Επικύρωση δεδομένων στο Excel: Φίλτρα, Ομαδοποίησηping, Παραδείγματα Ταξινόμησης
Σάρλοτ Μίλερ
⚡ Έξυπνη Σύνοψη
Η επικύρωση δεδομένων στο Excel περιορίζει τα δεδομένα που δέχεται ένα κελί, ενώ τα φιλτράρει, ταξινόμησε και ομαδοποίησεping οργανώστε τις εγγραφές γύρω από αυτό. Αυτή η σελίδα εξηγεί τους κανόνες επικύρωσης με ειδοποιήσεις σφάλματος, φίλτρα κειμένου και αριθμών, ταξινόμηση, ομαδοποίησηping με μερικά αθροίσματα και εισαγωγή εικόνων σε ένα φύλλο εργασίας.
Επικύρωση δεδομένων
Η επικύρωση δεδομένων είναι πολύ σημαντική με την έννοια ότι μας βοηθά να αποφύγουμε λάθη που μπορούν να αποφευχθούν. Ας υποθέσουμε ότι καταγράφετε βαθμούς στις εξετάσεις μαθητών και γνωρίζετε ότι το ελάχιστο είναι 0 και το μέγιστο είναι 100. Μπορείτε να επωφεληθείτε από τις δυνατότητες επικύρωσης για να διασφαλίσετε ότι εισάγονται μόνο τιμές μεταξύ 0 και 100.
Προσθέστε ένα νέο φύλλο στο βιβλίο εργασίας σας κάνοντας κλικ στο κουμπί συν στο κάτω μέρος του φύλλου εργασίας.
Προσθέστε μια στήλη για S/N, Όνομα και Βαθμολογία. Το φύλλο σας θα πρέπει να έχει ως εξής
| S / N | Όνομα | Σκορ |
|---|---|---|
| 1 | Jane | |
| 2 | James | |
| 3 | Jones | |
| 4 | Τζόναθαν | |
| 5 | Γιάννης |
- Κάντε κλικ στην καρτέλα DATA
- Επιλέξτε τα κελιά C2 έως C6 (Τα κελιά που θα χρησιμοποιηθούν για την καταγραφή των βαθμολογιών)
- Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Επικύρωση δεδομένων.
- Κάντε κλικ στην επικύρωση δεδομένων.
- Θα εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Ειδοποίηση σφάλματος
- Εισαγάγετε τον τίτλο και το μήνυμα ειδοποίησης όπως φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ
- Προσπαθήστε να εισαγάγετε βαθμολογία μεγαλύτερη από 200. Θα λάβετε το ακόλουθο μήνυμα λάθους
Τύποι κριτηρίων επικύρωσης δεδομένων
Το αναπτυσσόμενο μενού "Επιτρέπεται" του παραθύρου Επικύρωση Δεδομένων προσφέρει πολλά κριτήρια, όχι μόνο ακέραιους αριθμούς. Η επιλογή του σωστού διατηρεί τις καταχωρήσεις καθαρές στο σημείο ty.pingΟ παρακάτω πίνακας παραθέτει τα κοινά κριτήρια με ένα πρακτικό παράδειγμα.
| Κριτήριο | Τι επιτρέπει | Παράδειγμα |
|---|---|---|
| Ολόκληρος ο αριθμός | Ακέραιοι αριθμοί εντός ενός εύρους | Μεταξύ 0 και 100 για βαθμολογία εξετάσεων |
| Δεκαδικός | Numbers με δεκαδικά ψηφία εντός ενός εύρους | Μεταξύ 0 και 1 για ένα ποσοστό έκπτωσης |
| Λιστα | Μόνο τιμές από μια καθορισμένη λίστα, που εμφανίζονται ως αναπτυσσόμενο μενού | Αρσενικό θηλυκό |
| Ημερομηνία | Ημερομηνίες εντός εύρους | Σήμερα ή μετά |
| Μήκος κειμένου | Ένας περιορισμένος αριθμός χαρακτήρων | Ακριβώς 10 για έναν αριθμό τηλεφώνου |
| Εξατομικευμένο | Οποιοσδήποτε τύπος που επιστρέφει TRUE ή FALSE | =ISNUMBER(C2) για να επιβάλει έναν αριθμό |
💡 Συμβουλές: Χρησιμοποιήστε την καρτέλα "Εισαγωγή μηνύματος" για να εμφανίσετε μια υπόδειξη όταν επιλεγεί το κελί και την καρτέλα "Ειδοποίηση σφάλματος" για να αποφασίσετε εάν μια λανθασμένη καταχώρηση είναι μια οριστική διακοπή, μια προειδοποίηση που μπορεί να παρακαμφθεί ή μια ενημερωτική σημείωση.
Φίλτρα δεδομένων
Τα φίλτρα δεδομένων μας επιτρέπουν να λαμβάνουμε δεδομένα που ταιριάζουν με τα επιθυμητά μας κριτήρια. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να δείξουμε τα αποτελέσματα όλων των μαθητών των οποίων τα ονόματα ξεκινούν με "ja" ή να πάρουμε βαθμολογίες μικρότερες από, μεγαλύτερες ή ίσες με μια συγκεκριμένη τιμή, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε φίλτρα για να λάβουμε τέτοια δεδομένα.
Επιλέξτε το όνομα και τις στήλες βαθμολογιών όπως φαίνεται παρακάτω
- Κάντε κλικ στην καρτέλα DATA στην κορδέλα
- Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση & Φιλτράρισμα όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα
- Κάντε κλικ στο Φίλτρο ονόματος
- Επιλέξτε φίλτρα κειμένου
- Η επιλογή αρχίζει με
- Θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο.
