Tutorial de SSRS: ¿Qué es SQL Server Reporting Services?

¿Qué es SSRS?

SSRS significa SQL Server Reporting Services. Es un software de generación de informes que permite producir informes formateados con tablas en forma de datos, gráficos, imágenes y diagramas. Estos informes se alojan en un servidor que se puede ejecutar en cualquier momento utilizando parámetros definidos por los usuarios. Forma parte del Microsoft SQL Server Suite de servicios.

Tipos de servicios de informes

Los tres tipos de servicios de informes de SQL Server son:

1. Microsoft SQL Server Servicios de integración, que integran datos de diferentes fuentes.
2. Microsoft SQL Server Servicios de análisis, que ayudan con el análisis de los datos.
3. Microsoft SQL Server Servicios de informes, que permiten generar un informe visual de los datos.

¿Por qué SSRS?

Estas son las principales razones para utilizar la herramienta SSRS:

• SSRS es una herramienta mejorada en comparación con Crystal Reports.
• Procesamiento más rápido de informes sobre datos relacionales y multidimensionales.
• Permite un mecanismo de toma de decisiones mejor y más preciso para los usuarios.
• Permite a los usuarios interactuar con la información sin necesidad de recurrir a profesionales de TI.
• Proporciona una conexión web para la implementación de informes, de modo que se pueda acceder a ellos a través de Internet.
• SSRS permite exportar informes en diferentes formatos. Puede enviar informes de SSRS por correo electrónico.
• SSRS ofrece una gran cantidad de funciones de seguridad que le ayudan a controlar quién puede acceder a qué informe.

Ejemplo de informes SSRS

Consideremos un ejemplo de informe SSRS de un instituto de investigación médica donde se reclutan pacientes para diversos ensayos clínicos.

El personal del instituto crea un registro en la base de datos para cada paciente una vez que aceptan participar en el ensayo, y el hospital recibe un pago de la compañía farmacéutica en función del precio acordado por la participación.

Sin el sistema SSRS, el instituto médico tendría que enviar manualmente por correo electrónico un informe a la farmacéutica con el número total de participantes semanales. Además, el instituto debe incluir los detalles de cada paciente en el ensayo, la cantidad de medicamentos utilizados y todas las situaciones no deseadas. En consecuencia, el tiempo necesario para recopilar y enviar estos datos en el formato correcto puede consumir mucho tiempo valioso de la clínica.

Si el instituto registra datos con la ayuda de la herramienta SSRS, puede generar informes bajo demanda en un formato predefinido. Con SSRS, la farmacéutica puede acceder al informe en la nube y ejecutarlo en cualquier momento para obtener los datos más recientes de la clínica.

Características de SSRS

• Ofrece una Protocolo simple de acceso a objetos (SOAP) Aplicación y arquitectura modular.
• Recupera datos de conexiones gestionadas, OLE, ODBC y de bases de datos.
• Permite crear informes ad hoc y guardarlos en el servidor.
• Muestra los datos en diversos formatos, incluyendo tablas, formato libre y gráficos.
• Crea controles personalizados mediante una extensión de procesamiento de informes.
• Permite insertar gráficos e imágenes en los informes. También puede integrarse con contenido externo mediante SharePoint.
• Puedes almacenar y gestionar informes personalizados.
• La función de control de gráficos e indicadores le permite visualizar datos de KPI.

Cómo funciona SSRS

1. Los usuarios del informe son las personas que trabajan con los datos y desean obtener información valiosa de ellos. Para ello, envían una solicitud al servidor SSRS.
2. El servidor SSRS localiza los metadatos del informe y envía una solicitud de datos a las fuentes de datos.
3. Los datos devueltos por la fuente de datos se combinan con la definición del informe en un informe.
4. Cuando se genera el informe, se devuelve al cliente.

SSRS Architectura

SSRS tiene una arquitectura bastante compleja. Esta arquitectura de servicios de informes incluye herramientas de desarrollo, herramientas de administración y visores de informes. A continuación se detallan los componentes importantes de SSRS.

Generador de informes

Se trata de una herramienta de publicación de informes ad hoc que se ejecuta en el ordenador del cliente. Cuenta con una interfaz de arrastrar y soltar muy fácil de usar.

Diseñador de informes

La herramienta Diseñador de informes ayuda a desarrollar todo tipo de informes. Es una herramienta de publicación alojada en Visual Studio o Estudio de Desarrollo de Inteligencia Empresarial (BIDS).

