¿Qué es MIS? Introducción y definición

¿Qué es MIS?

MAL Es el uso de tecnología de la información, personas y procesos comerciales para registrar, almacenar y procesar datos para producir información que los tomadores de decisiones puedan utilizar para tomar decisiones diarias. La forma completa de MIS es Sistemas de Información de Gestión. El propósito de MIS es extraer datos de diversas fuentes y obtener conocimientos que impulsen el crecimiento empresarial.

La necesidad de MIS

Las siguientes son algunas de las justificaciones para tener una sistema MIS.

Los tomadores de decisiones necesitan información para tomar decisiones efectivas. Los Sistemas de Información de Gestión (MIS) lo hacen posible.
Los sistemas MIS facilitan la comunicación dentro y fuera de la organización. – Los empleados de la organización pueden acceder fácilmente a la información necesaria para las operaciones diarias. Herramientas como el servicio de mensajes cortos (SMS) y el correo electrónico permiten comunicarse con clientes y proveedores desde el sistema MIS que utiliza una organización.
Mantenimiento de registros – los sistemas de información de gestión registran todas las transacciones comerciales de una organización y proporcionan un punto de referencia para las transacciones.

Componentes del MIS

Los componentes principales de un MIS (Sistema de Información de Gestión) típico de formato largo son:

Gente – personas que utilizan el sistema de información
Data – los datos que registra el sistema de información
Trámites Comerciales – procedimientos establecidos sobre cómo registrar, almacenar y analizar datos
Ferretería – estos incluyen servidores, estaciones de trabajo, equipos de red, impresoras, etc.
Software – estos son programas utilizados para manejar los datos. Estos incluyen programas como programas de hojas de cálculo, software de bases de datos, etc.

Tipos de Sistemas de Información

El tipo de sistema de información que utiliza un usuario depende de su nivel dentro de la organización. El siguiente diagrama muestra los tres niveles principales de usuarios en una organización y el tipo de sistema de información que utilizan.

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)

Este tipo de sistema de información se utiliza para registrar las transacciones diarias de una empresa. Un ejemplo de un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema de punto de venta (POS). Se utiliza un sistema POS para registrar las ventas diarias.

Sistemas de Información de Gestión (SIG)

Los sistemas de información gerencial, abreviados como MIS, se utilizan para guiar a los gerentes tácticos a tomar decisiones semiestructuradas. El resultado del sistema de procesamiento de transacciones se utiliza como entrada al sistema MIS.

Sistemas de soporte de decisiones (DSS)

Los directivos de alto nivel utilizan los sistemas de apoyo a las decisiones para tomar decisiones semiestructuradas. Los resultados del Sistema de Información de Gestión se utilizan como entrada para el sistema de apoyo a las decisiones. Los sistemas DSS también obtienen datos de fuentes externas, como las fuerzas actuales del mercado, la competencia, etc.

Sistemas de información manuales versus sistemas de información computarizados (MIS)

Los datos son el torrente sanguíneo de cualquier entidad comercial. Todos en una organización necesitan información para tomar decisiones. Un sistema de información es una forma organizada de registrar, almacenar datos y recuperar información.

En esta sección, veremos los sistemas de información manuales versus los sistemas de información computarizados.

Sistema de información manual

Un sistema de información manual no utiliza ningún dispositivo informático. El registro, almacenamiento y recuperación de datos lo realizan manualmente las personas responsables del sistema de información.

Los siguientes son los componentes principales de un sistema de información manual

Personas -Las personas son los destinatarios del sistema de información.
Trámites Comerciales –Son medidas implementadas que definen las reglas para procesar datos, almacenarlos, analizarlos y producir información.
Datos -estas son las transacciones registradas día a día
Sistema de llenado - Esta es una forma organizada de almacenar información.
Informes -Los informes se generan después de analizar manualmente los datos del sistema de archivo y compilarlos.

El siguiente diagrama ilustra cómo funciona un sistema de información manual típico

Ventajas y desventajas de un sistema de información manual.

Ventajas:

Las siguientes son las ventajas de los sistemas de información manuales

Económico - Es más económico en comparación con un sistema computarizado porque no es necesario comprar equipos costosos como servidores, estaciones de trabajo, impresoras, etc.
Flexible -Los requisitos comerciales en evolución pueden implementarse fácilmente en los procedimientos comerciales e implementarse de inmediato.

Desventajas:

Las siguientes son algunas de las desventajas de un sistema de información manual.

Pérdida de tiempo -Todas las entradas de datos deben verificarse antes de archivarlos; esta es una tarea que requiere mucho tiempo cuando la realizan humanos. Recuperar datos del sistema de archivo también lleva una cantidad de tiempo considerable.
Propenso a errores - La precisión de los datos cuando son verificados y validados por seres humanos es más propensa a errores en comparación con la verificación y validación realizada por sistemas computarizados.
Falta de seguridad - La seguridad de los sistemas manuales se implementa restringiendo el acceso a la sala de archivos. La experiencia demuestra que personas no autorizadas pueden acceder fácilmente a la sala de archivos
Duplicación de datos –la mayoría de los departamentos de una organización necesitan tener acceso a los mismos datos. En un sistema manual, es común duplicar estos datos para que sean fácilmente accesibles a todos los usuarios autorizados. El desafío surge cuando es necesario actualizar los mismos datos.
Inconsistencia de datos - Debido a la duplicación de datos, es muy común actualizar los datos en un archivo y no actualizar los otros archivos. Esto conduce a la inconsistencia de los datos.
Falta de copias de seguridad – Si el archivo se pierde o se maneja mal, las posibilidades de recuperar los datos son casi nulas.

Sistema de información computarizado

Se desarrollaron sistemas computarizados para abordar los desafíos de los sistemas de información manuales. La principal diferencia entre un sistema de información manual y uno computarizado es que un sistema computarizado utiliza una combinación de software y hardware para registrar, almacenar, analizar y recuperar información.

Ventajas y desventajas de un sistema de información computarizado (MIS)

Las siguientes son algunas de las desventajas de un sistema de información computarizado.

Ventajas:

Las siguientes son las ventajas de los sistemas de información computarizados

Procesamiento rápido de datos y recuperación de información – ésta es una de las mayores ventajas de un sistema de información computarizado. Procesa datos y recupera información a un ritmo más rápido. Esto conduce a un mejor servicio al cliente/cliente.
Precisión de datos mejorada – Fácil de implementar controles de validación y verificación de datos en un sistema computarizado en comparación con un sistema manual.
Seguridad mejorada – Además de restringir el acceso al servidor de la base de datos, el sistema de información computarizado puede implementar otros controles de seguridad como autenticación de usuarios, sistemas de autenticación biométrica, control de derechos de acceso, etc.
Reducción de la duplicación de datos – Los sistemas de bases de datos están diseñados de tal manera que se minimice la duplicación de datos. Esto significa que la actualización de datos en un departamento los pone automáticamente a disposición de los demás departamentos.
Sistemas de respaldo mejorados – Con la tecnología moderna, las copias de seguridad se pueden almacenar en la nube, lo que facilita la recuperación de los datos si algo sucede con el hardware y el software utilizados para almacenar los datos.
Fácil acceso a la información – la mayoría de los ejecutivos de negocios necesitan viajar y aun así poder tomar una decisión basada en la información. la web y Móvil Las tecnologías hacen posible el acceso a los datos desde cualquier lugar.