Kirjavahetus sisse SAP – Konfiguratsioon ja tüübid

Saadaval on erinevad standardsed kirjavahetuse tüübid nagu arve printimine, konto väljavõte jne. Samuti saab luua kohandatud kirjavahetuse tüüpe.

Kirjavahetust saab luua konkreetse äritehingu töötlemise ajal või hiljem juba loodud tehingute kirjete jaoks.

Kirjavahetust saab kliendile/müüjale saata erinevates vormingutes, nagu e-post ja faks. Kirjavahetus on põhimõtteliselt kirjad jms, millest saadetakse SAP müüjale/kliendile jne.

Kirjavahetust saab luua individuaalselt või kollektiivselt, ad hoc või automatiseeritud pakktöö kaudu.

Kirjavahetuse liigid

Järgnevalt on toodud erinevate standardsete kirjavahetuse tüüpide näidisloend, mida saab kopeerida konkreetse kohandatud vormi, programmi vms loomiseks.

Kirjavahetuse tüüp	Kirjavahetus Descriptioon	Printimisprogramm	Nõutavad andmed	Näidisstandard SAP Skripti vorm
SAP01	Makseteatised	RFKORD00	Dokumendi number	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Konto väljavõtted	RFKORD10	Konto number ja kuupäev	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill vahetustasude väljavõtted	RFKORD20	Dokumendi number	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Sisedokumendid	RFKORD30	Dokumendi number	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Üksikud kirjad	RFKORD40	Konto number	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Dokumendi väljavõtted	RFKORD50	Dokumendi number	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Klientide avaldused	RFKORD11	Kliendi number ja kuupäev	F140_CUS_STAT_01

Kuidas teha kirjavahetuse konfigureerimist

Kirjavahetuse konfigureerimine SAP saab läbi viia järgmiste sammude abil

Samm 1) Määratlege kirjavahetuse tüüp

Tee: – SPRO > Finantsarvestus (uus) > Debitoorsed arved ja võlgnevused > Kliendikontod > Reaüksused > Kirjavahetus > Tehke ja kontrollige kirjavahetuse sätteid > Määratlege kirjavahetuse tüübid

Tehingu kood: -OB77

Siin erinevaid SAP standardsed kirjavahetuse tüübid on saadaval. Saate luua ka kohandatud kirjavahetuse tüübid. Saate määrata, milliseid andmeid on vaja kirjavahetuse genereerimiseks, nt konto väljavõtte jaoks saab määrata, et väljavõtte jaoks on vajalik klient/müüja kapten. Samuti saate määrata kuupäeva parameetrid ja kuupäeva valimisel kuvatava teksti.

2. samm) määrake programm kirjavahetuse tüübile

Tee:-SPRO > Finantsarvestus (uus) > Debitoorsed arved ja võlgnevused > Kliendikontod > Reaüksused > Kirjavahetus > Tehke ja kontrollige kirjavahetuse sätteid > Määra programmid kirjavahetuse tüüpidele

Tehingu kood: -OB78

Siin tuleb siduda kirjavahetuse generaatori programm kirjavahetuse tüübiga. Samuti saate erinevate ettevõtte koodide jaoks määrata erinevaid programme. (Samuti saate siin määrata programmi käivitatava vaikevariandi. Sellise variandi saate luua tehingust SE38/ SA38 programmi jaoks.)

Samuti saate luua oma kohandatud programmi standardprogrammi koopiana ja teha sobivaid muudatusi, mis vastavad teie kliendi konkreetsetele vajadustele.

