Πώς να δημιουργήσετε έναν πελάτη FD01 στο SAP

Τι είναι ένας Εξουσιοδοτημένος Πελάτης Μίας Χρήσης σε SAP FI;

Ένας μοναδικός πελάτης-εξειδικευμένος στο SAP Το FI είναι ένας ειδικός τύπος αρχείου πελάτη που χρησιμοποιείται για αγοραστές που δεν δημιουργούν συχνές συναλλαγές και επομένως δεν χρειάζονται τα δικά τους μόνιμα κύρια δεδομένα. Αντί να δημιουργείται μια μεμονωμένη εγγραφή για κάθε πελάτη που εισέρχεται ή περιστασιακά, δημιουργείται μια ενιαία κοινόχρηστη κύρια εγγραφή και το πραγματικό όνομα, η διεύθυνση, ο αριθμός τηλεφώνου και άλλα γενικά δεδομένα εισάγονται αργότερα, κατά τη στιγμή της συναλλαγής.

Η εγγραφή δημιουργείται με κωδικό συναλλαγής FD01 και έχει αντιστοιχιστεί σε μια ομάδα λογαριασμών Πελατών Μίας Χρήσης (συνήθως CPDA). Η επιλογή αυτής της ομάδας λογαριασμών είναι αυτό που καθορίζει SAP για να διατηρούνται ανοιχτά τα πεδία γενικών δεδομένων κατά την καταχώριση του τιμολογίου, αντί να τα αντλείτε από το κύριο αρχείο του πελάτη. Το αποτέλεσμα είναι ένα λιτό δευτερεύον καθολικό εισπρακτέων λογαριασμών που υποστηρίζει πωλήσεις χωρίς να διογκώνει τους όγκους των κύριων δεδομένων.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε ένα Κύριο Αρχείο Πελάτη Μίας Χρήσης;

Η διατήρηση ενός πλήρους κύριου αρχείου για κάθε σπάνιο πελάτη προσθέτει θόρυβο στο υπο-βιβλίο AR, επιβραδύνει την αναφορά και αυξάνει την προσπάθεια συντήρησης δεδομένων. Ένα Κύριο Αρχείο Πελατών Μίας Χρήσης λύνει αυτό το πρόβλημα λειτουργώντας ως placeholder που δέχεται ένα νέο σύνολο γενικών δεδομένων σε κάθε καταχώρηση, ενώ παράλληλα καταχωρεί καθαρά στον ίδιο λογαριασμό Γ/Λ συμφωνίας.

Αυτή η προσέγγιση προτιμάται έναντι των γενικών εγγραφών ημερολογίου Γ/Λ, επειδή διατηρεί την ανάλυση σε επίπεδο πελάτη, υποστηρίζει τον προσδιορισμό φόρου και διατηρεί ανέπαφη τη λογική ανοιχτού στοιχείου σε συναλλαγές όπως το FB70 (τιμολόγιο πελάτη) και το F-28 (εισερχόμενη πληρωμή). Επομένως, οι ομάδες χρηματοδότησης αποκομίζουν τα οφέλη της εφαρμογής μετρητών από μια καταχώριση AR χωρίς την επιβάρυνση μόνιμων κύριων δεδομένων για κάθε περιστασιακό αγοραστή.

Βήματα για τη δημιουργία ενός πελάτη μίας χρήσης SAP

Ακολουθήστε την παρακάτω ακολουθία για να δημιουργήσετε ένα πρωτότυπο πρόγραμμα πελάτη μίας χρήσης στο SAP FI χρησιμοποιώντας συναλλαγή FD01. Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα λογαριασμών Πελατών Μίας Χρήσης (CPDA) και ο λογαριασμός Γ/Λ συμφωνίας έχουν ήδη ρυθμιστεί στον κωδικό της εταιρείας προορισμού πριν ξεκινήσετε.

Βήμα 1) Άνοιγμα Συναλλαγής FD01

Για να δημιουργήσετε έναν Κύριο Πελάτη Μίας Χρήσης, εισαγάγετε τον κωδικό συναλλαγής FD01 στο SAP Πεδίο εντολών και πατήστε Enter.

