Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων: MIS, TPS, DSS, Πυραμιδικό Διάγραμμα

Ένας τυπικός οργανισμός χωρίζεται σε λειτουργικό, μεσαίο και ανώτερο επίπεδο. Οι απαιτήσεις πληροφοριών για τους χρήστες σε κάθε επίπεδο διαφέρουν. Προς τούτο, υπάρχει μια σειρά από συστήματα πληροφοριών που υποστηρίζουν κάθε επίπεδο σε έναν οργανισμό.

Αυτό το σεμινάριο θα εξερευνήσει τους διαφορετικούς τύπους πληροφοριακών συστημάτων, το οργανωτικό επίπεδο που τα χρησιμοποιεί και τα χαρακτηριστικά του συγκεκριμένου πληροφοριακού συστήματος.

Διάγραμμα πυραμίδας οργανωτικών επιπέδων και απαιτήσεων πληροφοριών

Η κατανόηση των διαφόρων επιπέδων ενός οργανισμού είναι απαραίτητη για την κατανόηση των πληροφοριών που απαιτούνται από τους χρήστες που λειτουργούν στα αντίστοιχα επίπεδά τους.

Το παρακάτω διάγραμμα απεικονίζει τα διάφορα επίπεδα ενός τυπικού οργανισμού.

Operaεπίπεδο διαχείρισης

Το λειτουργικό επίπεδο ασχολείται με την εκτέλεση των καθημερινών επιχειρηματικών συναλλαγών του οργανισμού.

Παραδείγματα χρηστών σε αυτό το επίπεδο διαχείρισης περιλαμβάνουν ταμίες σε σημείο πώλησης, ταμίες τραπεζών, νοσοκόμες σε νοσοκομείο, προσωπικό εξυπηρέτησης πελατών κ.λπ.

Οι χρήστες σε αυτό το επίπεδο λαμβάνουν δομημένες αποφάσεις. Αυτό σημαίνει ότι έχουν ορίσει κανόνες που τους καθοδηγούν κατά τη λήψη αποφάσεων.

Για παράδειγμα, εάν ένα κατάστημα πουλάει είδη με πίστωση και έχει μια πιστωτική πολιτική που έχει κάποιο καθορισμένο όριο στον δανεισμό, το μόνο που χρειάζεται ο πωλητής για να αποφασίσει εάν θα δώσει πίστωση σε έναν πελάτη ή όχι βασίζεται στις τρέχουσες πληροφορίες πίστωσης από το σύστημα.

Επίπεδο Τακτικής Διαχείρισης

Αυτό το οργανωτικό επίπεδο κυριαρχείται από διευθυντές μεσαίου επιπέδου, προϊσταμένους τμημάτων, επόπτες κ.λπ. Οι χρήστες σε αυτό το επίπεδο συνήθως επιβλέπουν τις δραστηριότητες των χρηστών σε επίπεδο επιχειρησιακής διαχείρισης.

Οι χρήστες τακτικής λαμβάνουν ημιδομημένες αποφάσεις. Οι αποφάσεις βασίζονται εν μέρει σε καθορισμένες κατευθυντήριες γραμμές και κρίσεις. Για παράδειγμα, ένας υπεύθυνος τακτικής μπορεί να ελέγξει το πιστωτικό όριο και το ιστορικό πληρωμών ενός πελάτη και να αποφασίσει να κάνει μια εξαίρεση για να αυξήσει το πιστωτικό όριο για έναν συγκεκριμένο πελάτη. Η απόφαση είναι εν μέρει δομημένη με την έννοια ότι ο υπεύθυνος τακτικής πρέπει να χρησιμοποιήσει τις υπάρχουσες πληροφορίες για να προσδιορίσει ένα ιστορικό πληρωμών που ωφελεί τον οργανισμό και ένα επιτρεπόμενο ποσοστό αύξησης.

Επίπεδο Στρατηγικής Διαχείρισης

Αυτό είναι το πιο ανώτερο επίπεδο σε έναν οργανισμό. Οι χρήστες σε αυτό το επίπεδο λαμβάνουν μη δομημένες αποφάσεις. Τα ανώτερα στελέχη ασχολούνται με τον μακροπρόθεσμο σχεδιασμό του οργανισμού. Χρησιμοποιούν πληροφορίες από διαχειριστές τακτικής και εξωτερικά δεδομένα για να τους καθοδηγήσουν όταν λαμβάνουν μη δομημένες αποφάσεις.

Σύστημα Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS)

Τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των καθημερινών επιχειρηματικών συναλλαγών του οργανισμού. Χρησιμοποιούνται από χρήστες σε επίπεδο λειτουργικής διαχείρισης. Ο κύριος στόχος ενός συστήματος επεξεργασίας συναλλαγών είναι να απαντά σε συνηθισμένα ερωτήματα όπως:

• Πόσοι εκτυπωτές πουλήθηκαν σήμερα;
• Πόσο απόθεμα έχουμε στα χέρια μας;
• Ποιο είναι το εκκρεμές οφειλόμενο για τον John Doe;

Καταγράφοντας τις καθημερινές επιχειρηματικές συναλλαγές, ένα σύστημα TPS παρέχει απαντήσεις στα παραπάνω ερωτήματα έγκαιρα.

