Πώς να δημιουργήσετε συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel: Οδηγός για αρχάριους

Θα υπάρξουν στιγμές που θα σας ζητηθεί να αναλύσετε μεγάλο όγκο δεδομένων και να δημιουργήσετε ευανάγνωστες και κατανοητές αναφορές. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες μας επιτρέπουν να αναλύουμε τέτοια δεδομένα και να παράγουμε αναφορές που ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις επιχειρηματικών αναφορών.

Τι είναι ο Συγκεντρωτικός Πίνακας;

Ένας Συγκεντρωτικός Πίνακας είναι μια σύνοψη ενός μεγάλου συνόλου δεδομένων που συνήθως περιλαμβάνει τα συνολικά στοιχεία, μέσο όρο, ελάχιστο, μέγιστο κ.λπ. ας υποθέσουμε ότι έχετε δεδομένα πωλήσεων για διαφορετικές περιοχές, με έναν συγκεντρωτικό πίνακα, μπορείτε να συνοψίσετε τα δεδομένα ανά περιοχή και να βρείτε οι μέσες πωλήσεις ανά περιοχή, η μέγιστη και η ελάχιστη πώληση ανά περιοχή κ.λπ. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες μας επιτρέπουν να αναλύουμε, να συνοψίζουμε και να εμφανίζουμε μόνο σχετικά δεδομένα στις αναφορές μας.

Οδηγός βήμα προς βήμα για τη δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων

Η παρακάτω εικόνα δείχνει τα δείγματα δεδομένων πωλήσεων που συγκεντρώθηκαν από τη βάση δεδομένων πρόσβασης North wind.

Μπορείτε να κατεβάσετε τα δείγματα δεδομένων Excel εδώ.

Κατεβάστε το παραπάνω αρχείο δεδομένων Excel

Όπως μπορείτε να δείτε από την παραπάνω εικόνα, το υπολογιστικό μας φύλλο περιέχει πολλά δεδομένα. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να δημιουργήσουμε μια σύνοψη πελατών, να ομαδοποιήσουμε όλες τις παραγγελίες τους ανά προϊόν και να εμφανίσουμε τις ποσότητες, την τιμή μονάδας και τα υποσύνολα για όλες τις συναλλαγές.

• Ανοίξτε το αρχείο Excel που κατεβάσατε
• Κάντε κλικ στην καρτέλα INSERT στην κορδέλα

• Θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο

• Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής πίνακα/περιοχής όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα
• Θα λάβετε το παρακάτω μίνι παράθυρο

• Κάντε κλικ στη διεύθυνση του κελιού A1
• Πατήστε Ctrl + A στο πληκτρολόγιο για να επιλέξετε όλα τα κελιά δεδομένων
• Το μίνι παράθυρο που εμφανίζεται τώρα εμφανίζεται ως εξής

• Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να επιστρέψετε στο παράθυρο επιλογών
• Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ

• Επιλέξτε τα παρακάτω πεδία
  • Ονομα εταιρείας
  • όνομα προϊόντος
  • Τιμή μονάδας
  • Ποσότητα (τεμάχια)
  • ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ
• Το φύλλο εργασίας σας θα πρέπει τώρα να έχει ως εξής

• Σημειώστε ότι τα παραπάνω δεδομένα έχουν ομαδοποιηθεί κατά όνομα εταιρείας πελάτη, όνομα προϊόντος, τιμή μονάδας, άθροισμα ποσοτήτων και το άθροισμα των υποσυνόλων.
• Παρατηρήστε το αναπτυσσόμενο κουμπί δίπλα στις Ετικέτες σειρών. Αυτό το κουμπί μας επιτρέπει να ταξινομήσουμε/φιλτράρουμε τα δεδομένα μας. Ας υποθέσουμε ότι μας ενδιαφέρει μόνο Alfreds Futterkiste
• Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Ετικέτες γραμμής όπως φαίνεται παρακάτω

• Αφαιρέστε το τικ από (Επιλογή όλων)
• Αγορά Alfreds Futterkiste
• Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ
• Θα λάβετε τα ακόλουθα δεδομένα

Πίνακες περιστροφής 2 διαστάσεων

Ένας δισδιάστατος συγκεντρωτικός πίνακας είναι ένας πίνακας που έχει πεδία και στις δύο σειρές και στις στήλες. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να παραθέσουμε τα ονόματα εργαζομένων ως σειρές και να χρησιμοποιήσουμε στήλες για να αναπαραστήσουμε τα ονόματα πελατών και να συμπληρώσουμε τα κελιά με τις συνολικές πωλήσεις.

• Ενεργοποιήστε το φύλλο δεδομένων πωλήσεων
• Κάντε κλικ στην καρτέλα INSERT
• Κάντε κλικ στο κουμπί Συγκεντρωτικό γράφημα και πίνακας
• Επιλέξτε όλα τα δεδομένα. Το Excel θα πρέπει τώρα να θυμάται το προηγούμενο εύρος, επομένως πρέπει απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί OK
• Θα δημιουργηθεί ένα νέο φύλλο με τα εργαλεία συγκεντρωτικού πίνακα
• Επιλέξτε τα πεδία όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα

Ο συγκεντρωτικός σας πίνακας θα έχει πλέον την εξής μορφή

Οπτικοποίηση δεδομένων συγκεντρωτικού πίνακα με χρήση γραφημάτων

Με το Excel 2013, δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε τα γραφήματα με μη αυτόματο τρόπο. Το Excel θα δημιουργήσει το διαγράμματα για εσάς καθώς δημιουργείτε τους συγκεντρωτικούς πίνακες, αλλάζετε συγκεντρωτικές συναρτήσεις, εφαρμόζετε φίλτρα κ.λπ.

Το παρακάτω γράφημα δημιουργήθηκε αυτόματα για εμάς από την απλή άσκηση περιστροφικού γραφήματος που φιλτράρει τα δεδομένα για Alfreds Futterkiste μόνο.

Σύνοψη

Οι συγκεντρωτικοί πίνακες και τα γραφήματα μας επιτρέπουν να συνοψίζουμε και να αναλύουμε μεγάλα σύνολα δεδομένων. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε συγκεντρωτικές συναρτήσεις όπως SUM, MINIMUM, MAXIMUM, AVERAGE κ.λπ. τα γραφήματα δημιουργούνται και ενημερώνονται αυτόματα για εμάς από το excel καθώς εργαζόμαστε με τα δεδομένα.