Βήμα 2) Ανοίξτε την Επισκόπηση Ομάδας Λογαριασμών

Στην αρχική οθόνη FD01, επιλέξτε το Ομάδα λογαριασμών κουμπί επισκόπησης, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε τη σωστή ομάδα λογαριασμών πελατών μίας χρήσης.

Βήμα 3) Επιλέξτε την Ομάδα Λογαριασμών Πελατών Μίας Χρήσης

Στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε την ομάδα λογαριασμών όπου βρίσκεται το Πελάτης μίας χρήσης Η ιδιότητα είναι επιλεγμένη (συνήθως η ομάδα λογαριασμών CPDA). Αυτό διασφαλίζει ότι τα πεδία διεύθυνσης παραμένουν ανοιχτά κατά την καταχώριση του τιμολογίου.

Βήμα 4) Εισαγάγετε τον Κωδικό Πελάτη και την Εταιρεία Code

Πίσω στην κύρια οθόνη FD01, εισαγάγετε τα εξής:

1. Εισαγάγετε το Αναγνωριστικό Πελάτη σύμφωνα με το εύρος αριθμών που έχει αντιστοιχιστεί στην ομάδα λογαριασμών Πελάτη Μίας Χρήσης.
2. Είσοδος στην Εταιρεία Code στο οποίο θα δημιουργηθεί το κύριο αρχείο.

Βήμα 5) Διατηρήστε την καρτέλα Γενική Διεύθυνση Δεδομένων

Στην επόμενη οθόνη, στην καρτέλα Γενικά δεδομένα – Διεύθυνση, εισαγάγετε τα εξής:

1. Εισαγάγετε το όνομα για τον Κύριο Πελάτη Μίας Χρήσης.
2. Εισαγάγετε τον όρο αναζήτησης.
3. Εισαγάγετε τη Γλώσσα Επικοινωνίας.

Βήμα 6) Αλλαγή στην Εταιρεία Code Τμήμα

Από το μενού της εφαρμογής, επιλέξτε το Εταιρεία Code ενότητα για τη διατήρηση των δεδομένων που αφορούν συγκεκριμένα χρηματοοικονομικά μέσα στον πελάτη μίας χρήσης.

Βήμα 7) Εισαγάγετε τον Λογαριασμό Γ/Λ Συμφιλίωσης

Στην Εταιρεία Code Ενότητα:

1. Επιλέξτε το Διαχείριση Λογαριασμού Tab.
2. Μπείτε στη συμφιλίωση Λογαριασμός Γ/Λ αριθμός στον οποίο θα πρέπει να καταχωρεί το υπο-βιβλιογραφικό AR.

Βήμα 8) Αποθήκευση του Βασικού Αρχείου Πελάτη Μίας Χρήσης

Τύπος Αποθήκευση για να δημιουργήσετε τη νέα κύρια εγγραφή πελάτη μίας χρήσης στον επιλεγμένο κωδικό εταιρείας.

Βήμα 9) Επαληθεύστε τη δημιουργία στη γραμμή κατάστασης

Ελέγξτε τη γραμμή κατάστασης στο κάτω μέρος της οθόνης για το μήνυμα επιβεβαίωσης που δημιουργήθηκε από το FD01. Το μήνυμα περιέχει τον νέο αριθμό πελάτη, ο οποίος επιβεβαιώνει ότι δημιουργήθηκε ο Κύριος Κωδικός Πελάτη Μίας Χρήσης.

Το One-Time Customer Master είναι πλέον έτοιμο για χρήση σε συναλλαγές FI-AR κατάντη.

Πώς να επαληθεύσετε και να χρησιμοποιήσετε το αρχείο πελάτη μίας χρήσης

Μετά την αποθήκευση, χρησιμοποιήστε FD03 or XD03 για να εμφανιστεί ο νέος Κύριος Λογαριασμός Πελάτη Μίας Χρήσης και να επιβεβαιωθεί η ομάδα λογαριασμών, ο λογαριασμός συμφωνίας και το σύμβολο κράτησης θέσης στην καρτέλα διεύθυνσης. Επειδή ο κύριος λογαριασμός είναι κοινόχρηστος σε πολλούς σπάνιους αγοραστές, επαληθεύστε ότι δεν αποθηκεύονται μόνιμα δεδομένα διεύθυνσης: η διεύθυνση πρέπει να παραμείνει κενή ή γενική, έτσι ώστε κάθε καταχώριση τιμολογίου να καταγράφει τα πραγματικά δεδομένα του πελάτη.

