teil materjale oma brändijuhistega joondada. See võib olla kasulik järjepideva sõnumivahetuse jaoks.
Plusse
Miinused
Hinda:
Bynder pakub erinevaid brändi- ja digitaalvarahalduse funktsioone. Hinnapakkumise saamiseks võtke ühendust müügimeeskonnaga.
Link: https://www.bynder.com/en/document-management-system/
10) FileNeti sisuhaldur
FileNet Content Manager on tähelepanuväärne tööriist, mis võimaldab hankida dokumentidest väärtuslikku teavet. Vaatasin selle omadused üle ja leidsin, et see on pakub töövoogude kõrval ettevõtte tasemel turbe-, salvestus- ja sisulahendusi mida on lihtne rakendada. Sain turvaliselt juurde pääseda mitmele sisupoele ja märkasin, kuidas see failide klassifitseerimist sujuvalt automatiseerib. See võib aidata meeskondi, kes soovivad teha koostööd kiiremini ja vähem vaeva, muutes selle dokumendihalduse jaoks suurepäraseks valikuks.
FileNet Content Manager, mis asutati 1982. aastal, võimaldab teil oma API kaudu sisuteenuseid sujuvalt üles ehitada ja oma ettevõttesse integreerida. Kasutades selliseid integratsioone nagu Salesforce, pakub see malle PowerPointi ja e-posti jaoks.
Funktsioonid:
- Sisu jäädvustamine ja indekseerimine: FileNeti sisuhalduriga saan dokumente automaatselt jäädvustada, indekseerida ja korraldada, vähendades sellega käsitsi tööd. See on suurepärane tõrgeteta juurdepääsu ja otsimise tagamiseks, eriti kui tegemist on suure andmemahuga.
- Täpsemad otsinguvõimalused: FileNet Content Manager võimaldab teil kiiresti leida dokumente metaandmete ja täistekstiotsingu abil. See aitab teil konkreetset sisu tõhusalt leida, mis on suurepärane aja säästmiseks dokumendihaldustoimingutes.
- AI-toega sisu ülevaade: Struktureerimata andmete analüüsimine on hädavajalik ja FileNet Content Manager teeb selle võimalikuks, võimendades AI-toega tööriistu. See aitab teil saada teavet ja automatiseerida sisu klassifitseerimist, mis on suurepärane viis tootlikkuse suurendamiseks.
- Koostöö sisuga: See funktsioon sobib suurepäraselt reaalajas koostöö hõlbustamiseks. Saan hõlpsasti faile FileNet Content Manageris jagada, redigeerida ja märkmeid teha ilma tööriistu vahetamata. See on üks parimaid võimalusi meeskonnatöö sujuvamaks muutmiseks.
- Turvaline dokumentide hoiustamine: Andmete turvalisuse tagamisest on abi rollipõhiste juurdepääsukontrollide ja krüptimisega. FileNeti sisuhalduri eesmärk on kaitsta tundlikku teavet, järgides samal ajal valdkonna määrusi.
- Töövoo automatiseerimine: See lahendus sobib suurepäraselt dokumendikesksete töövoogude automatiseerimiseks. FileNet Content Manager võimaldab teil parandada tõhusust ja hallata ülesandeid järjepidevalt, mis on kõige tõhusam viis korduvate protsesside lihtsustamiseks.
- Skaleeritav sisuhaldus: Pean mastaapsust oluliseks kasvavate ärivajaduste haldamisel. FileNet Content Manager pakub suurepärast võimalust hallata suuri dokumendimahtusid oma skaleeritava arhitektuuriga, muutes selle ideaalseks lahenduseks igas suuruses organisatsioonidele.
Plusse
Miinused
Hinda:
FileNet Content Manager on tugev sisuhalduslahendus. Küsi hinnapakkumist Müügilt.
Link: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager
11) Zoho projektid
Zoho Projects on suurepärane tööriist dokumentide haldamiseks ja koostööks. Testisin seda tööriista ja leidsin, et see sobib suurepäraselt projektide planeerimine, ülesannete määramine ja oma meeskonnaga kontakti hoidmine. Minu arvates on see üks parimaid lahendusi erinevat tüüpi failide, nagu dokumendid, graafika, videod, aruanded ja arvutustabelid, haldamiseks ühes kohas. On kasulik jagada oma organisatsiooni faile ilma keerukuseta. Soovitan seda tööriista dokumentide versioonide jälgimine ja haldamine kergusega. Selle otsingufunktsioon võimaldab teil kiiresti leida faile pealkirjas või sisus olevate märksõnade järgi, muutes selle suurepäraseks valikuks.
