Validación de datos en Excel: filtros, grupospingEjemplos de ordenación

⚡ Resumen inteligente

La validación de datos en Excel restringe lo que acepta una celda, mientras que los filtros, la ordenación y la agrupaciónping organiza los registros en torno a él. Esta página explica las reglas de validación con alertas de error, filtros de texto y números, ordenación, agrupación.ping con subtotales e insertando imágenes en una hoja de cálculo.

✅ Validación de datos: Una regla de validación limita una celda a los valores permitidos, como un número entero entre 0 y 100, y muestra una alerta de error cuando la entrada infringe la regla.
🔎 Filtros: Un filtro oculta las filas que no coinciden con un criterio, por ejemplo, nombres que comienzan con "ja" o puntuaciones superiores a un valor determinado.
↕️ Clasificación: La función de ordenación reordena las filas según una o más columnas, en orden ascendente o descendente, sin eliminar ningún dato.
🗂️ Grupo y subtotal: Grouping Agrupa las filas relacionadas y el comando Subtotal agrega un promedio o una suma para cada categoría.
🖼️ Imágenes: La pestaña Insertar permite añadir un logotipo o una imagen para personalizar una hoja de cálculo impresa.
🧭 Donde encontrar: Las funciones de validación, ordenar y filtrar, agrupar y subtotal se encuentran en la pestaña DATOS de la cinta de opciones.

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Validación de datos

La validación de datos es muy importante en el sentido de que nos ayuda a evitar errores que se pueden evitar.. Supongamos que está registrando las calificaciones de los exámenes de los estudiantes y sabe que el mínimo es 0 y el máximo es 100. Puede aprovechar las funciones de validación para asegurarse de que solo se ingresen valores entre 0 y 100.
Agregue una nueva hoja a su libro de trabajo haciendo clic en el botón más en la parte inferior de la hoja de trabajo.

Agregue una columna para S/N, Nombre y Puntuación. Su hoja debería verse de la siguiente manera

S / N	Nombre	Puntuación
1	Jane
2	James
3	Jones
4	Jonathan
5	Juan

Haga clic en la pestaña DATOS
Seleccione las celdas C2 a C6 (las celdas que se utilizarán para registrar las puntuaciones)

Haga clic en la lista desplegable Validación de datos.
Haga clic en Validación de datos.

Obtendrá la siguiente ventana de diálogo

Haga clic en la pestaña Alerta de error
Ingrese el título de la alerta y el mensaje como se muestra en el siguiente diagrama.

Haga clic en el botón Aceptar
Intente introducir una puntuación superior a 200. Recibirá el siguiente mensaje de error

Tipos de criterios de validación de datos

El menú desplegable Permitir de la ventana Validación de datos ofrece varios criterios, no solo números enteros. Elegir el correcto mantiene las entradas limpias en el punto de entrada.pingLa tabla que aparece a continuación enumera los criterios comunes con un ejemplo práctico.

Criterio	Lo que permite	Ejemplo
Número entero	Números enteros dentro de un rango	Entre 0 y 100 para la calificación de un examen.
Decimal	Numbers con decimales dentro de un rango	Entre 0 y 1 para una tasa de descuento
Lista	Solo se muestran los valores de una lista definida, como un menú desplegable.	Hombre, Mujer
Fecha	Fechas dentro de un rango	A partir de hoy
Longitud del texto	Un número limitado de caracteres	Exactamente 10 por un número de teléfono
Personalizado	Cualquier fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO	=ESNUMERO(C2) para forzar un número

💡 Consejo: Utilice la pestaña Mensaje de entrada para mostrar una sugerencia cuando se seleccione la celda, y la pestaña Alerta de error para decidir si una entrada incorrecta supone una parada obligatoria, una advertencia que se puede anular o una nota informativa.

Filtros de datos

Los filtros de datos nos permiten obtener datos que coincidan con nuestros criterios deseados. Digamos que queremos mostrar los resultados de todos los estudiantes cuyos nombres comienzan con "ja" u obtienen puntuaciones menores, mayores o iguales a un determinado valor, podemos usar filtros para obtener dichos datos.
Seleccione las columnas de nombre y puntuaciones como se muestra a continuación

Haga clic en la pestaña DATOS en la cinta
Haga clic en la lista desplegable Ordenar y filtrar como se muestra en la imagen a continuación

Haga clic en el filtro de nombre
Seleccionar filtros de texto
Seleccionar comienza con
Obtendrás la siguiente ventana.

Ingrese "ja" y haga clic en el botón "Aceptar"
Debería poder ver solo los resultados de Jane y James.

