11 Καλυτερα Λογισμικό Διαχείρισης Εγγράφων το 2025

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι μια αυτοματοποιημένη λύση που βασίζεται σε σύννεφο για τη δημιουργία, οργάνωση, κοινή χρήση και ασφάλεια επιχειρηματικών εγγράφων και αρχείων. Σας δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθείτε την έκδοση του εγγράφου σας χωρίς καμία ταλαιπωρία. Αυτό το σύστημα αποθήκευσης cloud παρέχει ταχύτερη ροή εργασιών αξιολογήσεων και εγκρίσεων για διαφορετικούς ενδιαφερόμενους φορείς που βρίσκονται σε πολλές γεωγραφικές τοποθεσίες. Σας επιτρέπει να έχετε εύκολη πρόσβαση στο δικό σας επιχειρηματικά έγγραφα από tablet και smartphone.

Αφού πέρασα πάνω από 110 ώρες έρευνας, αναθεώρησα 39+ συστήματα διαχείρισης εγγράφων και επέλεξε προσεκτικά τις κορυφαίες, συμπεριλαμβανομένων των επιλογών δωρεάν και επί πληρωμή. Αυτός ο περιεκτικός και καλά ερευνημένος οδηγός προσφέρει μια εις βάθος ματιά στα χαρακτηριστικά, τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε συστήματος και την τιμολόγηση. Εάν αναζητάτε αξιόπιστες πληροφορίες, το άρθρο μου θα παρέχει όλες τις λεπτομέρειες που χρειάζεστε για να λάβετε μια τεκμηριωμένη απόφαση. Μην παραλείψετε να ανακαλύψετε τα απόλυτα εργαλεία που μπορούν να μεταμορφώσουν τον τρόπο διαχείρισης εγγράφων. Διαβάστε περισσότερα ...

καλυτερα Digital Συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων (Έλεγχος).

Όνομα	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	bit.ai
Δημόσια κοινή χρήση	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι
Δωρεάν δοκιμή	Δωρεάν δοκιμή 15 ημερών	Δωρεάν δοκιμή 30 ημερών	Επιστροφή χρημάτων 14 ημερών	Δωρεάν για 5 χρήστες
Εφαρμογές Κινητών	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι
Τοπικό σύστημα αρχείων Sync	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι
Δικαιώματα ομάδας	Ναι	Ναι	Ναι	Οχι
Διαχείριση σύγκρουσης αρχείων	Ναι	Οχι	Ναι	Ναι
DigiΔιαχείριση δικαιωμάτων	Οχι	Ναι	Οχι	Ναι
Cloud Storage χωρίς τοπικό σύστημα αρχείων Sync	Ναι	Ναι	Ναι	Ολοκληρώστε τις επιλογές σας
Πλατφόρμες	Windows, Mac και Linux	Windows, Mac και Linux	Windows, Mac, Linux, Androidκαι iOS	Windows, Mac και Linux
Σύνδεσμος	Learn More	Learn More	Learn More	Learn More

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive είναι ένα εξαιρετικό ηλεκτρονική πλατφόρμα αποθήκευσης αρχείων και συνεργασίας για ομάδες και επιχειρήσεις. Εκτιμώ ιδιαίτερα τον τρόπο με τον οποίο υποστηρίζει σενάρια εργασίας τόσο εντός γραφείου όσο και σε απομακρυσμένη εργασία, καθιστώντας το μια εξαιρετική επιλογή για υβριδικές ομάδες. Το εργαλείο διευκολύνει τη δημιουργία, την κοινή χρήση και τη συνεργασία χρησιμοποιώντας μια κεντρική κονσόλα. Δεν είναι απλώς μια πλατφόρμα αποθήκευσης. Στην πραγματικότητα, προσφέρει εκδόσεις αρχείων, προηγμένη αναζήτηση και οργάνωση ομάδας, τα οποία είναι απαραίτητα διαχείριση εργασιών αποτελεσματικά. Κατά τη διάρκεια της αξιολόγησής μου, διαπίστωσα ότι η ικανότητά του να παρέχει γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες σας βοηθά να παραμένετε στην κορυφή της δουλειάς σας και να λαμβάνετε ενημερωμένες αποφάσεις πιο γρήγορα.

Zoho WorkDrive σας επιτρέπει να μοιράζεστε, να διαχειρίζεστε και να προστατεύετε αρχεία αποτελεσματικά. Προσφέρει έξυπνη αναζήτηση για άμεση ανάκτηση αρχείων και απεριόριστο ιστορικό εκδόσεων για την επαναφορά εγγράφων. Με WorkDrive Η Snap, ασύγχρονη συνεργασία είναι βελτιωμένη. Το εργαλείο είναι εξαιρετικό για συγχρονισμό αρχείων cloud απευθείας στην επιφάνεια εργασίας σας και ενσωματώνεται με περισσότερες από 5000+ εφαρμογές. Η προσαρμοσμένη επωνυμία και το MFA διασφαλίζουν την ασφάλεια και τον επαγγελματισμό των δεδομένων σας.

Χαρακτηριστικά:

• Φάκελοι ομάδας: Μπορώ να συνεργάζομαι άψογα με την ομάδα μου χρησιμοποιώντας τους φακέλους ομάδας, οι οποίοι είναι ιδανικοί για κοινή χρήση αρχείων και διασφάλιση ενημερώσεων σε πραγματικό χρόνο, βοηθώντας στον εξορθολογισμό των ροών εργασίας και στην κεντρική διαχείριση εγγράφων.
• Πρότυπα συλλογής αρχείων: Αυτό σας βοηθά να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα για την οργάνωση δεδομένων, τη βελτίωση των ροών εργασίας και τη συλλογή εγγράφων με δομημένο τρόπο, κάτι που είναι χρήσιμο για ομάδες που διαχειρίζονται μεγάλα έργα.
• Προηγμένη ασφάλεια δεδομένων: Θεωρώ απαραίτητο να υπάρχει συμμόρφωση με τον GDPR και το HIPAA για ευαίσθητα δεδομένα. Αυτή η λύση σάς βοηθά να αποφύγετε τους κινδύνους με την ασφαλή αποθήκευση, προσαρμοσμένη στις ανάγκες της επιχείρησης.
• Zoho WorkDrive Ενσωμάτωση με εφαρμογές: Zoho WorkDrive ενσωματώνεται με το Salesforce, Slack, Jira και Gmail, επιτρέποντάς σας να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας. Είναι εξαιρετικό για επιχειρήσεις που στοχεύουν σε εξορθολογισμένες λειτουργίες μεταξύ πλατφορμών.
• Zoho WorkDrive Κονσόλα διαχειριστή: Zoho WorkDriveΗ Κονσόλα διαχειριστή σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε τη δραστηριότητα των χρηστών, να διαχειρίζεστε την πρόσβαση στα δεδομένα και να διασφαλίζετε τη συμμόρφωση. Αυτό είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία για κεντρικό έλεγχο.
• Επεκτάσιμος χώρος αποθήκευσης: Είναι ιδανικό για επιχειρήσεις που αναζητούν ευέλικτη αποθήκευση. Με κλιμακωτά σχέδια από 1TB έως 5TB και άνω, το Zoho WorkDrive κλιμακώνεται αβίαστα για να καλύψει τις ανάγκες της επιχείρησης.

Τιμολόγηση:

Zoho WorkDrive είναι μια διαδικτυακή πλατφόρμα αποθήκευσης, συγχρονισμού και συνεργασίας αρχείων. Τα προγράμματα ξεκινούν από 2.5 $/χρήστης/μήνα, με διαθέσιμη δωρεάν δοκιμή 15 ημερών. Ιδανικό για την παραγωγικότητα της ομάδας.