3. samm) Määrake kirjavahetuse tüübi kutsumisfunktsioonid

Tee:-SPRO > Finantsarvestus (uus) > Debitoorsed arved ja võlgnevused > Kliendikontod > Reaüksused > Kirjavahetus > Tehke ja kontrollige kirjavahetuse sätteid > Määrake sissekutsefunktsioonid

Tehingu kood: -OB79

Siin peate määrama, mis ajahetkel saate luua konkreetse kirjavahetuse tüübi. Samuti saate erinevate ettevõttekoodide jaoks määrata erineva seadistuse. Saadaval on erinevad valikud: -

• Dokumendi sisestamise ajal (nt FB50, FB60 jne)
• Maksete postitamise ajal (nt F-28, F-26 jne)
• Dokumendi kuvamise või muutmise ajal (nt FB02, FB03 jne)
• Konto kuvamise ajal (nt FBL1N, FBL5N jne)

4. samm) Määrake kirjavahetuse vorm kirjade printimise programmile

Tee:-SPRO > Finantsarvestus (uus) > Debitoorsed arved ja võlgnevused > Kliendikontod > Reaüksuste kirjavahetus > Tehke ja kontrollige kirjavahetuse sätteid > Määratlege kirjavahetuse vorminimed Prindi

Tehingu kood: -OB96

Siin tuleb määrata, milliste vormide definitsiooni kirjavahetuse printimisprogramm kasutab. Samuti saate erinevate ettevõttekoodide jaoks määrata erineva seadistuse. ( SAP Skripti vorm määratakse tehingu abil SE71, kus erinevad andmed on töötlemiseks paigutatud väljundvormingusse. See SAP Skriptivorm määrab väljundi paigutuse.)

Võite kasutada ka kahekohalisi vormi ID-sid, mille abil saate kutsuda erinevaid vorme sama ettevõtte koodi erinevate vormi ID-de jaoks.

Selle vormi ID saab anda kirjavahetust genereeriva prindiprogrammi valikukuval. Saate valida kirjavahetuse tüübi jaoks korraga ainult ühe vormi ID. Saate luua mitut kirjavahetustüüpi, käivitades erinevad vormi ID-d.

5. samm) Määratlege kirjavahetuse jaoks saatja üksikasjad

Tee:-SPRO > Finantsarvestus (uus) > Debitoorsed arved ja võlgnevused > Kliendikontod > Reaüksused > Kirjavahetus > Tehke ja kontrollige kirjavahetuse sätteid > Määratlege kirjavahetuse vormi saatja üksikasjad

Tehingu kood: -OBB1

Siin saate linkida päise, jaluse, allkirja ja saatja üksikasjad. See tekst on määratletud ülaltoodud teksti ID-ga tehingu SO10 abil (nt ADRS). Erinevate ettevõttekoodide jaoks saate määrata ka erineva seadistuse. (Samuti saab määrata kahekohalise saatja variandi, mille saate anda printimisprogrammi valikuparameetritele. See võimaldab sama ettevõtte koodi sees erinevaid saatja andmeid.)

6. samm) Määratlege kirjavahetuse sortimise variandid

Tee:-SPRO > Finantsarvestus (uus) > Debitoorsed arved ja võlgnevused > Kliendikontod > Reaüksused > Kirjavahetus > Tehke ja kontrollige kirjavahetuse sätteid > Määratlege kirjavahetuse sortimisvariandid

Tehingu kood: -O7S4

Siin saab määrata, millises järjekorras kirjavahetus kirjad genereeritakse. Näiteks kui koostate konto väljavõtte mitmele hankijale, sorteeritakse hankijad selles järjekorras ja seejärel genereeritakse kiri. Selle sortimisvariandi saab anda kirjavahetust genereeriva prindiprogrammi valikukuval.

7. samm) Määratlege kirjavahetuse reaüksuste sortimisvariandid

Tee:-SPRO > Finantsarvestus (uus) > Debitoorsed arved ja võlgnevused > Kliendikontod > Reaüksused > Kirjavahetus > Tehke ja kontrollige kirjavahetuse sätteid > Määratlege reaüksuste sortimisvariandid

Tehingu kood: -O7S6

Siin saab määrata, millises järjekorras erinevad reaüksused kirjavahetuskirjades kuvatakse. Näiteks kui hankija konto väljavõttel on mitu arvet, siis arved sorteeritakse selles järjekorras ja seejärel genereeritakse kiri.