Ordenar datos en Excel

El filtrado oculta las filas que no coinciden, mientras que la ordenación conserva todas las filas pero cambia su orden. Ordenar las puntuaciones de los estudiantes de mayor a menor permite visualizar la clasificación de un vistazo, y es otro comando de la pestaña DATOS.

Seleccione una celda en la columna: Haz clic en cualquier celda de la columna Puntuación. No es necesario seleccionar toda la columna, ya que Excel detecta la tabla circundante.
Abrir Ordenar y filtrar: En la pestaña DATOS, seleccione Ordenar de mayor a menor para números, o Ordenar de la A a la Z para texto.
Ordenar por varias columnas: Para ordenar por varios niveles, haga clic en el botón Ordenar, agregue un nivel y ordene primero por Género y luego por Puntuación. Excel aplica los niveles de arriba a abajo.
Conservar el encabezado: Asegúrese de que la casilla "Mis datos tienen encabezados" esté marcada, para que los nombres de las columnas permanezcan en su lugar y no se ordenen junto con los datos.

⚠️ Advertencia: Antes de ordenar, seleccione solo una celda, nunca una sola columna. Si se selecciona y ordena solo una columna, los nombres y las puntuaciones se separarán y el registro se corromperá. Excel muestra una advertencia con el mensaje "Expandir la selección", que siempre debe aceptarse.

Agrupar y desagrupar

Los grupos nos permiten ver fácilmente y ocultar detalles innecesarios de columnas o filas. Además, también podemos utilizar grupos para analizar datos que pertenecen a una categoría común. Vamos a ilustrar esto con un ejemplo. Usaremos el ejemplo de las puntuaciones de los estudiantes que se muestra más arriba.

Haga clic derecho en la partitura y seleccione insertar columna. Nombra la columna de nombre género.
Cambia a James por Juanita. Pon hembra para Janet y Juanita. Poner masculino para el resto de alumnos. Su hoja debería verse de la siguiente manera.

Ahora agruparemos a las hembras y mostraremos su puntuación promedio y haremos lo mismo con los machos.

Haga clic en la pestaña DATOS en la cinta
Seleccione todas las columnas y filas con datos.
Haga clic en el botón desplegable Grupo como se muestra en la imagen a continuación

Obtendrás la siguiente ventana

Asegúrese de que las opciones de Filas estén seleccionadas
Haga clic en el botón Aceptar
Obtendrás la siguiente vista previa

Ahora calcularemos las puntuaciones medias de mujeres y hombres.
Seleccione todos los datos como se muestra a continuación.

Haga clic en el botón desplegable Subtotal en la pestaña DATOS

Obtendrás la siguiente ventana

Establecer "En cada cambio" en género
Establezca "Usar función" en promedio
Seleccione "Agregar subtotal" a la puntuación
Haga clic en el botón "Aceptar"

Descargue el archivo Excel anterior. Code

Agregar imágenes a hojas de cálculo

En ocasiones, le gustaría etiquetar los documentos impresos en Excel con información membretada e imprimirlos con el logotipo de la empresa, etc. Excel tiene características que le permiten importar imágenes a Excel. El comando para agregar imágenes se encuentra en la pestaña INSERTAR en la cinta.

Obtendrá la siguiente ventana de diálogo

Puede buscar cualquier carpeta en su computadora que tenga imágenes y seleccionar cualquier imagen de su elección.
Obtendrás resultados similares a los que se muestran a continuación.

Ejercicio tutorial 4

Utilice el comando INSERTAR imágenes de la pestaña para agregar una imagen de su elección a la hoja de trabajo.

Preguntas Frecuentes

Un filtro oculta las filas que no cumplen con un criterio y deja el resto sin cambios. Una ordenación conserva todas las filas, pero las reorganiza en orden ascendente o descendente. El filtrado elimina lo innecesario, la ordenación lo reorganiza.

Seleccione las celdas, abra Validación de datos, elija Lista en Permitir e introduzca los valores separados por comas o indique un rango en Origen. A continuación, Excel mostrará una flecha desplegable para que los usuarios seleccionen una entrada válida.

En la pestaña DATOS, haga clic en Desagrupar para eliminar el esquema y abra la ventana Subtotal. Seleccione Eliminar todo para borrar las filas de subtotales. Los datos originales se mostrarán sin cambios debajo.

Sí. Las funciones de IA, como Copilot en Excel, convierten una solicitud como "permitir solo puntuaciones de 0 a 100" en una regla de validación de números enteros con una alerta de error. El usuario sigue revisando y aplicando la regla.

Sí. Las herramientas de IA detectan duplicados y entradas no válidas, sugieren el filtro o la forma de ordenar que responde a una pregunta y resumen las filas visibles. Las reglas de validación siguen protegiendo los datos en el momento de su introducción.