Tipos de Sistema de Información: MIS, TPS, DSS, Diagrama de Pirámide

Una organización típica se divide en niveles operativo, intermedio y superior. Los requisitos de información para los usuarios de cada nivel difieren. Para ello, existen diversos sistemas de información que dan soporte a cada nivel de la organización.

Este tutorial explorará los diferentes tipos de sistemas de información, el nivel organizativo que los utiliza y las características de cada sistema de información en particular.

Diagrama piramidal de niveles organizacionales y requisitos de información.

Comprender los distintos niveles de una organización es esencial para comprender la información que requieren los usuarios que operan en sus respectivos niveles.

El siguiente diagrama ilustra los distintos niveles de una organización típica.

Operanivel de gestión nacional

El nivel operativo se ocupa de llevar a cabo las transacciones comerciales diarias de la organización.

Ejemplos de usuarios en este nivel de gestión incluyen cajeros de un punto de venta, cajeros de banco, enfermeras de un hospital, personal de atención al cliente, etc.

Los usuarios de este nivel toman decisiones estructuradas. Esto significa que tienen reglas definidas que los guían al tomar decisiones.

Por ejemplo, si una tienda vende artículos a crédito y tiene una política de crédito con un límite establecido para el préstamo, todo lo que el vendedor necesita para decidir si concede crédito a un cliente o no se basa en la información crediticia actual del sistema.

Nivel de gestión táctica

Este nivel organizativo está dominado por gerentes de nivel medio, jefes de departamento, supervisores, etc. Los usuarios de este nivel suelen supervisar las actividades de los usuarios del nivel de gestión operativa.

Los usuarios tácticos toman decisiones semiestructuradas. Las decisiones se basan en parte en directrices establecidas y criterios de valoración. Por ejemplo, un gerente táctico puede verificar el límite de crédito y el historial de pagos de un cliente y decidir hacer una excepción para aumentar el límite de crédito de un cliente en particular. La decisión está parcialmente estructurada en el sentido de que el gerente táctico tiene que utilizar la información existente para identificar un historial de pagos que beneficie a la organización y un porcentaje de aumento permitido.

Nivel de gestión estratégica

Este es el nivel más alto de una organización. Los usuarios de este nivel toman decisiones no estructuradas. Los directivos de alto nivel se preocupan por la planificación a largo plazo de la organización. Utilizan información de gerentes tácticos y datos externos para guiarlos al tomar decisiones no estructuradas.

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)

Los sistemas de procesamiento de transacciones se utilizan para registrar las transacciones comerciales diarias de la organización. Son utilizados por usuarios a nivel de gestión operativa. El objetivo principal de un sistema de procesamiento de transacciones es responder preguntas rutinarias como:

• ¿Cuántas impresoras se vendieron hoy?
• ¿Cuánto inventario tenemos a mano?
• ¿Cuál es la deuda pendiente de John Doe?

Al registrar las transacciones comerciales diarias, un sistema TPS proporciona respuestas a las preguntas anteriores de manera oportuna.

• Las decisiones que toman los gerentes operativos son rutinarias y altamente estructuradas.
• La información producida por el sistema de procesamiento de transacciones es muy detallada.

Por ejemplo, los bancos que otorgan préstamos exigen que la empresa para la que trabaja el solicitante tenga un memorando de entendimiento (MdE) con el banco. Si una persona cuyo empleador tiene un MdE con el banco solicita un préstamo, el personal operativo solo debe verificar la documentación presentada. Si cumple con los requisitos, se procesa la solicitud. Si no los cumple, se le recomienda al cliente que consulte con el departamento de gestión estratégica para evaluar la posibilidad de firmar un MdE.

Algunos ejemplos de sistemas de procesamiento de transacciones incluyen:

• Point of Sale Systems – registra las ventas diarias.
• Sistemas de nómina – procesamiento de salarios de empleados, gestión de préstamos, etc.
• Sistemas de control de stock – mantenerping track de niveles de inventario.
• Sistemas de reserva de aerolíneas – Gestión de reservas de vuelos.

Sistema de información de gestión (MIS)

Sistemas de Información de Gestión (SIG) Son utilizados por los gerentes tácticos para monitorear el estado de desempeño actual de la organización. La salida de un sistema de procesamiento de transacciones se utiliza como entrada a un sistema de información gerencial.

El sistema MIS analiza los datos de entrada mediante algoritmos rutinarios, es decir, agrega, compara y resume los resultados para generar informes que los gerentes tácticos utilizan para supervisar, controlar y predecir el rendimiento futuro.

