Cómo importar datos de una base de datos SQL a un archivo de Excel [Ejemplo]

Por: charlotte molinero charlotte molinero
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⚡ Resumen inteligente

La importación de datos de una base de datos SQL a Excel vincula una hoja de cálculo con una tabla activa en SQL Server o Access. Esta página crea una tabla de empleados de ejemplo, la importa mediante el Asistente para la conexión de datos, importa una tabla de Access y explica cómo actualizar la conexión.

  • 🗄️ Fuente: Los datos provienen de un servidor SQL externo o Microsoft Acceda a la base de datos desde Excel.
  • 🧱 Prepárese: Un script CREATE TABLE e INSERT crea una tabla de empleados de ejemplo para importar.
  • ???? Conectar: La pestaña DATOS, Desde otras fuentes, Desde SQL Server abre el Asistente para la conexión de datos.
  • 🔑 Autenticación: Un servidor local puede utilizar Windows autenticación, mientras que un servidor remoto necesita un nombre de usuario y una contraseña.
  • 📋 Seleccione: Seleccione la base de datos y la tabla, guarde la conexión e introduzca los datos en la hoja de cálculo.
  • 🗂️ Acceso: El botón Desde Access importa una tabla desde una Microsoft Acceda a la base de datos de la misma manera.
  • 🔄 Refrescar: La opción "Actualizar datos" actualiza la tabla importada cada vez que cambia la base de datos.
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Cómo importar una base de datos SQL a Excel

Importar datos SQL a un archivo Excel

En este tutorial, importaremos datos desde una base de datos SQL externa. Este ejercicio supone que tiene una instancia funcional de SQL Server y los conceptos básicos de SQL Server.

Primero creamos SQL Archivo para importar en Excel. Si ya tiene listo el archivo exportado de SQL, puede omitir los dos pasos siguientes y pasar al siguiente.

  1. Cree una nueva base de datos llamada EmployeesDB
  2. Ejecute la siguiente consulta
USE EmployeeDB
GO

CREATE TABLE [dbo].[employees](
	[employee_id] [numeric](18, 0) NOT NULL,
	[full_name] [nvarchar](75) NULL,
	[gender] [nvarchar](50) NULL,
	[department] [nvarchar](25) NULL,
	[position] [nvarchar](50) NULL,
	[salary] [numeric](18, 0) NULL,
 CONSTRAINT [PK_employees] PRIMARY KEY CLUSTERED
(
	[employee_id] ASC
)WITH (PAD_INDEX = OFF, STATISTICS_NORECOMPUTE = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF, ALLOW_ROW_LOCKS = ON, ALLOW_PAGE_LOCKS = ON) ON [PRIMARY]
) ON [PRIMARY]

GO

INSERT INTO employees(employee_id,full_name,gender,department,position,salary)
VALUES
('4','Prince Jones','Male','Sales','Sales Rep',2300)
,('5','Henry Banks','Male','Sales','Sales Rep',2000)
,('6','Sharon Burrock','Female','Finance','Finance Manager',3000);

GO

Cómo importar datos a Excel usando el cuadro de diálogo del asistente

  • Crear un nuevo libro de trabajo en MS Excel
  • Haga clic en la pestaña DATOS

Importar datos a Excel usando el cuadro de diálogo del asistente

  1. Seleccionar del botón Otras fuentes
  2. Seleccione desde SQL Server como se muestra en la imagen de arriba

Importar datos a Excel usando el cuadro de diálogo del asistente

  1. Introduzca el nombre del servidor/dirección IP. Para este tutorial, me conecto a localhost 127.0.0.1
  2. Elija el tipo de inicio de sesión. Dado que estoy en una máquina local y tengo habilitada la autenticación de Windows, no proporcionaré el ID de usuario ni la contraseña. Si se está conectando a un servidor remoto, deberá proporcionar estos detalles.
  3. Haga clic en el botón siguiente

Una vez que esté conectado al servidor de base de datos, se abrirá una ventana en la que deberá ingresar todos los detalles como se muestra en la captura de pantalla.