Επισκεφθείτε το Zoho WorkDrive

Δωρεάν δοκιμή 15 ημερών

---

2) SmartSheet

Smartsheet είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων Έκανα μια ανασκόπηση και βρήκα ότι είναι ένα ιδανικό εργαλείο για ομαδική εργασία. Είναι μια λύση που αυτοματοποιεί επαναλαμβανόμενες εργασίες όπως η αποστολή ειδοποιήσεων και η διαχείριση ενημερώσεων. Καθώς διεξήγαγα την αξιολόγησή μου, παρατήρησα ότι οι μέθοδοι κρυπτογράφησης (256-AES και TLS 1.2) ήταν αξιόπιστες και ασφαλείς. Το Smartsheet συνδέεται απρόσκοπτα με εργαλεία όπως το Google, το Salesforce και Slack. Τα πρότυπά του για μάρκετινγκ και υποστήριξη μορφής πολλών αρχείων είναι χρήσιμα για τη διαχείριση έργων. Από την εμπειρία μου, οι λειτουργίες Check-out και Check-in είναι εξαιρετικές για τη διατήρηση των εργασιών οργανωμένων.

Χαρακτηριστικά:

• Κεντρική αποθήκευση εγγράφων: SmartSheet παρέχει μια ενοποιημένη πλατφόρμα για την αποθήκευση και την οργάνωση εγγράφων, διασφαλίζοντας ότι τα αρχεία είναι ασφαλή και ανακτήσιμα από ένα κεντρικό αποθετήριο, βοηθώντας στον εξορθολογισμό της διαχείρισης αρχείων.
• Φάκελοι ομάδας: Μπορώ να συνεργαστώ αποτελεσματικά με την ομάδα μου χρησιμοποιώντας τους φακέλους ομάδας, οι οποίοι είναι ιδανικοί για την οργάνωση κοινών εγγράφων. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στον εξορθολογισμό της επικοινωνίας και να διασφαλίσει ότι όλοι έχουν πρόσβαση στα πιο πρόσφατα αρχεία.
• Έλεγχος έκδοσης: Στόχος μου είναι να διαχειριστώ τις αναθεωρήσεις εγγράφων με SmartSheetέλεγχος έκδοσης, σας βοηθά να αποφύγετε τη σύγχυση εξασφαλίζοντας πρόσβαση στα πιο ενημερωμένα αρχεία και διατηρώντας ένα πλήρες ιστορικό επεξεργασιών.
• Συγκεκριμένη άδεια: Σας βοηθά να ελέγχετε την πρόσβαση στα αρχεία με βασικές ρυθμίσεις αδειών, ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι τα ευαίσθητα αρχεία προβάλλονται μόνο από εξουσιοδοτημένους χρήστες.
• Προσβασιμότητα με βάση το cloud: Αυτή η λύση σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση και να επεξεργάζεστε έγγραφα με ασφάλεια από οπουδήποτε, μια τέλεια επιλογή για τη βελτίωση της συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο μεταξύ των ομάδων.
• Ροές εργασιών εγγράφων: Αυτοματοποιεί επαναλαμβανόμενες εργασίες όπως υπενθυμίσεις έγκρισης, που είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους μείωσης της μη αυτόματης προσπάθειας και επιτάχυνσης των διαδικασιών.
• Υποστήριξη για διάφορους τύπους αρχείων: Αυτή η δυνατότητα είναι ιδανική για τη φιλοξενία διαφορετικών ομάδων, καθώς υποστηρίζει παραδοσιακές και σύγχρονες μορφές, βοηθώντας στον απρόσκοπτο χειρισμό οποιουδήποτε τύπου εγγράφου.

Τιμολόγηση:

Το Smartsheet είναι ένας δυναμικός χώρος εργασίας που εξουσιοδοτεί τις ομάδες να διαχειρίζονται έργα, να αυτοματοποιούν τις ροές εργασίας και να επιτυγχάνουν γρήγορα στόχους. Τα προγράμματα ξεκινούν από 9 $ το μήνα. Απολαύστε μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα.

Επίσκεψη SmartSheet >>

Δωρεάν δοκιμή 30 ημερών (Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα)

---

3) Icedrive

Icedrive παρέχει αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά για συνεργασία και κοινή χρήση αρχείων. Κατά τη διάρκεια της αξιολόγησής μου, βρήκα το έξυπνο σύστημα προσωρινής αποθήκευσης εντυπωσιακό στην παροχή γρήγορης και εύκολης πρόσβασης στα αρχεία. Είναι ιδανική εναλλακτική για Google Drive, προσφέροντας κρυπτογράφηση μηδενικής γνώσης που διατηρεί τις πληροφορίες σας ασφαλείς και είναι διαθέσιμο μόνο σε εσάς.

Πρόκειται για μια δωρεάν αποθήκευση cloud εργαλείο που σας κάνει να νιώθετε ότι χρησιμοποιείτε φυσικό σκληρό δίσκο. Έχετε όλες τις δυνατότητες για υπηρεσίες φιλοξενίας αρχείων όπως επεξεργασία, διαγραφή, αποστολή, άνοιγμα κ.λπ. Είναι ένα από τα καλύτερες πλατφόρμες αποθήκευσης cloud που συνοδεύεται από μια λειτουργία έξυπνου ελέγχου προσωρινής μνήμης που σας βοηθά να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας αμέσως μετά την εγκατάσταση χωρίς να περιμένετε συγχρονισμό.

Χαρακτηριστικά:

• Εκδόσεις αρχείων: Θα μπορούσα να βασιστώ στο File Versioning για να διατηρήσω τις προηγούμενες εκδόσεις αρχείων, κάτι που σας βοηθά να επιστρέψετε σε παλαιότερες επαναλήψεις όταν χρειάζεται. Αυτό είναι απαραίτητο για την αποτελεσματική παρακολούθηση των αλλαγών.
• Ενσωμάτωση εικονικής μονάδας δίσκου: Icedrive σας επιτρέπει να τοποθετήσετε τον χώρο αποθήκευσης στο cloud ως εικονική μονάδα δίσκου στον υπολογιστή σας, παρέχοντας έναν από τους ευκολότερους τρόπους για απρόσκοπτη πρόσβαση στα αρχεία σαν να ήταν αποθηκευμένα τοπικά, αποφεύγοντας τον μη αυτόματο συγχρονισμό.
• Κρυπτογράφηση από την πλευρά του πελάτη: Icedrive παρέχει την πιο αποτελεσματική κρυπτογράφηση μηδενικής γνώσης. Διασφαλίζει ότι τα αρχεία είναι κρυπτογραφημένα στη συσκευή σας πριν από τη μεταφόρτωση, κάτι που είναι απαραίτητο για τη διατήρηση της εμπιστευτικότητας και της ασφάλειας.
• Πρόγραμμα προβολής εγγράφων: Περιλαμβάνει ένα ενσωματωμένο πρόγραμμα προβολής εγγράφων που σας επιτρέπει να κάνετε προεπισκόπηση δημοφιλών μορφών αρχείων χωρίς να τα κατεβάσετε. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της ροής εργασίας και να εξοικονομήσετε χρόνο.
• Σύνθετη κοινή χρήση: Αυτό επιτρέπει την ασφαλή κοινή χρήση αρχείων με προστασία κωδικού πρόσβασης και ημερομηνίες λήξης, που είναι ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλιστεί ότι τα έγγραφα παραμένουν προσβάσιμα μόνο στους προβλεπόμενους παραλήπτες.
• Έξυπνη προσωρινή αποθήκευση: Χρησιμοποιεί έναν έξυπνο μηχανισμό προσωρινής αποθήκευσης που σας βοηθά να έχετε γρήγορη πρόσβαση στα συχνά χρησιμοποιούμενα αρχεία, ενώ ελαχιστοποιεί τη χρήση τοπικής αποθήκευσης, κάτι που είναι μια εξαιρετική επιλογή για τη διασφάλιση αποτελεσματικής ανάκτησης εγγράφων.