• Οι αποφάσεις που λαμβάνονται από τους επιχειρησιακούς διευθυντές είναι ρουτίνας και εξαιρετικά δομημένες.
• Οι πληροφορίες που παράγονται από το σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών είναι πολύ λεπτομερείς.

Για παράδειγμα, οι τράπεζες που χορηγούν δάνεια απαιτούν από την εταιρεία στην οποία εργάζεται ένα άτομο να έχει μνημόνιο συμφωνίας (MoU) με την τράπεζα. Εάν ένα άτομο του οποίου ο εργοδότης έχει μνημόνιο συμφωνίας με την τράπεζα υποβάλει αίτηση για δάνειο, το μόνο που πρέπει να κάνει το επιχειρησιακό προσωπικό είναι να επαληθεύσει τα υποβληθέντα έγγραφα. Εάν πληρούν τις προϋποθέσεις, τότε τα έγγραφα της αίτησης δανείου διεκπεραιώνονται. Εάν δεν πληρούν τις προϋποθέσεις, τότε ο πελάτης καλείται να συμβουλευτεί το προσωπικό τακτικής διαχείρισης για να εξετάσει την πιθανότητα υπογραφής ενός μνημονίου συμφωνίας.

Παραδείγματα συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών περιλαμβάνουν:

• Συστήματα σημείων πώλησης – καταγράφει τις καθημερινές πωλήσεις.
• Συστήματα μισθοδοσίας – επεξεργασία μισθών εργαζομένων, διαχείριση δανείων κ.λπ.
• Συστήματα ελέγχου αποθεμάτων – κιping track επιπέδων αποθεμάτων.
• Συστήματα κρατήσεων αεροπορικών εταιρειών – διαχείριση κρατήσεων πτήσεων.

Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης (MIS)

Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS) χρησιμοποιούνται από διευθυντές τακτικής για την παρακολούθηση της τρέχουσας κατάστασης απόδοσης του οργανισμού. Η έξοδος από ένα σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών χρησιμοποιείται ως είσοδος σε ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης.

Το σύστημα MIS αναλύει τα δεδομένα εισόδου με αλγόριθμους ρουτίνας, δηλαδή συγκεντρώνει, συγκρίνει και συνοψίζει τα αποτελέσματα για να παράγει αναφορές που χρησιμοποιούν οι τακτικοί διαχειριστές για την παρακολούθηση, τον έλεγχο και την πρόβλεψη της μελλοντικής απόδοσης.

Για παράδειγμα, τα δεδομένα από ένα σύστημα σημείου πώλησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάλυση τάσεων προϊόντων που έχουν καλή απόδοση και προϊόντων που δεν έχουν καλή απόδοση. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την πραγματοποίηση μελλοντικών παραγγελιών αποθέματος, δηλαδή, αύξηση των παραγγελιών για προϊόντα με καλή απόδοση και μείωση των παραγγελιών προϊόντων που δεν έχουν καλή απόδοση.

Παραδείγματα συστημάτων πληροφοριών διαχείρισης περιλαμβάνουν:

• Συστήματα διαχείρισης πωλήσεων – λαμβάνουν δεδομένα από το σύστημα σημείων πώλησης.
• Συστήματα προϋπολογισμού – δίνει μια επισκόπηση του πόσα χρήματα δαπανώνται εντός του οργανισμού βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα.
• Σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού – συνολική ευημερία των εργαζομένων, εναλλαγή προσωπικού κ.λπ.

Οι τακτικοί διευθυντές είναι υπεύθυνοι για τις ημι-δομημένες αποφάσεις. Τα συστήματα MIS παρέχουν τις πληροφορίες που απαιτούνται για τη λήψη της δομημένης απόφασης και, με βάση την εμπειρία των τακτικών διευθυντών, λαμβάνουν αποφάσεις, δηλαδή προβλέπουν πόσα αγαθά ή αποθέματα θα πρέπει να παραγγελθούν για το δεύτερο τρίμηνο με βάση τις πωλήσεις του πρώτου τριμήνου.

Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS)

ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ χρησιμοποιούνται από τα ανώτερα στελέχη για τη λήψη μη συνηθισμένων αποφάσεων. Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων χρησιμοποιούν στοιχεία από εσωτερικά συστήματα (συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών και συστήματα πληροφοριών διαχείρισης) και εξωτερικά συστήματα.

