Cómo organizar los requisitos como analista de negocios

Un requisito comercial es un documento formal que aborda la necesidad de las partes interesadas para el proyecto o producto. No existe un formato o plantilla estándar para presentar el requisito comercial. Sin embargo, debe cubrir la descripción del producto o proyecto con suficiente detalle para discutirlo, analizarlo, documentarlo y validarlo.

Un requisito comercial puede presentarse de cualquiera de las siguientes maneras:

• Una tabla o una hoja de cálculo.
• Un diagrama (flujo de trabajo)
• Un gráfico
• Un modelo (diagrama entidad-relación)
• Un prototipo o simulación.
• Una oración estructurada o una plantilla de texto.

Cómo organizar y presentar un requisito comercial

A continuación se detallan los pasos para redactar y organizar los requisitos como Business Analyst.

Paso 1) Categorizar los requisitos.

• Coloque requisitos específicos para sus categorías relevantes.
• Para las partes interesadas técnicas debería haber una categoría de requisitos técnicos, para las partes interesadas no técnicas debería haber una categoría de requisitos genérica.
• Cada organización debe determinar qué categoría se adapta a sus estándares.
• La categorización también se puede realizar según sus tipos (funcional versus empresarial). Aunque esto no es aplicable a todos los casos.

Paso 2) Organizar requisitos.
Reúna y organice los requisitos en un orden lógico. Entonces, cuando las partes interesadas revisan los requisitos, es fácil navegar y también identificar los elementos faltantes.

Paso 3) Prepara una lista.
Prepare una lista de los requisitos que deben ser revisados ​​por partes interesadas específicas.

Por ejemplo, si una parte interesada tiene experiencia técnica, entonces le gustaría conocer sólo el aspecto técnico del producto.

Paso 4) Utilice identificadores únicos.
Si es difícil rastrear los requisitos entre sí, utilice identificadores únicos para facilitar la trazabilidad.

Paso 5) Requisito actual en el método preferido de las partes interesadas.
En ciertos escenarios, es posible que deba presentar el mismo requisito de diferentes maneras para diferentes partes interesadas. Por ejemplo, una parte interesada prefiere un formato gráfico mientras que la otra prefiere un formato de oración estructurada.

Paso 6) Prepare una tabla de contenido.
Cree una tabla de contenido para todos los requisitos. Ayuda a las partes interesadas a realizar un seguimiento fácil de los requisitos.

Paso 7) Utilice herramientas de análisis empresarial.
Herramientas de análisis empresarial que ayudan a presentar y categorizar los requisitos.

Paso 8) Organice los documentos de requisitos por flujo de proceso.
En su documento de requisitos, elimine todos los requisitos innecesarios y organice los documentos de requisitos por flujo de proceso.

Paso 9) Mapear los requisitos.
Asigne los requisitos que ha recopilado a un paso particular en un flujo de proceso, y esto ayudará a los revisores a relacionar los requisitos con el flujo de proceso.

Paso 10) Utilice tablas y viñetas.
Utilice una tabla para presentar requisitos complejos. Utilice viñetas para resaltar el aspecto clave del requisito.

Consejos útiles para redactar y presentar un documento de requisitos comerciales

Para una mejor presentación y seguimiento de los requisitos comerciales para las partes interesadas, a continuación se ofrecen algunos consejos que pueden resultar útiles para BA (Business Analyst).

• El requisito de categorizar requiere mucho tiempo y puede que no sea viable para todas las organizaciones crear una nueva categoría cada vez. Para lograr mejores prácticas, se recomienda que exista un conjunto estándar de categorías que puedan utilizar comúnmente los BA, las partes interesadas, los expertos en la materia y los equipos técnicos.
• Su requisito debe prepararse en el contexto de su audiencia. Comprenda quiénes son los actores clave, los influyentes y los tomadores de decisiones. (Partes interesadas, personal técnico, desarrolladores, etc.)
• Defina un requisito a la vez. Cada requisito debe ser un elemento atómico.
• Evite la ambigüedad evitando acrónimos como etc., aprox., etc.
• No hacer referencia a un requisito que aún está por definir.
• Evite declaraciones duplicadas y contradictorias.
• Divida los requisitos complejos en puntos manejables y revisables.
• Evite describir cómo el sistema hará algo, solo mencione lo que hará el sistema.