Τιμολόγηση:

Icedrive προσφορές Τα προγράμματα ξεκινούν από 3.99 $ το μήνα για 150 GB αποθήκευσης. Έκπτωση 20% στην ετήσια πληρωμή.

Επίσκεψη Icedrive >>

Δωρεάν Βασικό πρόγραμμα διάρκειας ζωής με δωρεάν αποθηκευτικό χώρο 10 GB

---

4) bit.ai

Το Bit.ai είναι α έξυπνο σύστημα διαχείρισης εγγράφων που βοηθά τις εταιρείες να διαχειρίζονται πληροφορίες σε έργα, ομάδες και τμήματα. Κατά τη διάρκεια της έρευνάς μου, διαπίστωσα ότι αυτό το εργαλείο καθιστά δυνατή τη δημιουργία απεριόριστους χώρους εργασίας με ευκολία. Είναι σημαντικό να οργανώστε τα έγγραφά σας σε φακέλους και υποφακέλους και το Bit.ai προσφέρει έναν απλό τρόπο για να το κάνετε αυτό. Τα θέματα που παρέχονται από αυτό το πρόγραμμα είναι εξαιρετικά για να δώσετε στα έγγραφά σας ένα νέο και μοντέρνο σχεδιασμό.

Το Bit.ai, που ιδρύθηκε το 2016, είναι ένα πολύπλευρο εργαλείο εξαιρετικό για τη διαχείριση και τη δημιουργία περιεχομένου. Υποστηρίζει 100+ μορφές αρχείων και προσφέρει δωρεάν αποθηκευτικό χώρο 1 GB. Οι χρήστες επωφελούνται από την απρόσκοπτη ενσωμάτωση με το Tableau, Box, Airtable, Figma, να Dropbox. Επιπλέον, το Bit.ai παρέχει πρότυπα που καλύπτουν διάφορους τομείς, συμπεριλαμβανομένου του Μάρκετινγκ και της Εκπαίδευσης, και διασφαλίζει την ασφάλεια των δεδομένων σας με κρυπτογράφηση 256-AES και TLS, σύμφωνα με τα πρότυπα GDPR και PCI.

Χαρακτηριστικά:

• Κλιμακόμενοι χώροι εργασίας: Είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε τους επεκτάσιμους χώρους εργασίας του Bit.ai για την οργάνωση έργων σε ομάδες. Αυτό σας επιτρέπει να διατηρήσετε την αποτελεσματικότητα, είτε διαχειρίζεστε μια μικρή ομάδα είτε έναν μεγάλο οργανισμό.
• Καθολική αναζήτηση: Η καθολική λειτουργία αναζήτησης του Bit.ai είναι ιδανική για τον γρήγορο εντοπισμό του ενσωματωμένου περιεχομένου και εγγράφων. Σας βοηθά να εξοικονομήσετε χρόνο παρέχοντας όλα όσα χρειάζεστε σε ένα μέρος.
• Σύνθετη κοινή χρήση: Το Bit.ai επιτρέπει προηγμένες επιλογές κοινής χρήσης, όπως συνδέσμους με δυνατότητα παρακολούθησης και έγγραφα που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης, τα οποία είναι εξαιρετικά για την ασφαλή κοινή χρήση και τον έλεγχο των ευαίσθητων πληροφοριών.
• Διαδραστικά Έξυπνα Έγγραφα: Μπορώ να δημιουργήσω απρόσκοπτα διαδραστικά «ζωντανά» έγγραφα με το Bit.ai, τα οποία είναι τέλεια για την ενσωμάτωση βίντεο, εικόνων και άλλων εμπλουτισμένων μέσων. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην ενίσχυση της ομαδικής συνεργασίας.
• AI Genius Writer: Το AI Genius Writer της Bit.ai είναι μια εξαιρετική λύση για τη δημιουργία περιεχομένου. Σας βοηθά να δημιουργήσετε πρότυπα, να συλλέξετε ιδέες και να βελτιώσετε την έρευνα, εξοικονομώντας χρόνο και προσπάθεια.
• Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο: Στόχος μου είναι να συνεργάζομαι με την ομάδα μου σε πραγματικό χρόνο χρησιμοποιώντας το Bit.ai, το οποίο μου επιτρέπει να συνεργάζομαι αβίαστα, ανεξάρτητα από την τοποθεσία. Είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους ενίσχυσης της παραγωγικότητας.
• Προσαρμόσιμα πρότυπα: Αυτή η δυνατότητα παρέχει εκατοντάδες προκατασκευασμένα πρότυπα για SOP, σημειώσεις συσκέψεων και σεμινάρια. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε τη δημιουργία περιεχομένου τόσο γρήγορη όσο και επαγγελματική.

Τιμολόγηση:

Το Tool Bit.ai προσφέρει προγράμματα που ξεκινούν από 8 $ μηνιαίως, με έκπτωση 25% για ετήσιες πληρωμές. Μπορείτε επίσης να το δοκιμάσετε με μια δωρεάν δοκιμή 7 ημερών.

Σύνδεσμος: https://bit.ai/

---

5) IncoDocs

Το IncoDocs είναι μια λύση που σας βοηθά διαχείριση εγγράφων ψηφιακά για εξαγωγείς και εμπορικές εταιρείες. Κατά τη διάρκεια της ανάλυσής μου, βρήκα ότι είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία για τη δημιουργία αρχείων πωλήσεων και αποστολής σε λιγότερο χρόνο. Ελαχιστοποιεί τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων και βοηθά στην αποφυγή καθυστερήσεων στις αποστολές. Το IncoDocs δίνει τη δυνατότητα στις ομάδες να συνεργάζονται σε έναν κοινόχρηστο χώρο εργασίας, ο οποίος είναι απαραίτητος για απομακρυσμένες εργασίες. Αποθηκεύει επίσης πρότυπα εγγράφων με ασφάλεια στο cloud, προσφέροντας μια πιο αποτελεσματική διαδικασία εξαγωγής.

Το IncoDocs είναι ένα ευέλικτο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων, που ιδρύθηκε το 2016, προσβάσιμο από οποιαδήποτε συσκευή. Σας επιτρέπει να δημιουργεί εύκολα εμπορικά τιμολόγια και προσφέρει πρότυπα για διάφορα έγγραφα πωλήσεων. Το εργαλείο ενσωματώνεται απρόσκοπτα με τα Xero και QuickBooks και υποστηρίζει πολλές μορφές αρχείων.

