Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων: MIS, TPS, DSS, Πυραμιδικό Διάγραμμα

Ένας τυπικός οργανισμός χωρίζεται σε επιχειρησιακό, μεσαίο και ανώτερο επίπεδο. Οι απαιτήσεις πληροφοριών για τους χρήστες σε κάθε επίπεδο διαφέρουν. Προς το σκοπό αυτό, υπάρχει ένας αριθμός πληροφοριακών συστημάτων που υποστηρίζουν κάθε επίπεδο σε έναν οργανισμό.

Αυτό το σεμινάριο θα διερευνήσει τους διαφορετικούς τύπους πληροφοριακών συστημάτων, το οργανωτικό επίπεδο που τα χρησιμοποιεί και τα χαρακτηριστικά του συγκεκριμένου πληροφοριακού συστήματος.

Διάγραμμα πυραμίδας οργανωτικών επιπέδων και απαιτήσεων πληροφοριών

Η κατανόηση των διαφόρων επιπέδων ενός οργανισμού είναι απαραίτητη για την κατανόηση των πληροφοριών που απαιτούνται από τους χρήστες που λειτουργούν στα αντίστοιχα επίπεδά τους.

Το παρακάτω διάγραμμα απεικονίζει τα διάφορα επίπεδα ενός τυπικού οργανισμού.

Operaεπίπεδο διαχείρισης

Το λειτουργικό επίπεδο αφορά την εκτέλεση καθημερινών επιχειρηματικών συναλλαγών του οργανισμού.

Παραδείγματα χρηστών σε αυτό το επίπεδο διαχείρισης περιλαμβάνουν ταμίες σε σημείο πώλησης, ταμίες τραπεζών, νοσοκόμες σε νοσοκομείο, προσωπικό εξυπηρέτησης πελατών κ.λπ.

Οι χρήστες σε αυτό το επίπεδο χρήσης λαμβάνουν δομημένες αποφάσεις. Αυτό σημαίνει ότι έχουν ορίσει κανόνες που τους καθοδηγούν κατά τη λήψη αποφάσεων.

Για παράδειγμα, εάν ένα κατάστημα πουλά αντικείμενα με πίστωση και έχει μια πιστωτική πολιτική που έχει ορισμένο όριο στο δανεισμό. Το μόνο που χρειάζεται ο πωλητής να αποφασίσει εάν θα δώσει πίστωση σε έναν πελάτη ή όχι βασίζεται στις τρέχουσες πληροφορίες πίστωσης από το σύστημα.

Επίπεδο Τακτικής Διαχείρισης

Αυτό το επίπεδο οργάνωσης κυριαρχείται από διευθυντές μεσαίου επιπέδου, επικεφαλής τμημάτων, επόπτες κ.λπ. Οι χρήστες σε αυτό το επίπεδο συνήθως επιβλέπουν τις δραστηριότητες των χρηστών σε επίπεδο επιχειρησιακής διαχείρισης.

Οι χρήστες τακτικής λαμβάνουν ημιδομημένες αποφάσεις. Οι αποφάσεις βασίζονται εν μέρει σε καθορισμένες κατευθυντήριες γραμμές και κρίσεις. Για παράδειγμα, ένας υπεύθυνος τακτικής μπορεί να ελέγξει το πιστωτικό όριο και το ιστορικό πληρωμών ενός πελάτη και να αποφασίσει να κάνει μια εξαίρεση για να αυξήσει το πιστωτικό όριο για έναν συγκεκριμένο πελάτη. Η απόφαση είναι εν μέρει δομημένη με την έννοια ότι ο υπεύθυνος τακτικής πρέπει να χρησιμοποιήσει τις υπάρχουσες πληροφορίες για να προσδιορίσει ένα ιστορικό πληρωμών που ωφελεί τον οργανισμό και ένα επιτρεπόμενο ποσοστό αύξησης.

Επίπεδο Στρατηγικής Διαχείρισης

Αυτό είναι το πιο ανώτερο επίπεδο σε έναν οργανισμό. Οι χρήστες σε αυτό το επίπεδο λαμβάνουν μη δομημένες αποφάσεις. Τα ανώτερα στελέχη ασχολούνται με τον μακροπρόθεσμο σχεδιασμό του οργανισμού. Χρησιμοποιούν πληροφορίες από διαχειριστές τακτικής και εξωτερικά δεδομένα για να τους καθοδηγήσουν όταν λαμβάνουν μη δομημένες αποφάσεις.

Σύστημα Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS)

Τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των καθημερινών επιχειρηματικών συναλλαγών του οργανισμού. Χρησιμοποιούνται από χρήστες σε επίπεδο επιχειρησιακής διαχείρισης. Ο κύριος στόχος ενός συστήματος επεξεργασίας συναλλαγών είναι να απαντά σε ερωτήσεις ρουτίνας όπως:

• Πώς πωλούνταν οι εκτυπωτές σήμερα;
• Πόσο απόθεμα έχουμε στα χέρια μας;
• Ποιο είναι το εκκρεμές οφειλόμενο για τον John Doe;

Καταγράφοντας τις καθημερινές επαγγελματικές συναλλαγές, το σύστημα TPS παρέχει έγκαιρα απαντήσεις στα παραπάνω ερωτήματα.

