Tipos de Sistema de Información: MIS, TPS, DSS, Diagrama de Pirámide
Fénix del atlas
Una organización típica se divide en nivel operativo, medio y superior. Los requisitos de información para los usuarios en cada nivel difieren. Con ese fin, existen varios sistemas de información que respaldan cada nivel de una organización.
Este tutorial explorará los diferentes tipos de sistemas de información, el nivel organizacional que los utiliza y las características del sistema de información en particular.
Diagrama piramidal de niveles organizacionales y requisitos de información.
Comprender los distintos niveles de una organización es esencial para comprender la información que requieren los usuarios que operan en sus respectivos niveles.
El siguiente diagrama ilustra los distintos niveles de una organización típica.
Operanivel de gestión nacional
El nivel operativo se ocupa de la realización de las transacciones comerciales diarias de la organización.
Ejemplos de usuarios en este nivel de gestión incluyen cajeros de un punto de venta, cajeros de banco, enfermeras de un hospital, personal de atención al cliente, etc.
Los usuarios de este nivel suelen tomar decisiones estructuradas. Esto significa que tienen reglas definidas que los guían al tomar decisiones.
Por ejemplo, si una tienda vende artículos a crédito y tiene una política de crédito que establece un límite para el préstamo, todo lo que el vendedor necesita para decidir si le otorga crédito a un cliente o no se basa en la información de crédito actual del sistema.
Nivel de gestión táctica
Este nivel de organización está dominado por gerentes de nivel medio, jefes de departamento, supervisores, etc. Los usuarios de este nivel generalmente supervisan las actividades de los usuarios del nivel de gestión operativa.
Los usuarios tácticos toman decisiones semiestructuradas. Las decisiones se basan en parte en directrices establecidas y criterios de valoración. Por ejemplo, un gerente táctico puede verificar el límite de crédito y el historial de pagos de un cliente y decidir hacer una excepción para aumentar el límite de crédito de un cliente en particular. La decisión está parcialmente estructurada en el sentido de que el gerente táctico tiene que utilizar la información existente para identificar un historial de pagos que beneficie a la organización y un porcentaje de aumento permitido.
Nivel de gestión estratégica
Este es el nivel más alto de una organización. Los usuarios de este nivel toman decisiones no estructuradas. Los directivos de alto nivel se preocupan por la planificación a largo plazo de la organización. Utilizan información de gerentes tácticos y datos externos para guiarlos al tomar decisiones no estructuradas.
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)
Los sistemas de procesamiento de transacciones se utilizan para registrar las transacciones comerciales diarias de la organización. Los utilizan los usuarios en el nivel de gestión operativa. El objetivo principal de un sistema de procesamiento de transacciones es responder preguntas rutinarias como:
- ¿Cómo se vendían las impresoras hoy?
- ¿Cuánto inventario tenemos a mano?
- ¿Cuál es la deuda pendiente de John Doe?
Al registrar las transacciones comerciales diarias, el sistema TPS proporciona respuestas a las preguntas anteriores de manera oportuna.
- Las decisiones que toman los gerentes operativos son rutinarias y altamente estructuradas.
- La información producida por el sistema de procesamiento de transacciones es muy detallada.
Por ejemplo, los bancos que otorgan préstamos exigen que la empresa para la que trabaja una persona tenga un memorando de entendimiento (MoU) con el banco. Si una persona cuyo empleador tiene un MoU con el banco solicita un préstamo, todo lo que el personal operativo tiene que hacer es verificar los documentos presentados. Si cumplen con los requisitos, se procesan los documentos de solicitud de préstamo. Si no cumplen con los requisitos, se recomienda al cliente que consulte al personal de gestión táctica para ver la posibilidad de firmar un MoU.
Ejemplos de sistemas de procesamiento de transacciones incluyen;
- Point of Sale Systems – registra las ventas diarias
- Sistemas de nómina – procesamiento de salarios de empleados, gestión de préstamos, etc.
- Sistemas de control de stock – realizar un seguimiento de los niveles de inventario
- Sistemas de reserva de aerolíneas – gestión de reservas de vuelos
Sistema de información de gestión (MIS)
Sistemas de Información de Gestión (SIG) Son utilizados por los gerentes tácticos para monitorear el estado de desempeño actual de la organización. La salida de un sistema de procesamiento de transacciones se utiliza como entrada a un sistema de información gerencial.
El sistema MIS analiza la entrada con algoritmos de rutina, es decir, agrega, compara y resume los resultados en informes producidos que los gerentes tácticos utilizan para monitorear, controlar y predecir el desempeño futuro.