Χαρακτηριστικά:

• Επαναχρησιμοποιήσιμες βιβλιοθήκες δεδομένων: Θεωρώ ότι είναι χρήσιμο να χρησιμοποιείτε τις επαναχρησιμοποιήσιμες βιβλιοθήκες δεδομένων, οι οποίες σας επιτρέπουν να αποθηκεύετε στοιχεία προϊόντος και στοιχεία επικοινωνίας. Αυτός είναι ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να εξοικονομήσετε χρόνο σε επαναλαμβανόμενες καταχωρήσεις.
• Digital Υπογραφή: Αυτή η εξαιρετική λύση σας βοηθά να υπογράψετε και να σφραγίσετε ψηφιακά έγγραφα Digital Signatures and Company Seals, εξαλείφοντας την εκτύπωση και τη σάρωση για μια απρόσκοπτη, χωρίς χαρτί ροή εργασίας.
• Ενσωμάτωση: Μια καλή ιδέα είναι να εξετάσετε το API και τις ενσωματώσεις συστήματος, που σας επιτρέπουν να συνδεθείτε με ERP, TMS και άλλα συστήματα. Αυτός είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους μείωσης του φόρτου εργασίας με το χέρι.
• Πρότυπα εγγράφων: Είναι απαραίτητο να έχετε πρόσβαση σε περισσότερα από 30 πρότυπα ευθυγραμμισμένα με το UNLK, συμπεριλαμβανομένων των εμπορικών τιμολογίων, BillΦόρτωση και Πιστοποιητικά Προέλευσης. Αυτό σας βοηθά να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση με τα διεθνή πρότυπα.
• ημερομηνία Syncχρονισμός: Αυτή η δυνατότητα σάς βοηθά να ελαχιστοποιήσετε τα σφάλματα εισάγοντας τα στοιχεία αποστολής μία φορά στο κύριο αρχείο, με τα δεδομένα να συγχρονίζονται αυτόματα μεταξύ των σχετικών εγγράφων.
• Χώρος εργασίας που βασίζεται σε σύννεφο: Είναι ιδανικό για συνεργασία με μέλη της ομάδας σε ένα κοινόχρηστο περιβάλλον που βασίζεται στο cloud, επιτρέποντάς σας να έχετε πρόσβαση σε έγγραφα σε πραγματικό χρόνο και ενισχύοντας τη λειτουργική διαφάνεια.
• Ασφαλής κοινή χρήση εγγράφων: Αυτή η δυνατότητα είναι ιδανική για την ασφαλή μετάδοση ευαίσθητων πληροφοριών σε συνεργάτες και πελάτες, βοηθώντας σας να αποφύγετε παραβιάσεις δεδομένων και διασφαλίζοντας την αποτελεσματικότητα.

Τιμολόγηση:

Το IncoDocs απλοποιεί την τεκμηρίωση εισαγωγής/εξαγωγής, ενισχύοντας την αποτελεσματικότητα του παγκόσμιου εμπορίου. Τιμή: 29 $/μήνα, 20% έκπτωση ετησίως. Απολαύστε ένα δωρεάν βασικό πρόγραμμα ζωής. Βελτιώστε, οργανώστε και επιταχύνετε το εμπόριο σας.

Σύνδεσμος: https://incodocs.com/

---

6) Templafy

Το Templafy είναι μια εξαιρετική λύση διαχείρισης εγγράφων. Ανέλυσα τα χαρακτηριστικά του και με εντυπωσίασε με την ικανότητά του να δείχνει το σωστό περιεχόμενο στους υπαλλήλους με βάση τους ρόλους τους. Ο Ο πίνακας ελέγχου είναι εύκολος στην πλοήγηση και σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε περιεχόμενο χωρίς ταλαιπωρία. Κατά τη διάρκεια της αξιολόγησής μου, είδα πώς συνδέει δεδομένα DMS απευθείας με έγγραφα, δημιουργώντας ταχύτερες ροές εργασίας. Το συνιστώ για επιχειρήσεις που θέλουν να διατηρήσουν την αποθήκευση των εγγράφων τους ακριβή και αξιόπιστη.

Το Templafy, που ιδρύθηκε το 2016, σας επιτρέπει να συνδέετε και να συνδυάζετε δεδομένα από το DMS, προσφέροντας λύση αποθήκευσης cloud που εξασφαλίζει την πρόσβασή σας σε έγγραφα από διάφορες συσκευές, όπως tablet και smartphone.

Χαρακτηριστικά:

• Αυτοματοποιημένη δημιουργία εγγράφων: Θα μπορούσα να συντάξω πλήρως διαμορφωμένα έγγραφα χρησιμοποιώντας αυτοματισμό βάσει κανόνων και GenAI. Αυτός είναι ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να αντλήσετε ενημερωμένο περιεχόμενο από εσωτερικές βιβλιοθήκες ή ενσωματώσεις τρίτων.
• Κεντρικές βιβλιοθήκες περιεχομένου: Το Templafy σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία σε ένα μέρος, το οποίο είναι εξαιρετικό για τη δημιουργία εξατομικευμένων βιβλιοθηκών. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας χωρίς εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών.
• Διαχείριση υπογραφών email: Το Templafy σάς βοηθά να δημιουργείτε και να διαχειρίζεστε υπογραφές email σε περιβάλλον χαμηλού κώδικα. Είναι καλύτερο να διαθέτετε ενημερώσεις ή καμπάνιες γρήγορα χωρίς να απαιτείται βοήθεια πληροφορικής.
• Έξυπνα πρότυπα: Μπορώ να διασφαλίσω τη συνέπεια και τη συμμόρφωση ενσωματώνοντας αυτόματα την οπτική ταυτότητα, τις οδηγίες επωνυμίας και τις νομικές δηλώσεις αποποίησης ευθύνης σε πρότυπα. Αυτό σας βοηθά να εξοικονομήσετε χρόνο και να αποφύγετε χειροκίνητα σφάλματα σε όλους τους τύπους εγγράφων.
• Δυναμική ενσωμάτωση περιεχομένου: Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αυτοματοποιήσετε τα απαραίτητα στοιχεία αντλώντας περιεχόμενο από εσωτερικές και εξωτερικές βιβλιοθήκες. Αυτό σας επιτρέπει να προσαρμόζετε αποτελεσματικά, διατηρώντας παράλληλα τη συμμόρφωση όπου χρειάζεται.
• Διαχείριση προτύπων σε πραγματικό χρόνο: Αυτό σας βοηθά να διατηρείτε τα πάντα ενημερωμένα με την κεντρική διαχείριση προτύπων. Μπορεί να είναι χρήσιμο να διασφαλίσετε ότι όλοι οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πιο πρόσφατες εκδόσεις σε πραγματικό χρόνο.
• Διαχείριση χρηστών: Είναι απαραίτητο να διαχειρίζεστε τα προφίλ χρηστών και τα επίπεδα πρόσβασης μέσω ενός κεντρικού πίνακα διαχείρισης. Αυτό σας επιτρέπει να κλιμακώνετε και να ασφαλίζετε τη διαχείριση περιεχομένου διαισθητικά.

Τιμολόγηση:

Το Templafy ενισχύει την αποτελεσματικότητα στη δημιουργία και διαχείριση εγγράφων. Επικοινωνήστε με την ομάδα πωλήσεων για τιμολόγηση.

Σύνδεσμος: https://www.templafy.com/home/platform/

---

7) Bitrix24

Το Bitrix24 προσφέρει ένα εξαιρετική λύση για ομάδες που χρειάζονται λογισμικό διαχείρισης εγγράφων. Εξέτασα τα χαρακτηριστικά του και είναι ιδανικό για μικρές ή μεγάλες ομάδες. Υποστηρίζει συστήματα cloud και on-premise και παρέχει πρόσβαση στον πηγαίο κώδικα. Αυτό το εργαλείο είναι χρήσιμο για την αποθήκευση σημαντικών αρχείων, συμπεριλαμβανομένων βίντεο, εγγράφων και παρουσιάσεων, για ιδιωτική ή κοινόχρηστη χρήση. Βρήκα το σύστημα παρακολούθησης εκδόσεων του εντυπωσιακό για την οργάνωση αρχείων.