Κατά την καταχώρηση τιμολογίου πελάτη με FB70 για αυτό το ρεκόρ, SAP θα σας ζητηθεί μια οθόνη "Δεδομένα μίας χρήσης" για να εισαγάγετε το όνομα, τη διεύθυνση και τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού του αγοραστή. Η καταχώριση εξακολουθεί να εμφανίζεται στον διαμορφωμένο λογαριασμό Γ/Λ συμφωνίας, επομένως η καταχώριση ρέει σωστά στο Γενικό Ledger και σε αναφορές όπως το FBL5N και η ανάλυση γήρανσης AR.

Συνήθη σφάλματα και συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων

Κατά τη δημιουργία ή την ανάρτηση ενός One-Time Customer Master, μπορούν να εμφανιστούν πολλά μηνύματα επικύρωσης. Τα πιο συχνά παρατίθενται παρακάτω μαζί με την τυπική επίλυση.

• «Δεν επιτρέπεται η ομάδα λογαριασμών»: Η ομάδα λογαριασμού πελάτη μίας χρήσης τύπου CPDA λείπει για τον κωδικό της εταιρείας. Διαμορφώστε την μέσω της συναλλαγής OBD2.
• «Το εύρος αριθμών δεν διατηρείται»: Αντιστοιχίστε ένα έγκυρο εύρος αριθμών στην ομάδα λογαριασμών Πελατών Μίας Χρήσης μέσω του XDN1 πριν δημιουργήσετε τον κύριο λογαριασμό.
• «Λείπει λογαριασμός συμφιλίωσης»: Διατηρήστε τον λογαριασμό Γ/Λ συμφωνίας στην καρτέλα Διαχείριση Λογαριασμού. Το πεδίο είναι υποχρεωτικό για καταχωρίσεις AR.
• «Ο κωδικός πελάτη XXXX δεν επεκτείνεται στον κωδικό εταιρείας YYYY»: Εκτελέστε ξανά την εντολή FD01 στον κωδικό εταιρείας που λείπει, ώστε ο πελάτης μιας χρήσης να μπορεί να καταχωρίσει σε αυτό το βιβλίο καταχώρισης.

Καλυτερα Πρακτικές για Δεδομένα Εφάπαξ Πελάτη Master

Εφαρμόστε τις ακόλουθες πρακτικές για να διατηρήσετε το One-Time Customer Master καθαρό και έτοιμο για έλεγχο. Μειώνουν τη δημιουργία διπλότυπων, αποτρέπουν τα σφάλματα καταχώρισης και διατηρούν το δευτερεύον καθολικό AR αξιόπιστο.

• Χρησιμοποιήστε μια αποκλειστική ομάδα λογαριασμών τύπου CPDA μόνο για αγοραστές που πραγματικά δεν χρειάζονται μόνιμη εγγραφή. Δρομολογήστε τους επαναλαμβανόμενους πελάτες σε μια κανονική κύρια εγγραφή.
• Αφήστε τα πεδία διεύθυνσης και τράπεζας κενά στο κύριο αρχείο, έτσι ώστε κάθε καταχώρηση FB70 να καταγράφει τα πραγματικά στοιχεία του αγοραστή.
• Διατηρήστε έναν ενιαίο λογαριασμό Γ/Λ συμφωνίας για τους πελάτες μιας χρήσης, για να απλοποιήσετε την αναφορά και τη συμφωνία.
• Περιορισμός δικαιωμάτων δημιουργίας για πρωτότυπα πελατών μίας χρήσης μέσω SAP ρόλους εξουσιοδότησης για την αποφυγή διπλότυπων ή μη εξουσιοδοτημένων εγγραφών.
• Ελέγχετε περιοδικά τις εφάπαξ καταχωρίσεις μέσω του FBL5N για να εντοπίζετε επαναλαμβανόμενους αγοραστές που θα πρέπει να προωθηθούν σε τακτικό κύριο πελάτη.

Συχνές Ερωτήσεις