Componentes y función del MIS (sistema de información de gestión)
Fénix del atlas
Facebook es una de las empresas más rentables del mundo y toda su existencia depende del uso de tecnologías y sistemas de información.
Otras empresas exitosas como Google, Amazon, eBay e instituciones financieras: la mayor parte de su éxito se debe a la tecnología.
Este tutorial analizará los roles de MAL en la organización y cómo una organización puede aprovechar MIS para obtener una ventaja competitiva.
Definición de datos e información y características de la buena información.
Los datos se refieren a hechos básicos sin procesar, es decir, el precio de un producto, la cantidad de productos comprados, etc., que aún no han sido procesados.
Por ejemplo, un precio de 6 dólares y una cantidad de 10 no transmiten ningún significado para un cliente en una caja registradora de un punto de venta. La información debe ser información procesada que transmita significado al destinatario.
Por ejemplo, multiplicar $6 por 10 nos da $60, que es la factura total que debe pagar el cliente.
La buena información debe ser oportuna y estar disponible cuando sea necesaria.
Las siguientes son las características de una buena información.
- Clasificación – La información debe estar libre de errores y equivocaciones. Esto se logra siguiendo estándares estrictos establecidos para procesar datos y convertirlos en información. Por ejemplo, sumar $6 + 10 nos daría información inexacta. La información precisa para nuestro ejemplo es multiplicar $6 por 10.
- Rutina de Belleza completa con – toda la información necesaria para tomar una buena decisión debe estar disponible. No debería faltar nada. Si el IMPUESTO es una aplicación al cálculo del monto total que el cliente debe pagar, también debe incluirse. Omitirlo puede inducir a error al cliente a pensar que solo debe pagar $60 cuando, en realidad, también debe pagar impuestos.
- Costo – el coste de obtener información no debe exceder el beneficio de la información en términos monetarios.
- Centrado en el usuario – la información debe presentarse de tal manera que atienda las necesidades de información del usuario objetivo. Por ejemplo, los gerentes operativos necesitaban información muy detallada, y esto debería tenerse en cuenta al presentar información a los gerentes operativos. La misma información no sería apropiada para los altos directivos porque tendrían que procesarla nuevamente. Para ellos, serían datos y no información.
- Pertinente – la información debe ser relevante para el destinatario. La información debe estar directamente relacionada con el problema que enfrenta el destinatario previsto. Si el departamento TIC quiere comprar un nuevo servidor, la información que habla de un 35% de descuento en portátiles no sería relevante en tal escenario.
- Autoritario – la información debe provenir de una fuente confiable. Digamos que tiene una cuenta bancaria y desea transferir dinero a otra cuenta bancaria que utilice una moneda diferente a la suya. Usar el tipo de cambio de una oficina de cambio no se consideraría autorizado en comparación con obtener el tipo de cambio directamente de su banco.
- Oportuno – la información debe estar disponible cuando sea necesaria. Digamos que su empresa quiere fusionarse con otra empresa. La información que evalúe la otra empresa con la que desea fusionarse debe proporcionarse antes de la fusión y debe tener tiempo suficiente para verificar la información.
Ventaja competitiva de la información y MIS
La ventaja competitiva es una posición que hace que una empresa sea más rentable que sus competidores. Por ejemplo, producir productos a un costo menor que el de sus competidores lo hace más rentable.
Los sistemas de información tienen la capacidad de ayudar a una organización a alcanzar esa posición. Lo hacen de las siguientes maneras:
Operaexcelencia nacional – la excelencia operativa busca mejorar las operaciones del negocio. Tomemos un ejemplo de una tienda minorista. Una tienda minorista puede utilizar sistemas de información para realizar automáticamente un pedido a un proveedor una vez que el nivel de inventario alcanza el límite de reorden. Esto garantiza que la tienda minorista nunca se quede sin inventario y que los clientes siempre puedan contar con él para encontrar lo que necesitan.
Nuevos modelos de negocio, productos y servicios. – Sigamos con el ejemplo de una tienda minorista. La tienda minorista puede desarrollar un sistema de pedidos basado en la web o una aplicación para teléfonos inteligentes que los clientes puedan utilizar para comprar artículos desde la comodidad de sus hogares o dondequiera que estén. El sistema de pedidos se puede vincular a un negocio de entrega y tener soporte para pagos en línea. Este es un nuevo modelo de negocio en comparación con los clientes que entran para realizar compras en lugar de hacerlo desde aplicaciones web o para teléfonos inteligentes.
Mejora de las relaciones con proveedores y clientes. – Los datos históricos se utilizan para comprender las necesidades de los clientes y proveedores. Estos datos luego se utilizan para crear servicios y productos que aborden las necesidades. Esto conduce a relaciones a largo plazo con los clientes y las empresas, lo que coloca a una organización en una posición más rentable.
