Έργο Ολοκλήρωση & Διαχείριση Πεδίου: Τι είναι, Ορισμός

Τι είναι το Project Integration Management;

Η διαχείριση της ολοκλήρωσης έργου ασχολείται κυρίως με τις διαδικασίες που απαιτούνται για να διασφαλιστεί ότι οι διάφορες δραστηριότητες του έργου συντονίζονται σωστά.

Με άλλα λόγια, η διαδικασία Διαχείρισης Ολοκλήρωσης Έργου περιλαμβάνει δραστηριότητες όπως ο εντοπισμός, ο καθορισμός, ο συνδυασμός και ο συντονισμός διαφόρων διαδικασιών που σχετίζονται με το έργο.

Η διαχείριση της ολοκλήρωσης έργου περιλαμβάνει τις ακόλουθες δραστηριότητες.

Διαδικασία Στάδιο Έργου Βασικά παραδοτέα
Ανάπτυξη καταστατικού έργου Μυϊτικός Χάρτης έργου
Ανάπτυξη σχεδίου διαχείρισης έργου Σχεδιασμός Σχέδιο διαχείρισης έργου
Άμεση και διαχείριση έργου έργου Εκτέλεση Παραδοτέα
Παρακολούθηση και Έλεγχος Εργασιών Έργου Παρακολούθηση και Έλεγχος Αλλαγή αιτημάτων
Εκτελέστε ολοκληρωμένο έλεγχο αλλαγής Παρακολούθηση και Έλεγχος Αλλαγή ενημερώσεων κατάστασης αιτήματος
Κλείσιμο έργου ή φάσης Κλείσιμο έργου Τελικό προϊόν

Θα δούμε όλη αυτή τη διαδικασία βήμα προς βήμα παρακάτω:-

Χάρτης έργου

Ο χάρτης του έργου είναι αναπόσπαστο μέρος της Διαχείρισης Έργου Ολοκλήρωσης, χωρίς να υπάρχει χάρτης έργου, ένα έργο δεν μπορεί να ξεκινήσει. Επισήμως εξουσιοδοτεί και καθορίζει τους στόχους του έργου. Περιλαμβάνει το όνομα, την περιγραφή και τα παραδοτέα του έργου, συνήθως γραμμένα από ανώτερη αρχή από έναν διαχειριστή έργου.

Είσοδοι Εργαλεία & Τεχνικές Έξοδοι
Δήλωση έργου έργου Εμπειρογνωμοσύνη Χάρτης έργου
Επαγγελματική υπόθεση
Σύμβαση
Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Σχέδιο διαχείρισης έργου

Η ανάπτυξη σχεδίου έργου χρησιμοποιεί τα αποτελέσματα των άλλων διαδικασιών σχεδιασμού για να δημιουργήσει ένα συνεπές, λογικό έγγραφο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να καθοδηγήσει τόσο τον έλεγχο του έργου όσο και την εκτέλεση του έργου. Το Σχέδιο Διαχείρισης Έργου χρησιμοποιείται για την καθοδήγηση της εκτέλεσης του έργου, την τεκμηρίωση της υπόθεσης σχεδιασμού του έργου, την επικοινωνία μεταξύ των ενδιαφερομένων, για καλύτερο έλεγχο του έργου κ.λπ.

Είσοδοι Εργαλεία & Τεχνικές Έξοδοι
Χάρτης έργου Εμπειρογνωμοσύνη Σχέδιο διαχείρισης έργου
Εκροές από διαδικασίες σχεδιασμού
Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Άμεση και διαχείριση έργου έργου

Είναι μια διαδικασία όπου η εργασία θα εκτελεστεί όπως ορίζεται στο σχέδιο διαχείρισης του έργου και θα εφαρμοστούν αλλαγές σε σχέση με τις απαιτήσεις του έργου.

Είσοδοι Εργαλεία & Τεχνικές Έξοδοι
Σχέδιο διαχείρισης έργου Εμπειρογνωμοσύνη Παραδοτέα
Εγκεκριμένα αιτήματα αλλαγής Πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης έργου Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης Αλλαγή αιτημάτων
Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας Ενημερώσεις σχεδίων διαχείρισης έργου
Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Παρακολούθηση και Έλεγχος Εργασιών Έργου

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει παρακολούθηση, επανεξέταση και αναφορά της προόδου του έργου προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι απόδοσης που ορίζονται στο σχέδιο διαχείρισης του έργου.

Είσοδοι Εργαλεία & Τεχνικές Έξοδοι
Σχέδιο διαχείρισης έργου Εμπειρογνωμοσύνη Αλλαγή αιτημάτων
Αναφορές απόδοσης Ενημερώσεις σχεδίων διαχείρισης έργου
Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης Ενημερώσεις εγγράφων έργου
Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Εκτελέστε ολοκληρωμένο έλεγχο αλλαγής

Είναι η φάση όπου ο αντίκτυπος οποιασδήποτε αλλαγής αξιολογείται σε σχέση με το έργο. Απαιτείται να αξιολογηθεί σε όλο το έργο. Σε αυτή τη διαδικασία, η πραγματική εργασία αναλύεται σε σχέση με το προβλεπόμενο σχέδιο και κάνει μια προσαρμογή εάν δεν είναι ενσωματωμένα ή συγχρονισμένα.