Por ejemplo, los datos de un sistema de punto de venta se pueden utilizar para analizar las tendencias de los productos que tienen un buen rendimiento y los que no. Esta información se puede utilizar para realizar pedidos de inventario futuros, es decir, aumentar los pedidos de productos con buen rendimiento y reducir los pedidos de productos que no tienen un buen rendimiento.
Ejemplos de sistemas de información de gestión incluyen;
- Sistemas de gestión de ventas. – reciben información del sistema de punto de venta
- Sistemas de presupuestación – ofrece una visión general de cuánto dinero se gasta dentro de la organización a corto y largo plazo.
- Sistema de gestión de recursos humanos – bienestar general de los empleados, rotación de personal, etc.
Los gerentes tácticos son responsables de la decisión semiestructurada. Los sistemas MIS proporcionan la información necesaria para tomar decisiones estructuradas y, basándose en la experiencia de los gerentes tácticos, toman decisiones, es decir, predicen la cantidad de bienes o inventario que se debe pedir para el segundo trimestre en función de las ventas del primer trimestre.
Sistema de soporte de decisiones (DSS)
Sistemas de Soporte a la Decisión Son utilizados por la alta dirección para tomar decisiones no rutinarias. Los sistemas de apoyo a las decisiones utilizan información de sistemas internos (sistemas de procesamiento de transacciones y sistemas de información de gestión) y sistemas externos.
El principal objetivo de los sistemas de apoyo a la decisión es proporcionar soluciones a problemas que son únicos y cambian con frecuencia. Los sistemas de apoyo a la decisión responden preguntas como;
- ¿Cuál sería el impacto en el desempeño de los empleados si duplicamos el lote de producción en la fábrica?
- ¿Qué pasaría con nuestras ventas si un nuevo competidor ingresara al mercado?
Los sistemas de apoyo a la decisión utilizan modelos matemáticos sofisticados y técnicas estadísticas (probabilidad, modelos predictivos, etc.) para proporcionar soluciones y son muy interactivos.
Ejemplos de sistemas de apoyo a la toma de decisiones incluyen;
- Sistemas de planificación financiera – permite a los gerentes evaluar formas alternativas de alcanzar las metas. El objetivo es encontrar la manera óptima de lograr la meta. Por ejemplo, la ganancia neta de una empresa se calcula mediante la fórmula Ventas totales menos (costo de los bienes + gastos). Un sistema de planificación financiera permitirá a los altos ejecutivos hacer preguntas y ajustar los valores de las ventas totales, el costo de los bienes, etc. para ver el efecto de la decisión y sobre la ganancia neta y encontrar la forma más óptima.
- Sistemas de gestión de préstamos bancarios. – se utiliza para verificar el crédito del solicitante del préstamo y predecir la probabilidad de recuperación del préstamo.
Técnicas de inteligencia artificial en los negocios
Inteligencia artificial Los sistemas imitan la experiencia humana para identificar patrones en grandes conjuntos de datos. Empresas como Amazon, Facebook y Google, etc. utilizan técnicas de inteligencia artificial para identificar los datos que son más relevantes para usted.
Usemos Facebook como ejemplo. Facebook generalmente hace predicciones muy precisas sobre personas que quizás conozcas o con las que fuiste a la escuela. Utilizan los datos que usted les proporciona, los datos que les proporcionan sus amigos y, basándose en esta información, hacen predicciones sobre personas que quizás conozca.
Amazon También utiliza técnicas de inteligencia artificial para sugerir productos que deberías comprar en función de lo que estás comprando actualmente.
Google también usa inteligencia artificial para brindarle los resultados de búsqueda más relevantes según sus interacciones con Google y su ubicación.
Estas técnicas han contribuido en gran medida a que estas empresas tengan mucho éxito porque pueden aportar valor a sus clientes.
Procesamiento analítico en línea (OLAP)
Procesamiento analítico en línea (OLAP) se utiliza para consultar y analizar datos multidimensionales y producir información que se puede ver de diferentes maneras utilizando múltiples dimensiones.
Digamos que una empresa vende computadoras portátiles, de escritorio y Móvil dispositivo. Tienen cuatro (4) sucursales A, B, C y D. Se puede utilizar OLAP para ver las ventas totales de cada producto en todas las regiones y comparar las ventas reales con las ventas proyectadas.
Cada dato, como producto, número de ventas, valor de las ventas, representa una dimensión diferente.
El principal objetivo de los sistemas OLAP es proporcionar respuestas a consultas ad hoc en el menor tiempo posible, independientemente del tamaño de los conjuntos de datos que se utilicen.