- Πληκτρολογήστε "ja" και κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
- Θα πρέπει να μπορείτε να βλέπετε μόνο τα αποτελέσματα για την Τζέιν και τον Τζέιμς.
Ταξινόμηση δεδομένων στο Excel
Το φιλτράρισμα αποκρύπτει τις γραμμές που δεν ταιριάζουν, ενώ η ταξινόμηση διατηρεί κάθε γραμμή αλλά αλλάζει τη σειρά τους. Η ταξινόμηση των βαθμολογιών των μαθητών από την υψηλότερη στη χαμηλότερη κάνει την κατάταξη εμφανή με μια ματιά και είναι μια άλλη εντολή στην καρτέλα ΔΕΔΟΜΕΝΑ.
- Επιλέξτε ένα κελί στη στήλη: Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στη στήλη Βαθμολογία. Δεν χρειάζεται να επισημάνετε ολόκληρη τη στήλη, επειδή το Excel εντοπίζει τον περιβάλλοντα πίνακα.
- Άνοιγμα Ταξινόμησης & Φιλτραρίσματος: Στην καρτέλα ΔΕΔΟΜΕΝΑ, επιλέξτε Ταξινόμηση από το μεγαλύτερο στο μικρότερο για αριθμούς ή Ταξινόμηση από το Α στο Ω για κείμενο.
- Ταξινόμηση κατά πολλές στήλες: Για ταξινόμηση πολλαπλών επιπέδων, κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση, προσθέστε ένα επίπεδο και ταξινομήστε πρώτα κατά Φύλο και, στη συνέχεια, κατά Βαθμολογία. Το Excel εφαρμόζει τα επίπεδα από πάνω προς τα κάτω.
- Κρατήστε την κεφαλίδα: Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες", ώστε τα ονόματα των στηλών να παραμένουν στη θέση τους και να μην ταξινομούνται με τα δεδομένα.
⚠️ Προειδοποίηση: Επιλέξτε μόνο ένα κελί, ποτέ μία στήλη, πριν από την ταξινόμηση. Εάν επισημανθεί και ταξινομηθεί μόνο μία στήλη, τα ονόματα και οι βαθμολογίες διαχωρίζονται και η εγγραφή καταστρέφεται. Το Excel προειδοποιεί με μια προτροπή "Ανάπτυξη της επιλογής", η οποία θα πρέπει πάντα να γίνεται αποδεκτή.
Ομαδοποίηση και κατάργηση ομάδας
Οι ομάδες μας επιτρέπουν να προβάλλουμε εύκολα και να αποκρύψουμε περιττές λεπτομέρειες είτε από στήλες είτε από γραμμές. Επιπλέον, μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε ομάδες για να αναλύσουμε δεδομένα που ανήκουν σε μια κοινή κατηγορία. Ας το επεξηγήσουμε αυτό με ένα παράδειγμα. Θα χρησιμοποιήσουμε το παραπάνω παράδειγμα βαθμολογίας μαθητή.
- Κάντε δεξί κλικ στο σκορ και επιλέξτε εισαγωγή στήλης. Ονομάστε το φύλο της στήλης ονόματος.
- Αλλάξτε τον James σε Juanita. Βάλτε θηλυκό για την Τζανέτ και τη Χουανίτα. Βάλτε αρσενικό για τους υπόλοιπους μαθητές. Το φύλλο σας θα πρέπει να έχει ως εξής.
Τώρα θα ομαδοποιήσουμε τα θηλυκά μαζί και θα εμφανίσουμε τη μέση βαθμολογία τους και θα κάνουμε το ίδιο για τα αρσενικά.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα DATA στην κορδέλα
- Επιλέξτε όλες τις στήλες και τις σειρές με δεδομένα
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί Ομάδας όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα
Θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο
- Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένες οι επιλογές σειρών
- Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ
- Θα λάβετε την παρακάτω προεπισκόπηση
- Τώρα θα υπολογίσουμε τη μέση βαθμολογία για γυναίκες και άνδρες
- Επιλέξτε όλα τα δεδομένα όπως φαίνεται παρακάτω
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί Υποσύνολο στην καρτέλα ΔΕΔΟΜΕΝΑ
Θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο
- Ορίστε το "Σε κάθε αλλαγή" σε φύλο
- Ρυθμίστε τη "Χρήση λειτουργίας" στο μέσο όρο
- Επιλέξτε "Προσθήκη υποσυνόλου" στη βαθμολογία
- Κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
Κατεβάστε το παραπάνω αρχείο Excel Code
Προσθήκη εικόνων σε υπολογιστικά φύλλα
Κατά καιρούς, θα θέλατε να ονομάσετε τα έγγραφα που εκτυπώνονται σε excel με πληροφορίες επιστολόχαρτου και να τυπώσετε με το λογότυπο της εταιρείας κ.λπ. Excel έχει δυνατότητες που σας επιτρέπουν να εισάγετε εικόνες στο Excel. Η εντολή για την προσθήκη εικόνων βρίσκεται κάτω από την καρτέλα INSERT στην κορδέλα.
Θα εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου
- Μπορείτε να περιηγηθείτε σε οποιονδήποτε φάκελο στον υπολογιστή σας που έχει φωτογραφίες και μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε φωτογραφία της αρεσκείας σας.
- Θα λάβετε αποτελέσματα παρόμοια με αυτά που φαίνονται παρακάτω
Εκπαιδευτική άσκηση 4
Χρησιμοποιήστε την εντολή INSERT tab pictures για να προσθέσετε μια εικόνα της επιλογής σας στο φύλλο εργασίας.