Funktsioonid:
- Tsentraliseeritud failisalvestus: Zoho Projects võimaldab hallata kõiki oma faile, sealhulgas dokumente, arvutustabeleid ja graafikat, ühes tsentraliseeritud asukohas. See aitab vältida segadust ja hoida kõike ühes kohas korraldatuna.
- Versioonihaldus: Võin kinnitada, et Zoho Projects on üks parimaid viise muudatuste, muudatuste ja värskenduste jälgimiseks. See aitab teil säilitada failiversioonide selgust koos üksikasjalike märkuste ja autoriteabega.
- Võimsad otsingutööriistad: Failide kiire leidmine on hädavajalik ja Zoho Projectsi võimsad otsingutööriistad võimaldavad teil leida dokumente pealkirjade või märksõnade abil. See võib aidata projekti töövooge sujuvamaks muuta.
- Reaalajas koostöö: See funktsioon võimaldab teil faile reaalajas märkmeid teha, kommenteerida ja üle vaadata. See on suurepärane viis suhtlemishäirete vähendamiseks ja sujuva meeskonnatöö tagamiseks.
- Hierarhiline kausta korraldus: Zoho projektides on hea kasutada hierarhilisi kaustu. See võimaldab teil korraldada faile oma meeskonna töövoo alusel, muutes navigeerimise lihtsaks ja intuitiivseks.
- Auditi logid: Zoho Projectsi auditilogid aitavad teil säilitada läbipaistvust ja vastavust. See võib aidata struktureeritult jälgida kõiki dokumentidega seotud tegevusi, sealhulgas muudatusi ja külastusi.
- Automatiseeritud töövoohaldus: Korduvate toimingute, nagu redaktsioonide jälgimise, automatiseerimine on üks lihtsamaid viise aja säästmiseks. Zoho Projects aitab teil töövooge sujuvalt hallata tõhusust.
Plusse
Miinused
Hinda:
Zoho Projects pakub plaane alates 4.25 dollarist kuus koos 20% allahindlusega iga-aastastele maksetele. Proovige seda 10-päevase prooviperioodiga tasuta. Krediitkaarti pole vaja.
Link: https://www.zoho.com/projects/
Mis on dokumendihaldussüsteem?
Dokumendihaldussüsteem on pilvepõhine automatiseeritud lahendus äridokumentide ja -failide loomiseks, korraldamiseks, jagamiseks ja turvamiseks. See võimaldab teil oma dokumendi versiooni ilma probleemideta jälgida. See pilvesalvestussüsteem pakub kiiremat ülevaatamist ja kinnitamise töövoogu erinevatele sidusrühmadele, kes asuvad mitmes geograafilises asukohas. See võimaldab teil tahvelarvutitest ja nutitelefonidest hõlpsasti juurde pääseda äridokumentidele.
Kuidas valisime parima dokumendihaldustarkvara?
At Guru99, seame esikohale usaldusväärsuse ja püüame pakkuda täpset, asjakohast ja objektiivset teavet. Pärast üle 110 tunni pühendamist 39+ uurimisele parimad dokumendihaldussüsteemid, olen hoolikalt valinud parimad valikud, nii tasuta kui ka tasulised. See kõikehõlmav juhend pakub põhjalikku teavet vaadake iga süsteemi funktsioone, plusse ja miinuseid ning hindu, veendumaks, et teil on usaldusväärseid teadmisi vaja teadliku otsuse tegemiseks. Parima dokumendihaldustarkvara valimisel on olulised sellised tegurid nagu turvalisus, kasutajaliides ja integreerimisvõimalused. Kontrollige allpool olulisi tegureid, et tagada tarkvara vastavus teie konkreetsetele nõuetele.
- Otsimine: Vajalike failide kiireks leidmiseks peate otsima mitmesuguseid võimalusi. Hea, et see võimaldab otsida dokumente nime, sisu, tüübi ja muutmiskuupäeva järgi.
- Lihtne failistruktuur: Dokumendihaldussüsteemil peab olema lihtsalt kasutatav failistruktuur.
- Versioonihaldus: Versioonikontroll või versioonide loomine on dokumendihaldustarkvara oluline funktsioon, mis võimaldab teil jälgida failides tehtud muudatusi. Parim DMS peaks säilitama ka vanade versioonide arhiivi. Seetõttu näete dokumentides hõlpsasti tehtud muudatusi.
- Mobiilne juurdepääs: Peate otsima dokumendihaldussüsteemi, mis on juurdepääsetav tahvelarvutite ja nutitelefonide kaudu. See võimaldab teil faile vaadata, muuta ja jagada mis tahes kohast.
- Integratsioon: Dokumendihaldussüsteem peaks hõlpsasti integreeruma muu juba kasutatava tarkvaraga, nagu CRM-tarkvara ja meiliklient.
- Skaneerimine: Dokumendihaldustarkvara peaks pakkuma dokumentide skannimise funktsiooni.