Toma de decisiones mejorada – la información es fundamental a la hora de tomar decisiones. Los sistemas de información, si se diseñan y operan eficientemente, producen información que tiene todas las características de buena información descritas en la sección anterior. Esto permite a una organización tomar decisiones que beneficiarán a las organizaciones.
Componentes de MIS y su relación.
Un sistema de información de gestión se compone de cinco componentes principales: personas, procesos de negocio, datos, hardware y software. Todos estos componentes deben trabajar juntos para lograr los objetivos comerciales.
Gente – estos son los usuarios que utilizan el sistema de información para registrar las transacciones comerciales diarias. Los usuarios suelen ser profesionales cualificados como contadores, responsables de recursos humanos, etc. El departamento TIC suele contar con personal de soporte que garantiza que el sistema funcione correctamente.
Trámites Comerciales – Estas son las mejores prácticas acordadas que guían a los usuarios y a todos los demás componentes sobre cómo trabajar de manera eficiente. Los procedimientos comerciales son desarrollados por las personas, es decir, usuarios, consultores, etc.
Data – las transacciones comerciales diarias registradas. Para un banco, los datos se recopilan de actividades como depósitos, retiros, etc.
Ferretería – El hardware se compone de computadoras, impresoras, dispositivos de red, etc. El hardware proporciona la potencia informática para procesar datos. También proporciona capacidades de conexión en red e impresión. El hardware acelera el procesamiento de datos en información.
Software – estos son programas que se ejecutan en el hardware. El software se divide en dos categorías principales: software de sistema y software de aplicaciones. El software del sistema se refiere a la sistema operativo es decir, Windows, Mac OS y Ubuntu, etc. El software de aplicaciones se refiere al software especializado para realizar tareas comerciales como Nómina programa, sistema bancario, sistema de punto de venta, etc.
La cadena de valor de Porter
Piense en una empresa como Apple Inc. ¿Por qué tienen éxito? ¿Por qué los clientes aman y compran el iPhone? Es porque el iPhone añade valor a sus vidas. Por eso Apple Inc. es un negocio exitoso. La cadena de valor se refiere a las actividades que realiza una empresa para crear valor para sus clientes.
El concepto de cadena de valor fue desarrollado por Michael Porter. La cadena de valor de Porter tiene dos actividades, a saber;
- Actividades primarias – estas son actividades que están relacionadas con la creación de productos/servicios, marketing y ventas, y soporte. Las actividades primarias consisten en logística de entrada, operaciones, logística de salida, marketing y ventas y servicio.
- Actividades de apoyo – estas son actividades que apoyan las actividades primarias. Las actividades de apoyo consisten en adquisiciones (compras), gestión de recursos humanos, desarrollo tecnológico e infraestructura.
El siguiente diagrama representa la cadena de valor
La siguiente ilustración muestra la cadena de valor de Apple Inc.
El objetivo general de la cadena de valor es ayudar a una empresa a obtener una ventaja competitiva. La ventaja competitiva es la posición de una empresa en un mercado que la hace más rentable que sus competidores directos.
Influencia de TI en los objetivos organizacionales
Las metas organizacionales se refieren a los objetivos y la misión de la organización, especialmente a largo plazo. Independientemente del tipo de negocio que realice una organización, el objetivo general es crear valor para los clientes como se indica en la sección anterior.
La alineación de la tecnología de la información empresarial se ocupa del uso de la tecnología de la información para lograr de manera efectiva los objetivos comerciales.
Dos de las formas más comunes en que una organización puede aportar valor es ofreciendo un producto de calidad a un precio más bajo que el de la competencia o a un precio alto pero con más características que agreguen valor a los clientes.
La tecnología de la información permite a las empresas procesar y analizar grandes cantidades de datos a un costo más económico y en el menor tiempo posible. Esto permite a las organizaciones ofrecer productos de calidad a un precio más económico.
Tomemos un ejemplo bancario. Un banco puede utilizar cajeros automáticos para permitir a los clientes retirar dinero y otros medios automatizados para depositar dinero. Los clientes que tengan consultas pueden ser dirigidos a un sitio web que tiene preguntas frecuentes. Tanto las personas como las empresas pueden ver los extractos en línea si se suscriben a la banca por Internet.
Las prácticas comerciales de TI anteriores conducen a costos reducidos de hacer negocios y crear nuevos productos y servicios. El costo reducido de hacer negocios permite al banco reducir los cargos bancarios y, por lo tanto, ofrecer un producto o servicio de calidad a un precio más económico.
Resumen
Las entidades comerciales existen para obtener ganancias. Las organizaciones sin fines de lucro existen para brindar servicios o productos de calidad de manera rentable.
Independientemente del tipo de organización, MIS tiene un papel importante que desempeñar en el logro de los objetivos.
MIS permite a las organizaciones tomar decisiones acertadas al proporcionar información a quienes toman las decisiones.