Ο κύριος στόχος των συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων είναι να παρέχουν λύσεις σε προβλήματα που είναι μοναδικά και αλλάζουν συχνά. Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων απαντούν σε ερωτήματα όπως:

• Ποιος θα ήταν ο αντίκτυπος της απόδοσης των εργαζομένων εάν διπλασιάσουμε την παρτίδα παραγωγής στο εργοστάσιο;
• Τι θα γινόταν με τις πωλήσεις μας εάν ένας νέος ανταγωνιστής έμπαινε στην αγορά;

Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων χρησιμοποιούν εξελιγμένα μαθηματικά μοντέλα και στατιστικές τεχνικές (πιθανοτικές, προγνωστικές μοντελοποιήσεις κ.λπ.) για να παρέχουν λύσεις και είναι πολύ διαδραστικά.

Παραδείγματα συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων περιλαμβάνουν:

• Συστήματα χρηματοοικονομικού σχεδιασμού – επιτρέπουν στους διευθυντές να αξιολογούν εναλλακτικούς τρόπους επίτευξης των στόχων. Ο στόχος είναι να βρεθεί ο βέλτιστος τρόπος επίτευξης του στόχου. Για παράδειγμα, το καθαρό κέρδος για μια επιχείρηση υπολογίζεται χρησιμοποιώντας τον τύπο Συνολικές Πωλήσεις μείον (Κόστος Αγαθών + Έξοδα). Ένα σύστημα οικονομικού σχεδιασμού θα επιτρέψει στα ανώτερα στελέχη να θέτουν ερωτήσεις τύπου «τι θα γινόταν αν» και να προσαρμόζουν τις τιμές για τις συνολικές πωλήσεις, το κόστος αγαθών κ.λπ., για να δουν την επίδραση της απόφασης στο καθαρό κέρδος και να βρουν τον βέλτιστο τρόπο.
• Συστήματα διαχείρισης τραπεζικών δανείων – χρησιμοποιείται για την επαλήθευση της πίστωσης του αιτούντος δάνειο και την πρόβλεψη της πιθανότητας ανάκτησης του δανείου.

Τεχνικές τεχνητής νοημοσύνης στις επιχειρήσεις

Τεχνητή νοημοσύνη Τα συστήματα μιμούνται την ανθρώπινη τεχνογνωσία για τον εντοπισμό προτύπων σε μεγάλα σύνολα δεδομένων. Εταιρείες όπως Amazon, Facebook και Googleκ.λπ., χρησιμοποιούν τεχνικές τεχνητής νοημοσύνης για να εντοπίσουν δεδομένα που είναι πιο σχετικά με εσάς.

Ας χρησιμοποιήσουμε το Facebook ως παράδειγμα. Το Facebook συνήθως κάνει πολύ ακριβείς προβλέψεις για άτομα που μπορεί να γνωρίζετε ή να έχετε πάει μαζί στο σχολείο. Χρησιμοποιεί τα δεδομένα που τους παρέχετε, τα δεδομένα που παρέχουν οι φίλοι σας και, με βάση αυτές τις πληροφορίες, κάνει προβλέψεις για άτομα που μπορεί να γνωρίζετε.

Amazon χρησιμοποιεί επίσης τεχνικές τεχνητής νοημοσύνης, για να προτείνει προϊόντα που πρέπει να αγοράσετε με βάση αυτά που αγοράζετε αυτήν τη στιγμή.

Google χρησιμοποιεί επίσης τεχνητή νοημοσύνη για να σας παρέχουμε τα πιο σχετικά αποτελέσματα αναζήτησης με βάση τις αλληλεπιδράσεις σας με Google και την τοποθεσία σας.

Αυτές οι τεχνικές έχουν συμβάλει σημαντικά στην επιτυχία αυτών των εταιρειών, επειδή είναι σε θέση να προσφέρουν αξία στους πελάτες τους.

Online αναλυτική επεξεργασία (OLAP)

Διαδικτυακή αναλυτική επεξεργασία (OLAP) χρησιμοποιείται για την αναζήτηση και ανάλυση πολυδιάστατων δεδομένων και την παραγωγή πληροφοριών που μπορούν να προβληθούν με διαφορετικούς τρόπους χρησιμοποιώντας πολλαπλές διαστάσεις.

Ας υποθέσουμε ότι μια εταιρεία πουλά φορητούς υπολογιστές, επιτραπέζιους υπολογιστές και Κινητό συσκευές. Έχουν τέσσερις (4) κλάδους: A, B, C και D. Το OLAP μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την προβολή των συνολικών πωλήσεων κάθε προϊόντος σε όλες τις περιοχές και τη σύγκριση των πραγματικών πωλήσεων με τις προβλεπόμενες πωλήσεις.

Κάθε πληροφορία, όπως το προϊόν, ο αριθμός των πωλήσεων και η αξία πωλήσεων, αντιπροσωπεύει μια διαφορετική διάσταση.

Ο κύριος στόχος των συστημάτων OLAP είναι να παρέχουν απαντήσεις σε ad hoc ερωτήματα εντός του συντομότερου δυνατού χρόνου, ανεξάρτητα από το μέγεθος των συνόλων δεδομένων που χρησιμοποιούνται.

Συχνές Ερωτήσεις