Η διαφορά μεταξύ της «εργασίας του έργου παρακολούθησης και ελέγχου» και του «ολοκληρωμένου ελέγχου αλλαγών» είναι ότι το Perform Integrated Change Control δίνει έμφαση στη διαχείριση οποιασδήποτε αλλαγής στο εύρος του έργου, ενώ το πρώτο εστιάζει στη διαχείριση του τρόπου εκτέλεσης αυτού του πεδίου.

Είσοδοι Εργαλεία & Τεχνικές Έξοδοι
Σχέδιο διαχείρισης έργου Εμπειρογνωμοσύνη Ενημερώσεις κατάστασης αιτημάτων αλλαγής
Πληροφορίες απόδοσης εργασίας Αλλαγή συνεδριάσεων ελέγχου Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
Αλλαγή αιτημάτων Ενημερώσεις εγγράφων έργου
Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Κλείσιμο έργου ή φάσης

Είναι η φάση της επίσημης ολοκλήρωσης των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με το έργο.

Είσοδοι Εργαλεία & Τεχνικές Έξοδοι
Σχέδιο διαχείρισης έργου Εμπειρογνωμοσύνη Μετάβαση τελικού προϊόντος, υπηρεσίας ή αποτελέσματος
Αποδεκτά παραδοτέα Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Τι είναι το Project Scope Management;

Οι διαδικασίες διαχείρισης πεδίου καθορίζουν το έργο που απαιτείται να γίνει και διασφαλίζουν ότι το έργο περιλαμβάνει μόνο αυτήν την εργασία για την ολοκλήρωση του έργου.

Γιατί οι διαχειριστές χρειάζονται Project Scope Management

  • Χωρίς να καθοριστεί το εύρος του έργου, δεν μπορεί να εκτιμηθεί ο χρόνος ή το κόστος που θα διαρκέσει το έργο
  • Η διαχείριση εύρους δημιουργεί διαδικασίες ελέγχου για την αντιμετώπιση στοιχείων που ενδέχεται να αλλάξουν το έργο κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου
  • Βοηθά στην αποφυγή των προκλήσεων που μπορεί να αντιμετωπίσει ένα έργο με κάθε αυξανόμενο εύρος και απείθαρχη λίστα απαιτήσεων.

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει και τα δύο

  • Διαχείριση εμβέλειας Έργου
  • Διαχείριση του εύρους του προϊόντος

Η Διαδικασία Διαχείρισης Πεδίου Έργου περιλαμβάνει τις ακόλουθες δραστηριότητες.

Διαδικασία Ομάδα Έργου Βασικά παραδοτέα
  • Διαχείριση Πεδίου Σχεδίου
Σχεδιασμός
  • Συλλέξτε τις απαιτήσεις
Σχεδιασμός Απαιτούμενο έγγραφο
  • Ορίστε το πεδίο εφαρμογής
Σχεδιασμός Δήλωση πεδίου εφαρμογής του έργου
  • Δημιουργία WBS
Σχεδιασμός Κατάλογος WBS, WBS
  • Επικύρωση πεδίου
Παρακολούθηση και έλεγχος Παραδοτέα αποδοχής
  • Πεδίο ελέγχου
Παρακολούθηση και έλεγχος Αλλαγή αιτήματος

Θα δούμε όλη αυτή τη διαδικασία βήμα προς βήμα παρακάτω:-

Διαχείριση Πεδίου Σχεδίου

Το σχέδιο διαχείρισης πεδίου θα καθορίσει τον τρόπο καθορισμού, επικύρωσης και ελέγχου του πεδίου εφαρμογής.

Πρωτεύουσες εισόδους Εργαλεία και Τεχνικές Πρωτεύουσες έξοδοι
  • Προκαταρκτική Δήλωση Πεδίου Έργου
  • Χάρτης έργου
Συναντήσεις Σχέδια διαχείρισης απαιτήσεων
  • Σχέδιο διαχείρισης έργου
Εμπειρογνωμοσύνη Σχέδια Διαχείρισης Πεδίου
  • Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
  • Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Συλλέξτε τις απαιτήσεις

Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας οι διαχειριστές χρησιμοποιούν διάφορες τεχνικές και εργαλεία για τη συλλογή των απαιτήσεων του έργου από τα ενδιαφερόμενα μέρη. Αυτό το στάδιο είναι πολύ σημαντικό και αν γίνει με ακρίβεια οι πιθανότητες λάθους κατά τη διάρκεια του έργου θα είναι ελάχιστες.

