Επικύρωση δεδομένων στο Excel: Φίλτρα, Ομαδοποίηση, Παραδείγματα ταξινόμησης

Επικύρωση δεδομένων

Η επικύρωση δεδομένων είναι πολύ σημαντική με την έννοια ότι μας βοηθά να αποφύγουμε λάθη που μπορούν να αποφευχθούν. Ας υποθέσουμε ότι καταγράφετε βαθμούς στις εξετάσεις μαθητών και γνωρίζετε ότι το ελάχιστο είναι 0 και το μέγιστο είναι 100. Μπορείτε να επωφεληθείτε από τις δυνατότητες επικύρωσης για να διασφαλίσετε ότι εισάγονται μόνο τιμές μεταξύ 0 και 100.
Προσθέστε ένα νέο φύλλο στο βιβλίο εργασίας σας κάνοντας κλικ στο κουμπί συν στο κάτω μέρος του φύλλου εργασίας.

Προσθέστε μια στήλη για S/N, Όνομα και Βαθμολογία. Το φύλλο σας θα πρέπει να έχει ως εξής

• Κάντε κλικ στην καρτέλα DATA
• Επιλέξτε τα κελιά C2 έως C6 (Τα κελιά που θα χρησιμοποιηθούν για την καταγραφή των βαθμολογιών)

• Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Επικύρωση δεδομένων.
• Κάντε κλικ στην επικύρωση δεδομένων.

• Θα εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου

• Κάντε κλικ στην καρτέλα Ειδοποίηση σφάλματος
• Εισαγάγετε τον τίτλο και το μήνυμα ειδοποίησης όπως φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα.

• Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ
• Προσπαθήστε να εισαγάγετε βαθμολογία μεγαλύτερη από 200. Θα λάβετε το ακόλουθο μήνυμα λάθους

Φίλτρα δεδομένων

Τα φίλτρα δεδομένων μας επιτρέπουν να λαμβάνουμε δεδομένα που ταιριάζουν με τα επιθυμητά μας κριτήρια. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να δείξουμε τα αποτελέσματα όλων των μαθητών των οποίων τα ονόματα ξεκινούν με "ja" ή να πάρουμε βαθμολογίες μικρότερες από, μεγαλύτερες ή ίσες με μια συγκεκριμένη τιμή, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε φίλτρα για να λάβουμε τέτοια δεδομένα.
Επιλέξτε το όνομα και τις στήλες βαθμολογιών όπως φαίνεται παρακάτω

• Κάντε κλικ στην καρτέλα DATA στην κορδέλα
• Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση & Φιλτράρισμα όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα

• Κάντε κλικ στο Φίλτρο ονόματος
• Επιλέξτε φίλτρα κειμένου
• Η επιλογή αρχίζει με
• Θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο.

• Πληκτρολογήστε "ja" και κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
• Θα πρέπει να μπορείτε να βλέπετε μόνο τα αποτελέσματα για την Τζέιν και τον Τζέιμς.

Ομαδοποίηση και κατάργηση ομάδας

Οι ομάδες μας επιτρέπουν να προβάλλουμε εύκολα και να αποκρύψουμε περιττές λεπτομέρειες είτε από στήλες είτε από γραμμές. Επιπλέον, μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε ομάδες για να αναλύσουμε δεδομένα που ανήκουν σε μια κοινή κατηγορία. Ας το επεξηγήσουμε αυτό με ένα παράδειγμα. Θα χρησιμοποιήσουμε το παραπάνω παράδειγμα βαθμολογίας μαθητή.

• Κάντε δεξί κλικ στο σκορ και επιλέξτε εισαγωγή στήλης. Ονομάστε το φύλο της στήλης ονόματος.
• Αλλάξτε τον James σε Juanita. Βάλτε θηλυκό για την Τζανέτ και τη Χουανίτα. Βάλτε αρσενικό για τους υπόλοιπους μαθητές. Το φύλλο σας θα πρέπει να έχει ως εξής.

Τώρα θα ομαδοποιήσουμε τα θηλυκά μαζί και θα εμφανίσουμε τη μέση βαθμολογία τους και θα κάνουμε το ίδιο για τα αρσενικά.

• Κάντε κλικ στην καρτέλα DATA στην κορδέλα
• Επιλέξτε όλες τις στήλες και τις σειρές με δεδομένα
• Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί Ομάδας όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα

Θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο

• Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένες οι επιλογές σειρών
• Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ
• Θα λάβετε την παρακάτω προεπισκόπηση

• Τώρα θα υπολογίσουμε τη μέση βαθμολογία για γυναίκες και άνδρες
• Επιλέξτε όλα τα δεδομένα όπως φαίνεται παρακάτω

Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί Υποσύνολο στην καρτέλα ΔΕΔΟΜΕΝΑ

Θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο

• Ορίστε το "Σε κάθε αλλαγή" σε φύλο
• Ρυθμίστε τη "Χρήση λειτουργίας" στο μέσο όρο
• Επιλέξτε "Προσθήκη υποσυνόλου" στη βαθμολογία
• Κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Κατεβάστε τον παραπάνω κώδικα Excel

Προσθήκη εικόνων σε υπολογιστικά φύλλα

Κατά καιρούς, θα θέλατε να ονομάσετε τα έγγραφα που εκτυπώνονται σε excel με πληροφορίες επιστολόχαρτου και να τυπώσετε με το λογότυπο της εταιρείας κ.λπ. Excel έχει δυνατότητες που σας επιτρέπουν να εισάγετε εικόνες στο Excel. Η εντολή για την προσθήκη εικόνων βρίσκεται κάτω από την καρτέλα INSERT στην κορδέλα.

Θα εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου

• Μπορείτε να περιηγηθείτε σε οποιονδήποτε φάκελο στον υπολογιστή σας που έχει φωτογραφίες και μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε φωτογραφία της αρεσκείας σας.
• Θα λάβετε αποτελέσματα παρόμοια με αυτά που φαίνονται παρακάτω

Εκπαιδευτική άσκηση 4

Χρησιμοποιήστε την εντολή INSERT tab pictures για να προσθέσετε μια εικόνα της επιλογής σας στο φύλλο εργασίας.

Περίληψη

Σε αυτό το άρθρο, μάθαμε πώς να εκτελούμε βασικές αριθμητικές πράξεις χρησιμοποιώντας το Excel, να μορφοποιούμε τα δεδομένα και να εφαρμόζουμε κανόνες επικύρωσης, να φιλτράρουμε δεδομένα και πώς να εκμεταλλευόμαστε ομάδες για περαιτέρω ανάλυση δεδομένων και βελτίωση της παρουσίασης.