Selle sortimisvariandi saab anda kirjavahetust genereeriva prindiprogrammi valikukuval.

Kirjavahetuse põlvkond

Nagu varem näidatud ka helistamispunkti konfigureerimisel, saab kirjavahetust genereerida järgmistel aegadel: -

1. Dokumendi sisestamise ajal (nt FB50, FB60 jne)
2. Maksete postitamise ajal (nt F-28, F-26 jne)
3. Dokumendi kuvamise või muutmise ajal (nt FB02, FB03 jne)
4. Konto kuvamise ajal (nt FBL1N, FBL5N jne)

Kirjavahetust saab luua konkreetse dokumendi või hankija(te)/kliendi(te) konto jaoks. Järgnevad slaidid selgitavad kirjavahetuse loomist erinevatel viisidel ja selle printimist.

Kirjavahetuse loomine (meetod A):-

Kirjavahetust saab luua dokumendi loomise, muutmise või kuvamise ajal.

Selleks avage Keskkond > Kirjavahetus ja valige sobiv kirjavahetuse tüüp, nt vaadake allolevat ekraani FB70 kliendi arve koostamine:-

Samamoodi saate luua kirjavahetuse dokumendi kuvast / tehingu muutmisest, näiteks FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N jne.

Kirjavahetuse loomine (meetod B)

Olemasolevate jaoks raamatupidamine dokumente saate kasutada tehingukoodi FB12.

Pärast ettevõtte koodi sisestamist küsib see kirjavahetuse tüüpi. Valige kirjavahetuse tüüp ja see palub teil sisestada dokumendi numbri/konto nr. jne vastavalt kirjavahetuse tüübi seadistusele. Pärast seda küsitakse kirjavahetust.

Kirjavahetuse loomine (meetod C)

Tehingust F.27 saate genereerida hankija(te)/kliendi(te) kirjavahetuse (konto väljavõtte).

Siin "Põhikirje indikaator" peaks antud väärtus ühtima väärtusega, mis on antud jaotises kliendi/müüja põhiandmed > Ettevõtte kood > Kirjavahetus.

Kui märgite märkeruudu "Individuaalne taotlus", siis kui samal hankijal/kliendil on mitmes ettevõtte koodis reaartikleid, luuakse iga ettevõtte koodi kohta eraldi väljavõte.

Kirjavahetuse trükkimine

Kirjavahetustrükk (meetod A):-

Kasutage tehingukoodi F.61 juba loodud vastava kirjavahetuse tüübi printimiseks. Täitmisel prindib see lihtsalt kirjavahetuse (kui e-post/faks jne on konfigureeritud, genereeritakse väljund selles vormingus)

Kirjavahetustrükk (meetod B):-

Tehingust F.64, näete loodud kirjavahetust (Spool) ja saate selle printida. (Erinevus F.61-st seisneb selles, et F.64-s saate juba genereeritud kirjavahetuse päringu jaoks teha ka muid toiminguid (nt kustutamine, prindi eelvaade jne).)

Loodud pooli saab näha ja tehingust välja printida SP02 või Süsteem > Oma spooli päring.

Kirjavahetus meili teel

Säilitage e-posti aadress kliendi/ müüja meister > Üldandmed > vahekaart Aadress > Side ja valige suhtlusviis meil.

Säilitage ka e-posti ID jaotises Kliendi/tarnija põhikiri > Ettevõtte koodi andmed > Vahekaart Kirjavahetus.

Seejärel genereeritakse selle kliendi/müüja kirjavahetus prindiväljundi asemel e-posti vormingus (võttes arvesse kasutaja väljumise seadistust, mis on tehtud järgmises slaidis antud kasutaja väljumisel suhtlusmeetodi määramiseks.)

(Märkus. Samamoodi saate määrata faksiväljundi, valides standardse side faksiks ja säilitades faksinumbri.)