Εκμάθηση Excel VLOOKUP για αρχάριους

Τι είναι το VLOOKUP;

Η συνάρτηση VLOOKUP (το V σημαίνει Vertical) είναι μια ενσωματωμένη συνάρτηση του Excel που δημιουργεί μια σχέση μεταξύ στηλών σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Σας επιτρέπει να αναζητήσετε μια τιμή σε μία στήλη και να επιστρέψετε την αντίστοιχη τιμή από μια άλλη στήλη στην ίδια γραμμή.

Σύνταξη και ορίσματα VLOOKUP

Πριν από την εφαρμογή της συνάρτησης VLOOKUP, είναι χρήσιμο να κατανοήσετε τη δομή του τύπου. Η συνάρτηση δέχεται τέσσερα ορίσματα και ακολουθεί ένα συνεπές μοτίβο σε κάθε έκδοση του Excel.

• lookup_value — η τιμή που θέλετε να βρείτε (αναφορά κελιού ή κυριολεκτική λέξη).
• table_array — η περιοχή κελιών που περιέχει τη στήλη αναζήτησης και τη στήλη επιστροφής.
• col_index_num — ο αριθμός στήλης στο table_array από την οποία θα επιστραφεί η τιμή (το 1 είναι το αριστερότερο).
• εύρος_αναζήτησης — FALSE για ακριβή αντιστοίχιση, TRUE (ή παραλείπεται) για κατά προσέγγιση αντιστοίχιση σε ταξινομημένα δεδομένα.

Σημαντικό: Η τιμή αναζήτησης πρέπει να βρίσκεται στην αριστερή στήλη του table_array και η συνάρτηση VLOOKUP πραγματοποιεί αναζήτηση μόνο από αριστερά προς τα δεξιά.

Χρήση του VLOOKUP

Όταν χρειάζεται να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες σε ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο ή να ανακτήσετε επανειλημμένα το ίδιο είδος τιμής, η συνάρτηση VLOOKUP εξοικονομεί σημαντικό χρόνο σε σύγκριση με το χειροκίνητο φιλτράρισμα.

Εξετάστε ένα Πίνακας μισθών εταιρείας που διατηρείται από την ομάδα οικονομικών. Ξεκινάτε με μια γνωστή πληροφορία — ένα ευρετήριο — και χρησιμοποιείτε την εντολή VLOOKUP για να ανακτήσετε την άγνωστη τιμή.

Για παράδειγμα, γνωρίζετε ήδη το Όνομα Υπαλλήλου:

Και θέλετε να αναζητήσετε τον μισθό του υπαλλήλου:

Υπολογιστικό φύλλο Excel για την παραπάνω περίπτωση:

Κατεβάστε το παραπάνω Αρχείο Excel

Για να βρούμε τον άγνωστο Μισθό Εργαζομένου, εισάγουμε τον Μισθό Εργαζομένου Code που είναι ήδη διαθέσιμο.

Εφαρμόζοντας την VLOOKUP, η τιμή μισθού που αντιστοιχεί σε αυτόν τον Υπάλληλο Code εμφανίζεται αυτόματα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση VLOOKUP στο Excel

Ακολουθήστε αυτόν τον οδηγό βήμα προς βήμα για να εφαρμόσετε τη συνάρτηση VLOOKUP στο Excel:

Βήμα 1) Μεταβείτε στο κελί προορισμού

Κάντε κλικ στο κελί όπου θέλετε να εμφανίζεται ο μισθός του επιλεγμένου υπαλλήλου — σε αυτό το παράδειγμα, το κελί H3.

Βήμα 2) Εισαγάγετε τη συνάρτηση VLOOKUP =VLOOKUP()

Πληκτρολογήστε τη συνάρτηση στο κελί. Ξεκινήστε με το σύμβολο της ισότητας (το οποίο υποδεικνύει στο Excel ότι ακολουθεί ένας τύπος) και, στη συνέχεια, τη λέξη-κλειδί VLOOKUP: =VLOOKUP().

Οι παρενθέσεις περιέχουν το σύνολο των ορισμάτων (τα κομμάτια δεδομένων που χρειάζεται η συνάρτηση).