• Οι αποφάσεις που λαμβάνονται από τους επιχειρησιακούς διευθυντές είναι ρουτίνας και εξαιρετικά δομημένες.
• Οι πληροφορίες που παράγονται από το σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών είναι πολύ λεπτομερείς.

Για παράδειγμα, οι τράπεζες που χορηγούν δάνεια απαιτούν από την εταιρεία στην οποία εργάζεται ένα άτομο να έχει ένα μνημόνιο συμφωνίας (MoU) με την τράπεζα. Εάν ένα άτομο του οποίου ο εργοδότης έχει μνημόνιο συνεργασίας με την τράπεζα κάνει αίτηση για δάνειο, το μόνο που έχει να κάνει το επιχειρησιακό προσωπικό είναι να επαληθεύσει τα υποβληθέντα έγγραφα. Εάν πληρούν τις προϋποθέσεις, τότε γίνεται επεξεργασία των εγγράφων αίτησης δανείου. Εάν δεν πληρούν τις απαιτήσεις, τότε ο πελάτης συνιστάται να επισκεφθεί το προσωπικό τακτικής διαχείρισης για να δει τη δυνατότητα υπογραφής μνημονίου συμφωνίας.

Παραδείγματα συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών περιλαμβάνουν:

• Συστήματα σημείων πώλησης – καταγράφει καθημερινές πωλήσεις
• Συστήματα μισθοδοσίας – διεκπεραίωση μισθών υπαλλήλων, διαχείριση δανείων κ.λπ.
• Συστήματα ελέγχου αποθεμάτων – παρακολούθηση των επιπέδων αποθέματος
• Συστήματα κρατήσεων αεροπορικών εταιρειών – διαχείριση κρατήσεων πτήσεων

Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης (MIS)

Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS) χρησιμοποιούνται από διευθυντές τακτικής για την παρακολούθηση της τρέχουσας κατάστασης απόδοσης του οργανισμού. Η έξοδος από ένα σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών χρησιμοποιείται ως είσοδος σε ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης.

Το σύστημα MIS αναλύει τα δεδομένα εισόδου με αλγόριθμους ρουτίνας, π.χ. συγκεντρώνει, συγκρίνει και συνοψίζει τα αποτελέσματα σε παραγόμενες αναφορές που χρησιμοποιούν οι τακτικοί διαχειριστές για την παρακολούθηση, τον έλεγχο και την πρόβλεψη της μελλοντικής απόδοσης.

Για παράδειγμα, τα στοιχεία από ένα σύστημα σημείων πώλησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάλυση των τάσεων των προϊόντων που έχουν καλή απόδοση και εκείνων που δεν έχουν καλή απόδοση. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την πραγματοποίηση μελλοντικών παραγγελιών αποθέματος, π.χ. αύξηση των παραγγελιών για προϊόντα με καλή απόδοση και μείωση των παραγγελιών προϊόντων που δεν έχουν καλή απόδοση.

Παραδείγματα συστημάτων πληροφοριών διαχείρισης περιλαμβάνουν:

• Συστήματα διαχείρισης πωλήσεων – λαμβάνουν πληροφορίες από το σύστημα του σημείου πώλησης
• Συστήματα προϋπολογισμού – δίνει μια επισκόπηση του πόσα χρήματα δαπανώνται εντός του οργανισμού βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα.
• Σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού – συνολική ευημερία των εργαζομένων, εναλλαγή προσωπικού κ.λπ.

Οι υπεύθυνοι τακτικής είναι υπεύθυνοι για την ημιδομημένη απόφαση. Τα συστήματα MIS παρέχουν τις πληροφορίες που απαιτούνται για τη λήψη της δομημένης απόφασης και με βάση την εμπειρία των διαχειριστών τακτικής, κάνουν κρίσεις, δηλαδή προβλέπουν πόσα αγαθά ή αποθέματα θα πρέπει να παραγγελθούν για το δεύτερο τρίμηνο με βάση τις πωλήσεις του πρώτου τριμήνου.

Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS)

ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ χρησιμοποιούνται από τα ανώτερα στελέχη για τη λήψη μη συνηθισμένων αποφάσεων. Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων χρησιμοποιούν στοιχεία από εσωτερικά συστήματα (συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών και συστήματα πληροφοριών διαχείρισης) και εξωτερικά συστήματα.