Το Bitrix24, που ιδρύθηκε το 2012, παρέχει α κόμβος για διαχείριση εγγράφων με 5 GB δωρεάν αποθηκευτικού χώρου. Αποθηκεύει αυτόματα έγγραφα στο λογαριασμό σας, υποστηρίζει πολλαπλές μορφές αρχείων και προσφέρει παραμετροποιήσιμα δικαιώματα πρόσβασης. Το Bitrix24 είναι ιδανικό για όσους αναζητούν μια ολοκληρωμένη, ασφαλή και αποτελεσματική λύση διαχείρισης εγγράφων.

Χαρακτηριστικά:

• Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο: Είναι απαραίτητο να υπάρχει απρόσκοπτη ομαδική εργασία. Το Bitrix24 σάς επιτρέπει να συνεπεξεργάζεστε έγγραφα με συναδέλφους ή εξωτερικούς χρήστες ταυτόχρονα, διασφαλίζοντας ότι τα έργα παραμένουν ενημερωμένα και οργανωμένα.
• Αποθήκευση και κοινή χρήση αρχείων: Ένας πολύ καλός τρόπος για να ασφαλίσετε αρχεία είναι να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές αποθήκευσης αρχείων του Bitrix24. Σας βοηθά να αποθηκεύετε και να μοιράζεστε αρχεία χωρίς κόπο, διασφαλίζοντας παράλληλα πρόσβαση από επιτραπέζιους υπολογιστές και κινητές συσκευές.
• Ιστορικό έκδοσης: Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε τις αλλαγές μέσω του ιστορικού εκδόσεων και το κλείδωμα εγγράφων σάς βοηθά να αποφύγετε τυχαίες αλλαγές κατά τη διάρκεια κρίσιμων ενημερώσεων. Είναι καλύτερο για τη διασφάλιση της ακεραιότητας των δεδομένων.
• Δικαιώματα πρόσβασης: Μια καλή ιδέα είναι να διαμορφώσετε τα δικαιώματα πρόσβασης για την προστασία ευαίσθητων δεδομένων. Το Bitrix24 σάς βοηθά να διασφαλίσετε ότι μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό μπορεί να προβάλει και να επεξεργαστεί κρίσιμα έγγραφα.
• Δημιουργία και επεξεργασία εγγράφου: Μπορώ να δημιουργήσω και να επεξεργαστώ έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις σε πραγματικό χρόνο με το Bitrix24, το οποίο υποστηρίζει μορφές όπως docx, pptx και xlsx. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτελεσματική ενίσχυση της συνεργασίας μεταξύ των ομάδων.
• Πρόσβαση από κινητό: Είναι χρήσιμο να χρησιμοποιείτε την εφαρμογή για κινητά του Bitrix24 για πρόσβαση, επεξεργασία και κοινή χρήση εγγράφων ενώ βρίσκεστε εν κινήσει. Αυτό είναι τέλειο για να παραμείνετε παραγωγικοί εκτός γραφείου.
• Αυτοματοποιημένες ροές εργασίας εγγράφων: Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για τον εξορθολογισμό των εγκρίσεων εγγράφων είναι μέσω των αυτοματοποιημένων ροών εργασίας του Bitrix24. Σας βοηθά να διασφαλίσετε τη συνέπεια και την έγκαιρη επεξεργασία μεταξύ των ομάδων.

Τιμολόγηση:

Το Bitrix24 προσφέρει οικονομικά προγράμματα που ξεκινούν από 49 $ το μήνα. Επωφεληθείτε από έκπτωση έως και 20% στις ετήσιες πληρωμές. Εξερευνήστε με μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών.

Σύνδεσμος: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

8) Bynder

Το Bynder είναι μια κορυφαία επιλογή για διαχείριση περιεχομένου. Δοκίμασα τις δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων του και έκανε τις ροές εργασίας μου ταχύτερες και πιο αποτελεσματικές. Είναι εξαιρετικό για επαγγελματίες που πρέπει να δημιουργούν βίντεο γρήγορα και να τα παραδίδουν στις ομάδες τους. Σας συμβουλεύω να δίνετε προσοχή στην ικανότητά του να διασφαλίζει τη συμμόρφωση με την επωνυμία. Από την εμπειρία μου, αυτό το εργαλείο είναι εξαιρετικό για την απλοποίηση της διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων.

Η Bynder ιδρύθηκε το 2013 και επαινείται για την επιτάχυνση του κύκλου ζωής του δημιουργικού περιεχομένου και την ασφαλής κοινή χρήση αρχείων, εσωτερικά και εξωτερικά. Είναι εξαιρετικό για οργανισμούς που στοχεύουν σε αποτελεσματική, ασφαλή διαχείριση περιεχομένου και συνεργασία.

Χαρακτηριστικά:

• Digital Asset Management (DAM): Το Bynder σάς βοηθά να οργανώνετε και να ελέγχετε στοιχεία όπως εικόνες, βίντεο και έγγραφα σε ένα σύστημα. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στον εξορθολογισμό των ροών εργασίας και στη διασφάλιση της αποτελεσματικότερης χρήσης των πόρων.
• Υποστήριξη εμπλουτισμένων μέσων: Μπορώ να πω με βεβαιότητα ότι το Bynder είναι εξαιρετικό για τη διαχείριση πολύπλοκων τύπων αρχείων. Σας επιτρέπει να χειρίζεστε εικόνες και βίντεο με ευκολία, ενισχύοντας την ευελιξία της διαχείρισης εγγράφων.
• Αυτόματη προσθήκη ετικετών σε εικόνα: Το Bynder σάς επιτρέπει να αυτοματοποιείτε την προσθήκη ετικετών σε εικόνες χρησιμοποιώντας AI, διευκολύνοντας την αποτελεσματική κατηγοριοποίηση και αναζήτηση αρχείων. Είναι καλύτερο για την απλοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών.
• Αναπαραγωγή βίντεο: Θα μπορούσα να χρησιμοποιήσω το Bynder για να ελέγξω και να συνεργαστώ σε περιεχόμενο βίντεο χωρίς κόπο, χάρη στη δυνατότητα άμεσης αναπαραγωγής. Αυτή είναι μια εξαιρετική επιλογή για ομάδες που χρειάζονται απρόσκοπτη κοινή χρήση βίντεο.
• Κεντρική Βιβλιοθήκη: Είναι απαραίτητο να έχετε ένα ενοποιημένο αποθετήριο και το Bynder σάς βοηθά να διατηρείτε μια ασφαλή βιβλιοθήκη για συνεπή πρόσβαση της ομάδας και οργάνωση στοιχείων.
• Συνοχή επωνυμίας: Αυτή η λύση είναι εξαιρετική για τη διασφάλιση της ταυτότητας της επωνυμίας με εργαλεία που σας επιτρέπουν να ευθυγραμμίσετε τα υλικά με τις οδηγίες της επωνυμίας σας. Μπορεί να είναι χρήσιμο για συνεπή ανταλλαγή μηνυμάτων.

Τιμολόγηση:

Η Bynder προσφέρει μια σειρά από λειτουργίες διαχείρισης επωνυμίας και ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων. Επικοινωνήστε με την ομάδα πωλήσεων για να λάβετε μια προσφορά τιμολόγησης.

Σύνδεσμος: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

9) Docuware

Το Docuware είναι α εργαλείο διαχείρισης εγγράφων και αυτοματισμού ροής εργασιών. Κατά τη διάρκεια της αξιολόγησής μου, το βρήκα ιδανικό για τη διατήρηση των σημαντικών επιχειρηματικών δεδομένων ασφαλή και εύκολης πρόσβασης. Αυτή η εφαρμογή σάς επιτρέπει να μοιράζεστε, να ενημερώνετε και να αποθηκεύετε συμβόλαια χωρίς ταλαιπωρία. Χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση δεδομένων, που είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους διασφάλισης ασφαλούς πρόσβασης στα αρχεία.