Η συνάρτηση VLOOKUP απαιτεί τέσσερα ορίσματα:

Βήμα 3) Πρώτο Όρισμα — η τιμή αναζήτησης

Το πρώτο όρισμα είναι η αναφορά κελιού για την τιμή που θέλετε να αναζητήσετε. Σε αυτήν την περίπτωση, ο Υπάλληλος Code είναι η τιμή αναζήτησης, επομένως το πρώτο όρισμα είναι H2 — το κελί του οποίου το περιεχόμενο θα πρέπει να ταιριάζει με το Excel.

Βήμα 4) Δεύτερο Όρισμα — ο πίνακας πίνακα

Αυτό αναφέρεται στο μπλοκ τιμών που θα αναζητηθούν, γνωστό στο Excel ως πίνακας πίνακας ή πίνακα αναζήτησης. Στο παράδειγμά μας, ο πίνακας αναζήτησης εκτελείται από B2 έως E25.

ΣΗΜΕΊΩΣΗ: Η στήλη αναζήτησης πρέπει να είναι η αριστερή στήλη του πίνακα σας.

Βήμα 5) Τρίτο Όρισμα — col_index_num

Αυτό υποδεικνύει στην εντολή VLOOKUP ποια στήλη μέσα στον πίνακα περιέχει την τιμή επιστροφής. Ο Μισθός Εργαζομένου βρίσκεται στην τέταρτη στήλη, επομένως ο δείκτης της στήλης είναι 4.

Βήμα 6) Τέταρτο Επιχείρημα — ακριβής ή κατά προσέγγιση αντιστοίχιση

Το τελευταίο όρισμα είναι η σημαία αναζήτησης εύρους. Ελέγχει εάν η VLOOKUP επιστρέφει ακριβή ή κατά προσέγγιση αντιστοίχιση. Εδώ θέλουμε ακριβή αντιστοίχιση (FALSE).

1. ΨΕΥΔΗΣ — ακριβής αντιστοίχιση.
2. ΑΛΗΘΙΝΗ — κατά προσέγγιση αντιστοίχιση.

Βήμα 7) Πατήστε Enter

Πατήστε Enter για να ολοκληρώσετε τον τύπο. Αρχικά θα δείτε ένα σφάλμα επειδή δεν υπάρχει υπάλληλος. Code έχει εισαχθεί ακόμα στο H2.

Μόλις εισαγάγετε έναν έγκυρο υπάλληλο Code στο H2, το κελί επιστρέφει τον αντίστοιχο Μισθό Εργαζομένου.

Εν ολίγοις, ο τύπος λέει στο Excel ότι οι γνωστές τιμές βρίσκονται στην αριστερή στήλη των δεδομένων (Υπάλληλος Code). Στη συνέχεια, η συνάρτηση VLOOKUP σαρώνει τον πίνακα και επιστρέφει την τιμή της τέταρτης στήλης στην αντίστοιχη γραμμή — τον Μισθό Εργαζομένου.

Αυτό το παράδειγμα κάλυψε ακριβείς αντιστοιχίσεις (η λέξη-κλειδί FALSE). Η επόμενη ενότητα εξηγεί τις κατά προσέγγιση αντιστοιχίσεις.

VLOOKUP για κατά προσέγγιση αντιστοιχίσεις (TRUE λέξη-κλειδί ως τελευταία παράμετρος)

Σκεφτείτε ένα σενάριο στο οποίο ένας πίνακας υπολογίζει εκπτώσεις για πελάτες που δεν αγοράζουν ακριβώς δεκάδες ή εκατοντάδες είδη.

Όπως φαίνεται παρακάτω, μια εταιρεία εφαρμόζει εκπτώσεις σε ποσότητες που κυμαίνονται από 1 έως 10,000:

Κατεβάστε το παραπάνω Αρχείο Excel

Ένας πελάτης σπάνια αγοράζει ακριβώς 100 ή 1,000 μονάδες. Η λειτουργία κατά προσέγγιση αντιστοίχισης επιτρέπει στη συνάρτηση VLOOKUP να βρει την πλησιέστερη χαμηλότερη τιμή αντί να επιμένει σε μια ακριβή τιμή. Βήματα:

Βήμα 1) Κάντε κλικ στο κελί όπου θα τοποθετηθεί η συνάρτηση VLOOKUP — αναφορά κελιού I2.

Βήμα 2) Εισαγάγετε =VLOOKUP() στο κελί και προσθέστε τα ορίσματα μέσα στις παρενθέσεις.

