Τρόπος εισαγωγής δεδομένων βάσης δεδομένων SQL σε αρχείο Excel [Παράδειγμα]

Εισαγωγή δεδομένων SQL στο αρχείο Excel

Σε αυτό το σεμινάριο, πρόκειται να εισάγουμε δεδομένα από μια εξωτερική βάση δεδομένων SQL. Αυτή η άσκηση προϋποθέτει ότι έχετε μια λειτουργική παρουσία του SQL Server και βασικά στοιχεία του SQL Server.

Πρώτα δημιουργούμε SQL αρχείο για εισαγωγή στο Excel. Εάν έχετε ήδη έτοιμο αρχείο εξαγωγής SQL, τότε μπορείτε να παραλείψετε τα δύο βήματα και να μεταβείτε στο επόμενο βήμα.

1. Δημιουργήστε μια νέα βάση δεδομένων με το όνομα EmployeesDB
2. Εκτελέστε το ακόλουθο ερώτημα

USE EmployeeDB
GO

CREATE TABLE [dbo].[employees](
	[employee_id] [numeric](18, 0) NOT NULL,
	[full_name] [nvarchar](75) NULL,
	[gender] [nvarchar](50) NULL,
	[department] [nvarchar](25) NULL,
	[position] [nvarchar](50) NULL,
	[salary] [numeric](18, 0) NULL,
 CONSTRAINT [PK_employees] PRIMARY KEY CLUSTERED
(
	[employee_id] ASC
)WITH (PAD_INDEX = OFF, STATISTICS_NORECOMPUTE = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF, ALLOW_ROW_LOCKS = ON, ALLOW_PAGE_LOCKS = ON) ON [PRIMARY]
) ON [PRIMARY]

GO

INSERT INTO employees(employee_id,full_name,gender,department,position,salary)
VALUES
('4','Prince Jones','Male','Sales','Sales Rep',2300)
,('5','Henry Banks','Male','Sales','Sales Rep',2000)
,('6','Sharon Burrock','Female','Finance','Finance Manager',3000);

GO

Τρόπος εισαγωγής δεδομένων στο Excel χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Wizard

• Δημιουργήστε ένα νέο βιβλίο εργασίας στο MS Excel
• Κάντε κλικ στην καρτέλα ΔΕΔΟΜΕΝΑ

1. Επιλέξτε από το κουμπί Άλλες πηγές
2. Επιλέξτε από τον SQL Server όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα

1. Εισαγάγετε το όνομα διακομιστή/διεύθυνση IP. Για αυτό το σεμινάριο, συνδέομαι στον localhost 127.0.0.1
2. Επιλέξτε τον τύπο σύνδεσης. Επειδή είμαι σε τοπικό μηχάνημα και έχω ενεργοποιημένο τον έλεγχο ταυτότητας των Windows, δεν θα δώσω το αναγνωριστικό χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης. Εάν συνδέεστε σε έναν απομακρυσμένο διακομιστή, τότε θα πρέπει να δώσετε αυτές τις λεπτομέρειες.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί επόμενο

Μόλις συνδεθείτε στον διακομιστή της βάσης δεδομένων. Θα ανοίξει ένα παράθυρο, πρέπει να εισαγάγετε όλες τις λεπτομέρειες όπως φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης

• Επιλέξτε EmployeesDB από την αναπτυσσόμενη λίστα
• Κάντε κλικ στον πίνακα υπαλλήλων για να τον επιλέξετε
• Κάντε κλικ στο κουμπί επόμενο.

Θα ανοίξει έναν οδηγό σύνδεσης δεδομένων για να αποθηκεύσετε τη σύνδεση δεδομένων και να ολοκληρώσετε τη διαδικασία σύνδεσης με τα δεδομένα του υπαλλήλου.

• Θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο

• Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ

Κατεβάστε το Αρχείο SQL και Excel

Πώς να εισαγάγετε δεδομένα MS Access στο Excel με Παράδειγμα

Εδώ, πρόκειται να εισαγάγουμε δεδομένα από μια απλή εξωτερική βάση δεδομένων που υποστηρίζεται από Microsoft Πρόσβαση στη βάση δεδομένων. Θα εισάγουμε τον πίνακα προϊόντων στο excel. Μπορείτε να κατεβάσετε το Microsoft Πρόσβαση στη βάση δεδομένων.

• Ανοίξτε ένα νέο βιβλίο εργασίας
• Κάντε κλικ στην καρτέλα DATA
• Κάντε κλικ στο κουμπί από Πρόσβαση όπως φαίνεται παρακάτω

• Θα λάβετε το παράθυρο διαλόγου που φαίνεται παρακάτω

• Περιηγηθείτε στη βάση δεδομένων που κατεβάσατε και
• Κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα

• Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ
• Θα λάβετε τα ακόλουθα δεδομένα

Κατεβάστε τη βάση δεδομένων και το αρχείο Excel

Ανανέωση και διαχείριση της σύνδεσης βάσης δεδομένων

Το πλεονέκτημα της εισαγωγής έναντι της επικόλλησης είναι ότι το Excel διατηρεί μια ενεργή σύνδεση με τη βάση δεδομένων, επομένως μια μόνο ανανέωση φέρνει τις πιο πρόσφατες γραμμές χωρίς να επαναλαμβάνεται ο οδηγός. Η διαχείριση αυτής της σύνδεσης διατηρεί την αναφορά ενημερωμένη και ασφαλή.

1. Ανανέωση δεδομένων: Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στον εισαγόμενο πίνακα, ανοίξτε την καρτέλα ΔΕΔΟΜΕΝΑ και επιλέξτε Ανανέωση ή Ανανέωση όλων για να ενημερώσετε κάθε σύνδεση.
2. Ανανέωση κατά το άνοιγμα: Στις Ιδιότητες σύνδεσης, επιλέξτε "Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου", ώστε η αναφορά να είναι ενημερωμένη κάθε φορά που ανοίγεται.
3. Διαχείριση συνδέσεων: Χρησιμοποιήστε τα Ερωτήματα και τις Συνδέσεις για να μετονομάσετε, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε μια σύνδεση και για να ελέγξετε τον διακομιστή και τη βάση δεδομένων στην οποία υποδεικνύει.
4. Προστασία διαπιστευτηρίων: Προτιμώ Windows έλεγχος ταυτότητας όπου είναι δυνατόν και ποτέ μην αποθηκεύετε έναν κωδικό πρόσβασης βάσης δεδομένων σε ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας.

⚠️ Προειδοποίηση: Ένα βιβλίο εργασίας που μεταφέρει μια ενεργή σύνδεση βάσης δεδομένων μπορεί να εκθέσει το όνομα του διακομιστή και το ερώτημα. Καταργήστε τη σύνδεση με τα Ερωτήματα και τις Συνδέσεις πριν από την κοινή χρήση του αρχείου εκτός του οργανισμού ή επικολλήστε πρώτα τις τιμές ως στατικά δεδομένα.

Συχνές Ερωτήσεις