Validación de datos en Excel: filtros, agrupaciones, ejemplos de clasificación
Validación de datos
La validación de datos es muy importante en el sentido de que nos ayuda a evitar errores que se pueden evitar.. Supongamos que está registrando las calificaciones de los exámenes de los estudiantes y sabe que el mínimo es 0 y el máximo es 100. Puede aprovechar las funciones de validación para asegurarse de que solo se ingresen valores entre 0 y 100.
Agregue una nueva hoja a su libro de trabajo haciendo clic en el botón más en la parte inferior de la hoja de trabajo.
Agregue una columna para S/N, Nombre y Puntuación. Su hoja debería verse de la siguiente manera
S / N | Nombre | Puntuación |
---|---|---|
1 | Jane | |
2 | James | |
3 | Jones | |
4 | Jonathan | |
5 | Juan |
- Haga clic en la pestaña DATOS
- Seleccione las celdas C2 a C6 (las celdas que se utilizarán para registrar las puntuaciones)
- Haga clic en la lista desplegable Validación de datos.
- Haga clic en Validación de datos.
- Obtendrá la siguiente ventana de diálogo
- Haga clic en la pestaña Alerta de error
- Ingrese el título de la alerta y el mensaje como se muestra en el siguiente diagrama.
- Haga clic en el botón Aceptar
- Intente introducir una puntuación superior a 200. Recibirá el siguiente mensaje de error
Filtros de datos
Los filtros de datos nos permiten obtener datos que coincidan con nuestros criterios deseados. Digamos que queremos mostrar los resultados de todos los estudiantes cuyos nombres comienzan con "ja" u obtienen puntuaciones menores, mayores o iguales a un determinado valor, podemos usar filtros para obtener dichos datos.
Seleccione las columnas de nombre y puntuaciones como se muestra a continuación
- Haga clic en la pestaña DATOS en la cinta
- Haga clic en la lista desplegable Ordenar y filtrar como se muestra en la imagen a continuación
- Haga clic en el filtro de nombre
- Seleccionar filtros de texto
- Seleccionar comienza con
- Obtendrás la siguiente ventana.
- Ingrese "ja" y haga clic en el botón "Aceptar"
- Debería poder ver solo los resultados de Jane y James.
Agrupar y desagrupar
Los grupos nos permiten ver fácilmente y ocultar detalles innecesarios de columnas o filas. Además, también podemos utilizar grupos para analizar datos que pertenecen a una categoría común. Vamos a ilustrar esto con un ejemplo. Usaremos el ejemplo de las puntuaciones de los estudiantes que se muestra más arriba.
- Haga clic derecho en la partitura y seleccione insertar columna. Nombra la columna de nombre género.
- Cambia a James por Juanita. Pon hembra para Janet y Juanita. Poner masculino para el resto de alumnos. Su hoja debería verse de la siguiente manera.
Ahora agruparemos a las hembras y mostraremos su puntuación promedio y haremos lo mismo con los machos.
- Haga clic en la pestaña DATOS en la cinta
- Seleccione todas las columnas y filas con datos.
- Haga clic en el botón desplegable Grupo como se muestra en la imagen a continuación
Obtendrás la siguiente ventana
- Asegúrese de que las opciones de Filas estén seleccionadas
- Haga clic en el botón Aceptar
- Obtendrás la siguiente vista previa
- Ahora calcularemos las puntuaciones medias de mujeres y hombres.
- Seleccione todos los datos como se muestra a continuación.
Haga clic en el botón desplegable Subtotal en la pestaña DATOS
Obtendrás la siguiente ventana
- Establecer "En cada cambio" en género
- Establezca "Usar función" en promedio
- Seleccione "Agregar subtotal" a la puntuación
- Haga clic en el botón "Aceptar"
Descargue el código de Excel anterior
Agregar imágenes a hojas de cálculo
En ocasiones, le gustaría etiquetar los documentos impresos en Excel con información membretada e imprimirlos con el logotipo de la empresa, etc. Excel tiene características que le permiten importar imágenes a Excel. El comando para agregar imágenes se encuentra en la pestaña INSERTAR en la cinta.
Obtendrá la siguiente ventana de diálogo
- Puede buscar cualquier carpeta en su computadora que tenga imágenes y seleccionar cualquier imagen de su elección.
- Obtendrás resultados similares a los que se muestran a continuación.
Ejercicio tutorial 4
Utilice el comando INSERTAR imágenes de la pestaña para agregar una imagen de su elección a la hoja de trabajo.
Resum
En este artículo, hemos aprendido cómo realizar operaciones aritméticas básicas usando Excel, formatear los datos y aplicar reglas de validación, filtrar datos y cómo aprovechar los grupos para analizar más los datos y mejorar la presentación.