Η DocuWare, που ιδρύθηκε το 1988, διαθέτει θετικά σχόλια πελατών και πληθώρα χαρακτηριστικών. Σας επιτρέπει να αποτελεσματική διαχείριση εγγράφων με εργαλεία όπως η Έξυπνη Ευρετηρίαση και Αυτοματοποίηση ροής εργασιών. Το λογισμικό ενσωματώνεται απρόσκοπτα με SAP, Oracle, και πολλά άλλα και υποστηρίζει διάφορες μορφές αρχείων. Η υποστήριξη πελατών της DocuWare είναι προσβάσιμη με διαφορετικά μέσα, διασφαλίζοντας ότι η βοήθεια είναι διαθέσιμη όταν χρειάζεται.

Χαρακτηριστικά:

• Έξυπνη ευρετηρίαση: Μπορώ να πω ότι η Έξυπνη Ευρετηρίαση στο Docuware είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να διασφαλιστεί η γρήγορη ανάκτηση δεδομένων. Σας επιτρέπει να αυτοματοποιείτε την ευρετηρίαση, αποφεύγοντας τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων για αποτελεσματικότητα.
• Αυτοματισμός ροής εργασίας: Με το Docuware, θα μπορούσα να στοχεύσω να βελτιώσω την παραγωγικότητα χρησιμοποιώντας τον Αυτοματισμό ροής εργασίας. Σας βοηθά να μειώσετε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες αυτοματοποιώντας τις εγκρίσεις και τις ειδοποιήσεις, ένας εξαιρετικός τρόπος για να επιταχύνετε τη λήψη αποφάσεων.
• Ασφαλές έγγραφο Archiving: Είναι απαραίτητο να διατηρείτε τις ευαίσθητες πληροφορίες ασφαλείς. Docuware's Secure Document Archiving προσφέρει μια λύση με κρυπτογράφηση και έλεγχοι πρόσβασης, ιδανικό για συμμόρφωση με τους κανονισμούς.
• Δυνατότητες ενσωμάτωσης: Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να ενοποιήσετε τη ροή εργασίας σας. Το Docuware σάς επιτρέπει να ενσωματώνεστε απρόσκοπτα με Microsoft Teams, Outlook, να SAP, μια εξαιρετική επιλογή για ομαλή ροή πληροφοριών.
• Έξυπνη επεξεργασία εγγράφων: Μπορεί να είναι χρήσιμο να απλοποιήσετε την εισαγωγή δεδομένων. Η Έξυπνη Επεξεργασία Εγγράφων της Docuware συλλαμβάνει πληροφορίες από διαφορετικές πηγές και αυτοματοποιεί τις ρουτίνες, διασφαλίζοντας δομημένες και αποτελεσματικές ροές εργασίας.
• Ηλεκτρονικά Έντυπα: Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να επιταχύνετε τη συλλογή δεδομένων είναι να χρησιμοποιήσετε τις Ηλεκτρονικές Φόρμες της Docuware. Σας επιτρέπει να προσαρμόζετε φόρμες για την πιο αποτελεσματική ανταλλαγή πληροφοριών.
• Αναζήτηση πλήρους κειμένου: Μια καλή ιδέα για τον γρήγορο εντοπισμό πληροφοριών είναι μέσω της Αναζήτησης Πλήρους Κειμένου της Docuware. Σας βοηθά να δημιουργήσετε ακριβή, προσαρμόσιμα ερωτήματα αναζήτησης για την πιο αποτελεσματική ανάκτηση εγγράφων.

Τιμολόγηση:

Επικοινωνήστε με την ομάδα πωλήσεων της Docuware για πληροφορίες τιμολόγησης.

Σύνδεσμος: https://start.docuware.com/

---

10) FileNet Content Manager

Το FileNet Content Manager είναι ένα αξιόλογο εργαλείο που σας επιτρέπει να ανακτήσετε πολύτιμες πληροφορίες από έγγραφα. Εξέτασα τα χαρακτηριστικά του και διαπίστωσα ότι είναι παρέχει λύσεις ασφάλειας, αποθήκευσης και περιεχομένου σε επίπεδο επιχείρησης παράλληλα με τις ροές εργασίας που είναι εύκολο να εφαρμοστούν. Μπορούσα να έχω πρόσβαση σε πολλά καταστήματα περιεχομένου με ασφάλεια και παρατήρησα πώς αυτοματοποιεί την ταξινόμηση αρχείων απρόσκοπτα. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τις ομάδες που θέλουν να συνεργάζονται πιο γρήγορα και με λιγότερη ταλαιπωρία, καθιστώντας το μια ανώτερη επιλογή για τη διαχείριση εγγράφων.

Το FileNet Content Manager, που ιδρύθηκε το 1982, σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να ενσωματώνετε απρόσκοπτα υπηρεσίες περιεχομένου στην επιχείρησή σας μέσω του API του. Επωφελούμενο από ενσωματώσεις όπως το Salesforce, παρέχει πρότυπα για PowerPoint και Email.

Χαρακτηριστικά:

• Καταγραφή και ευρετηρίαση περιεχομένου: Με το FileNet Content Manager, μπορώ να καταγράψω αυτόματα, να δημιουργήσω ευρετήριο και να οργανώσω έγγραφα, μειώνοντας τη μη αυτόματη προσπάθεια. Αυτό είναι εξαιρετικό για τη διασφάλιση απρόσκοπτης πρόσβασης και ανάκτησης, ειδικά όταν αντιμετωπίζετε τεράστιο όγκο δεδομένων.
• Δυνατότητες σύνθετης αναζήτησης: Το FileNet Content Manager σάς επιτρέπει να εντοπίζετε γρήγορα έγγραφα χρησιμοποιώντας μεταδεδομένα και αναζήτηση πλήρους κειμένου. Αυτό σας βοηθά να βρίσκετε αποτελεσματικά συγκεκριμένο περιεχόμενο, το οποίο είναι εξαιρετικό για εξοικονόμηση χρόνου σε εργασίες διαχείρισης εγγράφων.
• Πληροφορίες περιεχομένου που υποστηρίζονται από AI: Είναι απαραίτητο να αναλύετε μη δομημένα δεδομένα και το FileNet Content Manager το καθιστά εφικτό αξιοποιώντας εργαλεία που υποστηρίζονται από AI. Αυτό σας βοηθά να εξάγετε insights και να αυτοματοποιείτε την ταξινόμηση περιεχομένου, κάτι που είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα.
• Συνεργασία περιεχομένου: Αυτή η δυνατότητα είναι ιδανική για τη διευκόλυνση της συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο. Μπορώ εύκολα να μοιράζομαι, να επεξεργάζομαι και να σχολιάζω έγγραφα στο FileNet Content Manager χωρίς εναλλαγή μεταξύ εργαλείων. Είναι μια από τις καλύτερες επιλογές για τον εξορθολογισμό της ομαδικής εργασίας.
• Ασφαλής αποθήκευση εγγράφων: Είναι χρήσιμο να διασφαλιστεί η ασφάλεια των δεδομένων με ελέγχους πρόσβασης βάσει ρόλων και κρυπτογράφηση. Το FileNet Content Manager στοχεύει στην προστασία ευαίσθητων πληροφοριών διατηρώντας παράλληλα τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς του κλάδου.
• Αυτοματισμός ροής εργασίας: Αυτή η λύση είναι εξαιρετική για την αυτοματοποίηση ροών εργασίας με επίκεντρο τα έγγραφα. Το FileNet Content Manager σάς επιτρέπει να βελτιώνετε την αποτελεσματικότητα και να διαχειρίζεστε τις εργασίες με συνέπεια, που είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να απλοποιήσετε επαναλαμβανόμενες διαδικασίες.
• Επεκτάσιμη διαχείριση περιεχομένου: Θεωρώ ότι η επεκτασιμότητα είναι απαραίτητη κατά τη διαχείριση των αυξανόμενων επιχειρηματικών αναγκών. Το FileNet Content Manager προσφέρει έναν εξαιρετικό τρόπο χειρισμού μεγάλων όγκων εγγράφων με την κλιμακούμενη αρχιτεκτονική του, καθιστώντας το μια τέλεια λύση για οργανισμούς όλων των μεγεθών.