Βήμα 3) Επιχείρημα 1: Εισαγάγετε την αναφορά κελιού της οποίας η τιμή πρέπει να αντιστοιχιστεί με τον πίνακα αναζήτησης.

Βήμα 4) Επιχείρημα 2: Επιλέξτε τον πίνακα αναζήτησης — εδώ, τις στήλες Ποσότητα και Έκπτωση.

Βήμα 5) Επιχείρημα 3: Εισαγάγετε τον δείκτη στήλης στον πίνακα αναζήτησης από τον οποίο θα επιστραφεί η αντίστοιχη τιμή.

Βήμα 6) Επιχείρημα 4: Ορίστε το τελευταίο όρισμα σε ΑΛΗΘΙΝΗ για κατά προσέγγιση αντιστοιχίσεις.

Βήμα 7) Πατήστε Enter. Ο τύπος εφαρμόζεται πλέον στο κελί. Όταν πληκτρολογείτε οποιαδήποτε ποσότητα, το Excel επιστρέφει τη ζώνη έκπτωσης με βάση την κατά προσέγγιση αντιστοίχιση.

ΣΗΜΕΊΩΣΗ: Εάν αφήσετε το τέταρτο όρισμα κενό, το Excel ορίζει από προεπιλογή την τιμή TRUE (κατά προσέγγιση αντιστοίχιση). Για κατά προσέγγιση αντιστοιχίσεις, η στήλη αναζήτησης πρέπει να ταξινομηθεί σε αύξουσα σειρά.

Η λειτουργία Vlookup εφαρμόζεται μεταξύ 2 διαφορετικών φύλλων που τοποθετούνται στο ίδιο βιβλίο εργασίας

Τώρα, σκεφτείτε ένα βιβλίο εργασίας με δύο φύλλα. Το Φύλλο 1 παραθέτει τον Υπάλληλο Code, Όνομα και Ιδιότητα· Το Φύλλο 2 απαριθμεί τον Υπάλληλο Code και Μισθός Υπαλλήλων.

ΦΥΛΛΟ 1:

ΦΥΛΛΟ 2:

Κατεβάστε το παραπάνω Αρχείο Excel

Στόχος είναι η ενοποίηση όλων των δεδομένων στο Φύλλο 1, όπως φαίνεται παρακάτω:

Το VLOOKUP μπορεί να συγκεντρώσει δεδομένα, έτσι ώστε ο Υπάλληλος να μπορεί να Code, Όνομα και Μισθός εμφανίζονται μαζί σε ένα φύλλο.

Ξεκινάμε από το Φύλλο 2 επειδή παρέχει δύο ορίσματα — η στήλη Μισθός Εργαζομένου βρίσκεται εδώ και το ο δείκτης στήλης είναι 2.

Θέλουμε να βρούμε τον μισθό που ταιριάζει σε κάθε εργαζόμενο Code.

Τα δεδομένα εκτείνονται από το A2 έως το B25 — αυτός είναι ο πίνακας μας.

Βήμα 1) Μεταβείτε στο Φύλλο 1 και εισαγάγετε τις επικεφαλίδες που εμφανίζονται.

Βήμα 2) Κάντε κλικ στο κελί δίπλα στην επιλογή Μισθός υπαλλήλου — κελί F3 — όπου θα τοποθετηθεί ο τύπος VLOOKUP.

Εισαγάγετε τη συνάρτηση VLOOKUP: =VLOOKUP().

Βήμα 3) Επιχείρημα 1: Πληκτρολογήστε F2 — το κελί που περιέχει τον Υπάλληλο Code για να ταιριάζει στον πίνακα αναζήτησης.

Βήμα 4) Επιχείρημα 2: Ο πίνακας αναζήτησης βρίσκεται στο άλλο φύλλο, επομένως αναφέρετέ τον με το όνομα του φύλλου: Φύλλο2!A2:B25.

Βήμα 5) Επιχείρημα 3: Εισαγάγετε τον δείκτη στήλης μέσα στον πίνακα αναζήτησης που περιέχει την τιμή επιστροφής.

Βήμα 6) Επιχείρημα 4: Χρησιμοποιήστε την ένδειξη FALSE για ακριβή αντιστοίχιση, επειδή θέλουμε τον ακριβή μισθό που αντιστοιχεί σε κάθε εργαζόμενο. Code.

Βήμα 7) Πατήστε Enter. Όταν εισάγετε έναν Υπάλληλο Code, το κελί επιστρέφει τον αντίστοιχο μισθό που προέκυψε από το Φύλλο 2.

