ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ Ανάλυσης & Χαρτογράφησης Ενδιαφερομένων με Πρότυπο

Τι είναι η Ανάλυση Ενδιαφερομένων;

Ανάλυση ενδιαφερομένων είναι μια διαδικασία χαρτογράφησης των συμφερόντων των ενδιαφερομένων σας. Είναι μια διαδικασία συστηματικής ανάλυσης και συλλογής ποιοτικών πληροφοριών για να καθοριστεί ποιος πρέπει να ληφθεί υπόψη. Βοηθά τους ηγέτες και τους διαχειριστές έργων να αξιολογήσουν τα ενδιαφέροντα, τις θέσεις, τις συμμαχίες και τις γνώσεις των ενδιαφερομένων που σχετίζονται με το έργο.

Τι είναι η χαρτογράφηση ενδιαφερομένων;

Χαρτογράφηση ενδιαφερομένων είναι μια αποτελεσματική διαδικασία εύρεσης των βασικών ενδιαφερομένων που σχετίζονται με το έργο. Βοηθά να μάθετε για τα ενδιαφερόμενα μέρη και να εντοπίσετε όλα τα άτομα που ενδιαφέρονται για το αποτέλεσμα του έργου. Μόλις εντοπιστούν όλοι οι ενδιαφερόμενοι, μπορούν να χαρτογραφηθούν και να κατηγοριοποιηθούν ανάλογα με τα διαφορετικά ενδιαφέροντα και τα επίπεδα δέσμευσης.

Πότε πρέπει να γίνει Ανάλυση Ενδιαφερομένων;

Η ανάλυση των ενδιαφερομένων θα πρέπει πάντα να γίνεται στην αρχή ενός έργου. Μια τέτοια ανάλυση είναι χρήσιμη στη σύνταξη ενός πλαισίου κορμού. Το πλαίσιο καταγραφής δεν είναι παρά μια γενική προσέγγιση στο σχεδιασμό, την παρακολούθηση και την αξιολόγηση του έργου με τη μορφή «μήτρας λογικού πλαισίου». Κάθε φορά που τα πλαίσια καταγραφής επανεξετάζονται κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής ενός έργου, θα είναι χρήσιμη η ανάλυση των ενδιαφερομένων. Πράγμα που σημαίνει ότι κάθε φορά που διεκπεραιώνονται ενδιάμεσες αξιολογήσεις ή ετήσια παρακολούθηση, η ανάλυση των ενδιαφερομένων θα πρέπει να αποτελεί μέρος της.

Κατηγοριοποίηση ενδιαφερομένων

Τα ενδιαφερόμενα μέρη κατηγοριοποιούνται σε δύο κατηγορίες

Εσωτερικοί ενδιαφερόμενοι	Εξωτερικοί Ενδιαφερόμενοι
Μέσα στον οργανισμό: Εργαζόμενοι και Διοίκηση	Εκτός οργάνωσης: Κυβερνητικός & Εμπορικός Σύλλογος

Διαδικασία Ανάλυσης και Χαρτογράφησης Ενδιαφερομένων

Το ακόλουθο παράδειγμα χαρτογράφησης ενδιαφερομένων εξηγεί την κύρια πτυχή που πρέπει να ληφθεί υπόψη για την ανάλυση των ενδιαφερομένων

Βήμα 1) Προσδιορίστε τα ενδιαφερόμενα μέρη σας: το αφεντικό σας, την ομάδα σας, ανώτερα στελέχη, υποψήφιους πελάτες, την οικογένειά σας κ.λπ.

Βήμα 2) Αξιολογήστε πώς αυτά τα ενδιαφερόμενα μέρη θα μπορούσαν να επηρεαστούν ή να έχουν επίδραση στον οργανισμό

Βήμα 3) Δώστε προτεραιότητα στα ενδιαφερόμενα μέρη σας-

Τύπος Ενδιαφερομένου	Ενέργειες
Υψηλή δύναμη, ενδιαφερόμενοι	– Διαχειριστείτε στενά
Υψηλή δύναμη, λιγότερο ενδιαφερόμενοι	– Μείνετε ικανοποιημένοι
Χαμηλή ισχύς, ενδιαφερόμενοι	- Παραμένω ενημέρωμενος
Χαμηλή ισχύς, λιγότερο ενδιαφερόμενοι	– Παρακολούθηση με ελάχιστη προσπάθεια

Βήμα 4) Προσδιορισμός περιοχών συγκρούσεων (οργάνωση έναντι ενδιαφερόμενων μερών, ενδιαφερόμενων μερών έναντι συμφερόντων)

Βήμα 5) Δώστε προτεραιότητα, συμφιλίωση και εξισορρόπηση των ενδιαφερομένων

Βήμα 6) Ευθυγραμμίστε τις σημαντικές ανάγκες των ενδιαφερομένων με τις στρατηγικές και τις ενέργειες του οργανισμού