Πρωτεύουσες εισόδους Εργαλεία και Τεχνικές Πρωτεύουσες έξοδοι
  • Χάρτης έργου
συνεντεύξεις Απαιτούμενη τεκμηρίωση
  • Μητρώο ενδιαφερομένων
Ομάδες εστίασης Σχέδιο διαχείρισης απαιτήσεων
Τεχνικές ομαδικής δημιουργικότητας Πίνακας ιχνηλασιμότητας απαιτήσεων
Διευκολυνόμενα εργαστήρια
έρευνες και ερωτηματολόγια
Πρωτότυπα
Παρατηρήσεις
Τεχνικές ομαδικής λήψης αποφάσεων

Διαδικασία καθορισμού πεδίου

Αυτή η διαδικασία δείχνει ξεκάθαρα πώς υποτίθεται ότι θα προχωρήσει το έργο και τι δεν μπορεί να κάνει. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας διασφαλίζεται ότι το έργο παραμένει σε τροχιά με την εξέταση των δικαιολογητικών. Το εύρος που προκύπτει θα αναφέρει στη συνέχεια τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες των ενδιαφερομένων.

Πρωτεύουσες εισόδους Εργαλεία και Τεχνικές Πρωτεύουσες έξοδοι
  • Χάρτης έργου
Εμπειρογνωμοσύνη Δήλωση πεδίου εφαρμογής έργου
  • Τεκμηρίωση απαιτήσεων
Ανάλυση προϊόντων Ενημερώσεις εγγράφων έργου
  • Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Εναλλακτική αναγνώριση
Διευκολυνόμενα εργαστήρια

Δημιουργία WBS (Work Breakdown Structure)

Το WBS δίνει τη δυνατότητα στον διαχειριστή έργου και την ομάδα του να αναλύουν τα παραδοτέα έργου υψηλού επιπέδου σε μικρότερες, διαχειρίσιμες ενότητες εργασίας που ονομάζονται πακέτα εργασίας.

Πρωτεύουσες εισόδους Εργαλεία και Τεχνικές Πρωτεύουσες έξοδοι
  • Δήλωση πεδίου εφαρμογής έργου
Αποσύνθεση WBS
  • Τεκμηρίωση απαιτήσεων
Λεξικό WBS
  • Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Βασική γραμμή πεδίου
Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Επικύρωση πεδίου

Η διαδικασία εύρους επικύρωσης περιλαμβάνει την αποδοχή των πελατών. Είναι όταν ο πελάτης αποδέχεται επίσημα όλα τα παραδοτέα του έργου. Στο τέλος κάθε φάσης εμφανίζεται αυτή η διαδικασία. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, ο πελάτης δίνει τα σχόλιά του για την εργασία που εκτελέστηκε.

Πρωτεύουσες εισόδους Εργαλεία και Τεχνικές Πρωτεύουσες έξοδοι
  • Δήλωση Πεδίου Έργου
Επιθεώρηση Παραδοτέα αποδοχής
  • Σχέδιο διαχείρισης έργου
Αλλαγή αιτήματος
Ενημερώσεις εγγράφων έργου
  • Επικυρωμένα παραδοτέα

Έλεγχος εμβέλειας

Αυτή η διαδικασία ή η φάση περιλαμβάνει την παρακολούθηση της κατάστασης του έργου και τη διαχείριση των αλλαγών του πεδίου εφαρμογής. Εκτός από αυτό, περιλαμβάνει επίσης την αξιολόγηση των πρόσθετων απαιτήσεων από τον πελάτη ή την προληπτική παράβλεψη του αντικειμένου του έργου.

Πρωτεύουσες εισόδους Εργαλεία και Τεχνικές Πρωτεύουσες έξοδοι
  • Σχέδιο διαχείρισης έργου
Ανάλυση διακύμανσης Μετρήσεις απόδοσης εργασίας
  • Τεκμηρίωση απαιτήσεων
Αιτήματα αλλαγής
  • Πίνακας ιχνηλασιμότητας απαιτήσεων
  • Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
  • Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Βασικά σημεία που πρέπει να θυμάστε για το Scope Management

  • Για να αποφευχθεί η υπέρβαση του κόστους και οι ολισθήσεις χρονοδιαγράμματος, το πεδίο εφαρμογής πρέπει να είναι πλήρες και ακριβές.
  • Το πεδίο εφαρμογής πρέπει να καθοριστεί με σαφήνεια για να αποφευχθεί η περιττή εργασία και η σύγχυση
  • Το έγγραφο πεδίου εφαρμογής θα πρέπει να κοινοποιείται σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη για την αποφυγή σφαλμάτων στο σχεδιασμό και τις απαιτήσεις
  • Η καλή πρακτική για το Scope Management είναι ότι το έγγραφο πεδίου εφαρμογής πρέπει να παραμένει αναλλοίωτο κατά τη διάρκεια του έργου

Σύνοψη

Η διαχείριση του πεδίου εφαρμογής χρησιμοποιείται για τον καθορισμό του τρόπου διαχείρισης των υπόλοιπων διαδικασιών σχεδιασμού πεδίου.

Η βασική πτυχή αυτού του σταδίου

  • Ανάλυση απαιτήσεων έργου
  • Κοινοποιήστε την αλλαγή του πεδίου εφαρμογής σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη
  • Ρόλοι και ευθύνες που σχετίζονται με το πεδίο εφαρμογής