Por ejemplo, la información de un sistema de punto de venta puede utilizarse para analizar las tendencias de los productos con buen y mal desempeño. Esta información permite realizar pedidos de inventario futuros, es decir, aumentar los pedidos de productos con buen desempeño y reducir los de aquellos con bajo desempeño.

Algunos ejemplos de sistemas de información gerencial son:

• Sistemas de gestión de ventas. – Reciben información del sistema de punto de venta.
• Sistemas de presupuestación – ofrece una visión general de cuánto dinero se gasta dentro de la organización a corto y largo plazo.
• Sistema de gestión de recursos humanos – bienestar general de los empleados, rotación de personal, etc.

Los gerentes tácticos son responsables de las decisiones semiestructuradas. Los sistemas MIS proporcionan la información necesaria para tomar la decisión estructurada y, basándose en la experiencia de los gerentes tácticos, estos toman decisiones basadas en su criterio, por ejemplo, predicen cuántos bienes o inventario se deben pedir para el segundo trimestre según las ventas del primer trimestre.

Sistema de soporte de decisiones (DSS)

Sistemas de Soporte a la Decisión Son utilizados por la alta dirección para tomar decisiones no rutinarias. Los sistemas de apoyo a las decisiones utilizan información de sistemas internos (sistemas de procesamiento de transacciones y sistemas de información de gestión) y sistemas externos.

El objetivo principal de los sistemas de apoyo a la toma de decisiones es proporcionar soluciones a problemas únicos y que cambian con frecuencia. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones responden a preguntas como:

• ¿Cuál sería el impacto en el desempeño de los empleados si duplicamos el lote de producción en la fábrica?
• ¿Qué pasaría con nuestras ventas si un nuevo competidor ingresara al mercado?

Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones utilizan modelos matemáticos sofisticados y técnicas estadísticas (probabilidad, modelado predictivo, etc.) para proporcionar soluciones, y son muy interactivos.

Algunos ejemplos de sistemas de apoyo a la toma de decisiones son:

• Sistemas de planificación financiera Permiten a los gerentes evaluar formas alternativas de alcanzar sus objetivos. El objetivo es encontrar la manera óptima de lograrlo. Por ejemplo, la utilidad neta de una empresa se calcula mediante la fórmula Ventas totales menos (Costo de los bienes vendidos + Gastos). Un sistema de planificación financiera permitirá a los altos ejecutivos plantearse escenarios hipotéticos y ajustar los valores de las ventas totales, el costo de los bienes vendidos, etc., para observar el efecto de la decisión en la utilidad neta y encontrar la forma más óptima de lograrla.
• Sistemas de gestión de préstamos bancarios. – se utiliza para verificar el crédito del solicitante del préstamo y predecir la probabilidad de recuperación del préstamo.

Técnicas de inteligencia artificial en los negocios

Inteligencia artificial Los sistemas imitan la experiencia humana para identificar patrones en grandes conjuntos de datos. Empresas como Amazon, Facebook, y Google, etc., utilizan técnicas de inteligencia artificial para identificar los datos que son más relevantes para usted.

Tomemos Facebook como ejemplo. Facebook suele hacer predicciones muy precisas sobre personas que podrías conocer o con las que fuiste a la escuela. Utilizan los datos que les proporcionas, los datos que proporcionan tus amigos y, basándose en esta información, hacen predicciones sobre personas que podrías conocer.

Amazon También utiliza técnicas de inteligencia artificial para sugerirte productos que deberías comprar en función de lo que estás consiguiendo actualmente.

Google también usa inteligencia artificial para brindarle los resultados de búsqueda más relevantes en función de sus interacciones con Google y tu ubicación.

Estas técnicas han contribuido enormemente al éxito de estas empresas, ya que son capaces de aportar valor a sus clientes.

Procesamiento analítico en línea (OLAP)

Procesamiento analítico en línea (OLAP) se utiliza para consultar y analizar datos multidimensionales y producir información que se puede ver de diferentes maneras utilizando múltiples dimensiones.

Digamos que una empresa vende computadoras portátiles, de escritorio y Móvil dispositivos. Tienen cuatro (4) sucursales: A, B, C y D. OLAP se puede utilizar para ver las ventas totales de cada producto en todas las regiones y comparar las ventas reales con las ventas proyectadas.

Cada dato, como el producto, el número de ventas y el valor de las ventas, representa una dimensión diferente.

El principal objetivo de los sistemas OLAP es proporcionar respuestas a consultas ad hoc en el menor tiempo posible, independientemente del tamaño de los conjuntos de datos que se utilicen.

Preguntas Frecuentes