Στη συνέχεια, σε αυτό το παράδειγμα χαρτογράφησης ενδιαφερομένων μερών, ας μάθουμε πράγματα που πρέπει να προσέχουμε κατά την επικοινωνία με τους ενδιαφερόμενους

• Θα μπορούσατε να εξαλείψετε διαδικασίες, οι οποίες δεν προσθέτουν αξία για τους ενδιαφερόμενους;
• Πώς θα επικοινωνούσατε με τους ενδιαφερόμενους;
• Οι επικοινωνίες σας ενθαρρύνουν την ανταλλαγή ενδιαφερομένων;
• Κοινοποιείτε στον ενδιαφερόμενο την αξία της συμφωνίας;

Σημαντικές ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε κατά την ανάλυση και τη χαρτογράφηση των ενδιαφερομένων

Έλεγχος διαφορετικών χαρακτηριστικών για τον ενδιαφερόμενο	Ερώτηση που πρέπει να κάνετε στα ενδιαφερόμενα μέρη σας
Προσδιορισμός ενδιαφερομένου	Ποιος πληρώνει για το έργο; Ποιος θα λάβει τα παραδοτέα ή τα κέρδη από το έργο; Τόσο από τον οργανισμό σας όσο και από τον οργανισμό πελάτη που θα συνεργαστεί μαζί σας για την υλοποίηση του έργου; Προσδιορίστε τον ειδικό για τον τομέα του έργου στον οργανισμό.
Τόκοι	Ποιο άμεσο όφελος αναμένουν οι ενδιαφερόμενοι από το έργο; Ποια αποτελέσματα αναμένουν οι ενδιαφερόμενοι ως αποτέλεσμα του έργου; Ποιες αλλαγές πρέπει να κάνουν τα ενδιαφερόμενα μέρη ως αποτέλεσμα του έργου; Υπάρχουν συγκρούσεις συμφερόντων μεταξύ των ενδιαφερομένων;
επιρροή	Ποια νόμιμη εξουσία έχουν τα ενδιαφερόμενα μέρη στον οργανισμό; Ποιος ελέγχει τα περιουσιακά στοιχεία και τους πόρους του έργου; Ποιο βαθμό επιρροής ή διαπραγματευτικής δύναμης φέρουν τα ενδιαφερόμενα μέρη που έχετε εντοπίσει στον οργανισμό;
Επίπτωση	Πόσο αντίκτυπο θα μπορούσε να έχει ο ενδιαφερόμενος στο έργο και αν αυτό θα επηρεάσει την επιτυχία του έργου

Επίσης, πρέπει να υπολογίσετε πότε οι ενδιαφερόμενοι θα εμπλακούν στα ακόλουθα:

• Όραμα έργου
• Ορισμός Πεδίου Έργου
• Ανάλυση Επιχειρηματικών Διαδικασιών
• Χρειάζεται Εκμάθηση
• Επικύρωση Απαιτήσεων
• Σχεδιαστικά σχόλια
• Δοκιμή αποδοχής χρήστη

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα "Πίνακας Matrix Συμμετοχής” για τα ενδιαφερόμενα μέρη όπως δίνεται στο παρακάτω παράδειγμα χάρτη ενδιαφερομένων:

Τύπος Συμμετοχής	Πληροφορώ	Συμβουλευτείτε	εταίρος	Έλεγχος
Αξιολόγηση Αναγκών
Planning
Εφαρμογή
Παρακολούθηση & αξιολόγηση

Πρότυπο ανάλυσης ενδιαφερόμενων μερών

Ακολουθεί ένα πρότυπο ανάλυσης ενδιαφερομένων. Θα σας βοηθήσει εύκολα να προσδιορίσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη σας και να τους κατηγοριοποιήσετε σε διαφορετικές κατηγορίες και κριτήρια.

Κατεβάστε το πρότυπο ανάλυσης ενδιαφερομένων

Συμβουλές για τη διαχείριση των ενδιαφερομένων σας

• Μην παραπονιεσαι. Αποδεχτείτε τους ενδιαφερόμενους όπως είναι
• Για εγγυημένη επιτυχία, εμπλέξτε τη βασική ηγεσία.
• Βεβαιωθείτε ότι εμπλέκετε τα ενδιαφερόμενα μέρη από νωρίς στη διαδικασία επιχειρηματικής ανάλυσης
• Σε περίπτωση ευαίσθητου ζητήματος, εξασφαλίστε πλήρη εμπιστευτικότητα σε όλους τους ενδιαφερόμενους για να κερδίσετε την εμπιστοσύνη τους.
• Για να αποφύγετε συγκρούσεις, βοηθήστε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη να πραγματοποιήσουν τα προσωπικά τους οφέλη από το έργο.
• Η χαρτογράφηση και η ανάλυση των ενδιαφερομένων πάντα βοηθάει.