- Turvalisus: Dokumendihaldussüsteem peab võimaldama teil määrata konkreetsele kasutajale kaustadele ja failidele juurdepääsu õigused.
Milline on parim viis dokumentide esitamiseks?
Siin on parimad viisid dokumentide esitamiseks:
- Tähestikuline failisüsteem: Parim viis dokumentide esitamiseks on esitada dokumendid tähestikulises järjekorras. Kausta nimi peaks vastama dokumentide nimele.
- Numbriline failisüsteem: Ettevõtted, kes vajavad mitmeid dokumente, näiteks arveid, peaksid looma numbrilise failisüsteemi.
- Kategooriate esitamise süsteem: Peate oma failid korraldama vastavalt kategooriatele, nagu isiklikud, turundus-, haldus- ja kliendiandmed. Samuti on võimalik lisada iga kategooria alamteemad vastavalt oma vajadustele.
Kuidas elektrooniline dokumendihaldussüsteem töötab?
Siin on dokumendihaldussüsteemi tööprotsess:
- Jäädvustage dokumendid: Dokumentide jäädvustamise vahend aitab teil failid salvestada, et saaksite need hiljem hõlpsasti üles leida. See on võimalik tänu DMS-i indekseerimisfunktsioonile. Saate lisada ka metaandmeid, et neid probleemideta otsida.
- Keskne dokumentide hoidla: DMS-il on keskne dokumentide salvestusruum. See on oluline mitmest kohast pärit dokumentide haldamiseks ja säilitamiseks.
- Dokumentide otsimine ja levitamine: DMS sisaldab dokumentide otsimist ja levitamist. Oluline on tagada, et kasutate ja jagate oma dokumente probleemideta.
Millised on dokumendihaldustarkvara juurutusvalikud?
Dokumendihaldustarkvaral on kaks juurutusvalikut: 1) pilvepõhine tarkvara ja 2) kohapealne tarkvara.
1. Pilvepõhine tarkvara:
Pilvepõhist tarkvara hostitakse arvutisse installimise asemel Interneti kaudu. See võimaldab teil oma dokumentidele juurde pääseda mis tahes kohast.
Pilvepõhisel tarkvaral on järgmised juurutusvalikud.
- Sellel on madalamad dokumendihalduskulud ja lihtne skaleeritavus.
- Andmeid hoitakse kolmandate osapoolte serverites. See vähendab selle kontrollimise koormust.
- Juurdepääs mis tahes Interneti-ühendusega seadmest.
2. Kohapealne tarkvara:
Kohalik tarkvara on üldiselt kohalikku süsteemi installitud rakendused. See võimaldab teil oma andmeid hõlpsalt konfigureerida, hallata ja juhtida.
Kohapealsel tarkvaral on järgmised juurutusvalikud.
- Seda tüüpi tarkvara esialgsed kulud on suuremad, kuid sellel pole korduvaid kulusid.
- See võtab kaua rakendamisaega.
- Uuenduste eest vastutab kasutaja.
- Kõik teie andmed salvestatakse isehallatavatesse serveritesse, mis annavad kasutajatele nende üle hea kontrolli.
- See on andmete kontrolli ja turvalisuse osas kohandatav.
otsus
Dokumendihalduse tarkvara lihtsustab failide turvalist korraldamist, salvestamist ja neile juurdepääsu. Minu arvates on see oluline ettevõtete jaoks, kes soovivad töövoogusid sujuvamaks muuta ja meeskonna koostööd tõhustada. See on turvaline ja usaldusväärne lahendus, mis pakub versioonikontrolli, vastavuse ja integreerimise funktsioone. Vaadake allpool minu otsust selle kategooria kõrgeima hinnanguga tööriistade kohta.
- Zoho WorkDrive: Tugev platvorm, mis pakub nutikat otsingut, piiramatut versioonide loomist, sujuvat koostööd ja integreerimist 5000+ rakendusega. See on turvaline, kasutajasõbralik ja ideaalne igas suuruses ettevõtetele.
- Smartsheet: Põhjalik tööriist töövoogude automatiseerimiseks ja projektide haldamiseks koos reaalajas aruandluse ja integreerimise võimalustega.
- Icedrive: See pakub märkimisväärseid funktsioone failide jagamiseks ja koostööks. See on tasuta pilvesalvestustööriist, mis tekitab tunde, nagu kasutaksite füüsilist kõvaketast.
KKK
Zoho WorkDrive on veebipõhine failisalvestus- ja sisukoostööplatvorm kaasaegsetele meeskondadele, väikeettevõtetele ja suurettevõtetele. See pakub nutikat otsingut failide viivitamatuks toomiseks ja piiramatut versiooniajalugu dokumentide taastamiseks.