Importar datos a Excel usando el cuadro de diálogo del asistente

  • Seleccione EmployeesDB de la lista desplegable
  • Haga clic en la tabla de empleados para seleccionarla
  • Haga clic en el botón siguiente.

Se abrirá un asistente de conexión de datos para guardar la conexión de datos y finalizar el proceso de conexión a los datos del empleado.

Importar datos a Excel usando el cuadro de diálogo del asistente

  • Obtendrás la siguiente ventana

Importar datos a Excel usando el cuadro de diálogo del asistente

  • Haga clic en el botón Aceptar

Importar datos a Excel usando el cuadro de diálogo del asistente

Descargue el archivo SQL y Excel

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Cómo importar datos de MS Access a Excel con ejemplo

Aquí, vamos a importar datos desde una base de datos externa simple impulsada por Microsoft Acceder a la base de datos. Importaremos la tabla de productos a Excel. Puedes descargar el Microsoft Base de datos Access.

  • Abrir un nuevo libro de trabajo
  • Haga clic en la pestaña DATOS
  • Haga clic en el botón Acceso como se muestra a continuación

Importar datos de MS Access a Excel

  • Obtendrá la ventana de diálogo que se muestra a continuación.

Importar datos de MS Access a Excel

  • Busque la base de datos que descargó y
  • Haga clic en el botón Abrir

Importar datos de MS Access a Excel

  • Haga clic en el botón Aceptar
  • Obtendrás los siguientes datos

Importar datos de MS Access a Excel

Descargue la base de datos y el archivo Excel

Actualización y gestión de la conexión a la base de datos

La ventaja de importar en lugar de pegar es que Excel mantiene una conexión activa con la base de datos, por lo que una sola actualización incorpora las filas más recientes sin necesidad de repetir el asistente. Gestionar dicha conexión garantiza que el informe esté siempre actualizado y sea seguro.

  1. Actualizar los datos: Haz clic en cualquier celda de la tabla importada, abre la pestaña DATOS y elige Actualizar o Actualizar todo para actualizar todas las conexiones.
  2. Actualizar al abrir: En Propiedades de conexión, marque la casilla "Actualizar datos al abrir el archivo" para que el informe esté actualizado cada vez que se abra.
  3. Gestionar conexiones: Utilice Consultas y conexiones para cambiar el nombre, editar o eliminar una conexión, y para comprobar el servidor y la base de datos a los que apunta.
  4. Proteja sus credenciales: Utilice Windows Autenticación siempre que sea posible, y nunca guarde una contraseña de base de datos en un libro de trabajo compartido.

⚠️ Advertencia: Un libro de trabajo que contiene una conexión activa a la base de datos puede exponer el nombre del servidor y la consulta. Elimine la conexión con Consultas y conexiones antes de compartir el archivo fuera de la organización, o bien, pegue primero los valores como datos estáticos.

Preguntas Frecuentes

Windows La autenticación inicia sesión con el actual Windows La autenticación mediante cuenta de usuario no requiere contraseña, lo cual es adecuado para un servidor local. La autenticación de SQL Server requiere un ID de usuario y una contraseña independientes, y se utiliza para servidores remotos.

Solo después de actualizar la tabla. La tabla importada mantiene la conexión, pero no se actualiza automáticamente. Haga clic en Actualizar en la pestaña DATOS o configure la conexión para que se actualice al abrir el archivo y así ver las filas más recientes.

Sí. En las propiedades de conexión, cambie el tipo de comando a SQL y pegue una instrucción SELECT. Excel importará entonces solo las filas y columnas que devuelva la consulta, lo que resulta más rápido para tablas grandes.

Sí. Las funciones de IA, como Copilot, convierten una simple consulta como "empleados de ventas que ganan más de 2000" en una sentencia SELECT. El usuario revisa la consulta y la pega en la conexión antes de importarla.

Sí. Los asistentes de IA resumen la tabla importada, crean una tabla dinámica o un gráfico y responden preguntas al respecto en lenguaje sencillo. La conexión en tiempo real permite que la actualización mantenga el análisis actualizado con la base de datos.

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