Ο κύριος στόχος των συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων είναι να παρέχουν λύσεις σε προβλήματα που είναι μοναδικά και αλλάζουν συχνά. Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων απαντούν σε ερωτήσεις όπως:

• Ποιος θα ήταν ο αντίκτυπος της απόδοσης των εργαζομένων εάν διπλασιάσουμε την παρτίδα παραγωγής στο εργοστάσιο;
• Τι θα γινόταν με τις πωλήσεις μας εάν ένας νέος ανταγωνιστής έμπαινε στην αγορά;

Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων χρησιμοποιούν εξελιγμένα μαθηματικά μοντέλα και στατιστικές τεχνικές (πιθανότητες, προγνωστική μοντελοποίηση κ.λπ.) για την παροχή λύσεων και είναι πολύ διαδραστικά.

Παραδείγματα συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων περιλαμβάνουν:

• Συστήματα χρηματοοικονομικού σχεδιασμού – δίνει τη δυνατότητα στους διευθυντές να αξιολογούν εναλλακτικούς τρόπους επίτευξης στόχων. Ο στόχος είναι να βρεθεί ο βέλτιστος τρόπος για την επίτευξη του στόχου. Για παράδειγμα, το καθαρό κέρδος για μια επιχείρηση υπολογίζεται χρησιμοποιώντας τον τύπο Συνολικές πωλήσεις μείον (Κόστος Αγαθών + Έξοδα). Ένα σύστημα χρηματοοικονομικού προγραμματισμού θα επιτρέψει στα ανώτερα στελέχη να ρωτήσουν τι θα γίνει εάν ερωτήσεις και να προσαρμόσουν τις τιμές για τις συνολικές πωλήσεις, το κόστος των αγαθών κ.λπ. για να δουν την επίδραση της απόφασης και στο καθαρό κέρδος και να βρουν τον βέλτιστο τρόπο.
• Συστήματα διαχείρισης τραπεζικών δανείων – χρησιμοποιείται για την επαλήθευση της πίστωσης του αιτούντος δάνειο και την πρόβλεψη της πιθανότητας ανάκτησης του δανείου.

Τεχνικές τεχνητής νοημοσύνης στις επιχειρήσεις

Τεχνητή νοημοσύνη Τα συστήματα μιμούνται την ανθρώπινη τεχνογνωσία για τον εντοπισμό προτύπων σε μεγάλα σύνολα δεδομένων. Εταιρείες όπως Amazon, Facebook και Google, κ.λπ. χρησιμοποιούν τεχνικές τεχνητής νοημοσύνης για να προσδιορίσουν τα δεδομένα που είναι πιο σχετικά με εσάς.

Ας χρησιμοποιήσουμε το Facebook ως παράδειγμα, το Facebook κάνει συνήθως πολύ ακριβείς προβλέψεις για άτομα που μπορεί να γνωρίζετε ή να πηγαίνατε μαζί τους στο σχολείο. Χρησιμοποιούν τα δεδομένα που τους παρέχετε, τα δεδομένα που παρέχουν οι φίλοι σας και με βάση αυτές τις πληροφορίες κάνουν προβλέψεις για άτομα που ίσως γνωρίζετε.

Amazon χρησιμοποιεί επίσης τεχνικές τεχνητής νοημοσύνης για να προτείνει προϊόντα που πρέπει να αγοράσετε επίσης με βάση αυτό που παίρνετε αυτήν τη στιγμή.

Η Google χρησιμοποιεί επίσης τεχνητή νοημοσύνη για να σας δώσει τα πιο σχετικά αποτελέσματα αναζήτησης με βάση τις αλληλεπιδράσεις σας με την Google και την τοποθεσία σας.

Αυτές οι τεχνικές συνέβαλαν σε μεγάλο βαθμό στο να γίνουν αυτές οι εταιρείες πολύ επιτυχημένες επειδή είναι σε θέση να προσφέρουν αξία στους πελάτες τους.

Online αναλυτική επεξεργασία (OLAP)

Διαδικτυακή αναλυτική επεξεργασία (OLAP) χρησιμοποιείται για την αναζήτηση και ανάλυση πολυδιάστατων δεδομένων και την παραγωγή πληροφοριών που μπορούν να προβληθούν με διαφορετικούς τρόπους χρησιμοποιώντας πολλαπλές διαστάσεις.

Ας υποθέσουμε ότι μια εταιρεία πουλά φορητούς υπολογιστές, επιτραπέζιους υπολογιστές και Κινητό συσκευή. Έχουν τέσσερα (4) υποκαταστήματα Α, Β, Γ και Δ. Το OLAP μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να δείτε τις συνολικές πωλήσεις κάθε προϊόντος σε όλες τις περιοχές και να συγκρίνετε τις πραγματικές πωλήσεις με τις προβλεπόμενες πωλήσεις.

Κάθε πληροφορία, όπως προϊόν, αριθμός πωλήσεων, αξία πωλήσεων αντιπροσωπεύει μια διαφορετική διάσταση

Ο κύριος στόχος των συστημάτων OLAP είναι να παρέχουν απαντήσεις σε ad hoc ερωτήματα εντός του συντομότερου δυνατού χρόνου, ανεξάρτητα από το μέγεθος των συνόλων δεδομένων που χρησιμοποιούνται.