Τιμολόγηση:

Το FileNet Content Manager είναι μια ισχυρή λύση διαχείρισης περιεχομένου. Ζητήστε μια προσφορά τιμολόγησης από τις πωλήσεις.

Σύνδεσμος: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) Zoho Projects

Το Zoho Projects είναι ένα εκπληκτικό εργαλείο για τη διαχείριση εγγράφων και τη συνεργασία. Δοκίμασα αυτό το εργαλείο και το βρήκα εξαιρετικό σχεδιάζω έργα, αναθέτω εργασίες και διατηρώ επαφή με την ομάδα μου. Κατά τη γνώμη μου, είναι μια από τις καλύτερες λύσεις για τη διαχείριση διαφορετικών τύπων αρχείων όπως έγγραφα, γραφικά, βίντεο, αναφορές και υπολογιστικά φύλλα σε ένα σημείο. Είναι χρήσιμο να μοιράζεστε τα αρχεία του οργανισμού σας χωρίς καμία πολυπλοκότητα. Συνιστώ αυτό το εργαλείο για παρακολούθηση και διαχείριση εκδόσεων εγγράφων με ευκολία. Η δυνατότητα αναζήτησής του σάς επιτρέπει να εντοπίζετε γρήγορα αρχεία με λέξεις-κλειδιά στον τίτλο ή το περιεχόμενο, καθιστώντας το μια ανώτερη επιλογή.

Χαρακτηριστικά:

• Κεντρική αποθήκευση αρχείων: Το Zoho Projects σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε όλα τα αρχεία σας, συμπεριλαμβανομένων εγγράφων, υπολογιστικών φύλλων και γραφικών, σε μια κεντρική τοποθεσία. Αυτό σας βοηθά να αποφύγετε την ακαταστασία και να κρατάτε τα πάντα οργανωμένα σε ένα μέρος.
• Έλεγχος έκδοσης: Μπορώ να επιβεβαιώσω ότι το Zoho Projects παρέχει έναν από τους καλύτερους τρόπους παρακολούθησης αλλαγών, αναθεωρήσεων και ενημερώσεων. Σας βοηθά να διατηρήσετε σαφήνεια στις εκδόσεις αρχείων με λεπτομερείς σημειώσεις και πληροφορίες συντάκτη.
• Ισχυρά εργαλεία αναζήτησης: Είναι σημαντικό να εντοπίζετε γρήγορα αρχεία και τα ισχυρά εργαλεία αναζήτησης του Zoho Projects σάς επιτρέπουν να βρίσκετε έγγραφα χρησιμοποιώντας τίτλους ή λέξεις-κλειδιά. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στον εξορθολογισμό των ροών εργασίας του έργου.
• Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο: Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να σχολιάζετε, να σχολιάζετε και να εξετάζετε αρχεία σε πραγματικό χρόνο. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μειώσετε την κακή επικοινωνία και να εξασφαλίσετε απρόσκοπτη ομαδική εργασία.
• Ιεραρχική οργάνωση φακέλων: Είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιείτε ιεραρχικούς φακέλους στο Zoho Projects. Αυτό σας επιτρέπει να οργανώνετε αρχεία με βάση τη ροή εργασιών της ομάδας σας, κάνοντας την πλοήγηση αβίαστη και διαισθητική.
• Αρχεία καταγραφής ελέγχου: Τα αρχεία καταγραφής ελέγχου στο Zoho Projects σάς βοηθούν να διατηρήσετε τη διαφάνεια και τη συμμόρφωση. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην παρακολούθηση όλης της δραστηριότητας του εγγράφου, συμπεριλαμβανομένων των επεξεργασιών και των επισκέψεων, με δομημένο τρόπο.
• Αυτοματοποιημένη διαχείριση ροής εργασίας: Η αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών όπως η παρακολούθηση αναθεωρήσεων είναι ένας από τους ευκολότερους τρόπους εξοικονόμησης χρόνου. Το Zoho Projects σάς βοηθά να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα με τη διαχείριση των ροών εργασίας απρόσκοπτα.

Τιμολόγηση:

Η Zoho Projects προσφέρει προγράμματα που ξεκινούν από 4.25 $ μηνιαίως, με έκπτωση 20% για ετήσιες πληρωμές. Δοκιμάστε το δωρεάν με μια δοκιμή 10 ημερών. Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα.

Σύνδεσμος: https://www.zoho.com/projects/

Τι είναι το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων;

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι μια αυτοματοποιημένη λύση που βασίζεται σε σύννεφο για τη δημιουργία, οργάνωση, κοινή χρήση και ασφάλεια επιχειρηματικών εγγράφων και αρχείων. Σας δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθείτε την έκδοση του εγγράφου σας χωρίς καμία ταλαιπωρία. Αυτό το σύστημα αποθήκευσης cloud παρέχει ταχύτερη ροή εργασιών αξιολογήσεων και εγκρίσεων για διαφορετικούς ενδιαφερόμενους φορείς που βρίσκονται σε πολλές γεωγραφικές τοποθεσίες. Σας επιτρέπει να έχετε εύκολη πρόσβαση σε επαγγελματικά έγγραφα από tablet και smartphone.

Πώς Επιλέξαμε Καλύτερα Λογισμικό Διαχείρισης Εγγράφων;

At Guru99, δίνουμε προτεραιότητα στην αξιοπιστία και προσπαθούμε να παρέχουμε ακριβείς, σχετικές και αντικειμενικές πληροφορίες. Αφού αφιέρωσε πάνω από 110 ώρες για την έρευνα 39+ καλύτερα συστήματα διαχείρισης εγγράφων, έχω επιλέξει προσεκτικά τις κορυφαίες επιλογές, δωρεάν και επί πληρωμή. Αυτό το ολοκληρωμένο οδηγός προσφέρει σε βάθος κοιτάξτε τα χαρακτηριστικά, τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε συστήματος και την τιμολόγηση, διασφαλίζοντας ότι το έχετε αξιόπιστες γνώσεις χρειάζεται για να ληφθεί τεκμηριωμένη απόφαση. Κατά την επιλογή του καλύτερου λογισμικού ελέγχου ή διαχείρισης εγγράφων, παράγοντες όπως η ασφάλεια, η διεπαφή χρήστη και οι δυνατότητες ενσωμάτωσης είναι ζωτικής σημασίας. Δείτε παρακάτω σημαντικούς παράγοντες για να διασφαλίσετε ότι το λογισμικό ευθυγραμμίζεται με τις συγκεκριμένες απαιτήσεις σας.