Administrador de informes

Los responsables de los informes revisan el informe, lo comparan con los requisitos establecidos y toman decisiones basándose en dichos informes.

Servidor de informes

Se trata de un servidor que utiliza el motor de base de datos SQL Server para almacenar información de metadatos.

Base de datos del servidor de informes

Almacena metadatos, definiciones de informes, recursos, configuraciones de seguridad, datos de entrega, etc.

Fuentes de datos

Los servicios de generación de informes recuperan datos de fuentes de datos como fuentes de datos relacionales y multidimensionales.

Ciclo de vida de los informes

Cada organización sigue un ciclo de vida de informes estándar, que se puede clasificar de la siguiente manera:

Autoría: En esta fase, el autor del informe define el diseño y la sintaxis de los datos. Las herramientas utilizadas son SQL Server Development Studio y SSRS.

Administración: Esta fase implica la gestión de un informe publicado, que generalmente forma parte de los sitios web. En esta etapa, es necesario considerar el control de acceso para la ejecución del informe.

Entrega: En esta fase, es necesario comprender cuándo se deben entregar los informes a la base de clientes. La entrega puede ser bajo demanda o según un cronograma predefinido. También se puede agregar una función de automatización de suscripción, que crea los informes y los envía automáticamente al cliente.

¿Qué es RDL?

El lenguaje de definición de informes, conocido como RDL, describe todos los elementos posibles de un informe mediante una gramática XML, validada por un esquema XML. La definición de un informe individual se basa en RDL y contiene instrucciones para la representación del diseño del informe durante su ejecución.

Tipos de informes SSRS

Estos son los tipos de informes que puede generar utilizando la herramienta SSRS.

Nombre del tipo de informe	Detail
Informes parametrizados	Este tipo de informe utiliza valores de entrada para completar el procesamiento de datos o informes.
Informes vinculados	Un informe vinculado ofrece un enlace a un informe existente. Se deriva de un informe existente y conserva la definición del informe original.
Informes instantáneos	Un informe instantáneo contiene información sobre el diseño y los resultados de la consulta que se pueden recuperar en un momento específico.
Informes en caché	Un informe en caché permite crear una copia del informe procesado. Se utiliza para mejorar el rendimiento al reducir el número de solicitudes de procesamiento y el tiempo necesario para recuperar informes de gran tamaño.
Informes detallados	Los informes detallados ayudan a ocultar la complejidad. Permiten a los usuarios alternar entre los elementos ocultos del informe para controlar el nivel de detalle que ven y recuperan toda la información que se puede mostrar en el informe.
Informes detallados	Los informes de exploración en profundidad son informes estándar a los que se accede mediante un hipervínculo en un cuadro de texto del informe original. Son el destino de una acción de exploración en profundidad para un elemento del informe, como un texto de marcador de posición o un gráfico.
Subinformes	Como su nombre indica, un subinforme es un informe que muestra otro informe dentro del cuerpo del informe principal.

Ventajas de usar SSRS

• Es más rápido y más barato.
• Acceso eficiente a la información que reside en cualquiera de los dos sistemas Base de datos del servidor MS SQL or Oracle.
• No se necesitan habilidades especializadas costosas.
• El diseñador de informes predeterminado está integrado con Visual Studio .NET, por lo que puede crear una aplicación e informes en el mismo entorno.
• La seguridad se gestiona mediante un método basado en roles, que se puede aplicar a carpetas e informes.
• Los informes basados ​​en suscripción se envían automáticamente a los usuarios.
• Generación más rápida de informes tanto sobre datos relacionales como sobre datos en cubo.
• Información en tiempo real para la empresa, lo que proporciona un mejor apoyo a la toma de decisiones.

Desventajas del uso de SSRS

Algunas limitaciones de SSRS se detallan a continuación:

• No hay botón de imprimir, por lo que para imprimir necesita exportar a PDF, Excel, Word u otro formato.
• Todos los informes necesitan parámetros para ser aceptados por los usuarios.
• Resulta difícil realizar cambios en el código personalizado y depurar expresiones.
• No permite añadir un número de página ni el número total de páginas en el cuerpo del informe.
• No ofrece ningún método para pasar valores de los subinformes al informe principal.
• El encabezado de página siempre crea espacio adicional en cada página nueva.

Preguntas Frecuentes