Συνήθη σφάλματα και διορθώσεις της συνάρτησης VLOOKUP

Ακόμα και έμπειροι χρήστες αντιμετώπισαν σφάλματα VLOOKUP. Τα πιο συνηθισμένα και γρήγορες λύσεις:

• # N / A — Η συνάρτηση VLOOKUP δεν μπορεί να βρει την τιμή αναζήτησης. Ελέγξτε για επιπλέον κενά, ασύμβατους τύπους δεδομένων (αριθμοί αποθηκευμένοι ως κείμενο) ή ότι η τιμή υπάρχει όντως στην πρώτη στήλη του table_array.
• # ΑΝΑΦ! — το col_index_num είναι μεγαλύτερο από τον αριθμό των στηλών στο table_array. Μειώστε τον δείκτη της στήλης ή επεκτείνετε το εύρος.
• #ΑΞΙΑ! — το col_index_num είναι μικρότερο από 1 ή ένα όρισμα δεν είναι έγκυρο. Ελέγξτε τη σύνταξη του τύπου.
• Επιστράφηκε λανθασμένο αποτέλεσμα — το τέταρτο όρισμα είναι TRUE ή παραλείπεται, αλλά η στήλη αναζήτησης δεν είναι ταξινομημένη. Αλλάξτε σε FALSE ή ταξινομήστε τη στήλη αύξουσα.
• Κλειδωμένες αναφορές — κατά την αντιγραφή ενός τύπου, χρησιμοποιήστε απόλυτες αναφορές (για παράδειγμα, $B$2:$E$25) ώστε ο πίνακας_ταμπλό να μην μετατοπίζεται.

VLOOKUP vs XLOOKUP: Ποιο πρέπει να χρησιμοποιήσετε;

Microsoft παρουσίασε το XLOOKUP στο Microsoft 365 και Excel 2021 ως σύγχρονη αντικατάσταση του VLOOKUP. Καταργεί αρκετούς περιορισμούς του VLOOKUP και πλέον αποτελεί την προτεινόμενη επιλογή στις υποστηριζόμενες εκδόσεις.

Χαρακτηριστικό	VLOOKUP	XLOOKUP
Αναζήτηση κατεύθυνσης	Μόνο από αριστερά προς τα δεξιά	Οποιαδήποτε κατεύθυνση (αριστερά, δεξιά, πάνω, κάτω)
Προεπιλεγμένος τύπος αντιστοίχισης	Κατά προσέγγιση (TRUE)	Ακριβής
Χειρισμός σε περίπτωση μη εντοπισμού	Επιστροφές #Δ/Υ	Ενσωματωμένο όρισμα if_not_found
Ευρετήριο στηλών	Αριθμός με ενσωματωμένο κώδικα	Αναφορά σε εύρος στήλης επιστροφής
Διαθεσιμότητα	Όλες οι εκδόσεις του Excel	Microsoft 365, Excel 2021, Excel για το Web

Πότε να επιλέξετε τη συνάρτηση VLOOKUP: Το βιβλίο εργασίας πρέπει να εκτελείται σε Excel 2019 ή παλαιότερη έκδοση ή διατηρείτε παλαιού τύπους. Πότε να επιλέξετε το XLOOKUP: Δημιουργείτε νέα βιβλία εργασίας στο σύγχρονο Excel και θέλετε αριστερές αναζητήσεις, πιο καθαρό χειρισμό σφαλμάτων και ακριβή αντιστοίχιση από προεπιλογή. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις συναρτήσεις αναζήτησης στο Εκπαιδευτικά σεμινάρια Excel σειρές.

Συμπέρασμα

Τα τρία παραπάνω σενάρια εξηγούν πώς λειτουργεί η λειτουργία της VLOOKUP για ακριβείς αντιστοιχίσεις, κατά προσέγγιση αντιστοιχίσεις και αναφορές σε διασταυρούμενα φύλλα. Εξασκηθείτε στα δικά σας σύνολα δεδομένων για να βελτιώσετε την ευχέρεια. Η VLOOKUP παραμένει μια σημαντική λειτουργία στο MS-Excel για την αποτελεσματική διαχείριση δεδομένων και το XLOOKUP επεκτείνει αυτό το κιτ εργαλείων στο σύγχρονο Excel.

Συχνές Ερωτήσεις