• Ερευνητικός: Πρέπει να αναζητήσετε μια μεγάλη ποικιλία επιλογών για γρήγορη εύρεση των απαραίτητων αρχείων. Είναι καλό που σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση σε έγγραφα με βάση το όνομα, το περιεχόμενο, τον τύπο και την ημερομηνία τροποποίησης.
• Απλή δομή αρχείου: Το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων πρέπει να έχει μια εύχρηστη δομή αρχείου.
• Έλεγχος έκδοσης: Ο έλεγχος ή η έκδοση εκδόσεων είναι σημαντικό χαρακτηριστικό του λογισμικού διαχείρισης εγγράφων που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τις αλλαγές στα αρχεία. Το καλύτερο DMS θα πρέπει επίσης να διατηρεί ένα αρχείο παλιών εκδόσεων. Επομένως, μπορείτε εύκολα να δείτε τις τροποποιήσεις στα έγγραφα.
• Πρόσβαση από κινητό: Πρέπει να αναζητήσετε το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων που είναι προσβάσιμο μέσω tablet και smartphone. Αυτό θα σας επιτρέψει να προβάλετε, να τροποποιήσετε και να μοιραστείτε αρχεία από οποιοδήποτε μέρος.
• Ενσωμάτωση: Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων θα πρέπει να ενσωματώνεται εύκολα με άλλο λογισμικό που χρησιμοποιείτε ήδη, όπως το λογισμικό CRM και το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Ερευνα: Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων θα πρέπει να παρέχει μια δυνατότητα σάρωσης εγγράφων.
• Ασφάλεια: Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων πρέπει να σας επιτρέπει να εκχωρείτε δικαιώματα σε έναν συγκεκριμένο χρήστη για την πρόσβαση σε φακέλους και αρχεία.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να αρχειοθετήσετε έγγραφα;

Εδώ είναι οι καλύτεροι τρόποι για να αρχειοθετήσετε έγγραφα:

• Αλφαβητικό σύστημα αρχειοθέτησης: Ο καλύτερος τρόπος για να αρχειοθετήσετε έγγραφα είναι να αρχειοθετήσετε τα έγγραφά σας αλφαβητικά. Το όνομα ενός φακέλου πρέπει να είναι σύμφωνα με το όνομα των εγγράφων.
• Αριθμητικό σύστημα αρχειοθέτησης: Οι επιχειρήσεις που χρειάζονται έναν αριθμό εγγράφων όπως τιμολόγια θα πρέπει να δημιουργήσουν ένα σύστημα αριθμητικής αρχειοθέτησης.
• Σύστημα αρχειοθέτησης κατηγορίας: Πρέπει να τακτοποιήσετε τα αρχεία σας σύμφωνα με κατηγορίες όπως προσωπικά δεδομένα, μάρκετινγκ, διαχείριση και δεδομένα πελατών. Είναι επίσης δυνατό να συμπεριλάβετε υποθέματα για κάθε κατηγορία ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Πώς λειτουργεί ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων;

Ακολουθεί η διαδικασία λειτουργίας ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων:

• Λήψη εγγράφων: Η δυνατότητα λήψης εγγράφων θα σας βοηθήσει να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας, ώστε να μπορείτε να τα βρείτε εύκολα αργότερα. Αυτό είναι δυνατό λόγω της δυνατότητας ευρετηρίασης του DMS. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κάποια μεταδεδομένα για να τα αναζητήσετε χωρίς ταλαιπωρία.
• Κεντρική αποθήκευση εγγράφων: Ένα DMS διαθέτει κεντρική αποθήκευση εγγράφων. Αυτό είναι σημαντικό για τη διαχείριση και τη διατήρηση εγγράφων που προέρχονται από πολλά μέρη.
• Ανάκτηση και διανομή εγγράφων: Ένα DMS περιλαμβάνει ανάκτηση και διανομή εγγράφων. Είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι χρησιμοποιείτε και μοιράζεστε τα έγγραφά σας χωρίς κανένα πρόβλημα.

Ποιες είναι οι επιλογές ανάπτυξης για το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων;

Υπάρχουν δύο επιλογές ανάπτυξης για το Λογισμικό Διαχείρισης Εγγράφων: 1) Λογισμικό που βασίζεται σε cloud και 2) Λογισμικό εσωτερικής εγκατάστασης.

1. Λογισμικό που βασίζεται σε σύννεφο:

Το λογισμικό που βασίζεται σε cloud φιλοξενείται μέσω Διαδικτύου αντί να εγκαθίσταται στον υπολογιστή σας. Σας δίνει τη δυνατότητα να έχετε πρόσβαση στα έγγραφά σας από οποιοδήποτε μέρος.

Το λογισμικό που βασίζεται σε σύννεφο έχει τις ακόλουθες επιλογές ανάπτυξης:

• Έχει χαμηλότερο κόστος διαχείρισης εγγράφων και παρέχει εύκολη επεκτασιμότητα.
• Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε διακομιστές τρίτων. Αυτό θα μειώσει το βάρος του ελέγχου του.
• Προσβάσιμο από οποιαδήποτε συσκευή που είναι συνδεδεμένη στο Διαδίκτυο.

2. Λογισμικό εσωτερικής εγκατάστασης:

Το λογισμικό εσωτερικής εγκατάστασης είναι γενικά εφαρμογές που είναι εγκατεστημένες στο τοπικό σύστημα. Σας δίνει τη δυνατότητα να διαμορφώνετε, να διαχειρίζεστε και να ελέγχετε τα δεδομένα σας με ευκολία.

Το λογισμικό εσωτερικής εγκατάστασης έχει τις ακόλουθες επιλογές ανάπτυξης:

• Αυτός ο τύπος λογισμικού έχει υψηλότερο αρχικό κόστος, αλλά δεν έχει επαναλαμβανόμενα έξοδα.
• Χρειάζεται πολύς χρόνος υλοποίησης.
• Οι ενημερώσεις είναι ευθύνη του χρήστη.
• Όλα τα δεδομένα σας αποθηκεύονται σε αυτοδιαχειριζόμενους διακομιστές που παρέχουν στους χρήστες καλό έλεγχο πάνω τους.
• Είναι προσαρμόσιμο όσον αφορά τον έλεγχο δεδομένων και την ασφάλεια.

Ετυμηγορία

Λογισμικό διαχείρισης εγγράφων απλοποιεί την οργάνωση, την αποθήκευση και την ασφαλή πρόσβαση στα αρχεία. Θεωρώ ότι είναι απαραίτητο για τις επιχειρήσεις που επιθυμούν να εξορθολογίσουν τις ροές εργασίας και να ενισχύσουν τη συνεργασία της ομάδας. Είναι μια ασφαλής, αξιόπιστη λύση που προσφέρει χαρακτηριστικά ελέγχου έκδοσης, συμμόρφωσης και ενσωμάτωσης. Ελέγξτε την ετυμηγορία μου παρακάτω για τα κορυφαία εργαλεία σε αυτήν την κατηγορία.

• Zoho WorkDrive: Μια ισχυρή πλατφόρμα που προσφέρει Έξυπνη Αναζήτηση, απεριόριστη έκδοση εκδόσεων, απρόσκοπτη συνεργασία και ενοποίηση με 5000+ εφαρμογές. Είναι ασφαλές, φιλικό προς το χρήστη και ιδανικό για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών.
• Smartsheet: Ένα ολοκληρωμένο εργαλείο για την αυτοματοποίηση των ροών εργασιών και τη διαχείριση έργων με ζωντανές αναφορές και επιλογές ενσωμάτωσης.
• Icedrive: Μια ασφαλής και οικονομικά αποδοτική λύση με κρυπτογράφηση μηδενικής γνώσης, έξυπνη προσωρινή αποθήκευση και αξιόπιστες δυνατότητες κοινής χρήσης αρχείων.

Συχνές Ερωτήσεις